CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TẠI CÁC DOANH NGHIỆP BÁN BUÔN 1. Các khái niệm có liên quan 1. Logistics và quản trị logistics tại doanh nghiệp.
Khái niệm logistics Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt hoạt động kinh tế. Trong mỗi ngành/lĩnh vực logistics sẽ có những đặc thù riêng, có thể nghiên cứu logistics trên hai góc độ là vi mô và vĩ mô: - Ở tầm vĩ mô: Logistics là một ngành dịch vụ giúp tối ưu hóa quá trình phân phối, vận chuyển để giúp các doanh nghiệp, quốc gia phát triển bền vững và hiệu quả trong chuỗi hoạt động kinh doanh của mình. - Ở tầm vi mô: Logistics là việc tối ưu hóa mọi thao tác, hoạt động trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Khái niệm quản trị logistics Quản trị chuỗi cung ứng là hoạt động điều hành hiệu quả một kênh vận động hoặc đường dẫn các dòng luân chuyển sản phẩm, nguyên vật liệu, dịch vụ, thông tin, và tài chính do nhà cung ứng cung cấp thông qua các tổ chức trung gian khác nhau, nhằm đáp ứng việc mua hàng của khách hàng hoặc qua hệ thống mạng lưới kết nối kho vận giữa những nhà cung cấp đầu tiên tới khách hàng.
Do đó, quản trị logistics được hiểu là một phần của quá trình chuỗi cung ứng bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát sự di chuyển và dự trữ các sản phẩm, dịch vụ, thông tin có liên quan một cách hiệu lực và hiệu quả từ các điểm khởi nguồn đến các điểm tiêu dùng theo yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng. Mô hình quản trị logistics tại doanh nghiệp Quản trị logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, có quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ nhập lượng đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. 6 Luan van Mô hình quản trị logistics cơ bản tại các công ty kinh doanh được khái quát dựa vào sơ đồ Hình 1. Mô hình quản trị logistics tại doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình quản trị logistics kinh doanh) Các hoạt động trong mô hình quản trị logistics được phối kết hợp trong một chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp từ cấp độ hoạch định đến tổ chức, triển khai và kiểm soát đồng bộ các hoạt động mua, dự trữ, tồn kho, bảo quản, vận chuyển, thông tin, bao bì… Nhờ sự kết hợp này mà các hoạt động kinh doanh được hỗ trợ một cách tối ưu, nhịp nhàng và hiệu quả.2 Quản trị logistics tại các doanh nghiệp bán buôn Khái niệm quản trị logistics tại các doanh nghiệp bán buôn Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, chu chuyển và nguồn sản phẩm từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế.
Với hoạt động bán buôn hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại thì hoạt động Logistics ở khâu này nhẳm hỗ trợ tối đa cho quá trình bán hàng và được hiểu là: Là quá trình trực tiếp cung ứng dịch vụ cho khách hàng thông qua hành vi mua bán hàng hóa, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, chính xác với số lượng và cơ cấu hàng hóa phù hợp với nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất. 7 Luan van Vai trò và mục tiêu quản trị logistics bán buôn Logistics có vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong quá trình thúc đẩy cạnh tranh tích cực, đẩy nhanh việc bán hàng, tăng doanh số và lợi nhuận, đồng thời tạo ra uy tín, vị thế cho doanh nghiệp. - Logistics nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí kinh doanh, tăng cường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Logistics cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và dịch vụ hiệu quả đến khách hàng.
- Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động kinh doanh thương mại, là một nguồn lợi tiềm tàng cho doanh nghiệp. Kết quả của quá trình Logistics trực tiếp chịu ảnh hưởng và thể hiện chất lượng của toàn bộ hệ thống Logistics. Số lượng, cơ cấu và chất lượng hàng hóa, thời gian cung ứng hàng hóa cho khách hàng phụ thuộc vào tổ chức và phân bố mạng lưới Logistics, phụ thuộc vào hệ thống cung ứng hàng hóa cho mạng lưới Logistics, thể hiện ở công tác quản trị dự trữ mua hàng, vận chuyển, quá trình kho vận,…Mặt khác chất lượng dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng trực tiếp của quá trình Logistics bán hàng. Do đó cần phải tổ chức và quản trị tốt quá trình này.
Qua đấy có thể thấy tầm quan trọng của Logisticss trong quá trình bán buôn đối với các doanh nghiệp. - Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý,giảm thiểu chi phí nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch quản lý hàng tồn kho và giao hàng theo đúng thời gian với tổng chi phí thấp nhất. - Là công cụ hiệu quả để đạt được lợi thế cạnh tranh lâu dài về sự khác biệt hóa và tập trung - Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động Marketing, và đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến, vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu chung của Logistics bán buôn là tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng và doanh nghiệp bằng cách cung ứng hàng hóa và dịch vụ nhằm thỏa mãn các nhu cầu và đòi hỏi của các đơn đặt hàng theo cách hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể thực hiện.
Theo quan điểm này, các giá trị gia tăng mà quản trị logistics tạo ra tập trung vào hai nhóm lợi ích. 8 Luan van - Nhóm lợi ích dịch vụ. Để tạo ra giá trị gia tăng từ dịch vụ logistics, cần xác định mức dịch vụ khách hàng có tính chiến lược, đó là mức dịch vụ thỏa mã nhu cầu của khách hàng mục tiêu và ưu thế so với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp. Mức dịch vụ này được đo lường theo 3 tiêu chuẩn: Tính có sẵn của hàng hóa, dịch vụ; Hiệu suất nghiệp vụ; Độ tin cậy dịch vụ.
- Lợi ích chi phí. Quản trị logistics không thể chỉ đáp ứng chất lượng dịch vụ khách hàng mà còn phải mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp qua việc giảm thiểu các chi phí của hệ thống. Quản trị logistics tốt có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Bên cạnh đó, quản trị logistics tốt còn góp phần tăng tốc độ chu chuyển và rút ngắn thời gian thu hồi vốn.
Các nội dung của hoạt động logistics bán buôn Có sáu hoạt động logistics cơ bản: dịch vụ khách hàng; hệ thống thông tin; quản trị dự trữ; quản trị vận chuyển; quản trị kho và quản trị vật tư và thu mua hàng hóa. Dịch vụ khách hàng Khái quát về dịch vụ khách hàng và quá trình đáp ứng đơn hàng Dịch vụ khách hàng là tất cả những gì mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng người trực tiếp mua hàng hóa và dịch vụ của công ty. Trong phạm vi một doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng đề cập đến một chuỗi các hoạt động đặc biệt nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng: thường bắt đầu bằng hoạt động đặt hàng và kết thúc bằng việc giao hàng cho khách. Quá trình đáp ứng đơn hàng bắt đầu với thông điệp về yêu cầu của khách hàng với hàng hóa - dịch vụ của doanh nghiệp và kết thúc khi hàng hóa được giao đến cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận và hoàn thành các chứng từ có liên quan.
Một quy trình xử lý đơn đặt hàng thông thường bao gồm các bước: khách hàng đặt hàng, tiếp nhận và truyền thông tin về đơn hàng, xử lý đơn hàng và thông báo về tình trạng đơn hàng. - Khách hàng đặt hàng là thời điểm cập nhật thông tin cần thiết yêu cầu của khách hàng về hàng hóa, dịch vụ. Việc truyền tin này có thể được khách hoặc người bán điền thông tin trực tiếp và các mẫu đơn đặt hàng, điện thoại cho nhân viên bán hàng hoặc điền vào đơn hàng trực tuyến. 9 Luan van - Tiếp nhận đơn hàng là khi đơn hàng của khách được doanh nghiệp nhận và nhập vào hệ thống thông tin hậu cần để xử lý tiếp tục.
Công đoạn này thường được tự động hóa cao độ, đặc biệt khi doanh nghiệp thương mại điện tử có hệ thống tích hợp với khách hàng. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặt hàng qua điện thoại hoặc máy fax thì việc tiếp nhận và vào dữ liệu đơn hàng sẽ được thực hiện thủ công. - Xử lý đơn đặt hàng gồm một loạt các thao tác cần được thực hiện trước khi đáp ứng một đơn hàng. Nó bao gồm: (1) kiểm tra tính chính xác thông tin đặt hàng như đặc điểm, ký hiệu sản phẩm, số lượng, giá cả; (2) kiểm tra tính sẵn có của hàng dự trữ đối với sản phẩm được đặt hàng; (3) chuẩn bị tài liệu xác nhận lại thông tin từ khách hàng hoặc thư từ chối đơn hàng; (4) kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng; (5) sao chép, lưu giữ thông tin đặt hàng và (6) lập hóa đơn.
Những hoạt động này là cần thiết bởi vì thông tin đặt hàng không phải lúc nào cũng ở dạng đúng theo yêu cầu để tiếp tục thực hiện hoặc có thể không được trình bày một cách chính xác hoặc doanh nghiệp nhận thấy cần phải chuẩn bị thêm khi thực hiện đơn hàng. - Kiểm tra đơn hàng có thể thực hiện một cách thủ công hoặc được tự động hóa. Cải tiến công nghệ đem lại lợi ích đáng kể trong việc tiếp nhận đơn hàng: mã vạch, máy quét quang học và máy tính làm tăng nhanh năng suất lao động và tính chính xác của các thao tác nói trên. - Thực hiện đơn hàng bao gồm các hoạt động: (1) chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu (sản xuất, thu mua, phân loại, đóng gói…) trong đó bao gồm cả việc chuẩn bị về vật chất và chứng từ; (2) vận chuyển hàng hóa tới địa điểm của khách hàng; (3) giao hàng cho khách hàng (bốc dỡ hàng, hoàn thành chứng từ…) Một số thao tác có thể thực hiện đồng thời cùng công đoạn tiếp nhận đơn hàng, do đó có thể rút ngắn thời gian của chu kỳ xử lý đơn hàng.