CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Đặc điểm của chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính 1. Khái niệm, đặc điểm của chi phí hoạt động CPHĐ là những chi phí phát sinh trong kỳ hoạt động của doanh nghiệp, là chi phí gián tiếp, không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm nhưng lại tham gia vào xác định kết quả kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp. CPHĐ bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó: CPBH là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khách phát sinh trong quá trình bảo quản, tiêu thụ và phục vụ trực tiếp cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. CPBH trong các doanh nghiệp thương mại bao gồm: - Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho đóng gói hàng hóa; vật liệu, nhiên liệu dùng để bảo quản, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng để sửa chữa, bảo quản tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ hoạt động bán hàng. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như các dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc, … - Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản và bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện đo lường, tính toán, kiểm nghiệm chất lượng, … - Chi phí bảo hành hàng hóa.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng tiêu thụ, tiền thuê kho, bến bãi, hoa hồng đại lý tiêu thụ, hoa hồng ủy thác xuất khẩu, chi phí điện nước, điện thoại, dịch vụ thông tin, quảng cáo, … - Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các khoản đã kể ở trên như chi phí hội nghị khách hàng, chi phí giới thiệu hàng hóa, chào hàng, … 7 CPQLDN là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình quản trị kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp. CPQLDN trong các doanh nghiệp thương mại bao gồm: - Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích quỹ kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. - Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý, … - Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý và các tài sản khác sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp như văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn, … - Chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế nhà đất, thuế môn bài, phí giao thông, cầu phà, các khoản phí, lệ phí khác.
- Khoản lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài sử dụng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê văn phòng, thuê sửa chữa TSCĐ, … - Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong quá trình quản trị kinh doanh, quản lý hành chính ngoài các khoản chi phí ở trên như chi hội nghị, chi tiếp khách, công tác phí, chi đào tạo, bồi dưỡng, … 8 1. Kế toán chi phí hoạt động 1. Chi phí bán hàng * Chứng từ kế toán - Chứng từ sử dụng: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế.
- Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản (TK) 641, sổ nhật ký chung. * Tài khoản sử dụng Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412: Chi phí vật liệu, bao bì - Tài khoản 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6415: Chi phí bảo hành - Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6418: Chi phí bằng tiền khác * Kết cấu của TK 641 TK 641 Bên Nợ Bên Có Các chi phí phát sinh liên quan đến quá - Khoản được ghi giảm chi phí bán trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp hàng trong kỳ; dịch vụ phát sinh trong kỳ. - Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. 9 - Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng: (Xem tại Phụ lục 01: Sơ đồ hạch toán kế toán Chi phí bán hàng) 1.
Chi phí quản lý doanh nghiệp * Chứng từ kế toán - Chứng từ sử dụng: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. - Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 642, sổ nhật ký chung. * Tài khoản sử dụng Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lý - Tài khoản 6422: Chi phí vật liệu quản lý - Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6425: Thuế, phí và lệ phí - Tài khoản 6426: Chi phí dự phòng - Tài khoản 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6428: Chi phí bằng tiền khác * Kết cấu của TK 642 TK 642 Bên Nợ Bên Có - Các CPQLDN thực tế phát sinh trong - Các khoản được ghi giảm CPQLDN; kỳ; - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự dự phòng phải trả; phòng phải trả. - Kết chuyển CPQLDN vào TK 911.
10 - Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: (Xem tại Phụ lục 02: Sơ đồ hạch toán kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp) 1. Sai phạm, rủi ro thường gặp và kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động Sai phạm, rủi ro Kiểm soát nội bộ - Chi phí phản ánh trên BCTC, trên sổ sách kế toán cao hơn chi phí thực tế phát sinh: - Đối chiếu các khoản chi phí với + DN ghi nhận các khoản CPHĐ nhưng chứng từ, hóa đơn. không có chứng từ, hóa đơn hoặc - Đối chiếu hợp đồng, chứng từ, hóa chứng từ, hóa đơn không hợp lệ. đơn với sổ liên quan đến các khoản chi + DN hạch toán khoản chi phí cần phân phí thực tế.
bổ cho các kỳ sau vào hết chi phí kỳ này. - Đối chiếu hợp đồng, chứng từ, hóa + DN hạch toán các khoản chi phí chưa đơn với sổ liên quan đến các khoản chi phát sinh thực tế trong kỳ kế toán. phí thực tế. + DN có sự nhầm lẫn, sai sót trong việc - Mọi công việc đều được kiểm tra qua tính toán, ghi sổ.
ít nhất hai người. + Phân bổ nhiều hơn các khoản chi phí - Đối chiếu hợp đồng, chứng từ, hóa thực tế trong kỳ. đơn với sổ liên quan đến các khoản chi phí thực tế. + Ghi nhận chi phí sai kỳ kế toán.
- Kiểm tra các giao dịch phát sinh quanh ngày khóa sổ. - Chi phí phản ánh trên BCTC, trên sổ sách kế toán thấp hơn chi phí thực tế phát sinh: + Các khoản thực tế đã chi nhưng chưa được DN ghi nhận vào chi phí trong kỳ. 11 + Kế toán không trích lập các khoản dự - Đối chiếu hợp đồng, chứng từ, hóa phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải đơn với sổ liên quan đến các khoản chi trả cho các hợp đồng có rủi ro lớn. phí thực tế.
+ DN không trích trước các khoản chi - Quy định về việc trích lập dự phòng. phí phát sinh trong kỳ này. + Mất chứng từ liên quan. - Quy định về việc trích trước chi phí.
+ Không kịp thời chuyển chứng từ về cho kế toán. - Quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ. - Quy trình luân chuyển chứng từ. - Phân loại và hạch toán chi phí không chính xác: + Doanh nghiệp hạch toán những khoản - Quy định về hạch toán các khoản chi.
chi: tiền phạt do vi phạm pháp luật, chi đầu tư xây dựng cơ bản, … vào chi phí. - Quy định về phân loại chi phí. + Kế toán phân bổ chi phí điện nước sai giữa các TK. Vai trò, mục tiêu kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính Theo Chuẩn mực kiểm toán (CMKiT) Việt Nam số 200 (VSA 200) – “Mục tiêu tổng thể của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán khi thực hiện kiểm toán theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam”, “Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho kiểm toán viên (KTV) và Công ty Kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có 12 tuân theo pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp trên các khía cạnh trọng yếu hay không”.
Đối với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu này được phân loại thành mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù. Vai trò, mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán chung là việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm trình bày trung thực và hợp lý trên BCTC với tất cả các thông tin thu được qua khảo sát thực tế ở khách thể. Với kiểm toán CPBH và CPQLDN mục tiêu chung là tất cả các khoản CPBH và CPQLDN trong BCTC có được phản ánh một cách trung thực và hợp lý trên mọi khía cạnh trọng yếu hay không.