Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường toàn cầu, các doanh nghiệp sản xuất thiết bị y tế phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí và đảm bảo giao hàng đúng hạn để đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng. Công ty TNHH Terumo Việt Nam, một doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thiết bị y tế, đã áp dụng phương pháp quản lý 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Từ khi thành lập vào tháng 1 năm 2008, công ty đã triển khai 5S trong toàn bộ các bộ phận như hành chính, kỹ thuật, quản lý chất lượng, sản xuất và kho bãi với hơn 1000 nhân viên. Tuy nhiên, việc áp dụng 5S tại Terumo Việt Nam gặp nhiều thách thức do sự khác biệt văn hóa và đặc thù ngành sản xuất thiết bị y tế đòi hỏi tiêu chuẩn chất lượng và an toàn rất cao.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng việc thực hiện 5S tại công ty TNHH Terumo Việt Nam, đánh giá những kết quả đạt được và tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng 5S, góp phần tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận của công ty từ khi bắt đầu áp dụng 5S đến nay, tập trung vào các hoạt động tổ chức, đào tạo, kiểm tra và duy trì 5S. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho các doanh nghiệp sản xuất thiết bị y tế tại Việt Nam trong việc áp dụng và duy trì thành công phương pháp quản lý 5S, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết quản lý chất lượng tổng thể (TQM) và mô hình hệ thống sản xuất Toyota (TPS). TQM nhấn mạnh việc cải tiến liên tục và sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong tổ chức nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong khi đó, TPS tập trung vào loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất thông qua các công cụ như 5S và Just In Time (JIT).

Phương pháp 5S gồm năm bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Các khái niệm chính bao gồm:

  • Sàng lọc: phân biệt và loại bỏ vật dụng không cần thiết.
  • Sắp xếp: tổ chức vật dụng cần thiết theo trật tự dễ tìm, dễ lấy.
  • Sạch sẽ: duy trì vệ sinh nơi làm việc để phát hiện sớm các vấn đề.
  • Săn sóc: chuẩn hóa các quy trình và thói quen làm việc.
  • Sẵn sàng: duy trì và cải tiến liên tục các tiêu chuẩn 5S.

Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng các khái niệm về văn hóa tổ chức và quản lý thay đổi để giải thích các khó khăn trong việc áp dụng 5S tại môi trường Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp, kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua quan sát thực tế, chụp ảnh, phỏng vấn trực tiếp các thành viên Ban 5S và nhân viên tại các bộ phận của công ty TNHH Terumo Việt Nam. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo nội bộ, bảng biểu tổng kết hoạt động 5S, tài liệu đào tạo và các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý chất lượng và an toàn trong sản xuất thiết bị y tế.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 20 thành viên Ban 5S và đại diện nhân viên từ 12 khu vực chức năng trong công ty. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu có chủ đích nhằm đảm bảo đại diện cho các bộ phận quan trọng trong quá trình thực hiện 5S. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh điểm đánh giá 5S giữa các bộ phận và phân tích nội dung phỏng vấn để rút ra các vấn đề tồn tại và nguyên nhân.

Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 năm 2008 đến năm 2012, bao gồm giai đoạn chuẩn bị, triển khai, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện việc thực hiện 5S tại công ty.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả nâng cao năng suất và chất lượng: Sau khi áp dụng 5S, công ty ghi nhận mức tăng năng suất lao động khoảng 15% và giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm xuống dưới 2%, so với mức lỗi trung bình trước đó là khoảng 5%. Việc sắp xếp ngăn nắp và loại bỏ vật dụng không cần thiết giúp giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ tới 30%.

  2. Mức độ thực hiện 5S không đồng đều giữa các bộ phận: Kết quả đánh giá hàng tháng cho thấy bộ phận sản xuất tầng 1 đạt điểm trung bình 4,5/5 về thực hiện 5S, trong khi bộ phận kho chỉ đạt 3,2/5. Khoảng 25% nhân viên tại các bộ phận hỗ trợ chưa thực hiện nghiêm túc các bước 5S, đặc biệt là duy trì thói quen “Sẵn sàng”.

  3. Khó khăn về nhận thức và duy trì: Khoảng 40% nhân viên được khảo sát cho biết gặp khó khăn trong việc duy trì thói quen 5S do áp lực công việc và thiếu sự giám sát thường xuyên. Một số nhân viên phản ánh việc thực hiện 5S đôi khi chỉ mang tính hình thức, thiếu sự tự giác.

  4. Vai trò lãnh đạo và Ban 5S quyết định thành công: Ban 5S gồm 20 thành viên, trong đó trưởng ban và cố vấn là người Nhật Bản có kinh nghiệm lâu năm, đã tạo ra sự ảnh hưởng tích cực. Tuy nhiên, việc phân công nhiệm vụ chưa đồng đều và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận làm giảm hiệu quả kiểm tra, đánh giá.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc áp dụng 5S tại Terumo Việt Nam đã góp phần rõ rệt vào việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, phù hợp với các nghiên cứu trong ngành sản xuất thiết bị y tế tại các quốc gia phát triển. Sự khác biệt về mức độ thực hiện 5S giữa các bộ phận phản ánh sự khác biệt về văn hóa làm việc và nhận thức về 5S, điều này cũng được ghi nhận trong các nghiên cứu về quản lý thay đổi tại các doanh nghiệp đa văn hóa.

Khó khăn trong duy trì thói quen 5S là vấn đề phổ biến, đặc biệt trong môi trường sản xuất có áp lực cao. Việc thiếu sự giám sát thường xuyên và động viên khen thưởng làm giảm động lực thực hiện 5S lâu dài. Các biểu đồ điểm đánh giá 5S theo tháng có thể minh họa rõ sự biến động và xu hướng cải thiện hoặc suy giảm của từng bộ phận, từ đó giúp Ban 5S điều chỉnh kế hoạch đào tạo và kiểm tra phù hợp.

Vai trò lãnh đạo và Ban 5S là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của chương trình. Việc Ban 5S do người Nhật đảm nhiệm tạo ra sự nghiêm túc và chuẩn mực cao, tuy nhiên cần tăng cường sự tham gia và phối hợp của các cán bộ quản lý người Việt để nâng cao tính bền vững và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức 5S: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là các bộ phận có điểm thực hiện thấp, nhằm nâng cao hiểu biết và ý thức tự giác thực hiện 5S. Thời gian thực hiện: hàng quý. Chủ thể thực hiện: Ban 5S phối hợp phòng nhân sự.

  2. Xây dựng hệ thống đánh giá và khen thưởng minh bạch: Thiết lập tiêu chí đánh giá 5S rõ ràng, công khai kết quả hàng tháng và tổ chức khen thưởng cho các cá nhân, bộ phận thực hiện tốt nhằm tạo động lực duy trì 5S. Thời gian thực hiện: ngay trong năm nghiên cứu. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và Ban 5S.

  3. Củng cố Ban 5S và phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mở rộng Ban 5S với sự tham gia của nhiều cán bộ quản lý người Việt, phân công nhiệm vụ cụ thể và tăng cường phối hợp giữa các bộ phận để nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát. Thời gian thực hiện: 6 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc.

  4. Áp dụng công cụ kiểm soát trực quan và công nghệ hỗ trợ: Sử dụng bảng biểu, hình ảnh minh họa, phần mềm quản lý 5S để theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện, giúp phát hiện sớm các vấn đề và cải tiến kịp thời. Thời gian thực hiện: trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban 5S và phòng IT.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các doanh nghiệp sản xuất thiết bị y tế: Nghiên cứu giúp hiểu rõ vai trò của 5S trong nâng cao chất lượng và năng suất, từ đó xây dựng chiến lược áp dụng phù hợp.

  2. Nhân viên và cán bộ quản lý thực hiện 5S: Cung cấp kiến thức chi tiết về quy trình, các bước thực hiện và cách duy trì 5S hiệu quả trong môi trường sản xuất đặc thù.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý chất lượng và cải tiến sản xuất: Tài liệu tham khảo để phát triển các chương trình đào tạo, đánh giá và tư vấn áp dụng 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản trị kinh doanh, kỹ thuật sản xuất: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về ứng dụng 5S trong doanh nghiệp sản xuất thiết bị y tế, phục vụ cho các nghiên cứu và luận văn chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. 5S là gì và tại sao nó quan trọng trong sản xuất thiết bị y tế?
    5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc gồm 5 bước: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Nó giúp tạo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, đặc biệt quan trọng trong ngành thiết bị y tế đòi hỏi tiêu chuẩn cao về an toàn và độ chính xác.

  2. Làm thế nào để duy trì thói quen thực hiện 5S lâu dài?
    Duy trì 5S cần sự cam kết từ lãnh đạo, đào tạo liên tục, đánh giá định kỳ và khen thưởng kịp thời. Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp coi 5S là thói quen hàng ngày giúp nhân viên tự giác thực hiện.

  3. Khó khăn phổ biến khi áp dụng 5S tại các doanh nghiệp Việt Nam là gì?
    Khó khăn chính là nhận thức chưa đồng đều, sự chống đối thay đổi, áp lực công việc và thiếu sự giám sát thường xuyên dẫn đến việc thực hiện 5S mang tính hình thức, không bền vững.

  4. Vai trò của Ban 5S trong doanh nghiệp là gì?
    Ban 5S chịu trách nhiệm phát động, đào tạo, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện 5S, đồng thời đề xuất các biện pháp cải tiến và khen thưởng nhằm duy trì hiệu quả chương trình.

  5. 5S có thể áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp khác ngoài sản xuất không?
    Có, 5S là phương pháp quản lý môi trường làm việc linh hoạt, có thể áp dụng trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, hành chính để nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ.

Kết luận

  • Việc áp dụng 5S tại công ty TNHH Terumo Việt Nam đã góp phần nâng cao năng suất lao động khoảng 15% và giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm xuống dưới 2%.
  • Mức độ thực hiện 5S giữa các bộ phận còn chênh lệch, với một số bộ phận chưa duy trì tốt thói quen “Sẵn sàng”.
  • Khó khăn lớn nhất là duy trì nhận thức và thói quen thực hiện 5S trong môi trường áp lực cao và đa văn hóa.
  • Vai trò lãnh đạo và Ban 5S quyết định sự thành công của chương trình, cần tăng cường sự phối hợp và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm đào tạo liên tục, hệ thống đánh giá khen thưởng, củng cố Ban 5S và ứng dụng công nghệ hỗ trợ, nhằm hoàn thiện và duy trì hiệu quả 5S trong thời gian tới.

Tiếp theo, công ty cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm để nâng cao hiệu quả thực hiện 5S, đồng thời theo dõi và đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp. Các doanh nghiệp trong ngành sản xuất thiết bị y tế và các lĩnh vực liên quan được khuyến khích tham khảo nghiên cứu này để áp dụng 5S hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.