CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÀI TÂM 1. Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty TNHH Tài Tâm 1. Cơ cấu vốn bằng tiền của công ty Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh quảng cáo bao gồm thiết kế website, in ấn và tổ chức sự kiện cho nên các nghiệp vụ kế toán hầu hết đều liên quan tới tiền. Quản lý và sử dụng hiệu quả vốn bằng tiền đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả và ngược lại.
Đặc điểm và lĩnh vực kinh doanh của công ty khiến cho khối lượng vốn cần đầu tư là rất lớn nhằm đầu tư các phương tiện vận tải như ôtô các loại,…, khả năng vốn tự có chỉ có hạn và chỉ đáp ứng được phần nào yêu cầu trên, nguồn huy động vốn chủ yếu của công ty là vốn vay trung và dài hạn với lãi suất ưu đãi. Tài sản của công ty tồn tại chủ yếu dưới dạng vốn bằng tiền và cả khoản đầu tư ngắn và dài hạn. Để tiến hành kinh doanh, Công ty luôn phải có số vốn nhất định. Ngoài vốn cố định Công ty phải có số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh.
Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay trả lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền. Việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. 3 Xem xét cơ cấu vốn lưu động của Công ty không những cho ta thấy được sự biến động tăng giảm của vốn lưu động mà còn thấy được cơ cấu phân bổ của tổng vốn lưu động, để từ đó xác định những ảnh hưởng, tác động của vốn đến tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đó đưa ra những biện pháp duy trì, quản lý vốn lưu động cùng với một cơ cấu hợp lý để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.1: Cơ cấu vốn lưu động của Công ty từ 2012 – 2015 Đơn vị: vnđ Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 1. Tiền và các khoản tương 8. Khoản phải thu 96. Hàng tồn kho 124.165 (Nguồn: Phòng Kế toán) Ta thấy tổng vốn lưu động năm 2013 hơn 219,28 tỷ đồng, giảm gần 15 tỷ so với năm 2012.
Sang đến 2014, nguồn vốn này lại tăng lên cao nhất trong vòng 4 năm, đạt hơn 234,23 tỷ. Nhưng lại hạ xuống chỉ còn khoảng 195,5 tỷ đồng vào năm 2015. Điều này cho thấy, công ty đã mở rộng quy mô nhất vào 2014, nhưng sang đến năm 2015, để hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp hơn quy mô này đã bị thu hẹp lại. Để thấy rõ được sự biến động của vốn ngắn ta đi xem xét các khoản cấu thành ra tạo nên, cụ thể: 4 - Vốn bằng tiền của Công ty, trong 3 năm 2012, 2013 đều chiếm tỷ trọng trên tổng nguồn vốn ở mức thấp 3,4% đến 3,6% trong khi năm 2014, vốn này lại tăng nhanh chiếm tỷ trọng rất cao đạt 12,9%, nhưng vào cuối năm 2015 tỷ trọng này giảm xuống 9,6% còn hơn 6,6 tỷ đồng.
Đây là một loại vốn linh động, có thể đáp ứng nhanh chóng các giao dịch của Công ty. Công ty chủ trương duy trì một lượng vốn bằng tiền vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu nên chỉ tiêu này thường chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tỷ trọng vốn lưu động. - Các khoản phải thu trong năm 2013 chiếm tỷ trọng 36,9% giảm hơn 14 tỷ so với năm 2012, nhưng trong 2 năm tiếp theo, tỷ trọng này lại dần tăng lên, đạt 50,1% năm 2014 và 60,0% năm 2015. Chỉ tiêu này chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng vốn lưu động, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh, nguyên nhân là do một lượng vốn lớn của Công ty đã bị khách hàng chiếm dụng.
- Về hàng tồn kho, tỷ trọng hàng tồn kho năm 2013 tăng 4,8% so với năm 2012, chiếm 57,9%. Nhưng đến 2 năm tiếp theo, tỷ trọng này giảm xuống chỉ còn chiếm 35,7% vào năm 2014 và 35,3% vào năm 2015. Nhìn chung, hàng tồn kho đã giảm xuống đáng kể, chứng tỏ việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty đã tốt hơn, được khách hàng sử dụng nhiều hơn. - TSNH khác tuy chiếm tỷ trọng không trong vốn lưu động, giảm từ 2,1% xuống còn 1,2% nhưng cũng ảnh hưởng đến hiệu quả việc sử dụng vốn lưu động, vì thế Công ty cũng cần lưu ý đến chỉ tiêu này.
Phân loại vốn bằng tiền của công ty Vốn bằng tiền hiện có của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. - Tiền mặt tại quỹ: Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là sử dụng đồng nội tệ nên tiền tại quỹ của doanh nghiệp chỉ có tiền Việt Nam đồng 5 hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: Bao gồm tiền Việt Nam đồng đang được gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. Các luồng thu vào, chi ra của Công ty TNHH Tài Tâm bao gồm: Các luồng tiền thu vào của công ty + Từ hoạt động kinh doanh bao gồm: Thu từ việc cung cấp các dịch vụ.
+ Từ hoạt động tài chính: tiền thu hồi từ các khoản thanh lý nhượng bán các tài sản và lãi tiền gửi ngân hàng. Các luồng tiền chi ra của công ty + Từ hoạt động kinh doanh: chi trả cho người cung cấp dịch vụ, hàng hoá, tiền lương, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, tiền lãi vay và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. + Từ hoạt động đầu tư: Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác, tiền chi cho vay. + Từ hoạt động tài chính: Tiền chi trả nợ gốc vay.
Trong quá trình kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và mất cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự mất cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả 6 thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu cung cấp dịch vụ phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Tài Tâm 1. Tổ chức quản lý đối với tiền mặt Kế toán trưởng thường xuyên tổng hợp, đối chiếu các chứng từ thu chi, phiếu ghi chuyển khoản, sổ sách, báo cáo kế toán để đảm bảo sự đồng nhất trong việc thu chi tiền tại công ty một cách chính xác, phê duyệt các giấy tạm ứng các phiếu chi, phiếu thu hợp lý. Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu của kế toán tiền mặt.
Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời. Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, công ty chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của công ty. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc tài chính và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lê, kế toán vốn bằng tiền ( kiêm thủ quỹ) tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiền. Cuối mỗi ngày căn cứ vào các chứng từ thu chi để ghi phiếu ghi chuyển khoản và cuối mỗi tháng là phiếu ghi chuyển khoản là căn cứ để ghi sổ chi tiết và sổ cái tiền mặt ,tiền gửi. Kế toán vốn bằng tiền là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quỹ tại quỹ.
Hàng ngày kế toán vốn bằng tiền phải thường xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của phiếu ghi chuyển khoản, sổ quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên 7 nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Với vàng bạc, đá quý nhận ký cược, ký quỹ trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lượng, trọng lượng, giám định chất lượng ,hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của công ty và tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.
Để hạch toán chính xác tiền mặt thì tiền mặt của công ty được tập trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm kế toán vốn bằng tiền không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu.