CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO M & T. Đặc điểm khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. Nhận thức được rằng, sự chủ động quan hệ hợp tác với các đối tác là một trong những yếu tố quyết định thành công nên Công ty đã liên tục tìm kiếm và mở rộng hợp tác quan hệ với các đối tác. Nhờ sự cởi mở và hợp tác trên quan điểm các bên cùng có lợi nên tuy mới thành lập từ năm 2007 nhưng đến nay Công ty đã có được nhiều sự ủng hộ hợp tác từ các đối tác.
Đặc điểm khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. Công ty TNHH quảng cáo M & T hoạt động trong lĩnh vực in ấn và quảng cáo. Trong đó, hoạt động chính của Công ty là in ấn các loại sản phẩm trên chất liệu giấy. Do đó, khách hàng của Công ty cũng là những Công ty có nhu cầu in sổ sách, sổ tay, catolo … Công ty có quan hệ hợp tác với các khách hàng chủ yếu ở miền Bắc nhưng các Hợp đồng in ấn được ký kết lại trải khắp cả nước.
Chính vì vậy mà Công ty càng nhận được nhiều sự quan tâm và hợp tác từ các khách hàng. Hiện nay Công ty đang mở rộng tìm kiếm, hợp tác với các khách hàng trong nước và cả khách hàng nước ngoài. Công ty phân nhóm khách hàng thương xuyên và khách hàng không thường xuyên. * Nhóm khách hàng thường xuyên, khách hàng chính của Công ty: SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 2 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành Bảng 1.1: Danh mục những khách hàng chính của Công ty TNHH quảng cáo M & T ST Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư, hàng T hóa Công ty TNHH VIETTEL Số 1, Giang Văn In ấn sổ hàng năm Nhà nước 1 thành Minh, Kim Mã, cho nhân viên và 1 viên công trình Ba Đình, Hà Nội tặng khách hàng… Viettel 2 Tổng công ty TEDI 278 Tôn Đức In sách và catolo giao thông vận tải Thắng – Đống giới thiệu về các TEDI Đa – Hà Nội công trình giao thông 3 Công ty Cổ phần AITS Số 256, Ngõ 97, In sổ tay dùng để Tin học viễn Khương Trung, tặng khách hàng thông hàng không Thanh Xuân, Hà AITS Nội 4 Tổng công ty Vietnam Số 200, Nguyễn Làm các quyển hàng không AIRLINE Sơn, Long Biên, FORM dùng trên Vietnam Hà Nội máy bay AIRLINE 5 Công ty tài chính CMF 58 Trần Nhân In sổ tay giả da cao Than – Khoáng Tông, Hai Bà cấp và procher sản Trưng, Hà Nội Văn phòng chính 218, Đội Cấn, Ba Làm sổ văn phòng 6 phủ Đình, Hà Nội SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 3 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành (Nguồn: Công ty TNHH quảng cáo M & T) * Nhóm khách hàng không thường xuyên của Công ty: + Công ty quảng cáo và truyền thông MV CORP (MV CORP) + Công ty TNHH TM – DV quảng cáo Niềm Tin Việt ( VIFAT) + Công ty CP truyền thông đa phương tiện VINACO (VINACO) + Công ty CP in Long Việt ( LONG VIET) + Công ty Điện lực Thái Bình (ĐLTB) + Công ty Cổ phần Quốc tế Sen Việt (SENVIET) ……………………………………………… 1.
Đặc điểm nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực in ấn và sản xuất các loại sổ sách theo yêu cầu nên Công ty có các đối tác cung cấp nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho quá trình in ấn. Công ty đã tìm kiếm các nhà cung cấp theo hướng tốt nhất với Công ty về khoảng cách, giá cả, chất lượng…để tạo mối quan hệ thân thiết trong các hoạt động mua bán. Khi có quan hệ thân thiết và sự hợp tác tin tưởng lẫn nhau thì Công ty có thể mua chịu được nguyên liệu, thiết bị khi chưa xoay đủ được vốn hoặc có thể chiếm dụng được một khoản nợ làm vốn đầu tư kinh doanh sản xuất trong một thời gian cho phép.
Mỗi loại nguyên liệu, thiết bị Công ty lại tìm một nhà cung cấp chuyên về loại nguyên liệu, thiết bị đó. Cụ thể như sau: SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 4 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành Bảng 1.2: Danh mục những nhà cung cấp chính của Công TNHH Quảng cáo M& T STT Tên đơn vị Ký hiệu Địa chỉ Loại vật tư, hàng hóa Công ty TNHH TM VHO Minh Khai, Hai Mực in các loại 1 và DV Việt Hồng Bà Trưng, Hà Nội 2 Công ty CP giấy TT Thuận Thành, Bắc Giấy Thuận Thành Ninh 3 Công ty TNHH Giấy PDA Quốc Oai, Hà Nội Giấy in Phúc Đạt 4 Công ty TNHH HLI Tây Kết, Hai Bà Keo dán sổ, Thương mại Hải Trưng, Hà Nội sách Linh Công ty 5P 5P Hoàng Cầu , Hà Cung cấp các 5 Nội loại giấy Couches in màu Công ty TNHH NC Tổ 51, P Nghĩa Cung cấp giấy 6 Ngọc Châu Tân quận Cầu off trắng các Giấy, Hà Nội loại Xí nghiệp Nhựa XN 181 Lạc Long Cung cấp da 7 Quân, Tây Hồ, Hà Nội (Nguồn: Công ty TNHH Quảng cáo M & T) 1. Đặc điểm thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 5 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1.
Đặc điểm thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. * Phương thức thanh toán với khách hàng tại Công ty: - Khách hàng thanh toán theo 2 lần. Lần đầu là thanh toán tạm ứng 30 -50 % tổng giá trị hợp đồng, lần 2 sau khi bên mua nhận hàng đầy đủ về số lượng, đảm bảo quy cách về chất lượng của sản phẩm thì sẽ thanh toán nốt giá trị còn lại của hợp đồng theo như thời gian quy định trong hợp đồng. - Đa phần những khoản thanh toán đều có giá trị hợp đồng trên 20 triệu đồng nên đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
* Chính sách bán hàng tại Công ty: - Sau khi có các thông tin chính xác về khách hàng cũng như thông tin về các dự án thì Công ty sẽ tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng in ấn. - Khi hoàn thành công tác nghiệm thu sản phẩm thì Công ty sẽ giao cho khách hàng Hóa đơn GTGT hợp lệ của nhà nước và các chứng từ có liên quan. - Sau khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng thì Công ty phải có trách nhiệm bảo hành sản phẩm cho khách hàng trong vòng 1 tháng vì đây là sản phẩm in ấn nên thời gian bảo hành này hợp lý. * Chính sách tín dụng tại Công ty: Công ty có chính sách tín dụng thương mại với khách hàng dưới hình thức cho khách hàng trả sau hay nhận nợ.
Chính sách tín dụng thương mại của Công ty như một hình thức khuyến mại đối với khách hàng, sẽ thu hút được sự quan tâm của nhiều khách hàng, cải thiện được mối quan hệ với khách hàng và tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Đặc điểm thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T. * Phương thức thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty: SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 6 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Sau khi ký Hợp đồng mua bán nguyên liệu, hàng hóa thì Công ty sẽ tạm ứng một phần hoặc trả trước toàn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc qua chuyển khoản ngân hàng. - Với những hóa đơn mua hàng nhỏ lẻ (dưới 20.000 đồng) thì Công ty sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Với những nhà cung cấp có quan hệ thân thiết thì Công ty có thể hợp đồng trả chậm , thanh toán qua chuyển khoản Ngân hàng. * Chính sách tín dụng tại Công ty: Công ty có quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp nên thường được hưởng chính sách tín dụng thương mại dưới hình thức mua chịu nguyên liệu. Khi đó Công ty sẽ tận dụng việc mua chịu như một nguồn tài trợ ngắn hạn và có thể hưởng lợi từ khoản chiết khấu nếu thanh toán trước thời hạn hoặc có thể chiếm dụng được một khoản vốn trong một thời hạn cho phép với một chi phí hợp lý. Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty TNHH Quảng cáo M & T.
Tổ chức quản lý thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty được thực hiện chủ yếu bởi Phòng Kế toán, trong đó vai trò quan trọng là Kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và TGNH. Bên cạnh đó còn có vai trò của các bộ phận và cá nhân khác như Phòng Kinh doanh, Phòng Thiết kế. - Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung toàn Công ty, có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật; chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán tài chính của đơn vị trong đó có các nghiệp vụ kế toán thanh toán; kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện công tác kế toán của các phần hành đảm bảo đúng quy định; kiểm tra và ký xác nhận vào các Giấy đề nghị thu chi của các bộ phận hoặc Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi do Kế toán tiền mặt, TGNH lập. SV: Vương Thị Thảo Lớp: KTTH 22.23 7 Khoa Kế toán – ĐH KTQD Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Kế toán công nợ hay kế toán thanh toán có nhiệm vụ phải theo dõi thường xuyên, liên tục các khoản phải thu của khách hàng và khoản phải trả nhà cung cấp; lên kế hoạch thu nợ và thanh toán nợ; thực hiện công việc đề nghị thanh toán để trình Giám đốc duyệt chi thanh toán; theo dõi các khoản thu chi của Công ty; đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Kế toán viên phụ trách mảng kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng có nhiệm vụ đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu chi; theo dõi các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt; tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng. Kế toán công nợ và Kế toán tiền mặt, TGNH trực tiếp liên quan tới công tác giao dịch, theo dõi, kiểm tra, kiểm soát thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Kế toán tổng hợp kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, trong đó có kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.