Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu vận hành của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và chế biến thực phẩm, quá trình lưu thông hàng hóa từ khâu thu mua nguyên liệu đến tiêu thụ thành phẩm đóng vai trò quyết định đối với hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời. Cùng với sự mở rộng của các giao dịch mua bán, mối quan hệ thanh toán công nợ giữa doanh nghiệp với các đối tác khách hàng (người mua) và nhà cung cấp (người bán) ngày càng trở nên phức tạp. Việc kiểm soát luồng tiền thu hồi từ người mua và thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng hạn với người bán không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hệ số thanh khoản mà còn bảo đảm uy tín và sự an toàn tài chính cho đơn vị.

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đinh Thị Thu Huyền (chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2019) lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần khai thác và dịch vụ khai thác thủy sản Hạ Long". Nghiên cứu được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể được xác định trong văn bản như sau:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long.
  3. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán thanh toán tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ tại công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán các khoản nợ phải thu của người mua và nợ phải trả cho người bán, tập trung vào việc tổ chức chứng từ, tài khoản hạch toán, sổ sách kế toán và quy trình xử lý nghiệp vụ thanh toán.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long (Số 409 Lê Lai, phường Máy Chai, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Hệ thống chính sách, chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp áp dụng cho năm tài chính 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý hiện hành của Nhà nước và các chuẩn mực, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Văn bản pháp luật trung tâm được tác giả sử dụng là Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp, cùng với Quyết định số 57/NHQĐ ngày 24/6/1987 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc sử dụng séc trong thanh toán.

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành:

  • Thanh toán: Sự chuyển giao tài sản giữa các bên nhằm hoàn thành nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch trao đổi sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ có ràng buộc pháp lý.
  • Phương thức thanh toán: Bao gồm thanh toán trực tiếp (trả ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản khi nhận hàng) và thanh toán trả chậm (nhận hàng trước, trả tiền sau theo thỏa thuận tín dụng thương mại).
  • Hình thức thanh toán: Phân chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (séc thanh toán, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thư tín dụng L/C, thẻ tín dụng).

Về phương pháp hạch toán, khung lý thuyết phân định rõ nguyên tắc và kết cấu của hai tài khoản công nợ chủ chốt:

  • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ từ khách hàng; theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng lần thanh toán, kỳ hạn thu hồi và theo dõi gốc ngoại tệ.
  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán công nợ cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, xây lắp; theo dõi chi tiết từng chủ nợ, số tiền ứng trước và xử lý chênh lệch tỷ giá.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai trong thực tế là phương pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp phân tích - tổng hợp số liệu kế toán thực tế:

  • Thu thập và kiểm tra chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, ủy nhiệm chi, biên bản đối chiếu công nợ).
  • Phân tích kỹ thuật ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, từ khâu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131, TK 331 đến Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh.
  • So sánh, đối chiếu giữa quy định chuẩn mực tại Thông tư 200/2014/TT-BTC với quy trình thực tế đang vận hành tại đơn vị để tìm ra khoảng cách nghiệp vụ.

Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống dữ liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm 2018 tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 trình bày hệ thống lý thuyết toàn diện về hạch toán thanh toán công nợ trong doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tác giả phân tích chi tiết nội dung, nguyên tắc hạch toán, chứng từ và sơ đồ tài khoản đối ứng cho từng nhóm nghiệp vụ:

Nhóm nghiệp vụ Tài khoản sử dụng Chứng từ và sổ sách cơ bản Định khoản chủ yếu
Thanh toán với người mua TK 131, TK 511, TK 3331, TK 521, TK 2293, TK 635 Hợp đồng bán hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu (01-TT), Giấy báo Có, Sổ chi tiết TK 131, Sổ Cái TK 131 - Bán hàng chưa thu tiền: Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331.
- Thu tiền nợ: Nợ TK 111, 112 / Có TK 131.
- Chiết khấu thanh toán cho khách: Nợ TK 635 / Có TK 131.
- Xóa sổ nợ khó đòi: Nợ TK 2293, Nợ TK 642 / Có TK 131.
Thanh toán với người bán TK 331, TK 152, TK 156, TK 211, TK 133, TK 515, TK 711 Hóa đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm (03-VT), Phiếu nhập kho (01-VT), Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Sổ chi tiết TK 331, Sổ Cái TK 331 - Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền: Nợ TK 152, 156, Nợ TK 133 / Có TK 331.
- Thanh toán nợ cho người bán: Nợ TK 331 / Có TK 111, 112.
- Hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331 / Có TK 515.
- Nợ không tìm ra chủ nợ: Nợ TK 331 / Có TK 711.
Giao dịch ngoại tệ TK 131, TK 331, TK 1112, TK 1122, TK 515, TK 635, TK 413 Chứng từ thanh toán ngoại tệ, thông báo tỷ giá ngân hàng - Ghi nhận doanh thu/mua hàng theo tỷ giá thực tế.
- Thu/trả nợ ghi nhận chênh lệch vào TK 515 (lãi) hoặc TK 635 (lỗ).
- Đánh giá lại cuối kỳ qua TK 413.

Bên cạnh đó, chương này mô tả rõ trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức kế toán Nhật ký chung: từ chứng từ gốc ghi đồng thời vào Sổ Nhật ký chung và Sổ/Thẻ kế toán chi tiết, định kỳ tổng hợp số liệu vào Sổ Cái, lập Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh trước khi lập Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long

Chương 2 tập trung phản ánh đặc điểm tổ chức hoạt động và thực tiễn hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát.

Khái quát về đơn vị:

  • Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long (HA LONG FIDICOM).
  • Thành lập: Ngày 12/02/2007 (chuyển đổi từ cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước).
  • Trụ sở: Số 409 Lê Lai, phường Máy Chai, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng; Mã số thuế: 0200145820.
  • Vốn điều lệ ghi nhận: 11.000.000.000 đồng (trong văn bản ghi 11.000 đồng).
  • Ngành nghề kinh doanh chính: Thu mua thủy sản, chế biến thủy sản xuất khẩu và nội địa, kinh doanh kho bãi, kinh doanh thực phẩm và xuất nhập khẩu hàng hóa.
  • Tổ chức bộ máy quản lý: Đại hội đồng cổ đông $\rightarrow$ Hội đồng quản trị $\rightarrow$ Ban kiểm soát / Ban giám đốc $\rightarrow$ Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kế toán, Kho xí nghiệp chế biến.
  • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, gồm Kế toán trưởng, Kế toán công nợ, Kế toán thuế, Kế toán thống kê, Kế toán ngân hàng và Thủ quỹ.
  • Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức kế toán Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đồng tiền ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).

Thực trạng tổ chức thanh toán:

  • Về phương thức: Công ty áp dụng phương thức trả ngay đối với các đơn hàng nhỏ lẻ, khách hàng không thường xuyên; áp dụng phương thức trả chậm (gối đầu đơn hàng) cho các khách hàng và nhà cung cấp truyền thống, mua bán khối lượng lớn.
  • Về hình thức: Sử dụng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị dưới 20.000.000 đồng; bắt buộc sử dụng chuyển khoản qua ngân hàng đối với các giao dịch từ 20.000.000 đồng trở lên theo quy định khấu trừ thuế.

Các nghiệp vụ thực tế trích dẫn từ sổ sách kế toán năm 2018:

  1. Nghiệp vụ bán hàng thu tiền qua ngân hàng: Ngày 02/10/2018, công ty xuất bán 10.440 kg cá nục đông lạnh nguyên con cho Công ty CP Thương mại Đầu tư và Phát triển Mạnh Hà theo Hóa đơn GTGT số 0000520 (ký hiệu AA/17P) với tổng giá thanh toán 245.340.000 đồng. Đến ngày 30/10/2018, khách hàng thanh toán toàn bộ qua tài khoản BIDV Hải Phòng theo Giấy báo Có số 202949.
  2. Nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt: Ngày 24/10/2018, công ty xuất bán 550 kg cá cam đông lạnh cho Công ty CP Chế biến Thủy sản Xuất khẩu Hạ Long theo Hóa đơn GTGT số 0000567 với tổng giá thanh toán 17.600.000 đồng. Cùng ngày, khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 16.
  3. Nghiệp vụ cung cấp dịch vụ kho bãi: Ngày 31/10/2018, công ty phát hành Hóa đơn GTGT số 0000593 phản ánh phí thuê kho hàng đông lạnh cho khách hàng với doanh thu 46.017.000 đồng, thuế GTGT 4.601.700 đồng, tổng cộng phải thu 50.618.700 đồng.

Các số liệu được tác giả trích lục đối chiếu đầy đủ qua hệ thống Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), Sổ Cái TK 131 (Mẫu S03b-DN), Sổ chi tiết TK 131 (Mẫu S13-DN) và Bảng tổng hợp công nợ.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm tích cực và hạn chế tại đơn vị:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuân thủ đúng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hệ thống tài khoản và mẫu biểu chứng từ; việc phân định hình thức thanh toán tiền mặt và chuyển khoản theo ngưỡng 20 triệu đồng được chấp hành nghiêm túc.
  • Hạn chế: Việc đối chiếu công nợ chưa được thực hiện định kỳ và đồng bộ bằng văn bản với từng khách hàng; chưa xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ; chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định kế toán; công tác xử lý dữ liệu còn mang tính thủ công, chưa khai thác tối đa phần mềm kế toán.

Tác giả đề xuất 4 giải pháp cụ thể:

  • Giải pháp 1: Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng. Doanh nghiệp cần ban hành quy chế định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý gửi biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của hai bên đối với các khách hàng có số dư lớn hoặc giao dịch thường xuyên, tránh tình trạng chênh lệch số liệu và kéo dài nợ đọng.
  • Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Đưa ra tỷ lệ chiết khấu thanh toán (hạch toán vào TK 635) dành cho khách hàng thanh toán trước thời hạn ghi trong hợp đồng kinh tế nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ sớm, giảm thiểu chi phí quản lý nợ và nguy cơ chiếm dụng vốn.
  • Giải pháp 3: Lập dự phòng phải thu khó đòi. Thực hiện rà soát các khoản nợ quá hạn thanh toán hoặc có dấu hiệu khó thu hồi vào thời điểm cuối niên độ kế toán để trích lập dự phòng tổn thất tài sản vào TK 2293 (đối ứng TK 642) theo đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảo đảm nguyên tắc thận trọng khi phản ánh tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
  • Giải pháp 4: Sử dụng phần mềm kế toán. Triển khai ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để liên kết dữ liệu giữa bộ phận kho, bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán công nợ, hỗ trợ tự động hóa việc lên sổ sách, theo dõi tuổi nợ và kết xuất báo cáo tài chính kịp thời.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phân tích chi tiết dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long, mang lại các kết quả cụ thể:

Hạng mục nội dung Hiện trạng tại công ty (Năm 2018) Đề xuất hoàn thiện của tác giả
Đối chiếu công nợ Theo dõi trên sổ chi tiết, ít lập biên bản đối chiếu định kỳ bằng văn bản Lập Biên bản đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng/quý cho từng khách hàng cụ thể
Chính sách thu hồi vốn Bán chịu theo phương thức gối đầu đơn hàng, không có chiết khấu thanh toán Áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm (hạch toán TK 635)
Quản trị rủi ro công nợ Chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi cuối năm tài chính Định kỳ phân loại nợ quá hạn và trích lập dự phòng nợ khó đòi vào TK 2293 / TK 642
Công cụ xử lý dữ liệu Sử dụng bảng tính và sổ sách bán tự động Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để quản lý tuổi nợ và tự động kết xuất dữ liệu

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc phản ánh trung thực toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ công nợ tại một doanh nghiệp thương mại và chế biến thủy sản sau quá trình cổ phần hóa. Các giải pháp đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ, gắn liền việc tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC với mục tiêu tối ưu hóa khả năng thanh toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu thực tế:

  • Dữ liệu khảo sát và minh họa chỉ giới hạn trong phạm vi một đơn vị cụ thể (Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long) tại năm tài chính 2018.
  • Phần lớn các nghiệp vụ minh họa trong văn bản tập trung vào thanh toán nội địa bằng Đồng Việt Nam; các nghiệp vụ thanh toán ngoại tệ trong xuất nhập khẩu thủy sản chưa được trích xuất dữ liệu thực tế sâu ở Chương 2 dù đã được hệ thống hóa ở Chương 1.
  • Giải pháp về phần mềm kế toán mới dừng lại ở định hướng chung, chưa đưa ra phân tích định lượng về chi phí đầu tư và lộ trình tích hợp hệ thống.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ trong các hợp đồng xuất nhập khẩu thủy sản, đồng thời xây dựng mô hình quản trị rủi ro tín dụng khách hàng toàn diện hơn cho doanh nghiệp ngành thủy sản.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán thanh toán hoặc kế toán mua bán hàng hóa.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp chế biến và kinh doanh thủy sản có nhu cầu chuẩn hóa quy trình ghi sổ Nhật ký chung và quản lý công nợ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phần đáng tham khảo nhất của tài liệu là hệ thống hóa đầy đủ các bút toán hạch toán công nợ (Chương 1) và chuỗi chứng từ, mẫu biểu ghi sổ thực tế liên hoàn từ Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 131, TK 331 (Chương 2).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và tổ chức ghi chép sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

2. Hạn mức phân định hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản tại công ty được quy định như thế nào? Công ty áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt cho các đơn hàng có giá trị dưới 20.000.000 đồng; đối với các đơn hàng có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc áp dụng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng theo quy định quản lý thuế.

3. Nghiệp vụ bán hàng cho Công ty CP TM ĐT và PT Mạnh Hà ngày 02/10/2018 có giá trị bao nhiêu và được thanh toán như thế nào? Nghiệp vụ có giá trị 245.340.000 đồng cho 10.440 kg cá nục đông lạnh nguyên con (Hóa đơn GTGT số 0000520), được khách hàng thanh toán toàn bộ vào ngày 30/10/2018 bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng BIDV Hải Phòng của công ty (Giấy báo Có số 202949).

4. Tác giả đã đề xuất những giải pháp cụ thể nào để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty? Tác giả đề xuất 4 giải pháp: (1) Lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ cho từng khách hàng; (2) Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán; (3) Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định; (4) Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng.

5. Theo lý thuyết trong khóa luận, khi trích lập dự phòng phải thu khó đòi thì kế toán ghi nhận vào những tài khoản nào? Kế toán phản ánh khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi bằng bút toán ghi Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và ghi Có TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đinh Thị Thu Huyền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình phản ánh trung thực thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách công nợ tại Công ty Cổ phần Khai thác và Dịch vụ Khai thác Thủy sản Hạ Long trong năm tài chính 2018. Đồng thời, tác giả đã đề xuất 4 nhóm giải pháp thực tế nhằm tăng cường kiểm soát công nợ, hạn chế rủi ro thất thoát vốn và nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.