CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA. Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. Khái niệm thanh toán: là thuật ngữ ngắn gọn mô tả công việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ, một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Phương thức thanh toán: có hai phương thức thanh toán chủ yếu: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản,… - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Hình thức thanh toán: thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư hàng hóa, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp (hiện nay được áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng). - Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán.
Hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, hình thức tín dụng chứng từ, séc… + Hình thức tín dụng chứng từ: là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của người mở thư tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một người trong phạm vi số tiền của thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. + Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu – QTL1101K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG hàng hoặc các đối tượng khác. + Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộpngân sách Nhà nước, và mốt số khoản thanh toán khác,… + Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên séc.
Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức. + Hình thức thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.
Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi. Nội dung công tác kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
- Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu, loại nợ có thể thu đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu – QTL1101K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Chứng từ, tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. Chứng từ sử dụng. - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch) - Hóa đơn GTGT bán hàng do doanh nghiệp lập - Phiếu xuất kho - Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có - Biên bản đối chiếu công nợ 1. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. TK 131: Phải thu của khách hàng Kết cấu TK 131 - Phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có PSTK: PSTK: - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng; khoản đầu tư tài chính; - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; phải thu của khách hàng; - Đánh giá lại các khoản phải thu của - Doanh thu của số hàng đã bán bị Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu – QTL1101K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG khách hàng là khoản mục tiền tệ có người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC không có thuế GTGT); (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết tỷ giá ghi sổ kế toán). khấu thương mại cho người mua; - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên nợ: Số dư bên có (nếu có) - Số tiền còn phải thu của khách hàng - Phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu – QTL1101K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua được thể hiện qua (sơ đồ 1.1): 511, 515 131 – Phải thu của khách hàng 635 Doanh thu Tổng giá Chiết khấu thanh toán chưa thu tiền phải thanh toán 511 Chiết khấu thương mại, giảm giá 33311 hàng bán bị trả lại Thuế GTGT 33311 (nếu có) Thuế GTGT 711 (nếu có) 111, 112 Thu nhập do Tổng số tiền thanh lý Khách hàng Khách hàng ứng trước hoặc nhượng bán TSCĐ phải thanh toán thanh toán tiền chưa thu tiền 331 111, 112 Bù trừ nợ với người bán (cùng một Các khoản chi hộ khách hàng đối tượng khách hàng) 337 152, 153, 156, 611 Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD Khách hàng thanh toán nợ bằng vật tư, hàng hóa 133 3331 Thuế GTGT Thuế GTGT (nếu có) 2293, 642 413 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá Các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ Sơ đồ 1.1: Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu – QTL1101K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG 1. Nội dung kế toán thanh toán với người bán 1.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán. - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.