Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các đơn vị sản xuất kinh doanh là tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc quản lý, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đối với ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất và là yếu tố cốt lõi cấu thành nên giá trị công trình. Việc kiểm soát chặt chẽ các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến xuất dùng có ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Trường Danh là doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực thi công xây dựng công trình, sản xuất vật liệu và cung cấp nhiên liệu. Do tính chất sản xuất phân tán theo các công trình thi công, chủng loại vật tư đa dạng và tần suất nhập - xuất phát sinh liên tục, việc tổ chức công tác kế toán NVL, CCDC đòi hỏi tính chính xác, kịp thời và linh hoạt nhằm phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Cảm đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Trường Danh", dưới sự hướng dẫn của ThS. Tôn Thất Lê Hoàng Thiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

  1. Tìm hiểu các vấn đề lý luận liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, xem xét, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Trường Danh.
  3. Trên cơ sở đó phát hiện những khó khăn, hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty để đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Trường Danh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Trường Danh thông qua hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán liên quan.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Trường Danh (địa chỉ: thôn Hà Thanh, xã Gio Châu, huyện Gio Linh, tỉnh Quảng Trị).
  • Phạm vi thời gian: Sử dụng dữ liệu và tài liệu kế toán của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực, chế độ kế toán và tài liệu học thuật hiện hành:

  • Tài liệu tham khảo chuyên khảo: Giáo trình "Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng trong điều kiện hội nhập kinh tế" do PGS. Ngô Thế Chi chủ biên (Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội).
  • Văn bản pháp quy về chế độ kế toán:
    • Thông tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định tiêu chuẩn xác định CCDC là các tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 30 triệu đồng và thời gian sử dụng dưới 1 năm.
    • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: Quy định các nguyên tắc đánh giá vật tư theo giá gốc, nguyên tắc thận trọng (trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) và nguyên tắc nhất quán trong niên độ kế toán.
    • Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:
      • Điều 23: Quy định phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho (giá thực tế nhập kho, phương pháp tính giá xuất kho gồm bình quân gia quyền, giá đích danh, nhập trước xuất trước - FIFO, phương pháp giá bán lẻ; đánh giá theo giá hạch toán) và quy định hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho (kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ).
      • Điều 24, 25, 26: Nội dung, kết cấu của các tài khoản chuyên dùng theo dõi hàng tồn kho gồm TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ, dụng cụ) và TK 611 (Mua hàng).
      • Điều 122 và Phụ lục 3, Phụ lục 4: Quy định danh mục chứng từ kế toán vật tư (Mẫu 01-VT đến 07-VT, Mẫu 03XKNB, Mẫu 01GTKT3/001) và 5 hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích các giáo trình, thông tư chế độ của Bộ Tài chính và quy chế tài chính nội bộ.
  • Phương pháp hỏi trực tiếp: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng Kế toán của công ty để nắm bắt quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2014 - 2016, tổng hợp và xử lý phục vụ các nội dung phân tích.
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá số tuyệt đối và số tương đối giữa các năm liền kề (2015 so với 2014, 2016 so với 2015) về lao động, tài sản, nguồn vốn và các hệ số tài chính.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp quan sát: Khảo sát thực tế tại kho bãi và văn phòng để ghi nhận thao tác xử lý, lưu trữ chứng từ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết nền tảng:

  • Đặc điểm kinh tế: NVL là đối tượng lao động tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm. CCDC là tư liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng, giá trị được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất kinh doanh thông qua phân bổ một lần hoặc nhiều lần.
  • Phân loại vật tư:
    • NVL được phân loại theo nội dung và công dụng kinh tế (NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế sửa chữa, thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác); theo nguồn gốc (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp); theo mục đích sử dụng (sản xuất sản phẩm, quản lý, bán hàng, mục đích khác).
    • CCDC được phân loại theo nội dung kinh tế (CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê); theo tiêu thức phân bổ (phân bổ 1 lần, phân bổ nhiều lần); theo tình hình sử dụng (trong kho, đang dùng).
  • Phương pháp tính giá: Đánh giá vật tư nhập kho và xuất kho theo giá gốc (bình quân gia quyền, đích danh, FIFO, giá bán lẻ) và theo giá hạch toán (sử dụng hệ số chênh lệch giá giữa giá thực tế và giá hạch toán để quy đổi giá thực tế xuất dùng cuối kỳ).
  • Hạch toán chi tiết: Trình bày nguyên tắc, trình tự ghi sổ, ưu nhược điểm của 3 phương pháp kế toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
  • Hạch toán tổng hợp: Phân tích quy trình hạch toán trên hệ thống tài khoản theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng các TK 151, 152, 153, 242, 621, 627...) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611). Đồng thời, trình bày đặc trưng của 5 hình thức tổ chức sổ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Trường Danh

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm đơn vị thực tập và quy trình hạch toán nghiệp vụ thực tế:

  • Khái quát đơn vị: Tiền thân là Công ty TNHH Trường Danh thành lập năm 2003, chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Trường Danh từ ngày 04/01/2007 (Giấy chứng nhận ĐKKD số 3003000106 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Trị cấp, vốn điều lệ 100, do Giám đốc Nguyễn Xuân Hải đại diện). Công ty hoạt động trong các mảng: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp; sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, cống bê tông ly tâm, bê tông thương phẩm mác 150 - mác 300; gia công thép định hình; kinh doanh VLXD và xăng dầu.
  • Tình hình lao động (2015 - 2016): Tổng số lao động tăng từ 232 người lên 264 người (tăng 32 người, tương ứng 13,79%). Sự gia tăng này chủ yếu do nhu cầu thi công xây lắp: lao động nam tăng 32 người (từ 212 lên 244 người, chiếm 92,42%); lao động trực tiếp tăng 25 người (từ 151 lên 176 người, tăng 16,56%); đội ngũ công nhân tăng 20 người (từ 82 lên 102 người, tăng 24,39%).
Chỉ tiêu phân loại Năm 2015 (Người) Tỷ trọng 2015 (%) Năm 2016 (Người) Tỷ trọng 2016 (%) Chênh lệch (+/- Người) Tỷ lệ tăng trưởng (%)
Tổng số lao động 232 100,00 264 100,00 +32 +13,79
1. Theo giới tính
- Nam 212 91,38 244 92,42 +32 +15,09
- Nữ 20 8,62 20 7,58 0 0,00
2. Theo tính chất lao động
- Trực tiếp 151 65,08 176 65,67 +25 +16,56
- Gián tiếp 81 34,91 88 33,33 +7 +8,64
3. Theo trình độ chuyên môn
- Kỹ sư 18 7,76 19 7,19 +1 +5,56
- Đại học 38 16,38 41 15,53 +3 +7,89
- Cao đẳng 26 11,21 28 10,60 +2 +7,69
- Cao đẳng nghề 17 7,33 19 7,19 +2 +11,76
- Trung cấp 31 13,36 33 12,50 +2 +6,45
- Lao động phổ thông 20 8,62 22 8,33 +2 +10,00
- Công nhân 82 35,34 102 38,64 +20 +24,39
  • Tình hình tài chính (2014 - 2016): Quy mô tổng tài sản tăng trưởng liên tục: năm 2015 tăng hơn 15 tỷ đồng (tăng 22,4% so với 2014); năm 2016 tăng hơn 22 tỷ đồng (tăng 26,97% so với 2015). Doanh nghiệp tập trung đầu tư mua sắm tài sản cố định phục vụ thi công khiến cơ cấu vốn biến động mạnh, tăng cường đòn bẩy tài chính qua vay nợ dài hạn.
Chỉ tiêu tài chính Đơn vị tính Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Tỷ suất đầu tư tài sản lưu động % 71,00 58,39 30,00
Tỷ suất đầu tư tài sản cố định % 24,10 34,22 55,86
Tỷ suất tài trợ (NPT / Tổng nguồn vốn) % 46,76 50,10 57,49
Tỷ suất tự tài trợ (VCSH / Tổng nguồn vốn) % 53,24 49,90 42,51
Hệ số thanh toán ngắn hạn Lần 1,56 1,17 0,77
Khả năng thanh toán nhanh Lần 0,71 0,74 0,60
Hệ số thanh toán nợ dài hạn Lần 22,13 119,26 3,81
  • Thực tế công tác kế toán NVL, CCDC tại đơn vị:
    • Hệ thống chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị cấp vật tư (ĐNCVT), Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho (PXK), Thẻ kho, Thẻ CCDC, Bảng tính phân bổ CCDC. Đặc biệt trong xây lắp, công ty áp dụng Phiếu nhập xuất thẳng (PNXT) cho trường hợp vật tư chuyển thẳng đến công trường không qua kho và Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (PXVTTHM).
    • Hình thức kế toán và tài khoản: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính kết hợp hình thức Chứng từ ghi sổ. Theo dõi tổng hợp và chi tiết NVL qua TK 152; theo dõi CCDC xuất dùng phân bổ nhiều kỳ qua tài khoản chi tiết TK 24228 (Chi phí trả trước phân bổ CCDC).
    • Hệ thống sổ kế toán thực tế: Mở sổ chi tiết TK 152, Sổ cái TK 152, Chứng từ ghi sổ ghi nợ/ghi có TK 152; Sổ chi tiết TK 24228, Sổ cái TK 24228, Chứng từ ghi sổ ghi nợ/ghi có TK 24228.

Chương 3: Đánh giá công tác kế toán và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Trường Danh

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được quy trình kiểm soát chứng từ tương đối chặt chẽ từ khâu lập đề nghị cấp vật tư đến xuất dùng; áp dụng phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ áp lực ghi sổ thủ công; việc phân loại vật tư và mở tài khoản chi tiết (như TK 24228) hỗ trợ theo dõi phân bổ chi phí CCDC theo từng công trình.
    • Nhược điểm: Việc luân chuyển chứng từ đối với các trường hợp xuất thẳng ra công trình (sử dụng phiếu nhập xuất thẳng) đôi lúc còn chậm trễ so với tiến độ thực tế, dẫn đến ghi sổ kế toán chưa kịp thời; công tác kiểm kê định kỳ tại các lán trại, công trường ở xa còn gặp khó khăn, dễ phát sinh chênh lệch hao hụt giữa thực tế và sổ sách; việc trích lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho chưa được chú trọng.
  • Giải pháp hoàn thiện:
    • Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho và chứng từ xuất thẳng tới công trường thi công, rút ngắn thời gian gửi phiếu về phòng Kế toán.
    • Tăng cường kiểm soát định mức tiêu hao vật tư tại từng đội thi công, gắn trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật và thủ kho công trường với kế toán vật tư.
    • Hoàn thiện phương pháp hạch toán, phân bổ CCDC trên TK 242 đúng kỳ kế toán và thực hiện nghiêm ngặt chế độ kiểm kê, đánh giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế của doanh nghiệp:

  • Phân tích bức tranh tài chính và nguồn lực: Làm rõ sự thay đổi chiến lược kinh doanh của công ty giai đoạn 2014 - 2016 thông qua các chỉ số định lượng:
    • Tỷ suất đầu tư tài sản cố định tăng mạnh từ 24,10% lên 55,86%, trong khi tỷ suất tài sản lưu động giảm từ 71,00% xuống 30,00%, phản ánh sự tập trung đầu tư máy móc, thiết bị thi công.
    • Nợ phải trả tăng cao khiến tỷ suất tài trợ năm 2016 đạt 57,49% (vượt mức vốn tự có 42,51%); hệ số thanh toán ngắn hạn năm 2016 giảm xuống 0,77 lần (nhỏ hơn 1), cảnh báo rủi ro về áp lực thanh khoản ngắn hạn.
    • Đội ngũ lao động tăng trưởng 13,79% (từ 232 lên 264 người), trong đó công nhân trực tiếp tăng 24,39%, phù hợp với đặc thù mở rộng thi công xây dựng.
  • Làm rõ thực tiễn hạch toán kế toán: Mô tả chi tiết việc vận dụng chế độ kế toán vào một doanh nghiệp xây lắp cụ thể tại Quảng Trị, từ việc lập các chứng từ đặc thù như Phiếu nhập xuất thẳng, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức đến cách hạch toán trên các tài khoản tổng hợp (TK 152) và tài khoản chi tiết (TK 24228).
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận kết hợp thành công giữa lý luận kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với hồ sơ thực tế tại doanh nghiệp; chỉ ra các bất cập về chứng từ và kiểm kê trong môi trường xây lắp phân tán, từ đó đưa ra hệ thống giải pháp gắn với tổ chức bộ máy và quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Trường Danh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu giới hạn phạm vi khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Trường Danh trên địa bàn tỉnh Quảng Trị; chuỗi số liệu tài chính và thực trạng kế toán chỉ tập trung trong giai đoạn 2014 - 2016; các phân tích chủ yếu tập trung vào phần hành kế toán tài chính của NVL và CCDC, chưa đi sâu vào kế toán quản trị chi phí vật tư.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mối liên hệ giữa kế toán NVL, CCDC với công tác tính giá thành công trình xây lắp; nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị định mức chi phí nguyên vật liệu và ứng dụng phần mềm quản trị nguồn lực (ERP) trong quản lý vật tư xây dựng ở các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp mẫu hình về một khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh trong lĩnh vực xây lắp; là tài liệu tham khảo thực tế về phương pháp phân tích báo cáo tài chính, cơ cấu lao động và kỹ thuật hạch toán phần hành NVL, CCDC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng: Cung cấp góc nhìn thực tiễn về việc tổ chức chứng từ đặc thù (Phiếu nhập xuất thẳng, Phiếu xuất theo hạn mức) và cách quản lý chi phí phân bổ CCDC qua tài khoản chi tiết TK 24228.
  • Người nghiên cứu các đề tài tương tự: Đáng tham khảo ở cấu trúc trình bày logic từ cơ sở lý luận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đến việc minh họa chi tiết hệ thống mẫu biểu sổ kế toán, chứng từ ghi sổ nợ/có phát sinh trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Trường Danh áp dụng hình thức kế toán và phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính kết hợp hình thức Chứng từ ghi sổ; phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Cơ cấu đầu tư tài sản của công ty thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2014 - 2016?
Tỷ suất đầu tư tài sản lưu động giảm mạnh từ 71,00% (năm 2014) xuống 58,39% (năm 2015) và còn 30,00% (năm 2016). Ngược lại, tỷ suất đầu tư tài sản cố định tăng liên tục từ 24,10% (năm 2014) lên 34,22% (năm 2015) và đạt 55,86% (năm 2016) do công ty tăng cường mua sắm máy móc thiết bị phục vụ thi công.

3. Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty trong năm 2016 biến động ra sao?
Năm 2016, hệ số thanh toán ngắn hạn của công ty giảm xuống mức 0,77 lần (so với 1,56 lần năm 2014 và 1,17 lần năm 2015). Chỉ số này nhỏ hơn 1 cho thấy khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp bị hạn chế và tiềm ẩn rủi ro thanh khoản.

4. Kế toán công ty sử dụng tài khoản chi tiết nào để theo dõi việc phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng?
Để theo dõi các CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng nhiều kỳ, công ty sử dụng tài khoản chi tiết TK 24228 (Chi phí trả trước phân bổ CCDC), đồng thời lập Bảng tính phân bổ CCDC và các Chứng từ ghi sổ nợ/có liên quan.

5. Doanh nghiệp sử dụng chứng từ đặc thù nào đối với nguyên vật liệu chuyển thẳng đến công trình mà không qua kho?
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài đưa thẳng đến địa điểm thi công, công ty sử dụng mẫu chứng từ "Phiếu nhập xuất thẳng" (PNXT) để ghi nhận đồng thời lượng vật tư nhập mua và xuất dùng trực tiếp cho công trình.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Cảm đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực kế toán liên quan. Tác giả đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán, luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán tại Công ty Cổ phần Trường Danh trong giai đoạn 2014 - 2016, gắn liền với các số liệu thực tế về lao động và cơ cấu tài chính. Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn trong kiểm kê và luân chuyển chứng từ công trình, đề tài đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi đối với thực tiễn quản lý chi phí vật tư tại doanh nghiệp xây lắp.