CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ XÂY LẮP GIANG NAM 1. ĐẶCĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ XÂY LẮP GIANG NAM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Công ty TNHH Thiết bị và Xây lắp Giang Nam là đơn vị xây dựng chuyên hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) chủ yếu là tư vấn, thi công công trình xây dựng, nâng cấp cải tạo các công trình dân dụng công nghiệp. Do đó hoạt động của Công ty có đặc điểm là hoạt động có quy mô lớn, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng, đòi hỏi có nguồn vốn kinh doanh lớn.
Các loại nguyên vật liệu Công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, sỏi, đá…Đó là những NVL sẵn có và dễ mua và chủ yếu là mua ngoài. Tuy nhiên, NVL của Công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc tiến hành xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện thiên nhiên và những NVL đó dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt. Và nếu bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thì chắc chắn không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng của công trình. Mặt khác NVL sử dụng ở Công ty có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn nên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản ví dụ như xi măng, sắt, thép… Hơn nữa địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường phụ thuộc vị trí địa lí của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó có NVL phải di chuyển theo từng địa điểm.
Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp SVTH: Nguyễn Đăng Thao 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, việc quản lý quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, sử dụng cũng như việc hạch toán nguyên vật liệu tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu của công ty như chỉ tiêu số lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận. Danh mục nguyên vật liệu tại Công ty Tại Công ty TNHH Thiết bị và Xây lắp Giang Nam, các nguyên vật liệu đều được mã hóa, được chia theo từng nhóm nguyên vật liệu. Những nguyên vật liệu chính sử dụng chế biến trực tiếp hình thành nên sản phẩm thì được xếp vào một nhóm nguyên vật liệu chính, những loại nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng sản phẩm được xếp vào nhóm nguyên vật liệu phụ.
Những vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ…thì được xếp vào nhóm nhiên liệu. Còn các chi tiết phụ tùng của máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng thì được xếp vào nhóm phụ tùng thay thế. Dưới đây là danh mục vật tư hiện đang sử dụng được tại Công ty: SVTH: Nguyễn Đăng Thao 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán Bảng 1-1: Danh mục vật tư Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị và Xây lắp Giang Nam Địa chỉ: Số 172 Phố Nguyễn Viết Xuân, P. Hà Cầu, Quận Hà Đông, TP Hà Nội DANH MỤC VẬT TƯ STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính I Thép 1 Thép tròn D10 D10 Kg 2 Thép tròn D12 D12 Kg 3 Thép hình L 50x5 L 50x5 Kg 4 Thép phi 6 T6 Kg 5 Thép lá mạ màu XR045x1200 TLMM XR045 M … … … … II Cát 14 Cát đen CD M³ 15 Cát mịn ML=0,7-1,4 ML/0,7-1,4 M³ 16 Cát mịn ML= 1,5-2,0 ML/1,5-2,0 M³ 17 Cát trát CT M3 18 Cát vàng CV … … … … … III Đá 25 Đá 1x2 Đ1x2 M³ 26 Đá 2x4 Đ2x4 M³ SVTH: Nguyễn Đăng Thao 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán 27 Đá 4x6 Đ4x6 M³ 28 Đá cấp phối D<=4cm Đ4 M³ 29 Đá hộc ĐH … … … … IV Xi măng 35 Xi măng Bỉm Sơn PC30 Kg 36 Xi măng Bút Sơn PCB30 Kg 37 Xi măng Tam Điệp PC40 Kg … … … … V Gạch 51 Gạch Granite GR Viên 52 Gạch 2 lỗ G2 Viên 53 Gạch đặc GĐ Viên 54 Gạch lát nền GL Hộp … … … … VI Nguyên vật liệu phụ 60 Que hàn QH Cái 61 Ôxi O2 Bình 62 Nhựa đường NĐ Kg … … ….
VII Nhiên liệu 62 Xăng A92 X92 Lít 63 Dầu Diezen DDZ Lít … … … … SVTH: Nguyễn Đăng Thao 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty TNHH Thiết bị và Xây lắp Giang Nam cũng tiến hành phân loại NVL xong việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dung kinh tế và vai trò của từng loại và từng thứ nguyên vật liệu cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính Là loại nguyên vật liệu được dùng trực tiếp cho sản xuất thi công, đây là những loại nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm xây dựng ở Công ty.
Cụ thể, đối với các công trình xây dựng cơ bản thì nguyên vật liệu chính là: Thép, Cát vàng, Cát đen, Cát mịn, Đá 1x2, Đá 2x4, Đá hộc, Đá cấp phối, xi măng,…Chúng là những loại nguyên vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây dựng. Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty. Trong ngành xây dựng còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau.
Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch ngói, xi măng, sắt thép… Vật kết cấu là những bộ phận cảu công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của SVTH: Nguyễn Đăng Thao 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, hệ thống thu lôi… Nguyên vật liệu phụ NVL phụ bao gồm những NVL dùng kết hợp NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh băm tôn, đinh bulong L14x50, đinh 5 phân, que hàn…tuy nhiên những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành thực thể chính của sản phẩm và có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động phục vụ cho quá trình sản xuất Nhiên liệu Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng A92, Dầu Diezien Phụ tùng thay thế Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… Phế liệu thu hồi Là các vật liệu loại ra trong quá trình thì công, xây lắp bao gồm các đoạn, mẩu sắt, thép, vỏ bao xi măng, gỗ thừa,…hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với SVTH: Nguyễn Đăng Thao 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán đặc điểm của chúng. Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL.
Phương pháp tính giá NVL tại Công ty Tính giá NVL là 1 công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán ghi sổ kế toán NVL. NVL của Công ty được tính theo giá thực tế là toàn bộ chi phí hợp pháp để tạo ra NVL. Phương pháp tính giá NVL nhập kho NVL của Công ty TNHH Thiết bị và Xây lắp Giang Nam được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài do vậy Công ty nhập kho theo giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng. Đặc điểm ngành nghề là xây lắp NVL mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm xây dựng mà Công ty sẽ mua NVL của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất.
Mặt khác NVL của Công ty thường cồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng, sỏi…nên khi mua Công ty thường thỏa thuận với người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản NVL đến tận chân công trình. Và chi phí vận chuyển thường tính vào đơn giá NVL. Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau. Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi 1 cách chặt chẽ, cẩn thận.
Đối với NVL mua ngoài nhập kho giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế Giá mua Chiết khấu thương Chi phí NVL nhập ghi trên = + - và giảm giá+ mại thu mua trong kỳ Hóa đơn hàng bán Trong đó: SVTH: Nguyễn Đăng Thao 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán - Kiểm toán + Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (Vì Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế).