CHƯƠNG 1 ĐĂC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT TMD.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD 1.1 Vai trò của nguyên vật liệu Hiện nay Công ty sản xuất sản phẩm chính phục vụ cho ngành kinh tế quốc dân bao gồm các thiết bị máy chế biễn gỗ, moay ơ xe máy, với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú với sản lượng cung cấp cho thị trường hàng năm là rất lớn. Ngoài các sản phẩm chính Công ty còn sản xuất các phụ tùng, linh kiện và sản phẩm phụ khác, đảm bảo trang thiết bị đồng bộ và phục vụ thay thế sửa chữa. Quản lý chặt chẽ, sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí là căn cứ đề ra các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.2 Phân loại nguyên vật liệu Để đáp ứng cho số lượng sản phẩm lớn hiện nay thì khối lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất là rất lớn và chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, nhiều nhóm khác nhau. Mỗi chủng loại có vai trò công dụng khác nhau, muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý.
Nếu các nguyên vật liệu trên không được bảo quản tốt, kho tàng không tốt thì sẽ làm cho vật liệu trên han, gỉ gây khó khăn trong quá trình sản xuất sản phẩm. Ở Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD hiện nay toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành 10 nhóm. + Vật liệu chính: Gỗ MDF, Gỗ MFC, Gỗ Gián, Mika sành, mika đen, 1 fomi trắng bóng…là những nguyên vật liệu chính hình thành lên sản phẩm, chất lượng của những nguyên vật liệu chính này ảnh hưởng lớn chất lượng đầu ra của sản phẩm. + Vật liệu phụ: keo 502, keo dog, băng dính, đinh, vít đen… không trực tiếp hình thành lên sản phẩm nhưng nó gián tiếp ảnh hưởng đến những sản phẩm đó.
+Thiết bị xây dựng cơ bản: là loại thiết bị, công cụ, vật kết cấu được sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. + Các vật liệu khác: giẻ lau, bảo hộ lao động… Với những nguyên vật liệu đầu vào tốt, đạt yêu cầu thì khi những chiếc máy chế biến gỗ ra đời sẽ được thị trường chấp nhận và uy tín, thương hiệu của Công ty sẽ được nâng cao. Ngược lại nếu nguyên vật liệu đầu vào không tốt thì sản phẩm đầu ra sẽ không được thị trường chấp nhận và uy tín cũng như thương hiệu sẽ bị giảm sút. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu thì trong từng loại vật liệu lại được phân loại chi tiết hơn thành từng thứ vật liệu khác nhau.
Ví dụ: Trong nhóm gỗ có vật liệu loại gỗ ( Gõ MDF, Gỗ Dán, Gỗ MFC…), trong vật liệu gỗ MDF lại được chia thành nhiều thứ khác nhau như: Gỗ MDF 9ly. MDF 5ly, MDF 18ly, MDF 15ly. Các loại gỗ được chia nhóm dựa theo kích thước, số ly dầy của tấm gỗ. Một số gỗ đặc biệt phủ Melamilate thì phân biệt theo màu, mã mà nhà sản xuất cung cấp khi nhập kho.
Tất cả vật liệu như gỗ, mika… đều sử dụng cho những công trình khi khách hàng yêu cầu và chọn NVL phù hợp với màu sắc, kích thước, chất lượng của công trình. Tuy nhiên Công ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán chung cho tất cả các loại vật liệu. Và tài khoản 152 được cha thành nhiều nhánh nhỏ dựa theo mã của NVL để quản lý, kiểm soát.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD. Với mỗi công trinhg, dựa theo yêu cầu của khách hàng khác nhau thì Công ty cần sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau.
Nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ các Công ty ở trong nước không phải nhập khẩu Mua nguyên vật liệu phải đúng chủng loại, đồng bộ tránh tình trạng vật tư thừa, vật tư thiếu trong triển khai sản xuất dẫn đến quá trình sản xuất bị ngừng trệ, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của Công ty. Chi phí thu mua luôn là vấn đề quan tâm của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và với Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD tìm được nguồn hàng chất lượng tốt, chi phí thấp nhất luôn là vấn đề quan tâm của các cấp lãnh đạo trong Công ty. Với những yêu cầu trên khi có nhu cầu mua những nguyên vật liệu đầu vào thì vấn đề đầu tiên mà phòng kế hoạch thương mại làm là tìm nhà cung cấp sao cho phù hợp với Công ty mình. Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm đôi khi theo phương thức trả tiền ngay.
Phương thức mua hàng trả chậm: Áp dụng với những Công ty cung ứng lượng hàng hóa lớn, thường xuyên và theo các hợp đồng đã ký giữa Công ty và nhà cung cấp với hình thức thanh toán chậm. Phương thức mua hàng trả tiền ngay: Áp dụng với những Công ty cung cấp nguyên vật liệu với số lượng ít, các Công ty có quan hệ mua bán lần đầu hoặc theo hợp đồng ký kết giữa nhà cung cấp và Công ty về hình thức mua hàng trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty khi mua nguyên vật liệu yêu cầu phải có 3 hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01 GTKT -3LL), Hóa đơn Bán hàng thông thường (Mẫu số 02 GTTT-3LL)do bộ tài chính phát hành, trong ít trường hợp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ nguyên vật liệu mua về: số lượng, giá cả, thành tiền. Trước khi nguyên vật liệu nhập kho phải qua khâu kiểm tra đầu vào của KCS, nếu nguyên vật liệu kiểm tra đạt tiêu chuẩn về chất lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên thì nguyên vật liệu mới được làm thủ tục nhập kho.
Mỗi loại vật liệu đều được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý giờ lấy nguyên vật liệu được quy định rõ ràng.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD 1. Công tác thu mua nguyên vật liệu Ở Công ty kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch thương mại lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm (do phòng kỹ thuật công nghệ lập). Do vậy hàng tháng, hàng quý căn cứ vào khả năng sản xuất của Công ty, khả năng cung ứng của các nguồn cung ứng nguyên vật liệu, nhân viên vật tư tiến hành cân đối thu mua nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nguồn cung cấp vật tư Nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật liệu từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành, thu nhập, lợi nhuận.
Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như khà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển. Nếu ở gần thì chí phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm bán được nhiều thì lợi nhuận và thu nhập 4 đầu người cao tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Còn nếu chi phí vận chuyển cộng các chi phí liên quan cao thì sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả, dẫn đến tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, lợi nhuận giảm và thu nhập của người lao động cũng giảm. Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề quan tâm của Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD.
Tổ chức hệ thống kho tàng Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận thì nhân tố kho tàng cũng tác động đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đầy đủ tiêu chuẩn ký thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD phân chia kho thành 2 kho: + Kho NVL chính: được chia thành các ngăn riêng dựa theo từng mã NVL gỗ, mika, fooc.
+ Kho NVL phụ: là các NVL phụ trợ để hoàn thiện sản phẩm: đinh, vít, keo, giấy giáp…. Hệ thống định mức Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do đó doanh 5 nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Để đạt được mục tiêu chi phí đầu vào là thấp nhất cho sản phẩm thì công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ có hiệu quả là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp.
Ở từng Công ty thì công tác quản lý là khác nhau còn đối với Công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật TMD thì Phòng thiết kế có nhiệm vụ bóc tách dự tính số lượng NVL cần dùng cho 1 công trình, rồi check với kho xem NVL đó có tại kho không còn tiến hành báo cho phòng Mua gọi hàng nhập kho. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu Hàng tháng kế toán vật tư cùng với nhân viên vật tư (phòng kế hoạch), nhân viên thủ kho tiến hành kiểm kê, cân, đo, đong, đếm số lượng nguyên vật liệu còn tồn trong kho đối chiếu với sổ sách kế toán xem lượng thừa thiếu tìm nguyên nhân. Cân đối số lượng chủng loại nguyên vật liệu cần cho tháng sau.
