CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về nguyên, vật liệu 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu - Khái niệm: Nguyên liệu, vật liệu của DN là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến nhằm dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của DN (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp). - Đặc điểm: + Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào một chu kỳ sản xuất, kinh doanh.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất, các NVL bị thay đổi hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm và là cơ sở quan trọng để tính giá thành. + Các NVL thường rất đa dạng, có thể bị hư hỏng hoặc lỗi thời. - Vai trò: Là một yếu tố góp phần quan trọng cấu thành nên sản phẩm, do vậy, chất lượng của NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và đến hiệu quả sử dụng vốn của DN.
NVL được đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại,… có tác động rất lớn đến sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cho sản xuất là một trong những biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời, nguyên vật liệu liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng nguyên vật liệu kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Qua đây, có thể thấy được nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ sản xuất sản phẩm mà còn là yếu tố quyết định đối với giá thành sản phẩm. Vậy nên, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì 3 2022 [KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP] quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lí NVL trong doanh nghiệp Hoạt động sản xuất muốn đạt được hiệu quả cao cần có sự cung cấp liên tục của nguyên vật liệu.
Nếu thiếu hụt sẽ làm gián đoạn sản xuất, sản lượng cung cấp không đủ cho thị trường và khách hàng có khuynh hướng chuyển sang các mặt hàng khác. Điều này sẽ gây ra thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp, dù trong ngắn hạn hay dài hạn. Ngược lại, quản lý hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất, gia tăng sản lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả trong doanh nghiệp là một cách để tối ưu chi phí, nâng cao được chất lượng sản phẩm và với một mức giá hợp lý sẽ thu hút được nhiều khách hàng.
Đồng thời quản lý đầu vào tốt sẽ có kế hoạch sử dụng nguồn lao động, máy móc thiết bị hiệu quả hơn… Hiện nay, các nguyên vật liệu hầu như không còn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp đầy đủ, phù hợp và kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Vì vậy trong quản lý NVL, doanh nghiệp cần xem xét trên nhiều khía cạnh (như thu mua, cất giữ và bảo quản, xuất dùng,…) Để công tác quản lý này đạt hiệu quả cần đảm bảo một số yêu cầu sau: - Có đầy đủ thông tin về từng loại nguyên vật liệu, về giá trị, về tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tùy theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn. - Cần thiết tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng.
Đẩy mạnh phát hiện, ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát nguyên vật liệu. - Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm, ảnh hưởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. 4 2022 [KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP] Mục đích của việc quản lý nguyên vật liệu chính là: Đảm bảo đủ nguyên vật liệu cần sử dụng ở các công đoạn theo chỉ thị sản xuất và giữ mức chi phí mua nguyên vật liệu và chi phí quản lý tồn kho ở mức thấp nhất. Tóm lại, hoạt động quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng.
Vì vậy cần đầu tư tài chính và nhân sự cũng như công nghệ sao cho việc quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của kế toán NVL Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo quản lý tốt nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu phải thường xuyên ghi chép, theo dõi tình hình biến động về xuất – nhập nguyên vật liệu, xem xét tồn kho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Đề xuất phương pháp tính giá trị của vật liệu xuất kho thích hợp với đặc điểm của DN (phương pháp tính giá phải sử dụng ít nhất là trong một niên độ kế toán).
Kế toán nguyên vật liệu cần tính toán chính xác, chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho để xác định số tồn kho thực tế của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán cần nắm rõ tình hình nguyên vật liệu trong kho (về số lượng, chất lượng,…) nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các phòng ban có liên quan (như phòng kế hoạch, phòng vật tư,…) để thực hiện kế hoạch thu mua hay kiểm tra tình hình tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, chất lượng suy giảm, ngăn ngừa việc sử dụng vật liệu, công cụ và dụng cụ lãng phí. Kế toán cần tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ của Nhà nước.
Lập các báo cáo kế hoạch về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành và phân tích tài chính. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua, 5 2022 [KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP] nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện thu mua vật tư (về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu) đầy đủ và hợp lý. Các phương pháp phân loại nguyên vật liệu Tùy theo yêu cầu, đặc điểm mà doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau. Giáo trình Kế toán tài chính (PGS.TS Lê Văn Luyện, biên soạn, 2017) đưa ra một số phương pháp phân loại sau: - Phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN: + Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm.
Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn với từng DN sản xuất cụ thể. Trong các DN kinh doanh thương mại, dịch vụ,… không đặt ra khái niệm NVL chính, phụ. NVL chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. + Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hay phục vụ cho quá trình công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động.
+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí. + Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất,… 6 2022 [KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP] + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. - Phân loại theo mục đích và công dụng của nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm; + Nguyên vật liệu phục vụ quản lí sản xuất; + Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng; + Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận quản lí doanh nghiệp; + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác.
- Phân loại theo nguồn hình thành nguyên vật liệu: + Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài; + Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công. Nội dung công tác kế toán NVL tại DN 1. Nguyên tắc kế toán Nguyên vật liệu thuộc nhóm tài sản “Hàng tồn kho” của DN nên công tác kế toán phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - “Hàng tồn kho” và các thông tư hướng dẫn liên quan của Bộ Tài Chính. Kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.
Giá gốc của nguyên vật liệu được xác định dựa theo từng nguồn nhập: - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: bao gồm Giá mua ghi trên Hóa đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,… NVL từ nơi mua về đến kho của DN, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và giá trị hao hụt trong định mức (nếu có). 7 2022 [KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP] + Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị NVL mua vào được phản ánh theo giá mua không bao gồm thuế GTGT.