Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn theo đuổi mục tiêu kinh tế cao nhất là tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí trong giới hạn năng lực sản xuất. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm công trình. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác, hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu là công cụ quản trị nội lực trực tiếp quyết định đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Đề tài được nghiên cứu xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai. Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán tập trung, tuy nhiên do đặc thù sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, thời gian thi công kéo dài và các công trình thi công nằm rải rác ngoài trời tại nhiều địa bàn khác nhau, công tác quản lý, giám sát và luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tế.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm, cơ cấu danh mục và mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp.
  2. Khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng công tác hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với chế độ kế toán và đặc thù thi công của Công ty Hoàng Mai.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu (kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp).
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai (địa chỉ: 69 Lĩnh Nam, Mai Động, Hoàng Mai, Hà Nội) cùng các công trình thực tế (tiêu biểu như công trình Trường THCS xã Hoàn Sơn).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu và số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong niên độ kế toán quý IV năm 2010 (tháng 10 năm 2010), báo cáo hoàn thành ngày 20 tháng 02 năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quy định pháp lý được tác giả vận dụng bao gồm:

  • Khái niệm và nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho theo giá gốc, nguyên tắc ghi nhận chi phí và tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO).
  • Luật Kế toán Việt Nam.
  • Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh.
  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện qua các kỹ thuật:

  • Phương pháp thu thập và phân tích chứng từ thực tế: Thu thập các hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư phát sinh trong tháng 10/2010 tại phòng kế toán và kho công trình.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp ghi sổ kép, phương pháp tính giá thực tế xuất kho (FIFO), phương pháp hạch toán chi tiết thẻ song song và phương pháp kế toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Phương pháp so sánh, tổng hợp và đối chiếu: So sánh số liệu giữa thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết vật tư của kế toán; đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 152.

Nguồn dữ liệu sử dụng là các tài liệu kế toán, chứng từ gốc, biểu mẫu thực tế do Phòng Kế toán và Phòng Kế hoạch sản xuất Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai

Chương này tập trung phân tích đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng và mô hình tổ chức quản lý vật tư của công ty.

Về bản chất, nguyên vật liệu trong công ty xây lắp là đối tượng lao động tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm xây lắp hoàn thành. Danh mục vật liệu của công ty rất đa dạng, được chia thành 28 danh điểm chủ yếu phục vụ thi công.

STT Tên nguyên vật liệu Mã NVL STT Tên nguyên vật liệu Mã NVL
1 Gạch chỉ 0001 15 Đá các loại 0015
2 Gạch ống 0002 16 Tôn các loại 0016
3 Gạch ốp tường 0003 17 Cửa sổ nhôm kính 0017
4 Xi măng Hoàng Thạch 0004 18 Cửa sổ pano gỗ 0018
5 Xi măng Việt Trung 0005 19 Đèn các loại 0019
6 Xi măng Kiện Khê 0006 20 Dầu Diesel 0020
7 Cát vàng 0007 21 Dầu nhớt 0021
8 Cát đen 0008 22 Dây điện các loại 0022
9 Cấp phối đá dăm 0009 23 Át tomát các loại 0023
10 Sơn các loại 0010 24 Ổ điện 0024
11 Tấm lợp Pibro xi măng 0011 25 Vòi tắm sen 0025
12 Thép tròn 0012 26 Cọc tre 0026
13 Thép tấm 0013 27 Đinh các loại 0027
14 Bột bả 0014 28 Ống nhựa các loại 0028

Căn cứ vào vai trò và nội dung kinh tế trong quá trình thi công, NVL được phân loại thành:

  • Nguyên vật liệu chính: Xi măng (Việt Trung, Kiện Khê, Hoàng Thạch), thép tròn (thép phi 10, phi 12, phi 22, phi 25), gạch ngói, vật kết cấu và thiết bị xây dựng gắn liền công trình (thiết bị vệ sinh, hệ thống thông gió, hệ thống sưởi).
  • Vật liệu phụ: Sơn màu, phụ gia (chống ăn mòn, siêu dẻo 2010), đinh (đinh 5, đinh 10), bột đá, keo dính.
  • Nhiên liệu: Xăng (A90, A92), dầu diezen, dầu bôi trơn máy thi công (dầu HD40, HD50).
  • Phụ tùng thay thế: Vòng bi, dây curoa sửa chữa máy móc thiết bị thi công.
  • Phế liệu thu hồi: Sắt thép vụn, tre gỗ cốt pha loại ra, vỏ bao xi măng.
  • Vật tư luân chuyển: Ván khuôn, giàn giáo, cọc, ván thép sử dụng cho nhiều kỳ thi công.

Về phương thức luân chuyển và quản lý: Do công trình phân bổ ở nhiều địa phương, công ty duy trì một kho chính và tổ chức các kho phụ đặt ngay tại chân công trình. Hình thức luân chuyển áp dụng linh hoạt giữa mua về nhập kho chính hoặc mua vận chuyển trực tiếp đến chân công trình (giao cho đội thi công trực tiếp quản lý vật tư nhằm giảm chi phí vận chuyển trung gian).

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai

Chương II phản ánh chi tiết hệ thống kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL đang vận hành tại công ty.

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) để hạch toán hàng tồn kho, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và tính giá trị xuất kho theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO).

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Công ty thực hiện theo phương pháp Thẻ song song:

  • Tại kho: Thủ kho mở Sổ kho (mẫu S12_SKT/DNN) theo từng danh điểm vật tư, chỉ theo dõi về mặt số lượng. Hàng ngày, căn cứ Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 03-VT / 05-VT), thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và tính tồn cuối ngày. Hàng tuần, thủ kho chuyển chứng từ kèm phiếu giao nhận lên phòng kế toán.
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, ghi chép vào Sổ chi tiết vật tư (theo dõi cả số lượng và giá trị, tài khoản 152). Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (Nhập - Xuất - Tồn) theo từng công trình để đối chiếu với Sổ kho của thủ kho.

Ví dụ xuất kho theo phương pháp FIFO được ghi nhận: Đầu tháng 10/2010, tại kho ông Hải (công trình Trường THCS xã Hoàn Sơn) tồn 6.000 kg bột bả đơn giá 3.200 đ/kg (thành tiền 19.200.000 đ). Ngày 08/10/2010 nhập thêm 7.500 kg đơn giá 3.100 đ/kg (thành tiền 23.250.000 đ). Khi xuất 12.500 kg ngày 23/10/2010 cho thi công, giá trị xuất được tính bằng: $(6.000 \times 3.200) + (6.500 \times 3.100) = 19.200.000 + 20.150.000 = 39.350.000$ đồng.

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hình thức kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ (CTGS) kết hợp phần mềm MISA.

Hệ thống tài khoản sử dụng:

  • TK 152 (gồm 1521 - NVL chính, 1522 - Vật liệu phụ, 1523 - Nhiên liệu, 1524 - Phụ tùng thay thế, 1526 - Thiết bị XDCB, 1528 - Vật liệu khác).
  • TK 151 (Hàng mua đang đi đường).
  • Các tài khoản tập hợp chi phí và thanh toán: TK 111, 112, 133, 331, 621 (Chi phí NVL trực tiếp), 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), 627 (Chi phí sản xuất chung), 642.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 10/2010 tại công ty được tổng hợp vào các Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 152:

  • CTGS số 341 (ngày 31/10/2010): Tập hợp các nghiệp vụ mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (Nợ TK 152: 224.280.000 đ; Nợ TK 623: 39.000.000 đ; Nợ TK 627: 2.108.000 đ / Có TK 112).
  • CTGS số 346 (ngày 31/10/2010): Tập hợp nghiệp vụ mua chưa thanh toán người bán (mua gạch chỉ của Công ty TNHH Bạch Đằng Nợ TK 152: 476.000.000 đ; chi phí NVL Nợ TK 621: 215.600.000 đ / Có TK 331).
  • CTGS số 348 (ngày 31/10/2010): Tổng hợp xuất kho NVL trong tháng:
    • Xuất cho thi công công trình (Nợ TK 621 / Có TK 152): 521.888.000 đồng (gồm sơn chống rỉ, bột bả, thép...).
    • Xuất nhiên liệu máy thi công (Nợ TK 623 / Có TK 152): 936.124 đồng (28 lít dầu HD40 cho tổ máy thi công).
    • Xuất vật tư quản lý đội, phụ trợ (Nợ TK 627 / Có TK 152): 219.000 đồng (3 biến bóng đèn cho công trình Trường THCS Hoàn Sơn).
  • Sổ Cái TK 152 (tháng 10/2010):
    • Số dư đầu kỳ: 98.523.000 đồng.
    • Tổng số phát sinh Nợ: 715.571.000 đồng (gồm CTGS 341: 224.280.000 đ, CTGS 342: 15.780.000 đ, CTGS 346: 476.000.000 đ).
    • Tổng số phát sinh Có: 523.043.124 đồng (theo CTGS 348: 521.888.000 + 936.124 + 219.000 đ).

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm mạnh và những mặt tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện.

Đánh giá chung:

  • Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung tạo sự chỉ đạo thống nhất; hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp ứng dụng phần mềm MISA; phương pháp KKTX và ghi thẻ song song giúp kiểm soát số lượng vật tư liên tục.
  • Hạn chế: Việc tổ chức nhiều kho phụ tại các công trình xa trụ sở dẫn đến tình trạng chậm trễ trong luân chuyển chứng từ, chứng từ bị dồn ứ vào cuối quý/cuối năm; một số công trình kế toán chưa lập kịp thời Bảng tổng hợp N-X-T; hệ thống mã hóa 28 danh điểm vật tư chưa phân nhánh chi tiết; việc xử lý chi phí thu mua đối với vật tư điều chuyển thừa giữa các công trình chưa được hạch toán tách bạch.

Hệ thống giải pháp đề xuất:

  1. Hoàn thiện công tác quản lý kho và danh điểm NVL: Quy định rõ trách nhiệm cá nhân của cán bộ phụ trách công trình đối với kho phụ chân công trình. Mở rộng mã hóa chi tiết cho các nhóm vật liệu phức tạp (ví dụ: nhóm Đá mã 0015 cần tách thành 00151 - Đá hộc, 00152 - Đá dăm, 00153 - Đá hỗn hợp).
  2. Hoàn thiện hạch toán chi phí thu mua và điều chuyển vật tư: Khi vật liệu thừa của công trình trước chuyển sang công trình sau, chi phí thu mua liên quan phải được phân bổ chính xác vào giá gốc NVL nhập kho của công trình tiếp nhận, tránh tính gộp vào chi phí sản xuất chung của công trình trước làm sai lệch giá thành.
  3. Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ: Thiết lập kỷ luật bàn giao chứng từ định kỳ hàng tuần từ kho công trình về phòng kế toán, hạn chế việc dồn chứng từ vào cuối kỳ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã làm rõ bức tranh thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa:

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp lập biểu mẫu (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập 01-VT, Phiếu xuất 02-VT, Biên bản kiểm nghiệm 03-VT, Sổ kho S12_SKT/DNN, Sổ chi tiết TK 152, CTGS 341, 346, 348, Sổ Cái 152).
  • Cung cấp số liệu hạch toán thực tế tháng 10/2010 với số dư đầu kỳ TK 152 là 98.523.000 đồng, tổng phát sinh tăng nhập kho đạt 715.571.000 đồng và tổng phát sinh xuất dùng thi công đạt trên 523 triệu đồng.
  • Đưa ra các đề xuất điều chỉnh mang tính kỹ thuật nghiệp vụ: phân nhánh mã hóa vật tư theo cấp độ chi tiết và chuẩn hóa phân bổ chi phí thu mua vật tư điều chuyển giữa các công trình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu một kỳ kế toán ngắn hạn (tháng 10 năm 2010) tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai). Do đó, các phân tích chỉ tập trung vào phương pháp Thẻ song song và hình thức Chứng từ ghi sổ trên nền phần mềm MISA tại thời điểm nghiên cứu. Các hướng nghiên cứu mở rộng có thể khảo sát sự đối ứng giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị vật tư, hoặc đánh giá việc chuyển đổi chế độ kế toán sang các thông tư hướng dẫn mới hơn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán hàng tồn kho, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng có mô hình thi công phân tán nhiều công trình ngoại cảnh, cần tham khảo quy trình lập chứng từ, ghi sổ thẻ song song và biểu mẫu Chứng từ ghi sổ.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (kết hợp phần mềm kế toán MISA) và phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) đối với hàng tồn kho.

2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hoàng Mai được thực hiện ra sao?
Công ty sử dụng phương pháp Ghi thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng trên Sổ kho/Thẻ kho theo từng chứng từ nhập, xuất. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật tư để theo dõi cả số lượng và giá trị trên cơ sở chứng từ nhận từ kho; cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (Nhập - Xuất - Tồn) để đối chiếu với Sổ kho.

3. Công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp nào và áp dụng thuế GTGT ra sao?
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và xác định giá thực tế xuất kho NVL theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO).

4. Khóa luận chỉ ra hạn chế lớn nhất nào trong quản lý và hạch toán NVL tại các công trình phân tán của công ty?
Hạn chế lớn nhất là việc luân chuyển chứng từ từ các kho phụ tại chân công trình về phòng kế toán thường bị chậm trễ, dồn ứ vào cuối kỳ; danh điểm mã hóa vật tư chưa chi tiết đến từng chủng loại nhỏ (như các loại đá); và việc phân bổ chi phí thu mua vật tư khi điều chuyển thừa giữa các công trình chưa phản ánh đúng giá thành từng công trình.

Kết luận

Báo cáo thực tập chuyên đề của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kỹ nghệ và xây lắp Hoàng Mai theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Tài liệu làm rõ toàn bộ quy trình từ khâu lập chứng từ gốc, ghi sổ kho, vào sổ chi tiết đến tổng hợp lập Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái tài khoản 152. Các giải pháp hoàn thiện được xây dựng bám sát yêu cầu quản lý thực tế của mô hình thi công xây lắp phân tán, mang lại giá trị tham khảo học thuật và ứng dụng nghiệp vụ rõ ràng.