Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền sản xuất vật chất, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và trực tiếp quyết định giá thành phẩm. Việc quản lý, hạch toán và sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận và gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường. Muốn đạt được mục tiêu này, công tác tổ chức kế toán và kiểm soát luân chuyển vật tư đòi hỏi phải được thực hiện khoa học, chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng.

Từ nhận thức thực tiễn trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Kim Thành, tác giả Đoàn Thị Ngà (sinh viên lớp Kế toán C, Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) đã thực hiện đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Kim Thành".

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của nguyên vật liệu và tổ chức bộ máy quản lý vật tư tại doanh nghiệp khảo sát.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại đơn vị, đối chiếu giữa lý luận kế toán với thực tế triển khai.
  3. Đánh giá những ưu điểm đạt được và những mặt còn hạn chế trong quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
  4. Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và phục vụ công tác điều hành sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Kim Thành.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Kim Thành (Địa chỉ: Thị xã Nghĩa Lộ, Tỉnh Yên Bái) - đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì giấy, bao PP và chai PET.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán khảo sát thực tế trong niên độ kế toán năm 2011 (trọng tâm là số liệu phát sinh tháng 09/2011).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Các cơ sở lý luận và nguyên tắc hạch toán bao gồm:

  • Khái niệm và phân loại NVL: Xác định nguyên vật liệu là đối tượng lao động hình thành nên thực thể sản phẩm (NVL chính) hoặc phục vụ quá trình công nghệ, bảo quản, đóng gói (vật liệu phụ).
  • Phương pháp xác định giá trị NVL nhập kho: Vận dụng nguyên tắc giá gốc (giá lịch sử) áp dụng cho từng nguồn hình thành cụ thể:
    • Mua ngoài: Giá mua trên hóa đơn cộng các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.
    • Tự chế biến: Giá gốc vật liệu xuất chế biến cộng chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh.
    • Thuê ngoài gia công: Giá gốc vật liệu xuất kho cộng chi phí gia công chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ liên quan.
    • Nhận vốn góp, vốn cổ phần: Giá trị do hội đồng giao nhận hoặc hội đồng định giá đánh giá và các bên chấp thuận.
    • Được biếu tặng: Giá trị hợp lý theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan.
    • Phế liệu thu hồi: Giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO), dựa trên giả định hàng nhập trước thì xuất trước, giá trị tồn kho cuối kỳ phản ánh giá của các lần nhập kho gần nhất.
  • Phương pháp kế toán chi tiết: Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển (kết hợp theo dõi song song giữa Thẻ kho ở kho và Sổ chi tiết NVL ở phòng kế toán).
  • Hình thức kế toán tổng hợp: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề tài:

  • Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu: Thu thập hệ thống biểu mẫu, quy chế, danh điểm vật tư và chứng từ kế toán thực tế của đơn vị.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: Đối chiếu giữa quy định của Chuẩn mực Kế toán, Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (QĐ 15/2006/QĐ-BTC) với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp kế toán chuyên ngành: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp trích xuất từ hệ thống chứng từ gốc phát sinh thực tế tháng 09/2011 tại Công ty Cổ phần Kim Thành (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết, Bảng kê, Chứng từ ghi sổ).

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại Công ty CP Kim Thành

Chương I tập trung làm rõ đặc điểm kỹ thuật của vật tư, phương thức phân loại, quy trình luân chuyển vật chất và cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị vật tư tại Công ty Cổ phần Kim Thành:

  1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu: Công ty sử dụng danh mục vật tư đa dạng phục vụ sản xuất công nghiệp, chia thành 2 nhóm chính:
  • Nguyên vật liệu chính: Giấy Crapt INDO, giấy Crapt PM1, giấy Crapt PM2, dây nilon PP, mực in bao PP, các loại hạt nhựa (nhựa kéo, nhựa LDPE, nhựa tráng).
  • Vật liệu phụ: Keo silicat và các phụ gia kết dính.

Để quản lý thống nhất, đơn vị xây dựng Bảng danh điểm nguyên vật liệu chi tiết theo tài khoản cấp 2, nhóm và thứ bậc:

Tài khoản Mã nhóm / thứ Tên nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
01A Dây nilon_PP Kg
02A Nhóm giấy Crapt Kg
02A01 Giấy Crapt INDO Kg
02A02 Giấy Crapt PM1 Kg
02A03 Giấy Crapt PM2 Kg
03A Mực in bao PP Kg
04A Nhóm nhựa Tấn
04A01 Nhựa kéo Tấn
04A02 Nhựa LDPE Tấn
04A03 Nhựa tráng Tấn
1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ
01B Keo Silicat Kg
  1. Đặc điểm luân chuyển và bảo quản NVL:
  • Luân chuyển nhập kho: Bộ phận cung ứng mua hàng căn cứ hợp đồng và kế hoạch; khi hàng về thành lập Ban kiểm nghiệm lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" (Mẫu số 03-VT / 05-VT); thủ kho đối chiếu số lượng thực nhận để lập/ký Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT).
  • Tính giá gốc nhập kho: Trình bày chi tiết công thức tính toán và ví dụ thực tế cho từng nguồn hình thành (ví dụ: ngày 15/09/2011 nhận biếu tặng 200 kg bột nhựa PVC loại H-66 từ Công ty Nhựa VINA theo giá thị trường 25.000 đồng/kg, giá gốc ghi nhận bằng 5.000.000 đồng).
  • Luân chuyển xuất kho: Căn cứ phiếu yêu cầu và hạn mức của các phân xưởng sản xuất, phòng cung ứng lập Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) 3 liên. Áp dụng phương pháp tính giá xuất kho FIFO.
  • Bảo quản: Kho vật tư được phân khu và đánh số ký hiệu theo chữ cái (A, B, C...) để thuận tiện theo dõi, bốc xếp.
  1. Phân định trách nhiệm tổ chức quản lý NVL:
  • Ban Giám đốc: Ký kết hợp đồng cung ứng, phê duyệt định mức và các báo cáo vật tư.
  • Kế toán trưởng: Chỉ đạo chung, kiểm soát số liệu, chịu trách nhiệm pháp lý về báo cáo kế toán vật tư.
  • Phòng Kế toán NVL: Hạch toán chi tiết, ghi sổ tổng hợp, theo dõi định mức tiêu hao, tham gia kiểm kê định kỳ.
  • Phòng Cung ứng vật tư: Xây dựng kế hoạch thu mua, khảo sát nhà cung cấp, đối chiếu số liệu tồn kho thực tế.
  • Thủ kho: Quản lý trực tiếp hiện vật, mở thẻ kho theo dõi số lượng, xác nhận nhập - xuất hàng ngày.

Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty CP Kim Thành

Chương II phản ánh toàn bộ quy trình kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế trong tháng 09/2011:

  1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Đơn vị áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC:
  • Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
  • Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
  • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03-VT)
  • Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT 3/001)
  1. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển:
  • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Mẫu S12-DN) ghi chép hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng đối với từng danh điểm vật tư (Thẻ kho Giấy Crapt INDO tờ số 18, Giấy PM1 tờ số 19, Giấy PM2 tờ số 20, Nhựa kéo tờ số 25, Nhựa LDPE tờ số 26, Nhựa tráng tờ số 27).
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết NVL (Mẫu S10-DN) theo dõi từng thứ vật liệu về cả số lượng và giá trị cho cả quý. Định kỳ cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL để đối chiếu số liệu với Thẻ kho và làm căn cứ đối chiếu với Sổ kế toán tổng hợp.
  1. Các nghiệp vụ mua, nhập và xuất kho điển hình trong tháng 09/2011:
Ngày chứng từ Số hiệu chứng từ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đối tác / Bộ phận nhận Số lượng & Quy cách Giá trị chưa thuế (VNĐ) Thuế GTGT 10% (VNĐ) Tổng giá trị thanh toán (VNĐ)
10/09/2011 HĐ 0026451 / PNK 511 Mua nhập kho giấy Crapt (TT bằng tiền mặt) CN Cty XNK Giấy Hoàng Văn Thụ - Crapt INDO: 20.000 kg
- Crapt PM1: 20.000 kg
- Crapt PM2: 20.000 kg		 1.462.000.000 146.200.000 1.608.200.000
15/09/2011 HĐ 0026789 / PNK 513 Mua nhập kho các loại hạt nhựa (Chưa thanh toán) Công ty Nhựa VINA - Nhựa kéo: 10 tấn
- Nhựa LDPE: 10 tấn
- Nhựa tráng: 20 tấn		 1.361.107.000 136.110.700 1.497.217.700
20/09/2011 PXK 350 Xuất kho giấy sản xuất trực tiếp sản phẩm Tổ Văn phòng phẩm - Crapt INDO: 10.000 kg
- Crapt PM1: 10.000 kg
- Crapt PM2: 20.000 kg		 979.000.000 - 979.000.000
25/09/2011 PXK 352 Xuất kho nhựa sản xuất trực tiếp sản phẩm Xưởng SX chai PET - Nhựa kéo: 10 tấn
- Nhựa LDPE: 10 tấn
- Nhựa tráng: 10 tấn		 1.025.457.000 - 1.025.457.000
  1. Kế toán tổng hợp NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Đơn vị sử dụng các tài khoản kế toán: TK 152 (1521, 1522), TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 632, TK 641, TK 642. Trình tự tổng hợp cuối tháng:
  • Căn cứ chứng từ gốc, kế toán lập Bảng kê nhập kho vật liệu (Biểu 2-22) và Bảng kê xuất kho vật liệu (Biểu 2-23).
  • Lập các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại theo từng tài khoản đối ứng: Có TK 111 (Biểu 2-24), Có TK 152 (Biểu 2-25, Biểu 2-27), Có TK 331 (Biểu 2-26).
  • Từ các bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN):
    • Chứng từ ghi sổ số 28 (ngày 30/09/2011): Ghi nhận giá trị NVL nhập kho trong tháng:
      • Nợ TK 152 / Có TK 111: 1.462.000.000 đồng (Nhập giấy Crapt).
      • Nợ TK 152 / Có TK 331: 1.361.107.000 đồng (Nhập hạt nhựa).
    • Chứng từ ghi sổ số 29 (ngày 30/09/2011): Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
      • Nợ TK 133 / Có TK 111: 146.200.000 đồng.
      • Nợ TK 133 / Có TK 331: 136.110.700 đồng.
    • Chứng từ ghi sổ số 30 (ngày 30/09/2011): Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp sản xuất:
      • Nợ TK 621 / Có TK 152: 2.004.457.000 đồng (Tổng xuất giấy 979.000.000 đồng và xuất nhựa 1.025.457.000 đồng).

Chương III: Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty CP Kim Thành

Chương III tổng kết những đánh giá khái quát và định hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vật tư:

  • Đánh giá ưu điểm: Doanh nghiệp đã tuân thủ việc phân loại danh điểm vật tư rõ ràng; hệ thống chứng từ ban đầu (hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất) được lập tương đối đầy đủ chữ ký; việc áp dụng phương pháp FIFO phù hợp với đặc điểm vật tư bao bì, hạt nhựa.
  • Đánh giá hạn chế: Việc sử dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển tạo khối lượng công việc dồn ứ lớn vào thời điểm cuối tháng do phải tổng hợp bảng kê và đối chiếu đồng loạt; việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán đôi khi còn có độ trễ; công tác kiểm soát định mức tiêu hao cần được theo dõi chặt chẽ hơn qua từng công đoạn sản xuất.
  • Đề xuất hoàn thiện: Nghiên cứu cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ luân phiên giữa các bộ phận; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán chi tiết vật tư; hoàn thiện phương pháp kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho định kỳ.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả khảo sát thực tế:
  • Minh họa rõ nét việc áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC tại một doanh nghiệp sản xuất thực tế tại Tỉnh Yên Bái.
  • Trình bày toàn diện hệ thống số liệu kế toán phát sinh trong tháng 09/2011 với tổng doanh số mua hàng nhập kho trên 2,82 tỷ đồng (chưa VAT) và tổng chi phí NVL xuất dùng trực tiếp cho sản xuất (TK 621) đạt trên 2,004 tỷ đồng.
  • Hệ thống hóa đầy đủ bộ chứng từ hạch toán từ cấp cơ sở (Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho) đến sổ sách chi tiết (Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL) và sổ sách tổng hợp (Bảng kê, Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Chứng từ ghi sổ số 28, 29, 30).
  1. Đóng góp của khóa luận:
  • Cung cấp bức tranh thực tế về phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển trong hạch toán chi tiết vật tư – một phương pháp kế toán truyền thống phù hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật tư không quá phức tạp nhưng đòi hỏi quy trình đối chiếu chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán viên.
  • Làm rõ phương pháp tính giá nhập kho đối với nhiều nguồn hình thành đặc thù (bao gồm cả hàng mua ngoài và hàng biếu tặng, hỗ trợ thương mại từ nhà cung cấp).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát trong nghiên cứu tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 09 năm 2011 tại Công ty Cổ phần Kim Thành, chưa bao quát toàn bộ chu kỳ sản xuất kinh doanh cả năm cũng như các trường hợp biến động giá bất thường hoặc xử lý hàng tồn kho ứ đọng, suy giảm giá trị.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp trong tự động hóa khâu hạch toán chi tiết - tổng hợp NVL; hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật và kiểm soát nội bộ chuỗi cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp sản xuất bao bì công nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực tế của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và phương pháp hạch toán chi tiết Sổ đối chiếu luân chuyển; quan sát cách lập, xử lý và định khoản trên các biểu mẫu chứng từ kế toán vật tư chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Cán bộ quản lý vật tư và kế toán viên tại các doanh nghiệp sản xuất: Tham khảo cách thức xây dựng Bảng danh điểm nguyên vật liệu, quy trình phối hợp kiểm nghiệm - nhập kho - xuất kho giữa Phòng Cung ứng, Kho và Phòng Kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Kim Thành áp dụng phương pháp nào để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho?
Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được tính xuất trước, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của các lô hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.

2. Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán được thực hiện theo phương pháp nào?
Đơn vị áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Mẫu S12-DN) theo dõi về mặt số lượng; phòng kế toán mở Sổ chi tiết NVL (Mẫu S10-DN) theo dõi cả về số lượng và giá trị, cuối tháng lập bảng kê tổng hợp để đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn giữa thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.

3. Hình thức kế toán tổng hợp mà doanh nghiệp sử dụng là hình thức nào?
Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN). Định kỳ hoặc cuối tháng, căn cứ vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại (mua vào, xuất kho), kế toán lập các Chứng từ ghi sổ (như CTGS số 28 phản ánh giá trị nhập kho, CTGS số 29 phản ánh thuế GTGT đầu vào, CTGS số 30 phản ánh chi phí xuất kho trực tiếp) để đăng ký vào sổ tổng hợp.

4. Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kim Thành được phân loại thành những nhóm chính nào?
Nguyên vật liệu được phân chia thành 2 nhóm chính: Nguyên vật liệu chính (TK 1521 - gồm các nhóm Dây nilon PP 01A, Giấy Crapt 02A, Mực in bao PP 03A, Nhựa 04A) và Nguyên vật liệu phụ (TK 1522 - gồm Keo Silicat 01B).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đoàn Thị Ngà đã phản ánh chi tiết và chân thực thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kim Thành (Yên Bái). Bằng việc phân tích sâu hệ thống chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển và sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ, tác giả đã làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn hạch toán vật tư tại doanh nghiệp sản xuất. Công trình đóng vai trò là một tài liệu nghiên cứu thực địa hữu ích cho sinh viên và người làm công tác kế toán trong việc tìm hiểu mô hình hạch toán chi phí vật tư công nghiệp.