CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần dệt kim Hà Nội. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty CP Dệt kim Hà Nội là một công ty có quy mô tương đối lớn, sản phẩm chủ yếu là bít tất, nguyên vật liệu (NVL) tương đối đa dạng với nhiều đặc điểm.
Nguyên vật liệu của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động, chi phí NVL chiếm khoảng 80% tổng chi phí sản xuất. Cho nên chỉ cần một biến động nhỏ về vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do đó Công ty đặc biệt quan tâm tới công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác từng loại NVL cần phân loại, công ty đã dựa vào vai trò và tác dụng của NVL để phân loại, bao gồm những loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Sợi các loại, chun, chỉ thêu.
NVL này có đặc điểm dễ hút ẩm ngoài không khí nên thường được đóng thành kiện và trọng lượng của chúng dễ thay đổi theo điều kiện khí hậu và bảo quản. - Nguyên vật liệu phụ: Bao bì, tem nhãn, băng, thùng túi, hóa chất… - Nhiêu liệu: Xăng, dầu FO, dầu trắng, dầu mazut… - Phụ tùng thay thế: Kim dệt, platin, vòng bi, dây đai thang… - Phế liệu: Sợi rối, sợi mộc vụn… Việc phân loại nguyên vật liệu của Công ty rất cụ thể và chi tiết vì số lượng và chủng loại nguyên vật liệu của công ty khá nhiều đòi hỏi phải có sự đầu tư sắp xếp phù hợp. HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths. Trần Trung Tuấn 1.2 Danh mục vật tư Việc theo dõi NVL trong công ty được theo dõi trên phần mềm kế toán Esoft, bằng việc mã hóa NVL.
Việc mã hóa được thực hiện theo quy ước sau: Mã hóa NVL = Loại NVL+ Kích cỡ (đặc trưng) của NVL Nội dung Ký hiệu Nguyên vật liệu chính 01 Nguyên vật liệu phụ 02 Nhiên liệu 03 Phụ tùng thay thế 04 Phế liệu 05 - Trong nguyên vật liệu chính thì quy định cho các loại theo thứ tự 01 (Sợi spandex); 02 (Sợi AC); 03 (Sợi cotton),….; - Nguyên vật liệu phụ: nhãn, băng, tem ký hiệu là 01; thùng, túi ký hiệu 02; hóa chất ký hiệu 03; - Phụ tùng thay thế: phụ tùng máy soosan là 01; phụ tùng máy 416E là 02…; - Nhiên liệu: dầu mazut ký hiệu 01; dầu nhờn là 02; dầu trắng ký hiệu 03…; Ví dụ: Sợi Cotton NT32/1-Cthô có mã 0103038, trong đó 01 chỉ NVL chính; 03 ký hiệu là sợi cotton; 038 là thứ tự của sợi cotton NT32-Cthô. HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths. Trần Trung Tuấn Bảng 1: Trích danh mục vật tư ĐV ĐV Loại Nhóm Nhóm Tk Tk Mã Vthh Tên Vthh Nhóm Vthh TP T T1 Vthh Vthh 1 Vthh 1 kho Dthu 0102011 Sợi AC các màu (Sợi Thop) Kg Kg NVL NVL chính Khác Khác 1521 0103001 Sợi cotton 20 mộc ĐNAM Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103002 Sợi cotton 30 mộc ĐNAM Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103003 Sợi cotton màu 40/1 Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103004 Sợi cotton màu 30/1 Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103005 Sợi cotton màu 33/ĐN Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103006 Sợi cotton màu 32/2 Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103007 Sợi cotton HN Ne 14 Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103008 Sợi cotton HN Ne 12 Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103009 Cotton Ne20<Nm30/1 mộc Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103010 Bông Tây Phi Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103011 Tơ tằm các loại (Vạn Phúc) Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103012 Cotton Đnam 20/1 màu Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103013 Cotton 40/2 Beige (Nhật) Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103014 Cotton 40/2 Black (Nhật) Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103015 Cotton 40/2 Gray (Nhật) Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 0103016 Cotton 40/2 Navy (Nhật) Kg Kg NVL Sợi Cotton Khác Khác 1521 …… ………… …. Nguồn: Phòng Kế toán tài chính Công ty HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths.
Trần Trung Tuấn 1. Tính giá NVL tại Công ty. Tính giá NVL nhập kho Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo trị giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu trong công ty chủ yếu là mua ngoài trong nước trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) cộng (+) Chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ (-) Các khoản giảm trừ (nếu có).
Đối với vật tư mua ngoài mà chi phí vận chuyển bên bán chịu thì chi phí này được cộng (+) vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tế của nguyên vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 00002581 ngày 22/11/2014 của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội, công ty có mua sợi cotton NT 32/1- CThô với số lượng 1.030,24 kg với đơn giá là 72. Như vậy trị giá vốn thực tế của số sợi nhập kho ngày 22/11/2014 sẽ bằng (1. Công ty có mua sợi cotton Ne20 với số lượng 1.039,03 kg với đơn giá 71.818 đ/kg, chi phí vận chuyển bốc dỡ là 3.000 đồng, như vậy giá vốn thực tế của số sợi nhập kho ngày 2/10/2014 bằng (1.
- Giá thực tế vật liệu nhập khẩu bằng giá mua ghi trên hóa đơn (CIF) cộng thuế nhập khẩu, cộng chi phí mua hàng nhập khẩu. Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn hàng nhập khẩu 31112014 ngày 31/3/2014 của Công ty J.Sh của Nhật, công ty mua Sợi Tatsuron-Anpha số lượng 194,22 kg, đơn giá 68.230 đồng/kg, thuế nhập khẩu là 1.196 đ, thuế GTGT hàng nhập khẩu là 159. Như vậy, giá thực tế vật liệu Sợi Tatsuron-Anpha là (194,22*68. HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths.
Trần Trung Tuấn 1. Tính giá NVL xuất kho Do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm nguyên vật liệu trong ngày và trong kỳ kế toán diễn ra thường xuyên, liên tục, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để tính giá xuất kho nguyên vật liệu để giảm bớt khối lượng tính toán. Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán.sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị và căn cứ vào lượng NVL xuất dùng trong kỳ. Công thức tính như sau: Giá thực Số lượng Đơn giá = x tế NVL NVL xuất bình quân xuât dùng dùng Trong đó: đơn giá bình quân được tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ Trị giá Trị giá tồn đầu + nhập ĐG bình kỳ trong kỳ quân cuối = kỳ SL tồn SL nhập + đầu kỳ trong kỳ Ví dụ: Ngày 28/11/2014, công ty có phiếu xuất kho số PX44 xuất sợi cotton NT 32/1- Cthô cho sản xuất với số lượng 484,40 kg và đơn giá xuất kho tính vào cuối kỳ vào ngày 30/11/2014 của nguyên vật liệu này là 72.778 đồng/kg, như vậy trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu này là 35.
Trong đơn giá bình quân cuối tháng 11/2014 được tính như sau: + Trị giá sợi cotton NT 32/1- Cthô tồn đầu tháng 11/2014 là: 57.585 đồng HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths. Trần Trung Tuấn + Số lượng sợi cotton NT 32/1- Cthô tồn đầu tháng 11/2014 là: 786,66 tấn + Trị giá sợi cotton NT 32/1- Cthô nhập tháng 11/2014 là: 74.295 đồng + Số lượng sợi cotton NT 32/1- Cthô tồn đầu tháng 11/2014 là: 1030,24tấn Đơn giá bình quân (57302585 + 74.778 đ/kg tháng 11 (786,66+1030,24) Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộ quá trình tính toán trên đêu do máy tự động tính toán. Vào thời điểm cuối tháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọn phương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị nguyên vật liệu. Giá này sẽ được tự động cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm nguyên vật liệu trong kho.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua từ các nhà cung cấp trong nước, ngoài ra công ty cũng nhập khẩu một số nguyên vật liệu từ nước ngoài, không có nguyên vật liệu tự gia công chế biến. Nguyên vật liệu xuất kho của Công ty chủ yếu là cho sản xuất tại phân xưởng, ngoài ra công ty cũng tiến hành bán nguyên vật liệu cho các công ty khác. Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất đều phải theo quy trình kiểm soát của các Phòng ban, đảm bảo thực hiện theo đúng định mức nguyên liệu đã được Công ty xây dựng sẵn. Hệ thống kho tàng dự trữ của Công ty gồm 6 kho: - Kho vật tư - mã 01 - Kho thành phẩm - mã 02 HV Lê Mỹ Hạnh - KT03K25 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Ths.
Trần Trung Tuấn - Kho phế liệu - mã 03 - Kho hàng hóa - mã 04 - Kho nguyên vật liệu - mã 05 - Kho gửi bán - mã 06 Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, liên tiếp nhau gần các phân xưởng sản xuất. Do đó, rất thuận tiện cho việc vận chuyển và cung ứng kịp thời cho sản xuất. Tại các kho đều được trang bị các thiết bị bảo quản thích hợp, giúp đảm bảo chất lượng của vật tư. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty.
Ở khâu thu mua: để có NVL kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất, đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng Kinh doanh tính lượng vật liệu cần trong tháng đồng thời tổng hợp căn cứ vào định mức đã được xây dựng và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình bày lên Ban lãnh đạo ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận cung tiêu mua vật tư. Khi nguyên vật liệu mua về, căn cứ vào hợp đồng mua bán, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng.