Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành công nghiệp sản xuất và cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt Nam là một lĩnh vực công nghệ có tốc độ tăng trưởng cao, đóng vai trò then chốt trong quá trình hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp. Các sản phẩm phần mềm nội địa với ưu thế về giao diện Việt hóa, chi phí hợp lý và dịch vụ bảo trì thuận tiện đang dần chiếm lĩnh thị trường, thay thế các giải pháp phần mềm ngoại nhập. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp công nghệ thông tin buộc phải tối ưu hóa quy trình sản xuất và kiểm soát chặt chẽ giá thành để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Để định giá sản phẩm chính xác và tìm ra các giải pháp hạ giá thành một cách hợp lý, doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy kế toán tập hợp đầy đủ, chính xác các yếu tố chi phí cấu thành. Khác với các ngành sản xuất truyền thống nơi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ đạo, sản xuất phần mềm là lĩnh vực mang tính sáng tạo trí tuệ cao, cấu trúc chi phí chủ yếu tập trung vào chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Lưu Thị Oanh đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm nghiên cứu, phân tích thực trạng và đưa ra định hướng hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khái quát đặc điểm sản phẩm, dịch vụ, quy trình công nghệ sản xuất và cơ cấu tổ chức quản lý chi phí tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam.
  2. Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán chi phí sản xuất (chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí dở dang) và phương pháp tính giá thành dự án phần mềm tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán chi phí và giá thành tại đơn vị, từ đó xác định phương hướng hoàn thiện hệ thống kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm phần mềm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành sản phẩm, dự án phần mềm.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần SIS Việt Nam (Địa chỉ: Số 17, ngõ 183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành các dự án quý 3 và quý 4 năm 2014; chuyên đề hoàn thành vào tháng 5/2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề tốt nghiệp dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành, kết hợp lý thuyết kế toán chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp sản xuất phần mềm.

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng:

  • Hình thức kế toán: Hình thức Sổ Nhật ký chung.
  • Hệ thống tài khoản hạch toán chi phí:
    • Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết theo lương chính, phụ cấp, lương làm thêm/thuê ngoài, thưởng doanh số dự án).
    • Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung (chi tiết 6271 - Chi phí nhân viên quản lý, 6272 - Chi phí công cụ dụng cụ/văn phòng phẩm, 6274 - Chi phí khấu hao tài sản cố định, 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài, 6278 - Chi phí bằng tiền khác bao gồm 62781 công tác phí, 62782 hoa hồng giới thiệu khách hàng, 62783 chi phí khác).
    • Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi tiết theo từng dự án).
    • Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán (kết chuyển khi dự án hoàn thành nghiệm thu).
  • Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp (phương pháp giản đơn) theo từng đơn đặt hàng/dự án cụ thể.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu kế toán từ hệ thống chứng từ gốc (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng kê phụ cấp, phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn dịch vụ), các sổ chi tiết tài khoản, sổ cái và báo cáo tổng hợp chi phí dự án tại công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp phân bổ chi phí gián tiếp vào từng dự án và tổng hợp chi phí dở dang theo chu kỳ sản xuất thực tế.
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình (Case study): Đi sâu phân tích thực tế hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Dự án phần mềm kế toán theo yêu cầu cho Công ty TNHH TM-CN Phú Hà (Mã dự án: DA30).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Công ty CP SIS Việt Nam

Chương 1 hệ thống hóa tổng quan về doanh nghiệp, tính chất kỹ thuật - kinh tế của sản phẩm phần mềm, quy trình công nghệ và mô hình quản trị chi phí tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam.

Tiếp nhận Dự án từ bộ phận kinh doanh
  • Đặc điểm sản phẩm và danh mục sản phẩm: Sản phẩm phần mềm mang tính sáng tạo trí tuệ cao, kết hợp giữa tính hữu hình và vô hình, vòng đời phụ thuộc lớn vào sự biến đổi công nghệ. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hầu như không phát sinh, trong khi chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất. Doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm tiêu biểu như: SAS INNOVA 2014 OPEN, HTKK MR 2.0, SAS 6.0, ERP.NET, giải pháp quản trị giặt là GL...
  • Phân loại sản xuất:
    • Sản phẩm theo bản chuẩn: Lập trình sẵn theo quy định của Bộ Tài chính; chi phí nghiên cứu phát triển được vốn hóa vào tài sản cố định vô hình (nếu đủ điều kiện) hoặc ghi nhận vào chi phí trong kỳ/chi phí trả trước.
    • Sản phẩm theo đặc thù: Xây dựng theo yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng, chu kỳ sản xuất thường kéo dài khoảng 3 đến 6 tháng, chuyển giao ngay sau khi hoàn thành.
  • Quy trình công nghệ sản xuất phần mềm: Gồm 6 bước kế tiếp nhau: (1) Tiếp nhận dự án từ kinh doanh; (2) Khảo sát đặc thù; (3) Thiết kế phần mềm; (4) Test phần mềm; (5) Tạo bộ cài đặt và đóng gói; (6) Hoàn thành và nghiệm thu chương trình.
  • Cơ cấu tổ chức quản lý chi phí: Bộ máy gồm Ban Giám đốc, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Nghiên cứu & Phát triển, Phòng Kinh doanh & Marketing, Phòng Triển khai & Đào tạo, Phòng Dịch vụ khách hàng cùng các chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh, Bắc Ninh và các tỉnh thành khác. Mỗi phòng ban đảm nhận chức năng riêng biệt gắn với việc lập dự toán, kiểm soát định mức và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam

Chương 2 phản ánh toàn bộ quy trình kế toán chi phí và tính giá thành dự án trên thực tế, minh họa chi tiết qua Dự án phần mềm kế toán cho Công ty TNHH TM-CN Phú Hà (Mã DA30, thực hiện từ ngày 15/08/2014 đến khi nghiệm thu ngày 30/11/2014).

Khoản mục chi phí Nội dung cấu thành tại SIS Việt Nam Tiêu thức hạch toán / phân bổ cho dự án
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) Lương cơ bản theo bậc, thưởng doanh số 5%, phụ cấp ăn trưa (20.000đ/ngày), phụ cấp xăng xe/điện thoại, trích nộp bảo hiểm (22% tính vào chi phí). Tập hợp trực tiếp cho từng nhân sự thuộc tổ dự án theo thời gian thực tế tham gia.
Chi phí sản xuất chung (TK 627) Lương nhân viên quản lý (6271), CCDC/văn phòng phẩm (6272), Khấu hao TSCĐ (6274), Dịch vụ mua ngoài (6277), Chi phí bằng tiền (6278). Bóc tách trực tiếp (công tác phí, hoa hồng môi giới) hoặc phân bổ gián tiếp theo tỷ lệ lương CPNCTT hoặc theo số lượng nhân sự.
Chi phí SXKD dở dang (TK 154) Tập hợp toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến dự án từ khi khởi động đến cuối kỳ báo cáo. Tập hợp chi tiết theo từng mã dự án. Số dư Nợ phản ánh chi phí dở dang cuối kỳ.
Giá thành sản phẩm hoàn thành Tổng chi phí lũy kế từ khi khảo sát, ký hợp đồng đến khi bàn giao, nghiệm thu. Kết chuyển toàn bộ giá thành thực tế từ TK 154 sang TK 632 khi ký biên bản nghiệm thu.
  • Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (TK 622):
    • Doanh nghiệp không sử dụng lao động thời vụ mà duy trì đội ngũ cố định. Chế độ trích theo lương gồm: BHXH (18% tính vào chi phí, 8% trừ lương), BHYT (3% tính vào chi phí, 1.5% trừ lương), BHTN (1% tính vào chi phí, 1% trừ lương); tổng trích vào chi phí sản xuất là 22%, người lao động đóng 10.5%.
    • Thưởng doanh số dự án được tính bằng 5% Doanh số Net ($Doanh\ số\ Net = Doanh\ số\ dự\ án - Chi\ phí\ mua\ ngoài$). Phụ cấp ăn trưa cố định 20.000 đồng/người/ngày. Phụ cấp điện thoại, xăng xe căn cứ theo bậc lương quy định.
    • Dự án Phú Hà gồm 5 thành viên thuộc tổ dự án (Trần Hồng Minh - Kinh doanh, Đào Văn Kỷ và Vũ Văn Quang - Lập trình, Dương Thị Thu Hằng - Triển khai, Nguyễn Thế Hiển - Bảo hành). Tháng 10/2014, chi phí nhân công trực tiếp tập hợp cho dự án là 39.667.000 đồng (gồm lương theo công, bảo hiểm 3.000.000 đồng, phụ cấp 1.000.000 đồng và thưởng doanh số 12.000.000 đồng).
  • Kế toán chi phí sản xuất chung (TK 627):
    • Chi phí trực tiếp: Chi phí công tác phí (TK 62781) và hoa hồng giới thiệu khách hàng (TK 62782, mức tối đa 10% giá trị hợp đồng). Dự án Phú Hà phát sinh chi phí hoa hồng cho người giới thiệu là 9.600.000 đồng (tương đương 8% hợp đồng trị giá 120.000.000 đồng) và tiền công tác phí 800.000 đồng.
    • Chi phí phân bổ gián tiếp: Tiền lương nhân viên quản lý (TK 6271) được phân bổ theo tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp của dự án so với toàn phòng/công ty. Chi phí công cụ dụng cụ (TK 6272), khấu hao TSCĐ đường thẳng (TK 6274) và dịch vụ mua ngoài (TK 6277) được phân bổ theo số lượng cán bộ trực tiếp tham gia dự án.
    • Tổng chi phí sản xuất chung phân bổ cho dự án Phú Hà trong tháng 10/2014 là 27.150.000 đồng.
  • Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành (TK 154):
    • Đối tượng tính giá thành là từng hợp đồng/dự án phần mềm cụ thể; kỳ tính giá thành kéo dài từ khi khởi động dự án đến khi nghiệm thu bàn giao.
    • Dự án Công ty TNHH TM-CN Phú Hà nghiệm thu trong tháng 10/2014 có tổng giá thành sản xuất thực tế là 128.888.000 đồng, bao gồm chi phí dở dang đầu kỳ (61.071.000 đồng) và chi phí phát sinh trong tháng 10/2014 (67.817.000 đồng, gồm 39.667.000 đồng CPNCTT và 27.150.000 đồng CPSXC). Kế toán ghi nhận bút toán kết chuyển: Nợ TK 632 / Có TK 154: 128.888.000 đồng.

Chương 3: Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty CP SIS Việt Nam

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được trong công tác kế toán tại đơn vị:

  • Về tổ chức bộ máy và hình thức kế toán: Bộ máy kế toán tập trung tinh gọn, nhân sự có trình độ chuyên môn cao, vận dụng hiệu quả phần mềm kế toán tự xây dựng. Hình thức Sổ Nhật ký chung đảm bảo tính minh bạch, logic và thuận tiện cho việc trích xuất số liệu.
  • Về phương pháp hạch toán chi phí và tính giá thành: Việc mở sổ chi tiết theo dõi chi phí theo từng mã dự án và áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp (giản đơn) là hoàn toàn phù hợp với tính chất sản xuất đơn chiếc, phi tiêu chuẩn của các hợp đồng phần mềm theo đặc thù.
  • Định hướng phát huy: Doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì phương pháp quản trị chi phí trực tiếp theo dự án, đồng thời nâng cao độ chính xác trong việc xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí chung và định mức lao động kỹ thuật.

Kết quả và đóng góp

  1. Làm rõ đặc thù kế toán chi phí trong ngành công nghệ phần mềm: Chuyên đề chứng minh trong sản xuất phần mềm, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) không phát sinh hoặc không đáng kể; toàn bộ giá thành được tạo nên từ chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và chi phí sản xuất chung (TK 627).
  2. Minh họa quy trình hạch toán qua số liệu thực tế đầy đủ: Công trình cung cấp bộ hồ sơ chứng từ, bảng phân bổ và sổ kế toán hoàn chỉnh của Dự án DA30 (Công ty TNHH TM-CN Phú Hà) với tổng giá thành nghiệm thu 128.888.000 đồng, phản ánh chính xác cấu trúc chi phí gồm 76.698.666 đồng chi phí nhân công trực tiếp và 52.189.555 đồng chi phí sản xuất chung lũy kế.
  3. Phân định rõ cơ chế phân bổ chi phí gián tiếp: Hệ thống hóa hai nhóm tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung tại SIS Việt Nam: phân bổ theo tỷ lệ tiền lương nhân công trực tiếp đối với chi phí quản lý và phân bổ theo số lượng nhân sự tham gia đối với chi phí khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ và dịch vụ mua ngoài.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn trong quy mô một doanh nghiệp vừa và nhỏ (Công ty Cổ phần SIS Việt Nam); số liệu nghiên cứu chuyên sâu tập trung chủ yếu vào nhóm sản phẩm phần mềm theo đặc thù (dự án đơn lẻ) trong giai đoạn cuối năm 2014, chưa phân tích toàn diện chu kỳ chi phí của các phần mềm bản chuẩn đóng gói có điều kiện vốn hóa tài sản cố định vô hình.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu phương pháp kế toán chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) đối với các phần mềm đóng gói thương mại quy mô lớn theo chuẩn mực tài sản cố định vô hình.
    • Nghiên cứu ứng dụng phương pháp tính giá thành dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) để phân bổ chi phí sản xuất chung chính xác hơn trong các doanh nghiệp công nghệ thông tin.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên, học viên ngành Kế toán - Kiểm toán và các kế toán viên đang công tác tại các doanh nghiệp công nghệ thông tin, sản xuất phần mềm:

  • Hệ thống chứng từ và biểu mẫu kế toán: Cung cấp mẫu quyết định thành lập tổ dự án, bảng thanh toán lương theo dự án, bảng kê phụ cấp xăng xe/điện thoại, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng trích khấu hao TSCĐ và sổ chi tiết các tài khoản 622, 627, 154.
  • Phương pháp hạch toán chi phí đặc thù: Đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực hành cách bóc tách chi phí nhân công theo bậc lương, thưởng doanh số Net và hạch toán các khoản chi phí hoa hồng môi giới (TK 62782), công tác phí (TK 62781) trực tiếp cho từng hợp đồng kinh tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu trích nộp các khoản bảo hiểm theo lương tại Công ty CP SIS Việt Nam được thực hiện theo tỷ lệ nào?
Doanh nghiệp trích tổng cộng 32.5% tính trên tiền lương cơ bản của người lao động. Trong đó, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 22% (BHXH: 18%, BHYT: 3%, BHTN: 1%) và khấu trừ trực tiếp vào tiền lương của người lao động là 10.5% (BHXH: 8%, BHYT: 1.5%, BHTN: 1%).

2. Tiền thưởng doanh số dự án cho nhân viên trực tiếp sản xuất được tính như thế nào?
Khoản thưởng này được tính bằng 5% Doanh số Net của dự án sau khi dự án hoàn thành và nghiệm thu. Doanh số Net được xác định bằng Doanh số dự án trừ đi các chi phí mua ngoài phát sinh cho dự án đó.

3. Tại sao doanh nghiệp không sử dụng Tài khoản 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) trong quá trình tính giá thành?
Do đặc thù ngành sản xuất phần mềm là tạo ra các sản phẩm trí tuệ vô hình, quá trình lập trình và đóng gói không tiêu hao nguyên vật liệu xuất xưởng truyền thống. Chi phí hình thành sản phẩm chủ yếu là chất xám của nhân viên kỹ thuật (TK 622) và các chi phí hỗ trợ vận hành máy móc, bản quyền, văn phòng (TK 627).

4. Quy định về mức trần chi phí công tác phí và hoa hồng giới thiệu khách hàng tại công ty là bao nhiêu?
Ban Giám đốc công ty quy định mức trần tối đa cho chi phí công tác phí (TK 62781) là không vượt quá 10% tổng giá trị dự án, và chi phí hoa hồng giới thiệu/tiếp khách (TK 62782) cũng có mức tối đa là 10% tổng giá trị hợp đồng dự án.

5. Tổng giá thành nghiệm thu và kết chuyển của Dự án Công ty TNHH TM-CN Phú Hà (DA30) là bao nhiêu?
Tổng giá thành sản xuất thực tế hoàn thành của dự án Phú Hà khi nghiệm thu bàn giao vào ngày 30/10/2014 là 128.888.000 đồng, được kết chuyển toàn bộ từ TK 154 sang TK 632 (gồm 61.071.000 đồng chi phí dở dang đầu kỳ và 67.817.000 đồng chi phí phát sinh trong tháng 10/2014).

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Lưu Thị Oanh đã phản ánh chi tiết và hệ thống toàn bộ quy trình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Cổ phần SIS Việt Nam. Nghiên cứu đã làm nổi bật các đặc trưng hạch toán riêng biệt của ngành công nghệ thông tin thông qua việc theo dõi chi phí theo mã dự án, loại bỏ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn. Các bảng biểu, số liệu thực tế về dự án phần mềm Phú Hà là nguồn tư liệu thực tiễn có giá trị cao cho việc nghiên cứu và tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp phần mềm tại Việt Nam.