CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về bán hàng: Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiêp, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, đồng thời doanh nghiệp nhận được quyền thu tiền hoặc thu tiền từ khách hàng.
Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, đồng vốn chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hóa) sang hình thái giá trị (tiền tệ) và kết thúc vòng chuyển vốn của doanh nghiệp. Vì vậy, thúc đẩy quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau: - Có sự trao đổi, thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán.
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp XĐKQKD của mình. Khái niệm về xác định kết quả bán hàng: Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thi kết quả bán hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ.
Viêc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng và xác định kết quả bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau. Bán hàng là cơ sở để XĐKQKD, còn 5 kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để nhà quản lý đưa ra quyết định tiếp tục tiêu thụ mặt hàng, hàng hóa nào không còn phù hợp với nhu cầu của thị trường. Phương thức bán hàng Quá trình bán hàng của doanh nghiệp có thể được thực hiện thông qua các phương thức bán hàng khác nhau, có thể hiểu là cách thức doanh nghiệp sử dụng để tiêu thụ hàng hóa.
Trong doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: Phương pháp bán buôn: là hình thức bán hàng với số lượng lớn cho các đơn vị thương mại, doanh nghiệp sản xuất,.để phân phối phốn, chuyển bán cho các đại lý, cửa hàng bán lẻ. Giá bán của hàng hóa bán buôn thường biến tùy thuộc và khối lượng giao dịch và cách thức thanh toán. Sau khi bán buôn, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông tin và chưa đi vào tiêu dùng. Do đó, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện.
Trong bán buôn thường bao gồm 2 phương thức: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn hóa vận chuyển thẳng. + Bán buôn hàng hóa qua kho: với công thức bán buôn hàng hóa này sẽ được xuất tại kho của người bán. Bên mua có thể là người đại diện đến lấy hoặc có thể là bên bán vận chuyển hàng hóa cho bên mình. Chi phí vận chuyển sẽ làm 2 bên thỏa thuận.
+ Bán hàng hóa vận chuyển thẳng: theo phương thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua. - Phương thức bán lẻ: khác với bán buôn, bán lẻ thường áp dụng đối với khách hàng là người tiêu dùng, nhu cầu mua hàng với số lượng nhỏ biến động phụ thuộc vào yêu cầu và mục đích của khách hàng nên giá bán thường ổn định và có xu hướng cao hơn nên với giá của hàng hóa bán buôn. Tuy nhiên, bán hàng theo phương thức này có điểm đặc biệt là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông tin và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. - Phương thức đổi hàng: là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đen vật tư, hàng hóa của mình để đổi lấy vật vư, hàng hóa của người mua.
Trong trường hợp có sự cố xảy ra về giá trị thay đổi thì được coi là giao dịch tạo doanh thu, được phép ghi nhận lãi, lỗi. - Ngoài ra còn các phương thức khác: bán hàng qua đại lý, ký gửi, bán hàng trả thưởng trả góp,. Phương thức thanh toán Để hỗ trợ cho công tác bán hàng đạt hiệu quả thì ngoài các phương pháp tiêu thụ doanh nghiệp còn sử dụng một số hình thức thanh toán khác nhau nhằm phần góp sức 6 mạnh thu hồi vốn kinh doanh. Thanh toán tiền hàng có thể được coi là khâu cuối cùng của nghiệp vụ bán hàng.
Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu theo các phương thức sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức thanh toán tiền mặt phổ biến nhất, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt khi nhận được hàng. Hình thức này thường được sử dụng trong trường hợp người mua là những khách hàng nhỏ, mua hàng với số lượng không nhiều hoặc có khả năng thanh toán tức thời tại thời điểm giao hàng. - Thanh toán không dùng tiền mặt: Là phương thức được thực hiện thông qua trung gian là các Ngân hàng, Ngân hàng có nhiệm vụ chuyển tiền từ TK của người mua sang TK của người bán. Hiện nay có rất nhiều hình thức được ứng dụng như thanh toán bằng thẻ, séc, nhiệm vụ chi, nhiệm vụ thu, thư tín dụng.
Trong những trường hợp người mua hàng với số lượng lớn ứng dụng thanh toán không sử dụng tiền mặt sẽ khiến cho công việc thanh toán trở nên an toàn và tiện lợi hơn. - Bán chịu và tính lãi: Theo phương thức này, người mua thanh toán tiền sau thời điểm nhận hàng một khoảng thời gian nhất định mà 2 bên thỏa thuận, hết thời gian đó người mua hàng sẽ phải thanh toán hết toàn bộ giá trị hàng đã mua cộng thêm một khoản phí gọi là lãi từ việc chả chậm này. - Bán hàng trả góp: Là phương thức cho vay mà theo do các kỳ trả nợ gốc và lãi trùng nhau, số tiền trả nợ của mỗi kỳ là bằng nhau, số lãi được tính trên số dư nợ gốc và số ngày thực tế của kỳ hạn trả nợ. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.
Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng a) Đối với doanh nghiệp: Đối với một doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp thương mại thì tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ một vai trò hết sức quan trọng bởi nó tạo ra nguồn thu chủ yếu cho doanh nghiệp, là mắt xích quan trọng quyết định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường kinh tế. Ngoài ra, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò không thể thiếu trong việc hạn chế được sự thật thoát hàng hóa, phát hiện được các hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình hoàn vốn. Qua các số liệu trên các báo cáo tài chính, doanh nghiệp nắm bắt được mức độ hoàn chỉnh về kết quả bán hàng và xác định kết quả bán hàng, từ đó phát hiện những thiếu sót mất cân đối giữa các khâu mua và khâu bán để có biện pháp giải quyết kịp thời. 7 b) Đối với nhà nước: Từ các số liệu được cung cấp từ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó thực hiện được chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, đồng có thể kiểm tra việc chấp hành về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, từ đó đưa ra những chính sách phù hợp phát triển toàn diện nền kinh tế quốc dân.
c) Đối với nhà đầu tư: Qua số liệu mà kế toán bán hàng và kết quả bán hàng cung cấp đối tác của doanh nghiệp thấy được khả năng mua, dự trữ, bán các mặt hàng của doanh nghiệp, từ đó có quyết định đầu tư hay cho vay vốn đối với doanh nghiệp. Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, kế toán được coi là một trong những công cụ đắc lực không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đối với sự quản lý vĩ mô của nhà nước, chính vì vậy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép đầy đủ, tạm thời doanh thu hàng bán ra trên thị trường, xác định tình hình và sự thay đổi trong doanh thu từng hoạt động bán hàng theo chỉ tiêu lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ, toàn bộ bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về số lượng và giá trị hàng hóa giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định liệu có nên tiếp tục sản xuất mặt hàng kinh doanh hay không, nhu cầu của khách hàng hàng là gì,. từ đó định hướng mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. - Tính toán và ghi chép chính xác, đầy đủ giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng dự kiến kết quả kinh doanh theo đúng chính sách chế độ mà Nhà nước ban hành.
- Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện, kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và kỷ luật thanh toán, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Cung cấp thông tin kết hợp phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động bán hàng, CCDV giúp Nhà quản trị nắm rõ tình hình chung của doanh nghiệp từ đó xây dựng phương án kinh doanh hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.