CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THÉP TÂN HOÀNG GIANG 1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang - Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Nói cách khác đây là quá trình doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và khách hàng đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán. Để thực hiện quá trình này, vốn của doanh nghiệp thương mại chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Hàng hóa được đem đi bán trong doanh nghiệp thương mại là hàng hóa, vật tư hoặc lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Trong qua quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hóa bán được là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hóa của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trường Như vậy công tác bán hàng có ý nghĩa hết sức to lớn. Nó là công đoạn cuối cùng của giai đoạn tái sản xuất. Doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác bán hàng sẽ tạo điều kiện thu hồi vốn, bù đắp chi phí, thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà Nước thông qua việc nộp thuế, đầu tư phát triển tiếp, nâng cao đời sống của người lao động trong doanh nghiệp Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang là một công ty kinh doanh thương mại nên khâu bán hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động của công ty, khẳng định sự tồn tại và phát triển của công ty SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 4 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề 1.
Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang Công ty chuyên cung cấp các loại thép hình, thép góc, thép u, I các loại. Các mặt hàng của công ty đa dạng, phong phú bao gồm : - Kinh doanh vật liệu xây dựng. - Sản xuất, cán thép. - Sản xuất, gia công, mua bán hàng cơ, kim khí.
- Sản xuất, gia công, mua bán thép hình, tôn tấm, đinh, dây thép, lưỡi thép và các sản phẩm từ thép, tôn. Thị trường của Công ty Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang là một công ty chuyên kinh doanh các loại thép phục vụ cho việc xây dựng. Công ty mới đi vào hoạt động được gần 5 năm gặp rất nhiều khó khăn nhưng với sự nhiệt tình, năng động của cán bộ công nhân viên công ty đã và đang mở rộng thị trường tiêu thụ của mình Hiện tại thị trường của công ty tập trung ở địa bàn Hà Nội là chủ yếu và đang phát triển ra một số tỉnh lân cận. Dưới đây là danh sách một số khách hàng quen thuộc của công ty: Công ty CP Kim khí Đông Anh: Đông Anh – HN Công ty TNHH một thành viên ô tô 1-5 : Đông Anh – HN Công ty TNHH cơ khí Đức Giang: 27Bngõ hòa binh2 – Minh Khai – HN Công ty Cp Cơ kHí Xây Dựng CPT: Cụm Cn Hiệp Hòa – Bắc Giang DN Tư Nhân Tuyết Nga : Phường Minh Tân – TP Yên Bái Công ty TNHH Sản Xuất và TM Ánh Xuân: Phường Hợp Giang – TX Cao Bằng.
Công ty CP Cơ Khí Tiến Mạnh: Phường Hà Khẩu – T Quảng Ninh Công ty TNHH Minh Đức: 635 Lê Duẩn- TP Pleiku – Gia Lai SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 5 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề ……………. Phát huy những điểm mạnh nói trên, công ty Hoàng Giang đã đặt quan hệ với một số tập đoàn lớn trong nước và trên thế giới như Gang thép thái nguyên, Tschibo. Tuy nhiên thị trường chủ yếu của công ty hoàng giang vẫn là: Yên Bái, Lào cai, Phú thọ, Vĩnh Phúc…. Đây là những thị trương tiềm năng vì đây là những thành phố đang phát triển hiện nay.
Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang Hoạt động mua bán hàng hóa trong công ty thường được tiến hành theo một trong hai phương thức bán buôn và bán lẻ, hoặc có thể tiến hành đồng thời cả hai phương thức, ngoài ra còn có một số phương thức bán hàng khác như: bán hàng gửi đại lý, bán hàng theo phương thức trả góp… 1) Bán buôn hàng hóa: Có hai phương thức bán hàng là bán qua kho và bán hàng qua vận chuyển thẳng. Bán buôn hàng hóa qua kho: theo phương thức này hàng hóa mua về nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán. Phương thức bán hàng qua kho có hai hình thức giao nhận: Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiêp thương mại nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa, giao trực tiếp cho đại diện bên mua.
Sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng, hàng hóa được xác nhận là đã tiêu thụ. Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa bằng phương tiện của mình hoặc thuê ngoài, vận chuyển tới địa điểm đã thỏa thuận. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. Số hàng này chỉ được xác định là đã tiêu thụ khi SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 6 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề bên mua nhận được hàng, thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán.
2) Bán lẻ hàng hóa : Bán lẻ hàng hóa là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng với số lượng ít.Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng, còn việc bán hàng thu tiền có người chuyên trách làm công việc này. Trình tự được tiến hành như sau: Khách hàng xem xong hàng hóa đồng ý mua, người bán viết “hóa đơn bán lẻ” giao cho khách hàng đến bàn thu tiền để đóng dấu “đã thu tiền”, khách hàng đem hóa đơn đó đến nhận hàng 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hang của Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang Mặc dù chiến lược marketing và phân phối của công ty thể hiện được mối quan hệ giữa công ty và thị trường nhưng việc áp dụng những chiến lược ấy hoàn toàn là trách nhiệm của từng cá nhân đại diện bán hàng. Vấn đề còn lại là công ty phải xây dựng một mô hình tổ chức hoạt động bán hàng của mình thể hiện được chính sách marketing và phân phối của họ, đồng thời tạo điều kiện để lực lượng bán hàng thể hiện được chiến lược công ty. Việc xây dựng mô hình tổ chức ấy đòi hỏi phải có sự thấu hiểu từng loại lực lượng bán hàng những chỉ tiêu chiến lược phân phối và những phương án mô hình tổ chức khác nhau.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng chính là tổ chức lực lượng bán hàng. Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa công ty và thị trường. Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng này lại có thể được chia thành 2 loại: bên trong và bên ngoài.
Lực lượng bán hàng bên trong (tại chỗ): Hầu hết lực lượng bán hàng bên trong tập trung ở một cơ quan, ở văn phòng và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại. Lực lượng bán hàng này có thể được dùng như lực SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 7 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề lượng chính yếu của công ty, là lực lượng hỗ trợ cho lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài công ty. Lực lượng này bao gồm có giám đốc, các trưởng phòng, nhân viên kế toán, nhân viên kho Lực lượng bên ngoài công ty có trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ cho khách hàng thông qua giao dịch trực tiếp với khách hàng. Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài này hàng ngày trình bày sản phẩm của công ty cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Để việc bán hàng đạt hiệu quả và thu được kết quả cao nhất đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các lực lượng bán hàng ( giữa các phòng ban) từ việc tìm kiếm nguồn hàng, mua hàng, nhập hàng, bảo quản kiểm tra, tìm đầu ra, tính toán lãi lỗ… dưới đây là nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng: Phòng kinh doanh, marketing: Việc bán hàng chỉ bắt đầu khi bạn có một sản phẩm. Việc bán hàng có phát triển được hay không một phần phụ thuộc vào việc năng động của công ty là như thế nào. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc hệ thống khách hàng. Khai thác và phát triển thị trường dựa theo chiến lược phát triển của công ty.
Đánh giá nhu cầu của khách hàng, xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh nhằm phát triển sản phẩm, mở rộng hệ thống đại lý. Nhân viên marketing có nhiệm vụ xây dựng hoặc đề xuất xây dựng các mối quan hệ chiến lược nhằm quảng công ty, hỗ trợ các nhân viên kinh doanh quảng cáo sản phẩm Kho Hàng: + Quản lý kho hàng. Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp + Giữ gìn, bảo quản tránh mất mát hỏng hóc hàng hóa + Chịu trách nhiệm xuất, nhập hàng hóa Giao Nhận: + Thực hiện việc vận chuyển hàng hóa. SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 8 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề + Giao dịch trực tiếp với khách hàng + Cập nhật thông tin và thu nhận những phản hồi của khách hàng.
Phòng kế toán + Theo dõi hàng bán về mặt số lượng và giá trị + Cập nhật đầy đủ các chứng từ và phản ánh đầy đủ vào sổ kế toán + Cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh của công ty SV: Lê Thị Xuân – Lớp KT3K40 9 Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo chuyên đề CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP TÂN HOÀNG GIANG 2. Kế toán doanh thu Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp Công ty TNHH Thép Tân Hoàng Giang áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng “Hóa đơn giá trị gia tăng”.