CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Khái niệm về bán hàng Bán hàng ở các đơn vị kinh doanh là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD ở đơn vị, thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đó được thoả mãn và giá trị của hàng hoá được thực hiện.
Bán hàng cũng là quá trình thực hiện giá trị sử dụng của hàng hoá thông qua quan hệ trao đổi, đó là quá trình doanh nghiệp (DN) cung cấp hàng hoá cho khách hàng và khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho DN. Khái niệm và phương pháp xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì KQKD là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì KQKD là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thông thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mỗi DN.
Thời điểm xác định doanh thu hàng hoá là thời điểm mà DN thực sự mất quyền sở hữu hàng hoá đó và người mua thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Khi đó mới xác định là tiêu thụ, mới được ghi doanh thu. Kết quả bán hàng là chỉ tiêu hiệu quả hoạt động lưu chuyển hàng hóa, cũng như các hoạt động SXKD và dịch vụ. Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1 Trong quá trình SXKD thương mại, bán hàng và xác định kết quả bán hàng tuy là khâu cuối cùng nhưng lại đóng vai trò trọng yếu, tác động đến sự thành bại của DN.
Do đó, chúng thực sự có sự liên kết và có mối quan hệ qua lại, tác động, ảnh hưởng lẫn nhau. Thật vậy, tiêu thụ hàng hóa là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. Việc xác định kết quả bán hàng đạt được lại chính là cơ sở để xác định chính xác hiệu quả hoạt động SXKD trong kỳ; xác định nghĩa vụ của DN đối với Nhà nước: phần Thuế phải nộp; xác định được chi phí phục vụ cho SXKD đã bỏ ra và số lợi nhuận thu về. Mặt khác, kết quả bán hàng sau mỗi kỳ hoạt động có tác động trực tiếp tới DN.
Bởi lẽ, bản chất của koạt động kinh doanh thương mại là buôn bán vật tư, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng cuối cùng của xã hội. Như vậy, bán hàng và kết quả bán hàng có mối liên hệ mật thiết không thể tách rời. Việc bán hàng hóa như thế nào là cơ sở xác định kết quả bán hàng. Ngược lại, kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để DN đưa ra quyết định sẽ tiếp tục tiêu thụ mặt hàng nào, giảm việc kinh doanh mặt hàng nào không còn thích ứng với nhu cầu của thị trường và giá cả ra sao.
Qua đây, ta có thể khẳng định kết quả bán hàng là mục tiêu hàng đầu của đơn vị hướng tới, còn bán hàng chính là “ phương tiện trực tiếp” để thực hiện. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng 1. Các phương thức bán hàng Việc bán hàng trong các DN thương mại nội địa có thể thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ, được chi tiết dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng. Cụ thể : Bán buôn hàng hoá là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các DN sản xuất.
Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào số lượng 2 hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: - Bán buôn qua kho: Là hàng được bán từ kho của các xí nghiệp bán buôn, nó được thể hiện dưới 2 hình thức: Giao hàng trực tiếp tại kho và chuyển hàng cho bên mua.
Theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho bên bán xuất hàng từ kho và giao trực tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận là bán khi bên mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng. Theo hình thức chuyển hàng thì bên bán xuất hàng từ kho để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng. Hàng được coi là bán khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền về số hàng đã nhận.
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hàng được giao bán ngay từ khâu mua không qua kho của xí nghiệp bán buôn. Phương thức bán buôn này cũng được thực hiện dưới 2 hình thức, bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba): DN thương mại nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình. Khi bên mua nhận đủ hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng thì hàng được coi là bán.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. DN thương mại nhận hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình. Khi nào hàng đến tay khách hàng họ được kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì hàng đã được coi là bán. Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số 3 lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng.
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị. - Hình thức bán hàng thu tiền trưc tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao cho khách.Việc thừa, thiếu hàng hoá ở quầy và tiền thu về bán hàng do nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm. - Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Ở quầy nhân viên thu ngân chuyên làm nhiệm vụ thu tiền và viết hoá đơn.
Căn cứ vào hoá đơn đã thu tiền nhân viên thu tiền bán hàng giao cho khách. Ở đây, thừa thiếu tiền bán hàng thuộc trách nhiệm của nhân viên thu ngân, thừa thiếu hàng hoá ở quầy thuộc trách nhiệm của nhân viên bán hàng. - Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. DN thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm.
Đối với hình thức này, về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. - Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các DN thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua.
- Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là hình thức bán hàng mà trong đó DN thương mại giao hàng cho 4 cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của DN thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, DN mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Các phương thức thanh toán Thông thường, việc thanh toán tiền mua hàng trong nước được thực hiện theo hai phương thức: Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… Phương thức thanh toán chậm trả: DN đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Chẳng hạn, điều kiện “1/10, n/20″ có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày thứ 11 đến hết ngày thứ 20, người mua phải thanh toán toàn bộ công nợ là “n”. Nếu hết 20 ngày mà người mua chưa thanh toán nợ thì họ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng.
Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đối với một DN nói chung và một DN thương mại nói riêng, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng, từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn.