CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm của bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bán hàng * Khái niệm: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp có thể được thực hiện thông qua nhiều phương thức bán hàng khác nhau, phương thức bán hàng có thể được hiểu là các cách thức mà doanh nghiệp sử dụng để tiêu thụ hàng hóa. Tóm lại bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và doanh nghiệp sẽ thu lại được tiền, hàng hóa hay một giá trị nào đó đã thỏa thuận. Theo quy định thì hàng bán phải thỏa mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán bằng một phương thức nhất định như là phải có hợp đồng, giấy chuyển giao, … - Hàng hóa phải thuộc diện doanh nghiệp kinh doanh, mua vào hoặc gia công chế biến.
Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thì việc bán được hàng hóa là một yếu tố rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế. * Vai trò và ý nghĩa của bán hàng - Thông qua việc bán hàng mà giúp cho doanh nghiệp thu hồi được vốn, trang trải được chi phí và đảm bảo được lợi nhuận giúp cho doanh nghiệp phát triển được. 6 - Bên cạnh đó, kết quả bán hàng còn là chỉ tiêu tài chính quan trọng để thể hiện rõ nét hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có điều kiện để tham gia thị trường vốn, nâng cao năng lực tài chính cho mình.
Xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa doanh thu mà doanh nghiệp thu về được so với chi phí kinh doanh mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình bán hàng. Nếu doanh thu của doanh nghiệp lớn hơn so với chi phí bỏ ra thì doanh nghiệp hoạt động có lãi, nếu doanh thu của doanh nghiệp thu về so với số chi phí bỏ ra thì doanh nghiệp bị lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng tùy theo đặc điểm loại hình của từng doanh nghiệp, có thể là vào cuối ngày, cuối mỗi tháng, mỗi quý, … Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, kết quả bán hàng được xác định theo công thức sau: Kết quả bán hàng Doanh thu về Giá vốn Chi phí quản lý = - - bán hàng bán hàng kinh doanh Như vậy kết quả bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng để doanh nghiệp xác định được chất lương hoạt động kinh doanh của mình, từ đó đưa ra những quyết định trong kinh doanh sao cho phù hợp hơn. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kế toán bán hàng Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là khâu bán hàng thì các doanh nghiệp thường có những công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán được xem là một trong những công cụ hữu hiệu nhất.
Những con số của kế toán bán hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế mà kế toán bán hàng có những chức năng rất quan trọng: - Theo dõi bán hàng hóa, dịch vụ theo từng bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. Điều này giúp cho nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả nhất, tránh gây thất thoát, lãng phí nguồn nhân lực. Đồng thời từ đó mà doanh nghiệp nhìn nhận, đánh giá được nguồn nhân lực của mình.
7 - Theo dõi và tổng hợp các hóa đơn bán hàng Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc xác định kết quả bán hàng có vai trò rất quan trọng trong từng bước kiểm soát hóa đơn, chứng từ, chống thất thoát chúng và kịp thời phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển từ đó có biện pháp xử lý để làm tăng quá trình luân chuyển vốn - Liên kết với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán kho - Theo dõi các khoản phải thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng - Liên kết với kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán bán hàng có những nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, thuế giá trị gia tăng của từng nhóm mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hay từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc, … - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra chặt chẽ, đôn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình trạng trả nợ, … - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng hóa dịch vụ phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
8 - Tham mưu cho các lãnh đạo, cấp trên về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong doanh nghiệp 1. Phương thức bán hàng a. Bán buôn Bán buôn hay còn được hiểu như hình thức bán sỉ là một hoạt động buôn bán hàng hóa với số lượng lớn và từ một hay nhiều nhà cung cấp với nhiều mẫu mã và được bán lại cho người bán lẻ với số lượng nhỏ.
Bán buôn được chia làm 2 hình thức: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng * Hình thức bán buôn qua kho: Đây là một hình thức bán hàng được xuất trực tiếp từ kho của các công ty, doanh nghiệp sản xuất. Bán buôn qua kho có 2 hình thức chính: - Bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp: đây là một hình thức đại diện cá nhân đến thực tế tại kho hàng đề nhận hàng. Các doanh nghiệp thương mại sẽ có nhiệm vụ xuất hàng giao trực tiếp cho đại diện của bên mua. Sau đó kiểm hàng và thanh toán hàng hoặc có thể nợ thanh toán.
- Bán buôn qua kho chuyển hàng: Phương thức này sẽ căn cứ vào bản hợp đồng đã được ký kết thỏa thuận giữa 2 bên. Bên doanh nghiệp sẽ xuất hàng hóa và dùng phương thức vận chuyển tại doanh nghiệp hoặc sẽ thuê ngoài để chuyển hàng hóa đến người mua theo địa chỉ mà người mua cung cấp. Về chi phí vận chuyển bên nào thanh toán thì sẽ nói rõ trong hợp đồng. * Hình thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: đây là một hình thức doanh nghiệp thương mại sau khi giao dịch mua hàng và nhận được hàng, không chuyển về địa chỉ kho mà được chuyển thẳng đến người mua.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng được thực hiện dưới 2 hình thức: - Giao hàng trực tiếp: Doanh nghiệp sau khi mua hàng sẽ giao trực tiếp cho người mua tại kho của họ. - Chuyển hàng: Doanh nghiệp sau khi mua hàng thì sẽ sử dụng phương tiện 9 vận tải của mình hoặc sử dụng các phương thức giao hàng bên ngoài để giao cho người mua ở một địa điểm nào đó được quy định trong hợp đồng. Bán lẻ Bán lẻ là việc mua các sản phẩm từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn hoặc những công ty bán lẻ lớn để bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng. Các tổ chức bán lẻ có quy mô khác nhau, chúng có thể là một cửa hàng đơn lẻ hay là một chuỗi các cửa hàng.
Bán lẻ thường bán với số lượng ít, giá bán ổn định và thường có giá cao hơn so với việc bán buôn. Bán lẻ được chia làm 6 hình thức khác nhau: * Bán lẻ thu tiền tập trung: đây là hình thức bán hàng mà việc thu tiền và giao hàng cho người mua được tách biệt nhau. Mỗi quầy hàng sẽ có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền, viết hóa đơn bán hàng để đưa cho khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc kiểm kê số lượng hàng tồn để xác định số lượng hàng hóa đã bán ra trong ngày để lập báo cáo bán hàng.
Sau đó nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. * Bán lẻ thu tiền trực tiếp: đây là hình thức mà nhân viên bán hàng và thu tiền trực tiếp của khách hàng và giao hàng luôn cho khách. Thường hình thức này áp dụng cho các cửa hàng nhỏ lẻ, chỉ có một vài nhân viên thực hiện viện bán hàng. * Bán lẻ tự phục vụ: đây là hình thức mà khách hàng tự lựa chọn hàng hóa, mang đến quầy tính tiền và thanh toán tiền hàng.
Nhân viên thu ngân sẽ kiểm hàng, tính tiền và lập hóa đơn bán hàng, thu tiền và giao hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Hình thức này thường áp dụng cho các hệ thống chuỗi cửa hàng lớn như là hệ thống siêu thị bán lẻ, nơi có rất nhiều mặt hàng bán lẻ. * Bán trả góp: đây là hình thức mà người mua sẽ thanh toán tiền hàng nhiều lần. Ngoài việc trả đúng số tiền mà khách hàng phải thanh toán thì khách hàng còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm.
Đối với hình thức này thì bên bán chỉ mất quyền sở hữu hàng hóa khi người mua thanh toán đủ tiền hàng. Tuy nhiên, khi hạch toán thì hàng hóa trả góp này vẫn được ghi nhận là một khoản doanh thu.