Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp là các đơn vị kinh tế độc lập tự chủ về tài chính, tự hạch toán và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Để tồn tại và phát triển, điều kiện quyết định đối với một doanh nghiệp thương mại là phải tiêu thụ được hàng hóa nhằm nhanh chóng thu hồi vốn, bù đắp chi phí phát sinh, tạo lập lợi nhuận và tái đầu tư mở rộng quy mô hoạt động. Bán hàng giữ vai trò là khâu cuối cùng trong chu chuyển vốn và là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng. Trong hệ thống công cụ quản lý điều hành, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ vị trí trọng yếu, chiếm tỷ trọng công việc lớn và cung cấp thông tin tài chính phục vụ việc ra quyết định.

Nghiên cứu được tác giả Phạm Hồng Minh (sinh viên chuyên ngành Kế toán, lớp KTA-K41, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Mai Chi, tập trung giải quyết các nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các đặc điểm tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh thương mại tại doanh nghiệp thực tập.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, kế toán chi phí quản lý kinh doanh và kế toán xác định kết quả bán hàng tại đơn vị.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong tổ chức hạch toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức kế toán doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh và quy trình xác định kết quả bán hàng.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo (Địa chỉ: 43 Đường Láng, quận Đống Đa, TP. Hà Nội; Mã số thuế: 0105253223).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong kỳ kế toán năm 2012, trọng tâm là số liệu thực tế tháng 5 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành áp dụng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thời điểm nghiên cứu:

  • Chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Quy định trích khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo phương pháp khấu hao đường thẳng căn cứ quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
  • Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO); tính giá hàng hóa nhập kho theo giá mua thực tế (chưa bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ cộng chi phí thu mua và hao hụt định mức).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp Thẻ song song kết hợp giữa Thẻ kho của Thủ kho và Sổ chi tiết hàng hóa của Phòng Kế toán.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung, được tổ chức xử lý trên phần mềm kế toán máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc phát sinh thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Giấy báo Có ngân hàng...).
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2 và mở chi tiết theo vụ việc; thực hiện quy trình ghi sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đối chiếu giữa lý luận hạch toán kế toán với quy trình luân chuyển chứng từ và ghi chép thực tế tại doanh nghiệp khảo sát.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo

Chương này trình bày tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu quản trị bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo:

  • Danh mục hàng bán: Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng vật liệu xây dựng, phân chia thành 4 nhóm chính kèm mã quản lý:
    • Xi măng (Mã XM 01): Xi măng PCB 30 (XM 011), Xi măng PCB 40 (XM 012).
    • Thép các loại (Mã Th 01): Thép Ф 6 (Th 011), Thép Ф 8 (Th 012), Thép Ф 10 (Th 013)...
    • Cát các loại (Mã Ct 01): Cát vàng (Ct 011), Cát đen (Ct 021), Cát mịn (Ct 031)...
    • Đá các loại (Mã Đ 01): Đá 1x2 (Đ 011), Đá 3x4 (Đ 012), Đá cấp phối (Đ 013), Đá dăm...
  • Thị trường đầu vào: Công ty là đại lý cấp 1 của các nhà máy sản xuất xi măng lớn (Công ty CP Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Hoàng Thạch, Xi măng Hà Tiên, Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh, TNHH MTV Xi măng Thanh Sơn) và nhà phân phối sắt thép (Tập đoàn Hòa Phát, Thép Pomina, Gang Thép Thái Nguyên, Thép Úc SSE, Thép Việt – Ý). Riêng đá xây dựng được thu mua trực tiếp tại mỏ đá của Công ty TNHH Đại Đồng Tiến (Yên Bái) và Công ty CP Xuất Nhập khẩu Khoáng sản Ninh Bình.
  • Thị trường đầu ra: Thị trường trọng điểm là miền Bắc (chiếm khoảng 90% sản lượng tiêu thụ). Các khách hàng lớn bao gồm: Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Hòa Sơn, Công ty CP Thương mại Thành Đạt, Công ty TNHH Mặt trời mọc, Công ty CP Sông Đà, Công ty CP Xây dựng Bạch Đằng...
  • Phương thức bán hàng và thanh toán: Phương thức bán buôn qua kho chiếm tỷ trọng 80 – 90% tổng doanh thu; bán lẻ trực tiếp qua kho chiếm tỷ trọng nhỏ. Chính sách thanh toán cho phép khách quen trả chậm từ 5 đến 10 ngày; khách hàng theo hợp đồng kinh tế thanh toán theo thời hạn thỏa thuận; khách lẻ thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
  • Tổ chức quản lý bán hàng: Ban Giám đốc trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế; Ban Kinh doanh và Marketing phụ trách tiếp thị, vận chuyển, giao nhận; Phòng Kỹ thuật kiểm định chất lượng vật tư trước khi xuất bán; Phòng Kế toán thực hiện theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, quản lý kho và lập báo cáo kết quả bán hàng.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo

Tác giả mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán từng phần hành tại công ty:

1. Kế toán doanh thu bán hàng

  • Hệ thống chứng từ: Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTGT3/001 gồm 3 liên: Liên 1 lưu nội bộ, Liên 2 giao khách hàng, Liên 3 giao phòng kế toán), Phiếu thu, Phiếu xuất kho, Giấy báo Có.
  • Tài khoản sử dụng: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) được mở chi tiết thành TK 5111 (Xi măng), TK 5112 (Thép), TK 5113 (Cát), TK 5114 (Đá). Các tài khoản cấp 2 này được theo dõi chi tiết theo vụ việc (Mã vụ việc XM 011: Xi măng PCB 30; Mã vụ việc XM 012: Xi măng PCB 40). Ngoài ra sử dụng các tài khoản đối ứng: TK 111, TK 112, TK 131, TK 3331.
  • Hạch toán giảm trừ doanh thu: Doanh nghiệp không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532; các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được ghi giảm trực tiếp vào doanh thu. Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại không phát sinh do hàng hóa được Phòng Kỹ thuật kiểm định nghiêm ngặt từ khâu thu mua đến bảo quản.
  • Số liệu minh họa: Nghiệp vụ xuất bán 15 tấn Xi măng PCB 40 ngày 01/05/2012 cho Công ty CP Đầu tư và Xây dựng Hòa Sơn theo Hóa đơn GTGT số 0036801 (Ký hiệu ĐĐ/12PP): Đơn giá chưa thuế là 1.200.000 đồng/tấn, doanh thu chưa thuế 18.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.800.000 đồng, tổng thanh toán bằng tiền mặt là 19.800.000 đồng (Phiếu thu số 25, định khoản Nợ TK 1111 / Có TK 5111: 18.000.000 đồng, Có TK 3331: 1.800.000 đồng).

2. Kế toán giá vốn hàng bán

  • Chứng từ và thủ tục: Phiếu nhập kho (3 liên: Kinh doanh lưu, Kế toán lưu, Thủ kho lưu), Phiếu xuất kho (3 liên: Thủ kho lưu ghi Thẻ kho, Kế toán lưu tính tiền và ghi sổ, giao khách hàng 1 liên).
  • Hạch toán chi tiết: Thủ kho theo dõi về mặt hiện vật trên Thẻ kho (Mã XM012). Kế toán bán hàng theo dõi đồng thời hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa (TK 156) và Sổ chi tiết TK 6321.
  • Tài khoản sử dụng: TK 632 (Giá vốn hàng bán), mở chi tiết TK 6321 (Xi măng), TK 6322 (Thép), TK 6323 (Cát), TK 6324 (Đá) và theo dõi theo mã vụ việc.
  • Số liệu minh họa: Ngày 01/05/2012, xuất kho 15 tấn Xi măng PCB 40 bán cho Công ty Hòa Sơn theo Phiếu xuất kho số 01/5, đơn giá vốn xuất kho theo phương pháp FIFO là 854.500 đồng/tấn, tổng giá trị xuất kho là 12.817.500 đồng (Định khoản Nợ TK 6321 / Có TK 1561: 12.817.500 đồng).

3. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh

  • Đặc điểm hạch toán: Công ty áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC nên không hạch toán riêng chi phí bán hàng (TK 641) mà tập hợp chung toàn bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp vào TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh).
  • Tài khoản cấp 2 sử dụng:
    • TK 6421: Chi phí tiền lương cho công nhân viên.
    • TK 6423: Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng.
    • TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ.
    • TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
    • TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
    • TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
  • Chi phí phát sinh thực tế tháng 5/2012:
    • Tiền lương và bảo hiểm: Lương cơ bản 141.635.000 đồng, phụ cấp 15.000.000 đồng, các khoản trích theo lương tính vào chi phí kinh doanh là 28.568.000 đồng (người lao động trích nộp 3.000.000+ đồng).
    • Khấu hao TSCĐ: Trích khấu hao tháng 5/2012 là 15.139.000 đồng (trong đó có máy tính Asus K53E mua ngày 15/04/2012 nguyên giá 14.000.000 đồng, thời gian sử dụng 3 năm).
    • Công cụ dụng cụ: Xuất máy in Canon CN13 ngày 20/05/2012 trị giá 1.855.000 đồng theo Phiếu xuất vật tư XVT20.
    • Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Tiền điện 10.000.000 đồng, điện thoại 13.000.000 đồng; tiền văn phòng phẩm 1.744.600 đồng (Phiếu chi 119); tiền công tác phí 1.851.000 đồng (Phiếu chi 120); tiền tiếp khách và photocopy 950.000 đồng.

4. Kế toán xác định kết quả bán hàng

Cuối kỳ kế toán tháng 5/2012, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển từ Sổ Nhật ký chung lên Sổ Cái TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh):

  • Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 / Có TK 911: 1.350.000.000 đồng (theo số liệu kết chuyển doanh thu).
  • Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 / Có TK 632: 487.650.000 đồng.
  • Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh: Nợ TK 911 / Có TK 642: 197.000.000 đồng.
  • Kết chuyển lợi nhuận trước thuế: Nợ TK 911 / Có TK 421: 511.000.000 đồng (hoặc xác định lợi nhuận theo công thức: $LN = Doanh\ thu - GVHB - CPQLKD$).

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo

Tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp dựa trên thực tế công tác kế toán tại đơn vị:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng, không bị chồng chéo; việc ứng dụng máy vi tính và phần mềm kế toán giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý số liệu; công tác kiểm tra kỹ thuật vật tư đầu vào giúp loại trừ rủi ro hàng bán bị trả lại.
    • Nhược điểm: Việc gộp chung chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) làm giảm tính chi tiết trong quản trị chi phí từng khâu; các khoản giảm trừ doanh thu chưa được hạch toán qua tài khoản chuyên biệt; phần mềm kế toán đôi khi chưa khai thác tối đa chức năng lập báo cáo quản trị.
  • Các giải pháp hoàn thiện:
    • Về phần mềm kế toán đang sử dụng: Nâng cấp các phân hệ xử lý tự động, hoàn thiện tính năng kết xuất báo cáo bán hàng chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và nhóm mặt hàng.
    • Về chứng từ và sổ sách kế toán: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất - thu - chi; chuẩn hóa việc lập và lưu trữ sổ chi tiết, sổ tổng hợp.
    • Về hệ thống tài khoản sử dụng: Mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi riêng chi phí phát sinh trong khâu bán hàng và khâu quản lý chung; thiết lập quy trình theo dõi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại để phục vụ phân tích hiệu quả bán hàng.

Kết quả và đóng góp

Chỉ tiêu kế toán Phương pháp áp dụng tại đơn vị Tài khoản hạch toán chính Số liệu minh họa tháng 5/2012
Thuế GTGT Phương pháp khấu trừ TK 3331, TK 133 Thuế suất 10% trên hóa đơn bán lẻ/buôn
Doanh thu bán hàng Ghi nhận theo hóa đơn, hạch toán trên phần mềm TK 511 (5111, 5112, 5113, 5114) Bán 15 tấn xi măng: 18.000.000 đ
Giá vốn hàng bán Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) TK 632 (6321, 6322, 6323, 6324) Giá vốn 15 tấn xi măng: 12.817.500 đ
Hàng tồn kho Phương pháp Thẻ song song TK 156 (Thẻ kho và Sổ chi tiết) Đơn giá vốn bình quân xuất: 854.500 đ/tấn
Chi phí kinh doanh Gộp chung theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC TK 642 (TK 6421 đến TK 6428) Tổng kết chuyển: 197.000.000 đ
Kết quả kinh doanh Tập hợp doanh thu, giá vốn, chi phí cuối tháng TK 911, TK 421 Lợi nhuận kết chuyển: 511.000.000 đ

Các đóng góp cụ thể của khóa luận:

  • Phản ánh toàn diện và thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng vật liệu xây dựng tại doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
  • Làm rõ tính ứng dụng của hình thức sổ Nhật ký chung trên máy vi tính kết hợp phương pháp hạch toán hàng tồn kho bằng thẻ song song.
  • Đề xuất các giải pháp kỹ thuật cụ thể về hoàn thiện phần mềm, mẫu biểu chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc thù quản lý của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại cụ thể (Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo), dữ liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 5 năm 2012. Khung chế độ kế toán khảo sát dựa trên Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Khảo sát sự thay đổi của quy trình kế toán bán hàng khi doanh nghiệp chuyển đổi, cập nhật theo các chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa mới hơn (như Thông tư 133/2016/TT-BTC); phân tích sâu hơn về công tác kế toán quản trị bán hàng và kiểm soát công nợ phải thu khách hàng trong điều kiện thị trường cạnh tranh.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp tại các trường đại học khối ngành kinh tế khi thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp về mảng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại kinh doanh vật liệu xây dựng, phân phối sắt thép, xi măng trong việc tham khảo biểu mẫu luân chuyển chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 511, TK 632, TK 642, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính thuế GTGT nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.

2. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp nào để tính giá vốn hàng xuất kho và hạch toán chi tiết hàng tồn kho?

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính giá vốn hàng xuất kho. Đối với hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song (Thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho, Phòng Kế toán ghi chép cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa).

3. Tại sao doanh nghiệp lại hạch toán gộp chi phí bán hàng vào tài khoản 642?

Theo quy định của Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC), hệ thống tài khoản không bắt buộc mở riêng TK 641 (Chi phí bán hàng), do đó công ty sử dụng TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh) và mở các tài khoản cấp 2 (từ TK 6421 đến TK 6428) để tập hợp chung toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

4. Quy trình xử lý các khoản giảm trừ doanh thu và hàng bán bị trả lại tại công ty như thế nào?

Công ty không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu riêng biệt (TK 521, TK 531, TK 532). Các khoản chiết khấu, giảm giá được ghi giảm trực tiếp vào doanh thu. Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại không phát sinh nhờ quy trình kiểm tra chất lượng chặt chẽ của Phòng Kỹ thuật trước khi giao hàng cho khách.

5. Việc xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ kế toán tháng 5/2012 được thực hiện trên tài khoản nào?

Kế toán sử dụng TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tập hợp doanh thu từ bên Nợ TK 511, kết chuyển giá vốn từ bên Có TK 632 (487.650.000 đồng) và chi phí quản lý kinh doanh từ bên Có TK 642 (197.000.000 đồng), từ đó xác định số lãi chuyển sang TK 421 (Lợi nhuận chưa phân phối) là 511.000.000 đồng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Hồng Minh đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Đăng Đạo theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC). Thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp thực tế phát sinh trong tháng 5 năm 2012, tác giả đã làm rõ các bước hạch toán doanh thu, giá vốn theo phương pháp FIFO và chi phí quản lý kinh doanh. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất tập trung vào việc nâng cấp phần mềm, hoàn thiện chứng từ sổ sách và chi tiết hóa hệ thống tài khoản, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính thực tế tại đơn vị.