CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THIÊN LINH 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Thiên Linh Nền kinh tế Việt Nam ngày phát triển hơn, đời sống nhân dân cũng được cải thiện, nhu cầu sử dụng sản phẩm chất lượng cao, cùng sự hội nhập văn hóa với các nước trên thế giới, các sản phẩm truyền thống cũng như có thương hiệu nổi tiếng ngày càng được ưa chuộng. Rượu vang là loại sản phẩm được rất yêu thích hiện nay, nó hầu như không thể thiếu trong những sự kiện hợp tác kinh tế lớn, và trong đời sống. Nắm bắt được tâm lý và nhu cầu thị trường, công ty quyết định chiều hướng kinh doanh của mình chủ đạo là nhập khẩu các sản phẩm rượu vang từ các nước có truyền thống sản xuất lâu đời nổi tiếng như Pháp, Chile, Tây Ban Nha, Italy ….
Danh mục hàng bán của công ty TNHH Thương Mại Thiên Linh Công Ty TNHH Thương Mại Thiên Linh với chức năng chủ yếu là kinh doanh, mặt hàng hiện nay Công Ty kinh doanh là rượu vang nhập khẩu và rượu vang Đà Lạt. Các loại rượu có tại công ty đều được nhập khẩu từ chính hãng của các thương hiệu lớn như: Vina Ventisquero, Undurraga, Carta Vieja, 1 loạt các Chouteux nổi tiếng của Pháp như tập đoàn Grand Chai De France, Ch. Mouton Rothschild, Ch. Lafite Rothschild, Ch.
Haut Brion, Ch. Margaux, và các thương hiệu như Louis Eschenauer, Paul Mas, Camus, Gautier Cognac,. Với hơn 300 mặt hàng về rượu cùng với kế hoạch phát triển hàng năm, sự đa dạng về chủng loại, hương vị cũng như phong cách của các loại rượu tại công ty, chắc chắn sẽ làm cho các bữa ăn hoặc bữa tiệc của người thưởng thức trở nên hoàn hảo.Với những sản phẩm này công ty tự hào là nhà phân phối có uy tín đối với tất cả các khách hàng trên thị trường cả nước, nhiều công ty có danh tiếng đã tin tưởng hợp tác lâu dài với công ty. Phạm Thị Thuý Quỳnh Kế toán302 - K24 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kế Toán – Kiểm Toán Với 10 năm kinh nghiệm tại thị trường Việt Nam, cùng với mối quan hệ chặt chẽ với những nhà cung cấp tên tuổi trên thế giới, công ty đã đặt được những dấu ấn quan trọng trên thị trường rượu tại thị trường tiềm năng này, cam kết cung cấp những sản phẩm tốt nhất đến khách hàng, giữ uy tín với các đối tác và liên tục tìm kiếm cơ hội mới hơn nữa để làm giàu truyền thống và văn hóa rượu của con người Việt Nam.
Thị trường của Công ty TNHH Thương mại Thiên Linh Thị trường là nơi diễn ra hoạt động mua bán giữa người bán và người mua, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động này như các chủ trương chính sách đối nội đối ngoại, chính sách tiêu dùng của nhà nước, phong tục tập quán, truyền thống văn hóa, trình độ của nhân dân … Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu quyết định thành lập đã phải nắm bắt, tìm hiểu rõ thị trường mình sẽ tham gia hoạt động kinh doanh để có những quyết định đúng đắn và hiệu quả. Khi mới thành lập, thị trường chủ yếu của Công Ty TNHH Thương Mại Thiên Linh là bán lẻ và cho một số đại lý trên địa bàn Hà nội. Tuy nhiên cùng với xu thế phát triển của đời sống hiện đại, hiện nay Công Ty đã và đang phát triển thị trường khắp các tình thành trên khắp lãnh thổ Viêt Nam như: Hồ Chí Minh, Hải phòng, Đà Nẵng, Vinh… Hiện nay công ty đã mở rộng thành phương thức chủ yếu là bán buôn vàcó hệ thống phân phối như sau: Hệ thống các nhà cung cấp sản phẩm của công ty Nhập khẩu trực tiếp các loại rượu từ các đối tác kinh doanh nước ngoài: - Carta Viieja S.A, Bodegas, Undurraga, Ventis Quero (Chile) - Les Cave de Landiras, Overland Trade (Pháp) … Hệ thống đối tác kinh doanh chủ yếu - Các công ty: Cổ phần Thương Mại Thanh Tường, Bốn Tê, Lan Ngọc Đông Dương, Ngọc Thanh. - Các siêu thị: FIVIMART, Thái Hà, INTIMEX, UNIMAX, … - Các nhà hàng: Phù Đổng, LOUIS, ASHIMA, … Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bán buôn Phạm Thị Thuý Quỳnh Kế toán402 - K24 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kế Toán – Kiểm Toán Các kênh phân phối của công ty phân theo khu vực như sau: - Tại Hà Nội: Sản phẩm phân phối cho các đại lý lớn có ký độc quyền theo từng đầu sản phẩm.
- Tại các tỉnh phía Bắc: Xây dựng mối quan hệ với các đại lý lớn với phương thức mỗi tỉnh làm việc với một đại lý. - Tại các tỉnh từ miền Trung vào miền Nam: Xây dựng hệ thống đại lý phân phối sản phẩm của công ty. Các showroom Hiện nay công ty có 2 showroom trưng bày và bán lẻ sản phẩm là showroom ở 38 Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội và Tp Hải Phòng. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Thiên Linh Phương thức bán buôn Phân phối bán hàng chủ yếu bán buôn trực tiếp qua kho.
Theo phương thức này, hàng hoá của công ty mua về, sau khi kiểm nhận lưu tại kho, rồi mới chuyển bán cho khách hàng, khách hàng đến làm hợp đồng trực tiếp với công ty. Hoạt động bán hàng này do phòng kinh doanh của công ty thực hiện. Ngoài ra còn có các hình thức khác như bán lẻ, ký gửi, và một số phương thức tiêu thụ khác được coi như tiêu thụ là tiêu thụ nội bộ… Phương thức bán lẻ Phương thức áp dụng đối với khách hàng đến showroom của công ty mua hàng, thường mua hàng với số lượng nhỏ, và thanh toán bằng tiền mặt ngay hoặc thẻ thanh toán của ngân hàng. Phương thức thanh toán Các hình thức thanh toán được áp dụng : Thanh toán bằng tiền mặt, Séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, khách hàng tạm ứng và trả chậm.
Thanh toán bằng tiền mặt, Séc Phạm Thị Thuý Quỳnh Kế toán502 - K24 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kế Toán – Kiểm Toán Áp dụng cho các khách hàng không thường xuyên, khách hàng mới, khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay. Hình thức này giúp cho doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh, không bị chiếm dụng, giảm chi phí công nợ. Khách hàng tạm ứng Áp dụng đối với các khách hàng đặt hàng theo yêu cầu thường có nhu cầu đặt hàng giá trị cao và hợp đồng lớn. Là những công ty có tiềm lực về tài chính, sẵn sàng đáp ứng thỏa thuận theo hợp đồng kinh tế.
Thanh toán trả chậm Áp dụng với các công ty đã có quan hệ hợp tác lâu dài và thường xuyên có tiềm lực,cóuy tín với Thiên Linh. Hình thức này khiến công ty tăng chi phí công nợ, dễ bị chiếm dụng vốn nhưng mặt khác công ty lại có thể tiêu thụ được lượng lớn sản phẩm và được hưởng phần lãi trả chậm từ khách hàng. Đối với những trường hợp này công ty cũng đã có nhiều phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra. Trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, công ty thu thập và phân tích tài chính, khả năng thanh toán.
Đồng thời quản lý các khoản phải thu, lập Sổ chi tiết công nợ đối với từng khách hàng, sắp xếp theo thời gian để tiên theo dõi và đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, Ngoài ra công ty còn thiết lập TK dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Chuyển Khoản Áp dụng linh động đối với các khách hàng không thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc khách hàng ở xa đặt hàng.Khách hàng có thể thanh toán qua tài khoản công ty có tại ngân hàng.Hiện nay công ty có tài khoản chính ở hai ngân hàng đó là Ngân hàng TMCP Quân Đội MB và Ngân hàng Á Châu ACB. Phạm Thị Thuý Quỳnh Kế toán602 - K24 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kế Toán – Kiểm Toán 1. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Thiên Linh Sơ đồ 1.1: Hệ thống quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Thiên Linh Ban giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng kế toán kinh hành hậu tài doanh chính cần chính Phòng Phòng Phòng nghiên Kho giao bán cứu thị nhận hàng trường hàng Ban Giám đốc - Giám Đốc: Là người đứng đầu công ty, đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan chủ quản và nhà nước.
- Phó giám đốc: Là người làm việc dưới sự phân công của Giám đốc. Giúp giám đốc điều hành một số bộ phận trong công ty, có thể thay mặt Giám đốc giải quyết công việc trong quyền hạn khi Giám đốc vắng mặt. Phòng Kinh doanh Là bộ phận quan trọng có trách nhiệm lập và thực hiện các kế hoạch kinh doanh bán hàng hiệu quả. Xây dựng các hợp đồng mua bán, cung ứng hàng hóa, đại lý, ký gửi … Thúc đẩy quá trình bán hàng nhằm đem lại doanh thu cho công ty.
Phạm Thị Thuý Quỳnh Kế toán702 - K24 Chuyên đề tốt nghiệp Viện Kế Toán – Kiểm Toán Trong phòng kinh doanh còn được phân ra các phần hành như sau: - Bộ phận marketing: Giới thiệu, quảng cáo sản phẩm của công ty đến với khách hàng. Luôn đặt mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Để quảng cáo hiệu quả công ty thường tổ chức các sự kiện liên quan đến mặt hàng tiêu thu, tham gia hội chợ triển lãm để khách hàng có thể thưởng thực sản phẩm chân thực nhất, và tư vấn nhiệt tình các ưu điểm đặc tính sản phẩm cũng như giá cả cho khách hàng lựa chọn, và soạn thảo hợp đồng kinh tế giữa hai bên. - Bộ phận bán hàng: Khi có các hợp đồng mua hàng của khách hàng phòng có nhiệm vụ chuẩn bị sản phẩm và vận chuyển đến cho khách hàng đảm bảo an toàn và chất lượng khi đến tay khách hàng.
Ngoài ra, đối với khách hàng lẻ, khách hàng đến tận showroom mua sắm, các nhân viên bán hàng nhiệt tình hướng dẫn, tư vấn và bán hàng trực tiếp cho khách hàng. Phòng kế toán tài chính - Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng quy định của pháp luật. - Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi chi tiết nguồn vốn và các khoản công nợ của công ty. - Đề xuất, lập kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.
- Quản lý và lưu giữ chặt chẽ các sổ sách, chứng từ tài liệu thuộc lĩnh vực tài chinh của công ty.