Chương 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH SD Việt Nam là Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản. Công ty hiện đang sử dụng các máy móc trang thiết bị với công nghệ hiện đại được nhập khẩu từ Nhật Bản và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001/2000 và ISO 140001/2004 thân thiện với môi trường cho lĩnh vực sản xuất của mình. Sản phẩm của Công ty sản xuất ra chủ yếu là các loại bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất máy giặt, tủ lạnh, xe ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng đầu nối tự động. Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty như: ACH connector, WPJ connector, RIJ connector, RIC connector, ZE connector, PUD connector, JUX connector, HTB connector, RHM connector, FCT connector, SDKR connector, MUF connector…Các sản phẩm này có độ hợp chuẩn và chính xác cao, rất đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường.
Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được phân thành 2 loại theo công dụng của sản phẩm. Thứ nhất là, các bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp (bộ dây dẫn điện dùng trong ô tô, xe máy, xe máy, xe nâng hàng đầu nối tự động…). Thứ hai là, các bộ dây dẫn điện cho đồ gia dụng (bộ dây dẫn điện trong máy giặt, tủ lạnh…). Đây là các chi tiết phục vụ cho ngành sản xuất công nghiệp, sản xuất đồ gia dụng nên các loại sản phẩm này của Công ty có tính đặc thù riêng.
Mỗi sản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng sản xuất của khách hàng. Do đó, khi khách hàng có nhu cầu đặt hành sẽ được Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 1 Chuyên đề tốt nghiệp Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp. Sản phẩm thường được bán ra theo từng bộ chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ. Ngoài các sản phẩm thông dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp ngày càng phát triển.2 Thị trường của Công ty * Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoá giữa người bán và người mua.
* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường: - Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường: + Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất trong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị trường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập quán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sách tiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại, chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị trường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường. + Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố thời tiết, khí hậu, các nhân tố này cũng ảnh hưởng đến sản xuất, năng suất lao động, tiêu dùng, tốc độ tiêu thụ và cuối cùng là ảnh hưởng đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.
- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường: Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 2 Chuyên đề tốt nghiệp + Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối đoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để Nhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp và cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. Mặt khác, chính những công cụ này còn tạo nên môi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một cách thích hợp các loại nhân tố này. + Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân phối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ.
Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và giá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp. Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn đầu tư của nước ngoài như Công ty TNHH SD Việt Nam. Công ty đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho mình.
Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố khách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiến lược kinh doanh. Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 3 Chuyên đề tốt nghiệp Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất đồ gia dụng và trong công nghiệp do đó khách hàng tìm đến Công ty thường là các công ty sản xuất đồ gia dụng và sản xuất công nghiệp. Bạn hàng chủ yếu là các công ty nước ngoài và một số công ty nước ngoài sản xuất tại Việt Nam.
Như: Xuất khẩu: Sumiden Tomita Shoji Co., Itd; Daikin; Bessho Densen; Zoojirushi. Nội địa: Panasonics Việt Nam; Toa Việt Nam; Nectonkin… Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất công nghiệp và đồ gia dụng ngày càng phát triển. Do đó, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp. Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.3 Phương thức bán hàng của Công ty Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩm của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp những loại bộ dây dẫn điện cho các công ty sản xuất công nghiệp, đồ gia dụng, không cung cấp cho thị trường bên ngoài nên Công ty chỉ sản xuất và bán hàng thông qua những đơn đặt hàng của khách hàng.
Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng). Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển xuống phòng sản xuất kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu đáp ứng được phòng sản xuất sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh. Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 4 Chuyên đề tốt nghiệp nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào số lượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ tiến hành sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành nhập kho Công ty sẽ chuyển hàng cho người mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Công ty có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm ghi trên hợp đồng rồi mới chuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng phần trăm của hợp đồng rồi chuyển đi trong thời hạn được ký kết trong hợp đồng.
Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay và bán hàng theo phương thức trả chậm. Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc được thực hiện đối với những khách hàng có khả năng thanh toán luôn. Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.
Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dự Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 5 Chuyên đề tốt nghiệp phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.