Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Tìm hiểu cách hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH SD Việt Nam để nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

• Tác giả: Trần Thị Thu Hường
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Thành Long
• Trường học: Trường Đại Học
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Cải Tiến Kế Toán Bán Hàng Tại Công Ty TNHH SD Việt Nam
• Loại tài liệu: Chuyên Đề Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Việt Nam

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM
• 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam
• 1.2. Danh mục hàng bán của Công ty
• 1.3. Thị trường của Công ty
• 1.4. Phương thức bán hàng của Công ty
• 1.5. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam
• 2. CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam
• 3. CHƯƠNG 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải tiến kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Cải tiến quy trình kế toán bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH SD Việt Nam nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc quản lý doanh thu và chi phí. Đặc biệt, kế toán bán hàng đóng vai trò chủ chốt trong việc cung cấp thông tin tài chính kịp thời, hỗ trợ cho các quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam

Công ty TNHH SD Việt Nam chuyên sản xuất các bộ dây dẫn điện phục vụ cho ngành công nghiệp và đồ gia dụng. Sản phẩm của công ty có độ chính xác cao và được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Điều này đòi hỏi quy trình kế toán bán hàng phải linh hoạt và chính xác để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.

1.2. Tầm quan trọng của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng không chỉ giúp theo dõi doanh thu mà còn cung cấp thông tin cần thiết để phân tích hiệu quả kinh doanh. Việc cải tiến quy trình này sẽ giúp công ty tăng cường khả năng thu hồi vốn và tối ưu hóa chi phí, từ đó nâng cao lợi nhuận.

II. Vấn đề và thách thức trong kế toán bán hàng hiện tại

Mặc dù Công ty TNHH SD Việt Nam đã có những bước tiến trong việc quản lý kế toán bán hàng, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần phải giải quyết. Các vấn đề như độ chính xác của dữ liệu, thời gian xử lý thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng vẫn đang là những điểm yếu cần cải thiện.

2.1. Độ chính xác của dữ liệu kế toán

Một trong những thách thức lớn nhất là đảm bảo độ chính xác của dữ liệu kế toán. Việc sai sót trong ghi chép có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong quản lý tài chính.

2.2. Thời gian xử lý thông tin

Thời gian xử lý thông tin kế toán hiện tại còn chậm, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định kịp thời của ban lãnh đạo. Cần có các biện pháp cải tiến để rút ngắn thời gian này.

III. Phương pháp cải tiến quy trình kế toán bán hàng hiệu quả

Để cải tiến quy trình kế toán bán hàng, Công ty TNHH SD Việt Nam có thể áp dụng một số phương pháp như tự động hóa quy trình, đào tạo nhân viên và sử dụng phần mềm kế toán hiện đại. Những biện pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép.

3.1. Tự động hóa quy trình kế toán

Việc áp dụng phần mềm kế toán hiện đại sẽ giúp tự động hóa nhiều công việc, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên. Điều này cũng giúp tăng cường độ chính xác của dữ liệu.

3.2. Đào tạo nhân viên kế toán

Đào tạo nhân viên về quy trình và phần mềm kế toán mới là rất cần thiết. Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu cải tiến

Sau khi áp dụng các phương pháp cải tiến, Công ty TNHH SD Việt Nam đã ghi nhận những kết quả tích cực. Doanh thu tăng lên, thời gian xử lý thông tin giảm và độ chính xác của dữ liệu được cải thiện rõ rệt. Những kết quả này không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn tạo ra niềm tin cho khách hàng.

4.1. Tăng cường hiệu quả doanh thu

Việc cải tiến quy trình kế toán đã giúp công ty tăng cường khả năng thu hồi vốn, từ đó nâng cao doanh thu. Khách hàng cũng hài lòng hơn với dịch vụ của công ty.

4.2. Cải thiện độ chính xác dữ liệu

Độ chính xác của dữ liệu kế toán đã được cải thiện đáng kể, giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn trong quản lý tài chính.

V. Kết luận và tương lai của kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Cải tiến kế toán bán hàng là một quá trình liên tục và cần thiết để Công ty TNHH SD Việt Nam duy trì vị thế cạnh tranh. Trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc. Điều này không chỉ giúp công ty phát triển bền vững mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

5.1. Định hướng phát triển kế toán bán hàng

Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới trong kế toán bán hàng để nâng cao hiệu quả và độ chính xác.

5.2. Tăng cường mối quan hệ với khách hàng

Cải tiến quy trình kế toán cũng sẽ giúp công ty tăng cường mối quan hệ với khách hàng, từ đó tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, mục tiêu trọng tâm của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh tế. Để hiện thực hóa mục tiêu này, hoạt động bán hàng đóng vai trò là khâu cuối cùng của chu trình sản xuất kinh doanh, trực tiếp tạo ra nguồn thu bù đắp chi phí, hình thành lợi nhuận và phục vụ quá trình tái sản xuất. Tổ chức tốt hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp rút ngắn chu chuyển hàng hóa và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, trong đó công tác kế toán bán hàng là công cụ quản lý then chốt giúp kiểm soát luân chuyển hàng hóa, theo dõi công nợ và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh.

Chuyên đề tốt nghiệp được thực hiện bởi tác giả Trần Thị Thu Hường, sinh viên lớp Kế toán VBII - K19, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Phạm Thành Long. Nghiên cứu tập trung giải quyết yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại một doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp hỗ trợ.

• Mục tiêu nghiên cứu: Phân tích đặc điểm tổ chức quản lý bán hàng, khảo sát và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán bán hàng (bao gồm kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng), từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại đơn vị thực tập.
• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và các phần hành liên quan (doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và luân chuyển chứng từ).
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Không gian: Công ty TNHH SD Việt Nam (doanh nghiệp 100% vốn đầu tư Nhật Bản, đặt tại Khu công nghiệp Thăng Long, huyện Đông Anh, Hà Nội).
  • Thời gian: Dữ liệu kế toán thực tế được khảo sát và thu thập chủ yếu trong quý III năm 2010 (trọng tâm là kỳ kế toán tháng 08 năm 2010).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Nghiên cứu vận dụng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm khảo sát, cụ thể:

• Chế độ kế toán: Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (áp dụng cho hệ thống tài khoản, mẫu biểu chứng từ kế toán như Mẫu số 01-TT, 02-TT, 01-VT, 02-VT, S02c1-DN, S03b-DN).
• Hóa đơn chứng từ: Thực hiện theo Công văn số 2183TCT/AC ngày 14/06/2001 của Tổng cục Thuế về phát hành và quản lý hóa đơn giá trị gia tăng.
• Tiêu chuẩn quản lý kỹ thuật và môi trường: Hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2000 và tiêu chuẩn quản lý môi trường ISO 14001:2004 áp dụng tại Công ty TNHH SD Việt Nam.
• Khung lý thuyết ghi nhận doanh thu: Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện:
  1. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm cho người mua.
  2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hay quyền kiểm soát đối với sản phẩm.
  3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
  4. Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
  5. Xác định được đầy đủ các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Phương pháp nghiên cứu và tổ chức thu thập dữ liệu

• Phương pháp thu thập và xử lý chứng từ: Trích xuất chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có ngân hàng) phát sinh trong tháng 08/2010.
• Phương pháp hạch toán kế toán: Vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho, phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn thành phẩm xuất kho, và phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết kho - kế toán.
• Phương pháp ghi sổ kế toán: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy tính để đối chiếu giữa sổ chi tiết, bảng tổng hợp, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam

Công ty TNHH SD Việt Nam là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư của Nhật Bản, chuyên sản xuất các loại bộ dây dẫn điện (wire harness) dùng trong ngành công nghiệp chế tạo và đồ gia dụng. Hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại được nhập khẩu trực tiếp từ Nhật Bản.

• Danh mục sản phẩm: Sản phẩm được chia thành hai nhóm công dụng chính:
  1. Bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp: Dành cho ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng và các thiết bị đầu nối tự động.
  2. Bộ dây dẫn điện cho thiết bị gia dụng: Dùng trong sản xuất máy giặt, tủ lạnh... Một số mã sản phẩm connector tiêu biểu gồm: ACH connector, WPJ connector, RIJ connector, RIC connector, ZE connector, PUD connector, JUX connector, HTB connector, RHM connector, FCT connector, SDKR connector, MUF connector. Sản phẩm có tính đặc thù kỹ thuật cao, được bán theo bộ (set) dựa trên thông số kỹ thuật của từng đơn đặt hàng.
• Thị trường tiêu thụ:
  • Thị trường xuất khẩu: Khách hàng gồm Sumiden Tomita Shoji Co., Ltd; Daikin; Bessho Densen; Zojirushi.
  • Thị trường nội địa (doanh nghiệp FDI tại Việt Nam): Panasonic Home Appliances Vietnam Co., Ltd; TOA Vietnam Co., Ltd; Nectonkin...
• Phương thức bán hàng và thanh toán:
  • Phương thức bán hàng: Sản xuất và giao hàng hoàn toàn theo đơn đặt hàng (Purchase Order) và hợp đồng kinh tế đã ký duyệt. Công ty không cung cấp hàng sẵn ra thị trường bên ngoài. Hàng hóa xuất chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, chỉ được ghi nhận tiêu thụ khi khách hàng kiểm tra và chấp nhận thanh toán.
  • Phương thức thanh toán: Bao gồm thu tiền ngay (tiền mặt hoặc chuyển khoản) áp dụng cho khách hàng không thường xuyên; và bán hàng trả chậm (chiếm tỷ trọng chủ yếu) áp dụng cho khách hàng thường xuyên, có uy tín. Công ty lập sổ theo dõi kỳ hạn nợ và trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
• Tổ chức quản lý và quy trình xuất kho 8 bước: Hoạt động bán hàng phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kinh doanh (Marketing, tiếp nhận đơn hàng, gửi báo giá, lập hợp đồng), Ban Giám đốc (phê duyệt), Phòng Sản xuất (lập kế hoạch, KCS kiểm tra chất lượng), Kho (nhập xuất) và Phòng Kế toán. Quy trình xuất kho thành phẩm gồm 8 bước:
  1. Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng từ phòng kinh doanh.
  2. Bước 2: Lập phiếu xuất kho (3 liên).
  3. Bước 3: Chuyển phiếu xuất kho lên Ban Giám đốc phê duyệt.
  4. Bước 4: Thủ kho đối chiếu người nhận và tiến hành xuất hàng thực tế.
  5. Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận đủ số lượng vào phiếu xuất kho.
  6. Bước 6: Nhân viên bảo vệ kiểm tra thành phẩm, ký nhận và ghi sổ phương tiện ra vào cổng.
  7. Bước 7: Chuyển chứng từ xuất kho về phòng kế toán để ghi sổ.
  8. Bước 8: Quyết toán công việc, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn giữa kho và kế toán định kỳ.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Chương này trình bày chi tiết nghiệp vụ hạch toán, hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp của các phần hành kế toán bán hàng trong kỳ kế toán tháng 08/2010.

Phần hành kế toán	Tài khoản sử dụng	Chứng từ gốc chủ yếu	Phương pháp hạch toán / xử lý
Doanh thu bán hàng	TK 511 (chi tiết TK 5112)	Hóa đơn GTGT 3 liên (CV 2183TCT/AC), Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Giấy báo Có ngân hàng	Ghi nhận theo doanh thu chưa thuế khi khách hàng chấp nhận thanh toán; hạch toán chi tiết theo từng mã sản phẩm; đơn vị tiền tệ giao dịch là USD.
Giảm trừ doanh thu	TK 531 (Hàng bán bị trả lại)	Biên bản trả hàng, Hóa đơn GTGT trả hàng (Liên 2), Phiếu nhập kho hàng trả lại (Mẫu 01-VT)	Không phát sinh giảm giá hàng bán hay chiết khấu thương mại. Chỉ hạch toán hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật/quy cách; cuối kỳ kết chuyển giảm trừ sang TK 511.
Giá vốn hàng bán	TK 632, TK 155	Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Thẻ kho (Mẫu 12-DN), Sổ chi tiết hàng hóa	Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ qua phần mềm kế toán; theo dõi theo phương pháp thẻ song song.
Chi phí bán hàng	TK 641	Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Hóa đơn GTGT dịch vụ logistics, Phiếu xuất kho phụ liệu	Tập hợp chi phí bao bì đóng gói (túi nylon), chi phí vận chuyển quốc tế/nội địa (logistics đường biển, đường hàng không), chi phí bốc xếp, cước THC.

1. Kế toán chi tiết và tổng hợp doanh thu bán hàng

• Chứng từ luân chuyển: Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên (Liên 1: tím - lưu cuốn; Liên 2: đỏ - giao khách hàng; Liên 3: xanh - nội bộ phòng kế toán). Phiếu thu lập thành 3 liên đối với thanh toán tiền mặt.
• Nghiệp vụ minh họa: Ngày 17/08/2010, xuất bán cho Công ty TNHH Panasonic Home Appliances Việt Nam theo Hóa đơn GTGT số 0000301:
  • WPJ connector: 2.050 kg, đơn giá 3,0932 USD/kg $\rightarrow$ Thành tiền: 6.341,06 USD.
  • RIC connector: 1.200 kg, đơn giá 1,8155 USD/kg $\rightarrow$ Thành tiền: 2.178,60 USD.
  • Tổng tiền hàng: 8.492,66 USD; Thuế GTGT 10%: 849,266 USD; Tổng thanh toán: 9.341,926 USD (thanh toán bằng tiền mặt theo Phiếu thu số 09 cùng ngày).
  • Thu tiền qua ngân hàng: Ngày 06/08/2010, Giấy báo Có của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) ghi nhận Công ty TOA Việt Nam thanh toán Hóa đơn số 0000280 với số tiền 9.051,221 USD.
• Sổ sách hạch toán: Ghi nhận vào Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (TK 5112-106 cho WPJ, TK 5112-107 cho RIC), Bảng tổng hợp doanh thu (tổng phát sinh Có TK 5112 tháng 08/2010 là 859.256,25 USD), Chứng từ ghi sổ số 501 ngày 10/08/2010 (số tiền 286.418,74 USD), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 511.

2. Kế toán hàng bán bị trả lại

• Thực tế phát sinh: Ngày 07/08/2010, Công ty TOA Việt Nam xuất trả lại 150 kg WPJ connector (thuộc Hóa đơn GTGT số 0000289 ngày 05/08/2010) do không đảm bảo chất lượng kỹ thuật.
• Hồ sơ chứng từ: Biên bản trả hàng ngày 07/08/2010, Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại số 0000289 (tiền hàng: 463,98 USD; thuế GTGT 10%: 46,398 USD; tổng cộng: 510,378 USD) và Phiếu nhập kho hàng trả lại ngày 07/08/2010.
• Hạch toán kế toán:
  • Nhập kho hàng trả lại (giá vốn): Ghi Nợ TK 155 / Có TK 632.
  • Giảm trừ công nợ và doanh thu: Ghi Nợ TK 531 (463,98 USD), Nợ TK 3331 (46,398 USD) / Có TK 131-TOA (510,378 USD).
  • Kết chuyển cuối kỳ: Ghi Nợ TK 511 / Có TK 531: 5.986,89 USD (theo Chứng từ ghi sổ số 515 ngày 31/08/2010 và Sổ Cái TK 531).

3. Kế toán giá vốn hàng bán

• Theo dõi kho và kế toán: Thủ kho mở Thẻ kho Mẫu 12-DN ghi chép số lượng. Phòng kế toán mở Sổ chi tiết hàng hóa (TK 155) theo dõi cả số lượng và giá trị theo từng danh mục.
• Biến động thành phẩm WPJ connector tháng 08/2010:
  • Tồn đầu kỳ (01/08/2010): 100 kg, đơn giá 2,6878 USD/kg, thành tiền 268,78 USD.
  • Nhập kho từ sản xuất: Ngày 05/08 (1.190 kg, đơn giá 2,7234 USD, thành tiền 3.509,60 USD); Ngày 16/08 (2.100 kg, đơn giá 2,6987 USD, thành tiền 5.333,10 USD).
  • Xuất bán: Ngày 06/08 cho TOA (1.200 kg, đơn giá vốn 2,7083 USD, thành tiền 3.249,96 USD); Ngày 17/08 cho Panasonic theo Phiếu xuất kho số 87896 (2.050 kg, đơn giá vốn 2,7083 USD, thành tiền 5.552,01 USD).
  • Nhập lại: Ngày 07/08 từ TOA (150 kg, đơn giá vốn 2,7083 USD, thành tiền 406,245 USD).
  • Tổng xuất cả tháng trên sổ chi tiết: 6.635 kg, thành tiền giá vốn 18.265,412 USD.
• Tổng hợp giá vốn: Tổng giá vốn hàng bán trong tháng 08/2010 được tập hợp trên Chứng từ ghi sổ số 528 ngày 31/08/2010 là 857.205,33 USD (Nợ TK 632 / Có TK 155), sau đó kết chuyển toàn bộ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

4. Kế toán chi phí bán hàng

Tập hợp các chi phí phát sinh sau khâu sản xuất đến khi giao hàng cho người mua:

• Chi phí bao bì đóng gói: Chi tiền mặt mua túi nylon theo Phiếu chi số 15 ngày 28/08/2010 cho bà Nguyễn Thị Thu (số tiền 8.500.000 VNĐ, quy đổi theo tỷ giá 19.425 VNĐ/USD).
• Chi phí dịch vụ vận chuyển và tiếp vận: Hóa đơn GTGT Mẫu số 01-GTKT-3LL số N0087896 ngày 05/08/2010 của Công ty TNHH Tiếp vận Đại Dương về cước vận chuyển nội địa, lưu kho, bốc xếp, phí THC:
  • Lô hàng 1.500 kg tuyến Hà Nội $\rightarrow$ Bangkok: 11.629.000 VNĐ.
  • Lô hàng 2.000 kg tuyến Hà Nội $\rightarrow$ Singapore: 11.843.000 VNĐ.
  • Tổng chi phí vận chuyển: 23.472.000 VNĐ.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Dựa trên cấu trúc chuyên đề, chương này là phần tác giả tổng hợp đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức luân chuyển chứng từ, lập sổ sách, quản trị công nợ khách hàng, theo dõi chi phí bán hàng và ứng dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH SD Việt Nam, qua đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện hạch toán kế toán bán hàng phù hợp với đặc thù sản xuất phụ trợ của doanh nghiệp FDI.

Kết quả và đóng góp

1. Khái quát hóa đặc điểm quản lý kinh doanh linh kiện kỹ thuật: Nghiên cứu đã làm rõ mô hình quản lý bán hàng đặc thù của doanh nghiệp FDI sản xuất linh kiện phụ trợ (bộ dây dẫn điện), đó là sản xuất theo đơn đặt hàng kỹ thuật khép kín, quản lý theo bộ sản phẩm và giao hàng theo các điều khoản ngoại thương/nội địa nghiêm ngặt.
2. Hệ thống hóa toàn bộ chu trình chứng từ và luân chuyển kế toán: Tài liệu phản ánh chi tiết quy trình 8 bước xuất kho và quy trình luân chuyển chứng từ 3 liên đối với 3 trường hợp bán hàng: thu tiền ngay bằng tiền mặt, thu qua ngân hàng và bán hàng trả chậm.
3. Phản ánh đầy đủ số liệu kế toán thực tế:
   • Số liệu doanh thu tháng 08/2010 đạt 859.256,25 USD; hàng bán bị trả lại giảm trừ 5.986,89 USD; kết chuyển doanh thu thuần 850.708,58 USD (hoặc 858.759,25 USD theo bảng tổng hợp).
   • Số liệu giá vốn hàng bán tháng 08/2010 kết chuyển sang TK 911 là 857.205,33 USD.
   • Minh họa quy trình xử lý đa tệ khi hạch toán doanh thu và giá vốn bằng USD song song với các chi phí dịch vụ bán hàng bằng VNĐ (túi nylon 8.500.000 VNĐ, cước vận chuyển tiếp vận 23.472.000 VNĐ theo tỷ giá giao dịch 19.425 VNĐ/USD).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế về phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tình huống cụ thể tại Công ty TNHH SD Việt Nam với mô hình sản xuất 100% vốn Nhật Bản, do đó các phân tích về chính sách thương mại và hạch toán chưa bao quát hết các loại hình doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng tiêu dùng đại trà.
• Hạn chế về dữ liệu thời gian: Số liệu khảo sát chuyên sâu tập trung vào kỳ kế toán tháng 08/2010.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc hoàn thiện kế toán xác định kết quả kinh doanh, kế toán thuế xuất nhập khẩu và phân tích biến động tỷ giá hối đoái đối với các doanh nghiệp FDI công nghiệp hỗ trợ trong giai đoạn chuyển đổi các thông tư kế toán mới.

Giá trị tham khảo

• Đối với sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu là mẫu chuyên đề tốt nghiệp thực tế về phần hành kế toán bán hàng, cung cấp mẫu biểu chứng từ kế toán hoàn chỉnh (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Thẻ kho, Sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái) theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
• Đối với kế toán viên tại các doanh nghiệp FDI sản xuất: Cung cấp quy trình tham khảo về hạch toán hàng bán bị trả lại, quản lý xuất kho theo phương pháp thẻ song song và cách thức xử lý chi phí vận chuyển logistics quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Danh mục sản phẩm và các khách hàng chính của Công ty TNHH SD Việt Nam gồm những gì?
Công ty sản xuất các loại bộ dây dẫn điện chia làm 2 nhóm: dây dẫn công nghiệp (dùng cho ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng) và dây dẫn gia dụng (dùng cho máy giặt, tủ lạnh), với các mã connector như WPJ, RIC, ACH, ZE, PUD, JUX, HTB... Khách hàng xuất khẩu gồm Sumiden Tomita Shoji, Daikin, Bessho Densen, Zojirushi; khách hàng nội địa gồm Panasonic Việt Nam, TOA Việt Nam, Nectonkin.

2. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho nào?
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính đơn giá xuất kho của thành phẩm thông qua phần mềm kế toán.

3. Quy trình hạch toán và chứng từ khi phát sinh hàng bán bị trả lại tại công ty như thế nào?
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại (như trường hợp 150 kg WPJ connector của Công ty TOA Việt Nam), hồ sơ gồm Biên bản trả hàng, Hóa đơn GTGT liên 2 và Phiếu nhập kho hàng trả lại. Kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập lại qua cặp tài khoản Nợ TK 155 / Có TK 632; giảm trừ doanh thu và công nợ qua Nợ TK 531, Nợ TK 3331 / Có TK 131; cuối tháng kết chuyển từ TK 531 sang TK 511.

4. Hình thức sổ kế toán nào được áp dụng cho phần hành doanh thu và giá vốn tại đơn vị?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ kết hợp phần mềm máy tính. Hàng ngày hoặc định kỳ 10 ngày kế toán lập Chứng từ ghi sổ (như CTGS 501, CTGS 515, CTGS 528), sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái các tài khoản TK 511, TK 531, TK 632.

5. Chi phí bán hàng tại Công ty SD Việt Nam bao gồm các khoản mục nào và được ghi nhận bằng đồng tiền nào?
Chi phí bán hàng (TK 641) gồm chi phí bao bì vật liệu (túi nylon), chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài (vận chuyển nội địa, lưu kho, bốc xếp, cước THC đi Bangkok, Singapore) và chi phí bằng tiền khác. Các khoản chi phí này phát sinh bằng VNĐ (được quy đổi theo tỷ giá giao dịch, ví dụ tỷ giá 19.425 VNĐ/USD) và được hạch toán qua Phiếu chi hoặc Hóa đơn dịch vụ.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thu Hường đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam trong kỳ kế toán tháng 08 năm 2010. Nghiên cứu cung cấp chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ, hạch toán doanh thu, xử lý hàng bán bị trả lại, tính giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và tập hợp chi phí bán hàng theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các số liệu và quy trình được trích xuất trực tiếp từ hệ thống chứng từ thực tế tại doanh nghiệp sản xuất linh kiện có vốn đầu tư Nhật Bản, mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho học tập và nghiên cứu thực hành kế toán doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH SD Việt Nam là Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản. Công ty hiện đang sử dụng các máy móc trang thiết bị với công nghệ hiện đại được nhập khẩu từ Nhật Bản và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001/2000 và ISO 140001/2004 thân thiện với môi trường cho lĩnh vực sản xuất của mình. Sản phẩm của Công ty sản xuất ra chủ yếu là các loại bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất máy giặt, tủ lạnh, xe ô tô, xe máy, xe đạp điện, xe nâng hàng đầu nối tự động. Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty như: ACH connector, WPJ connector, RIJ connector, RIC connector, ZE connector, PUD connector, JUX connector, HTB connector, RHM connector, FCT connector, SDKR connector, MUF connector…Các sản phẩm này có độ hợp chuẩn và chính xác cao, rất đa dạng, phong phú về chủng loại và đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường.

Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được phân thành 2 loại theo công dụng của sản phẩm. Thứ nhất là, các bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp (bộ dây dẫn điện dùng trong ô tô, xe máy, xe máy, xe nâng hàng đầu nối tự động…). Thứ hai là, các bộ dây dẫn điện cho đồ gia dụng (bộ dây dẫn điện trong máy giặt, tủ lạnh…). Đây là các chi tiết phục vụ cho ngành sản xuất công nghiệp, sản xuất đồ gia dụng nên các loại sản phẩm này của Công ty có tính đặc thù riêng.

Mỗi sản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng sản xuất của khách hàng. Do đó, khi khách hàng có nhu cầu đặt hành sẽ được Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 1 Chuyên đề tốt nghiệp Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp. Sản phẩm thường được bán ra theo từng bộ chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ. Ngoài các sản phẩm thông dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty không ngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp ngày càng phát triển.2 Thị trường của Công ty * Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoá giữa người bán và người mua.

* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường: - Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường: + Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất trong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị trường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập quán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sách tiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại, chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị trường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường. + Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. + Các nhân tố thời tiết, khí hậu, các nhân tố này cũng ảnh hưởng đến sản xuất, năng suất lao động, tiêu dùng, tốc độ tiêu thụ và cuối cùng là ảnh hưởng đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.

- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường: Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 2 Chuyên đề tốt nghiệp + Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối đoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để Nhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp và cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ. Mặt khác, chính những công cụ này còn tạo nên môi trường kinh doanh. Các doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một cách thích hợp các loại nhân tố này. + Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân phối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ.

Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và giá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp. Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn đầu tư của nước ngoài như Công ty TNHH SD Việt Nam. Công ty đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho mình.

Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Nhân tố khách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiến lược kinh doanh. Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 3 Chuyên đề tốt nghiệp Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các bộ dây dẫn điện dùng trong sản xuất đồ gia dụng và trong công nghiệp do đó khách hàng tìm đến Công ty thường là các công ty sản xuất đồ gia dụng và sản xuất công nghiệp. Bạn hàng chủ yếu là các công ty nước ngoài và một số công ty nước ngoài sản xuất tại Việt Nam.

Như: Xuất khẩu: Sumiden Tomita Shoji Co., Itd; Daikin; Bessho Densen; Zoojirushi. Nội địa: Panasonics Việt Nam; Toa Việt Nam; Nectonkin… Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất công nghiệp và đồ gia dụng ngày càng phát triển. Do đó, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như mẫu mã các sản phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp. Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.3 Phương thức bán hàng của Công ty Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩm của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp những loại bộ dây dẫn điện cho các công ty sản xuất công nghiệp, đồ gia dụng, không cung cấp cho thị trường bên ngoài nên Công ty chỉ sản xuất và bán hàng thông qua những đơn đặt hàng của khách hàng.

Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng). Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển xuống phòng sản xuất kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu đáp ứng được phòng sản xuất sẽ thông báo lại cho phòng kinh doanh. Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng. Nếu bên mua chấp Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 4 Chuyên đề tốt nghiệp nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế.

Căn cứ vào số lượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ tiến hành sản xuất, khi sản phẩm hoàn thành nhập kho Công ty sẽ chuyển hàng cho người mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Công ty có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm ghi trên hợp đồng rồi mới chuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng phần trăm của hợp đồng rồi chuyển đi trong thời hạn được ký kết trong hợp đồng.

Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay và bán hàng theo phương thức trả chậm. Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết. Khách hàng có thể trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc được thực hiện đối với những khách hàng có khả năng thanh toán luôn. Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.

Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán. Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dự Trần Thị Thu Hường - Lớp: Kế toán VBII - K19 5 Chuyên đề tốt nghiệp phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.