Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế, cấp phát thuốc ngoại trú bảo hiểm y tế (BHYT) là khâu cuối cùng hoàn tất chu trình khám chữa bệnh ngoại trú. Đây là điểm tiếp xúc trực tiếp giữa người bệnh và cán bộ y tế trước khi người bệnh rời cơ sở khám chữa bệnh, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và mức độ hài lòng của người bệnh. Việc người bệnh phải chờ đợi kéo dài sau khi đã trải qua nhiều bước thăm khám, xét nghiệm dễ dẫn đến mệt mỏi và phản hồi không tốt về chất lượng dịch vụ. Theo Bộ Y tế, việc giảm thiểu thời gian chờ đợi trong quy trình cấp phát thuốc ngoại trú là một trong những tiêu chí quan trọng nhằm đánh giá và nâng cao chất lượng bệnh viện theo định hướng lấy người bệnh làm trung tâm.

Bệnh viện Thanh Nhàn là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Sở Y tế Hà Nội. Trung bình mỗi ngày bệnh viện tiếp nhận từ 1.300 đến 1.500 lượt khám bệnh, trong đó có khoảng 900 đến 1.000 người bệnh ngoại trú lĩnh thuốc BHYT. Lưu lượng bệnh nhân lớn tạo áp lực công việc đáng kể lên nhân viên khoa Dược, dẫn đến tình trạng ùn tắc cục bộ và kéo dài thời gian chờ đợi vào các khung giờ cao điểm. Nhằm cung cấp cơ sở dữ liệu thực chứng phục vụ việc chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ dược, khóa luận tốt nghiệp dược sĩ thực hiện đề tài: "Phân tích hiệu quả cải tiến hoạt động cấp phát thuốc ngoại trú bảo hiểm y tế tại Bệnh viện Thanh Nhàn" với hai mục tiêu cụ thể:

  1. Mô tả thực trạng hoạt động cấp phát thuốc ngoại trú bảo hiểm y tế trước khi cải tiến tại Bệnh viện Thanh Nhàn năm 2023.
  2. So sánh hoạt động cấp phát thuốc ngoại trú bảo hiểm y tế trước và sau khi cải tiến tại Bệnh viện Thanh Nhàn năm 2023.

Đối tượng nghiên cứu là người bệnh được kê đơn thuốc điều trị ngoại trú BHYT và được cấp phát thuốc tại Bệnh viện Thanh Nhàn. Nghiên cứu được triển khai tại Khoa Dược (bộ phận kho cấp phát thuốc ngoại trú BHYT), Bệnh viện Thanh Nhàn trong khoảng thời gian từ tháng 09/2023 đến tháng 12/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn chuyên môn y tế:

  • Thông tư số 22/2011/TT-BYT của Bộ Y tế quy định về tổ chức và hoạt động của Khoa Dược bệnh viện, xác định rõ nhiệm vụ duyệt đơn, kiểm tra đối chiếu, thực hiện cấp phát theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hoặc hết hạn trước xuất trước (FEFO), và hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn.
  • Thông tư số 21/2013/TT-BYT của Bộ Y tế về giám sát các chỉ số sử dụng thuốc theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO/INRUD), trong đó tập trung vào chỉ số thời gian cấp phát thuốc trung bình.
  • Quyết định số 6858/QĐ-BYT của Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện Việt Nam, quy định việc định kỳ đánh giá và công khai cam kết thời gian chờ đợi của người bệnh, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cải tiến bố trí mặt bằng, nhân lực.
  • Hướng dẫn Thực hành tốt cấp phát thuốc của Tổ chức Khoa học Quản lý Y tế Hoa Kỳ (MSH) và các quy trình thao tác chuẩn (SOP) gồm 6 bước: Tiếp nhận đơn -> Kiểm tra tính hợp lý và duyệt đơn -> Chuẩn bị thuốc -> Kiểm tra lại -> Cấp phát và hướng dẫn sử dụng -> Ghi chép, lưu trữ.
  • Phương pháp phân tích FMS (Fast, Medium, Slow moving): Phân loại mức độ tiêu thụ của các khoản mục thuốc trong kho dựa trên số lượng đơn vị tính đã cấp phát, xác định thông qua tứ phân vị thứ nhất ($Q_1$) và tứ phân vị thứ ba ($Q_3$). Nhóm thuốc tiêu thụ nhanh (F) có lượng cấp phát $> Q_3$ (chiếm 25% danh mục có lượng dùng cao nhất); nhóm tiêu thụ chậm (S) có lượng cấp phát $< Q_1$ (chiếm 25% danh mục có lượng dùng thấp nhất); nhóm tiêu thụ trung bình (M) là phần còn lại nằm trong khoảng $[Q_1, Q_3]$ (chiếm 50% danh mục).

Thiết kế và phương pháp nghiên cứu

  • Thiết kế nghiên cứu: Nghiên cứu mô tả cắt ngang, tiến hành quan sát và so sánh ở 2 giai đoạn:
    • Giai đoạn 1 (Trước cải tiến): Thực hiện từ ngày 08/09/2023 đến 29/09/2023.
    • Giai đoạn 2 (Sau cải tiến): Thực hiện từ ngày 30/10/2023 đến 17/11/2023 (sau khi khoa Dược triển khai cải tiến 4 tuần).
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phương pháp chọn mẫu thuận tiện. Mỗi giai đoạn quan sát 112 người bệnh (gồm 70 mẫu vào buổi sáng và 42 mẫu vào buổi chiều). Tổng cộng có 224 lượt quan sát.
    • Tiêu chuẩn lựa chọn: Người bệnh có BHYT, được kê đơn tại phòng khám ngoại trú và đồng ý tham gia nghiên cứu.
    • Tiêu chuẩn loại trừ: Người bệnh từ chối tham gia hoặc không lĩnh thuốc tại bộ phận cấp phát BHYT của bệnh viện.
  • Công cụ và nguồn thu thập số liệu:
    • Bảng kiểm quan sát gồm 3 phần: (1) Theo dõi thời gian người bệnh di chuyển từ phòng khám qua khu thanh toán, nhận lại thẻ BHYT; (2) Đo lường thời gian từng thao tác chi tiết tại quầy cấp phát; (3) Phỏng vấn trực tiếp người bệnh sau khi lĩnh thuốc để đánh giá độ hài lòng theo thang điểm 10. Bảng kiểm được chuẩn hóa sau khi thử nghiệm trên 7 người bệnh.
    • Phiếu ghi nhận điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và cơ cấu nhân sự tại kho cấp phát thuốc ngoại trú.
    • Danh mục thuốc xuất kho ngoại trú BHYT từ ngày 01/01/2023 đến 31/08/2023 (gồm 360 khoản mục thuốc) phục vụ phân tích FMS.
  • Phương pháp xử lý số liệu:
    • Dữ liệu được nhập bằng Microsoft Excel và phân tích trên phần mềm SPSS phiên bản 20.0.
    • Thống kê mô tả: Tính tần số, tỷ lệ phần trăm, giá trị trung bình, độ lệch chuẩn (SD), trung vị, giá trị nhỏ nhất (Min) và lớn nhất (Max).
    • Thống kê suy luận: Sử dụng kiểm định phi tham số Mann-Whitney U để so sánh các biến thời gian và điểm hài lòng giữa hai giai đoạn trước và sau cải tiến, mức ý nghĩa thống kê được xác định khi $p < 0,05$.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan

Chương này hệ thống hóa cơ sở lý luận về chu trình sử dụng thuốc (gồm chẩn đoán, kê đơn, cấp phát thuốc và tuân thủ điều trị). Tác giả tổng hợp các chỉ số đánh giá hoạt động cấp phát thuốc theo WHO/INRUD và tiêu chuẩn chất lượng bệnh viện tại Việt Nam.

Phần tổng quan nghiên cứu quốc tế chỉ ra thời gian cấp phát thuốc có sự khác biệt lớn tùy thuộc vào phạm vi đo lường (có bao gồm thời gian thanh toán/chờ hay không):

  • Các nghiên cứu không bao gồm thời gian thanh toán ghi nhận thời gian trung bình ngắn: Samirah và cộng sự (Nigeria, 2021) từ 15 đến 357 giây; Meena Kumari K và cộng sự (Ấn Độ, 2012) từ 201,60 đến 250,83 giây; Zewdu Yilma và cộng sự (Ethiopia, 2020) đạt 129,6 giây.
  • Các nghiên cứu tính toàn bộ quy trình ghi nhận thời gian chờ kéo dài: Fairul Ezwan Fahrurazi và cộng sự (Malaysia, 2022) là 23,0 phút; Jing Sun và cộng sự (Trung Quốc, 2017) là $34 \pm 19$ phút; Julie M. Slowiak và cộng sự (Hoa Kỳ, 2008) là 21 phút; Bader M. Al Sadi và cộng sự (UAE, 2019) là 21,5 phút.

Tại Việt Nam, các nghiên cứu trước đây chủ yếu đo thời gian tiếp xúc trực tiếp tại quầy cấp phát: Phạm Thị Thúy Liễu (Cần Thơ, 2021) là 127,1 giây; Nguyễn Thị Song Hà (BV Nội tiết Trung ương, 2015) là $117 \pm 44,4$ giây; Nguyễn Thị Thanh Hoa (Nghệ An, 2016) là 125 giây; Đoàn Thị Minh Huề (Thái Bình, 2014) là $190 \pm 90$ giây.

Chương 1 cũng tổng quan các mô hình can thiệp cải tiến: Lắp đặt hệ thống lấy thuốc tự động ScriptPro SP-200 (Lin et al., Hoa Kỳ, giảm từ 2,63 xuống 2,07 phút/đơn); gửi đơn thuốc điện tử trước đến quầy phát (Al Sadi et al., UAE, giảm từ 21,5 xuống 4 phút); phân bổ nhân lực và sắp xếp kệ thuốc (Wenqiong He et al., Trung Quốc, giảm thời gian từ $> 15$ phút xuống $< 10$ phút); dán nhãn hướng dẫn sử dụng và tập huấn nhân viên (Lê Thị Uyển, BV Nội tiết TW, tăng điểm hài lòng từ 8,4 lên 9,1/10). Về địa bàn nghiên cứu, Bệnh viện Thanh Nhàn có Khoa Dược gồm 46 cán bộ (21 Dược sĩ đại học và sau đại học), chia thành 5 bộ phận: Kho cấp phát, Nghiệp vụ Dược, Dược lâm sàng, Thống kê và Nhà thuốc.

Chương 2: Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình nghiên cứu, tiêu chuẩn chọn mẫu, hệ thống 18 biến số nghiên cứu (trình độ nhân sự; tuổi, giới tính, số khoản mục thuốc của bệnh nhân; 13 mốc thời gian thành phần trong quy trình cấp phát; điểm đánh giá mức độ hài lòng). Chương này cũng trình bày chi tiết các bước tính toán phân nhóm FMS cho 360 khoản mục thuốc và quy trình phân tích thống kê trên SPSS 20.

Chương 3: Kết quả nghiên cứu và bàn luận

1. Thực trạng hoạt động cấp phát thuốc trước cải tiến (năm 2023)

  • Nhân sự: Kho cấp phát thuốc ngoại trú BHYT có 6 nhân viên (đều có trình độ cao đẳng Dược, gồm 5 thủ kho và 1 nhân viên thống kê). Phân công công việc theo hình thức luân phiên: 1 người tiếp nhận/duyệt đơn, 2 người chuẩn bị thuốc theo đơn, 1 người kiểm tra lại, 1 người cấp phát/tư vấn, 1 người thống kê.
  • Cơ sở vật chất, trang thiết bị: Có 2 máy tính nối mạng Internet sử dụng phần mềm Hospital, 1 bộ loa mic, 2 tủ lạnh bảo quản thuốc, 10 kệ thuốc bố trí dọc và 20 rổ chuẩn bị thuốc. Khu vực chờ có 15 ghế ngồi, chưa đáp ứng đủ vào giờ cao điểm.
  • Phân loại thuốc (FMS): Trong 360 khoản mục thuốc ngoại trú BHYT:
    • Nhóm F (tiêu thụ nhanh, 90 khoản mục): Tập trung nhiều nhất ở nhóm tim mạch (40 thuốc), nội tiết/hormon (17 thuốc), y học cổ truyền (9 thuốc), giảm đau/chống viêm/xương khớp (6 thuốc), tiêu hóa (5 thuốc), chống nhiễm khuẩn (5 thuốc).
    • Nhóm M (tiêu thụ trung bình): 180 khoản mục.
    • Nhóm S (tiêu thụ chậm): 90 khoản mục.
    • Bố trí thực tế trước cải tiến: 10 kệ xếp dọc, các nhóm thuốc tiêu thụ nhanh (nhóm F) như tim mạch, nội tiết, tiêu hóa lại đặt ở các kệ phía sau, xa cửa phát thuốc.
  • Đặc điểm mẫu người bệnh (n=112): Tuổi trung bình là $61,94 \pm 17,62$ tuổi (83,93% từ 51 tuổi trở lên; 57,14% trên 65 tuổi). Nữ giới chiếm 58,93%, nam giới chiếm 41,07%. Số lượng thuốc trung bình trong đơn là $3,19 \pm 1,46$ khoản mục (dao động từ 1 đến 7 thuốc).
  • Thời gian trước cải tiến:
    • Thời gian từ lúc nhận đơn ở phòng khám đến khu thanh toán: $26,99 \pm 24,22$ giây.
    • Thời gian làm thủ tục tại khu thanh toán: $92,02 \pm 61,00$ giây.
    • Thời gian nhận lại thẻ BHYT (n=74): $35,27 \pm 23,28$ giây.
    • Thời gian từ lúc đặt đơn vào khay đến lúc được lấy ra xử lý: $43,06 \pm 39,96$ giây (tối đa lên tới 325 giây do ùn ứ giờ cao điểm).
    • Thời gian kiểm tra đơn trên hệ thống: $17,13 \pm 13,50$ giây.
    • Xử lý lỗi đơn thuốc (5 trường hợp sai sót thủ tục hành chính, thiếu chữ ký/dấu thanh toán): mất trung bình $58,20 \pm 28,84$ giây.
    • Thời gian lấy các thuốc trong đơn: $103,44 \pm 43,54$ giây (lấy 1 thuốc mất $32,60 \pm 13,66$ giây, nhân viên phải di chuyển trung bình 2,5 vị trí kệ).
    • Thời gian kiểm tra lại: $15,47 \pm 14,71$ giây.
    • Thời gian gọi tên, kiểm tra thẻ và phát thuốc: $23,04 \pm 19,93$ giây.
    • Thời gian tư vấn (chỉ có 6 trường hợp bệnh nhân chủ động hỏi): $34,83 \pm 29,76$ giây.
    • Tổng thời gian tại bộ phận cấp phát thuốc: $280,44 \pm 184,58$ giây (buổi sáng: 384,5 giây; buổi chiều: 218,0 giây).
    • Tổng thời gian toàn bộ quá trình: $636,29 \pm 238,54$ giây (tương đương 10,6 phút; buổi sáng: 698,31 giây; buổi chiều: 599,09 giây).
  • Mức độ hài lòng: Điểm trung bình đạt $9,72 \pm 0,725$ điểm. Trong đó, 72/112 bệnh nhân phàn nàn về việc chờ đợi lâu khi thanh toán và nhận thuốc; 14/112 người mong muốn có hướng dẫn sử dụng thuốc cụ thể; 3/112 người phản ánh nhân viên không kịp giải đáp thắc mắc lúc đông bệnh nhân.

2. Các biện pháp cải tiến đã triển khai (tháng 10/2023)

  • Ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình "Chuẩn bị thuốc trước": Chuyển đổi phần mềm sang FPT.eHospital. Ngay sau khi bác sĩ kết thúc khám, dữ liệu đơn thuốc tự động đẩy sang bộ phận kho Dược và hiển thị phiếu chuẩn bị thuốc. Nhân viên Dược in phiếu ngay lập tức và tiến hành nhặt thuốc vào rổ trước khi bệnh nhân đến quầy.
  • Trang thiết bị bổ sung: Trang bị thêm 1 máy in phiếu chuẩn bị thuốc, 1 máy quét mã vạch và 1 bàn xếp rổ thuốc; tăng số lượng rổ chuẩn bị thuốc từ 20 lên 100 cái.
  • Tái cấu trúc không gian kho theo FMS: Giảm số lượng kệ từ 10 kệ xuống 4 kệ lớn, bố trí theo hình chữ U; chuyển toàn bộ các nhóm thuốc tiêu thụ nhanh (F) như tim mạch, nội tiết, YHCT ra vị trí ngoài cùng gần cửa phát thuốc, thuận tiện di chuyển.
  • Phân bổ lại nhân lực (6 nhân sự): 1 người phụ trách duyệt và in phiếu chuẩn bị thuốc tự động; 1 người chuẩn bị thuốc theo phiếu in sẵn; 1 người tiếp nhận đơn gốc từ bệnh nhân và duyệt trên phần mềm; 1 người kiểm tra đối chiếu lần cuối; 1 người gọi tên, phát thuốc và tư vấn; 1 người thống kê.

3. So sánh hiệu quả trước và sau cải tiến

  • Đặc điểm nhóm bệnh nhân sau cải tiến ($n=112$) có sự tương đồng với nhóm trước cải tiến ($n=112$) về tuổi ($62,13 \pm 16,09$ so với $61,94 \pm 17,62$; $p=0,793$), tỷ lệ giới tính (nữ chiếm 53,57% so với 58,93%; $p=0,420$) và số khoản mục thuốc trong đơn ($3,22 \pm 1,49$ so với $3,19 \pm 1,46$; $p=0,920$).
  • Không ghi nhận trường hợp nào bị lỗi đơn thuốc sau cải tiến.
  • Thời gian từ lúc đặt đơn vào khay đến khi đơn được lấy ra xử lý giảm từ $43,06 \pm 39,96$ giây xuống $19,38 \pm 15,23$ giây ($p < 0,0001$).
  • Nhờ quy trình chuẩn bị thuốc trước, thời gian người bệnh phải đứng chờ nhân viên đi nhặt thuốc giảm từ $103,44 \pm 43,54$ giây xuống 0 giây ($p < 0,0001$).
  • Thời gian thao tác nhặt thuốc thực tế của nhân viên giảm từ $103,44 \pm 43,54$ giây xuống $48,00 \pm 35,87$ giây ($p=0,019$); thời gian nhặt 1 khoản mục thuốc giảm từ $32,60 \pm 13,66$ giây xuống $14,10 \pm 5,30$ giây ($p=0,007$). Số vị trí di chuyển trung bình của nhân viên giảm từ 2,5 vị trí xuống 1,2 vị trí.
  • Tổng thời gian tại bộ phận cấp phát thuốc giảm từ $280,44 \pm 184,58$ giây (khoảng 4,67 phút) xuống còn $95,00 \pm 82,84$ giây (khoảng 1,58 phút), mức giảm có ý nghĩa thống kê ($p < 0,0001$).
  • Tổng thời gian toàn bộ quá trình cấp phát thuốc (tính từ khi nhận đơn ở phòng khám đến khi nhận xong thuốc) giảm từ $636,29 \pm 238,54$ giây (10,60 phút) xuống $419,21 \pm 179,30$ giây (6,99 phút), giảm được 217,08 giây (tương đương 3,62 phút/đơn, $p < 0,0001$).
  • Điểm đánh giá mức độ hài lòng của người bệnh tăng từ $9,72 \pm 0,725$ lên $9,86 \pm 0,583$ điểm ($p=0,017$).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

Dưới đây là bảng tổng hợp so sánh các chỉ số thời gian và mức độ hài lòng trước và sau cải tiến:

Chỉ số đánh giá Trước cải tiến ($n=112$) Sau cải tiến ($n=112$) Chênh lệch Giá trị $p$
Thời gian đặt đơn đến khi lấy ra (giây) $43,06 \pm 39,96$ $19,38 \pm 15,23$ Giảm 23,68 giây $< 0,0001$
Thời gian người bệnh chờ lấy thuốc (giây) $103,44 \pm 43,54$ 0 Giảm 103,44 giây $< 0,0001$
Thời gian thao tác lấy thuốc của nhân viên (giây) $103,44 \pm 43,54$ $48,00 \pm 35,87$ Giảm 55,44 giây $0,019$
Thời gian trung bình lấy 1 thuốc (giây) $32,60 \pm 13,66$ $14,10 \pm 5,30$ Giảm 18,50 giây $0,007$
Số vị trí di chuyển trung bình của nhân viên 2,5 vị trí 1,2 vị trí Giảm 1,3 vị trí -
Tổng thời gian tại bộ phận cấp phát (giây) $280,44 \pm 184,58$ $95,00 \pm 82,84$ Giảm 185,44 giây $< 0,0001$
Tổng thời gian toàn bộ quy trình (giây) $636,29 \pm 238,54$ $419,21 \pm 179,30$ Giảm 217,08 giây $< 0,0001$
Điểm mức độ hài lòng (thang 10) $9,72 \pm 0,725$ $9,86 \pm 0,583$ Tăng 0,14 điểm $0,017$

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Tiếp tục duy trì và chuẩn hóa quy trình cấp phát thuốc mới với cơ chế chuẩn bị trước đơn thuốc thông qua phần mềm bệnh viện.
  • Định kỳ rà soát, đánh giá danh mục thuốc tiêu thụ theo phương pháp FMS để sắp xếp lại các vị trí thuốc trên kệ hình chữ U cho phù hợp với mô hình bệnh tật từng giai đoạn.
  • Xem xét điều chỉnh tăng số lượng nhân sự hoặc phân công hỗ trợ linh hoạt vào các khung giờ cao điểm khi lượng người bệnh tăng cao.
  • Nâng cấp khu vực chờ cấp phát thuốc (bổ sung ghế ngồi), cải tiến hình thức thông báo gọi tên (như sử dụng màn hình hiển thị số thứ tự thay thế dần hệ thống loa phát thanh để hạn chế tiếng ồn).
  • Xây dựng quy trình cấp phát kèm tờ hướng dẫn sử dụng thuốc in sẵn và tăng cường thời lượng tư vấn trực tiếp cho người bệnh ngoại trú.

Đóng góp của đề tài

Nghiên cứu cung cấp dữ liệu thực nghiệm toàn diện về thời gian các bước trong quy trình cấp phát thuốc ngoại trú BHYT tại một bệnh viện đa khoa hạng I tuyến tỉnh/thành phố tại Việt Nam. Khóa luận chứng minh việc kết hợp giữa ứng dụng đơn thuốc điện tử (chuẩn bị thuốc trước) và tối ưu hóa mặt bằng kho theo phương pháp quản trị hàng tồn kho FMS giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của người bệnh và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên y tế mà không cần tăng biên chế nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện với cỡ mẫu 112 bệnh nhân cho mỗi giai đoạn tại một bệnh viện duy nhất. Thời điểm đánh giá sau cải tiến được thực hiện sau 4 tuần triển khai nên chưa phản ánh được hiệu quả duy trì trong dài hạn. Đề tài chủ yếu tập trung vào chỉ số thời gian và điểm số hài lòng chung, tỷ lệ người bệnh được tư vấn sử dụng thuốc trong mẫu quan sát còn thấp (6 ca trước cải tiến và 2 ca sau cải tiến).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng theo dõi trên cỡ mẫu lớn hơn trong thời gian dài; nghiên cứu đánh giá sâu hơn các chỉ số chất lượng dịch vụ dược khác như mức độ hiểu đơn thuốc của người bệnh, tỷ lệ sai sót cấp phát tiềm ẩn và chi phí - hiệu quả của các giải pháp công nghệ thông tin.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên môn hữu ích cho sinh viên, học viên chuyên ngành Quản lý và Kinh tế Dược, cũng như cán bộ quản lý tại các khoa Dược bệnh viện đang tìm kiếm giải pháp tinh gọn quy trình cấp phát thuốc.

Nội dung có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm:

  • Quy trình ứng dụng phương pháp FMS vào phân loại và tái bố trí mặt bằng kho cấp phát thuốc bệnh viện.
  • Thiết kế bộ công cụ bảng kiểm thu thập dữ liệu thời gian chi tiết theo từng phân đoạn trong chu trình khám chữa bệnh ngoại trú.
  • Mô hình phối hợp giữa phần mềm quản lý bệnh viện (FPT.eHospital) và nhân sự để thực hiện quy trình "chuẩn bị thuốc trước".

Câu hỏi thường gặp

1. Phương pháp FMS đã phân loại 360 khoản mục thuốc tại kho ngoại trú BHYT Bệnh viện Thanh Nhàn như thế nào?
Dựa trên số liệu xuất kho từ ngày 01/01/2023 đến 31/08/2023, 360 khoản mục thuốc được phân thành: 90 thuốc nhóm F (tiêu thụ nhanh, chiếm 25% có lượng cấp phát cao nhất $> Q_3$), 180 thuốc nhóm M (tiêu thụ trung bình, chiếm 50% ở khoảng giữa), và 90 thuốc nhóm S (tiêu thụ chậm, chiếm 25% có lượng cấp phát thấp nhất $< Q_1$). Nhóm F tập trung nhiều nhất ở thuốc tim mạch (40 thuốc), thuốc nội tiết/hormon (17 thuốc) và chế phẩm y học cổ truyền (9 thuốc).

2. Điểm thay đổi cốt lõi trong quy trình cấp phát thuốc sau cải tiến là gì?
Trước cải tiến, đơn thuốc chỉ được nhân viên bắt đầu chuẩn bị sau khi người bệnh đã hoàn thành thanh toán và mang đơn giấy đến nộp tại quầy dược. Sau cải tiến, ngay khi bác sĩ kết thúc khám, phần mềm FPT.eHospital tự động gửi dữ liệu đơn thuốc đến quầy Dược để in phiếu chuẩn bị thuốc; nhân viên Dược tiến hành nhặt sẵn thuốc vào rổ trước khi người bệnh đến nộp đơn.

3. Mặt bằng kho cấp phát và trang thiết bị được thay đổi ra sao sau cải tiến?
Số lượng kệ thuốc giảm từ 10 kệ xếp dọc xuống 4 kệ xếp theo hình chữ U, đưa toàn bộ thuốc nhóm F ra vị trí gần cửa phát thuốc. Bệnh viện bổ sung 1 máy in phiếu chuẩn bị thuốc, 1 máy quét mã vạch, 1 bàn xếp rổ và tăng số lượng rổ chuẩn bị thuốc từ 20 lên 100 rổ.

4. Tổng thời gian cấp phát thuốc và thời gian tại bộ phận cấp phát thuốc giảm được bao nhiêu sau cải tiến?
Tổng thời gian toàn bộ quy trình cấp phát (từ phòng khám đến khi nhận đủ thuốc) giảm từ $636,29$ giây ($10,60$ phút) xuống $419,21$ giây ($6,99$ phút), tương đương giảm $217,08$ giây ($3,62$ phút/đơn, $p < 0,0001$). Tổng thời gian riêng tại bộ phận cấp phát thuốc giảm từ $280,44$ giây ($4,67$ phút) xuống $95,00$ giây ($1,58$ phút), tức giảm $185,44$ giây ($p < 0,0001$).

5. Thao tác nhặt thuốc của nhân viên thay đổi như thế nào sau khi sắp xếp lại kho?
Thời gian lấy thuốc cho một đơn giảm từ $103,44$ giây xuống $48,00$ giây ($p = 0,019$). Thời gian trung bình để lấy 1 khoản mục thuốc giảm từ $32,60$ giây xuống $14,10$ giây ($p = 0,007$). Số vị trí kệ nhân viên phải di chuyển giảm từ 2,5 vị trí xuống 1,2 vị trí.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả La Hương Giang đã phản ánh toàn diện thực trạng và đánh giá hiệu quả can thiệp cải tiến hoạt động cấp phát thuốc ngoại trú BHYT tại Bệnh viện Thanh Nhàn năm 2023. Bằng việc kết hợp tái cơ cấu mặt bằng kho theo phương pháp FMS và áp dụng quy trình chuẩn bị thuốc trước qua phần mềm FPT.eHospital, nghiên cứu đã chứng minh sự cắt giảm có ý nghĩa thống kê về thời gian chờ đợi của người bệnh ($p < 0,0001$) và thời gian lấy thuốc của nhân viên ($p = 0,019$). Kết quả nghiên cứu cung cấp bằng chứng thực tiễn có giá trị cho công tác chuẩn hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ dược bệnh viện.