phần mở đầu và phần kết luận thì luận văn bao gồm 3 chƣơng sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phân bón Việt Nhật. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 CHƢƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Dƣới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Hiện nay, định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
COSO là một Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính. COSO đƣợc thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tƣợng khác nhau và đƣa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu. Báo cáo COSO đƣợc công bố dƣới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated Framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đó là quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.
KSNB chỉ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Con ngƣời KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, đó là HĐQT, Ban Giám đốc và các nhân viên trong đơn vị. Chính những con ngƣời này sẽ đặt ra các mục tiêu, đƣa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành KSNB.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình. Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo hợp lý KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lầm của con ngƣời khi đƣa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vƣợt ra khỏi KSNB….
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Các mục tiêu của KSNB Mỗi đơn vị thƣờng có các mục tiêu kiểm soát cần đạt đƣợc để từ đó xác định các chiến lƣợc cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà đơn vị cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Một hệ thống KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt đƣợc các mục tiêu kể trên. Để đạt đƣợc các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 mực đã đƣợc thiết lập.
Kết quả đạt đƣợc phụ thuộc vào môi trƣờng kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát. Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ 1. Giai đoạn sơ khai Năm 1905, Robert Montgomery, đồng thời cũng là sáng lập viên của công ty kiểm toán Lybrand, Ross Bros & Montgomery, đã đƣa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến KSNB trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán”. Đến năm 1929, thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” đƣợc đề cập chính thức trong một Công bố của Cục Dự trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin).
Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) trong một công bố cũng đã đƣa ra định nghĩa KSNB. Đặc biệt là sau vụ phá sản của các công ty lớn có cổ phiếu niêm yết trên thị trƣờng chứng khoán nhƣ công ty Mc Kesson & Robbins, Drayer Hanson… thì việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng đƣợc chú trọng. Giai đoạn hình thành Vào năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề là: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và với kiểm toán viên độc lập”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB nhƣ SAP 29 (1958), SAP 33 (1962), SAP 54 (1972), SAS 1 (1973)… Nhƣ vậy, trong suốt thời kỳ trên, khái niệm về KSNB đã không ngừng đƣợc mở rộng và vƣợt ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán.
Tuy nhiên, KSNB vẫn mới dừng lại nhƣ là một phƣơng tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán BCTC trƣớc khi báo cáo COSO (1992) ra đời. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Giai đoạn phát triển Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ cũng nhƣ nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Bên cạnh đó, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế.
Năm 1979, SEC bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng là một chủ đề gây ra nhiều tranh luận. Các tranh luận cuối cùng đã đƣa đến việc thành lập Ủy ban COSO vào năm 1985. Hội đồng quốc gia này đƣợc thành lập dƣới sự bảo trợ của 5 tổ chức là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA).
Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống nhất. KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra cho cả các phƣơng diện hoạt động và tuân thủ. Thời kỳ hiện đại (thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay) Sau báo cáo COSO 1992, hàng loạt nghiên cứu về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời.
Phát triển về phía quản trị: Năm 2004, COSO chính thức ban hành Báo cáo COSO 2004 (ERM – Enterprise Risk Management Framework) dựa trên cơ sở báo cáo COSO 1992. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO triển khai nghiên cứu và ban hành hƣớng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hƣớng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” (gọi tắt là COSO Guidance 2006). Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: Năm 1996, Bản tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” (CoBIT – Control Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA – Information System Audit and Control Association) ban hành. Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm SAS 78 (1995), SAS 94 (2001).
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard on Auditing) cũng sử dụng Báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC, cụ thể là: ISA 315 “Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trƣờng hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”, ISA 265 “Thông báo về những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ”. Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: Các chuẩn mực của ISA (Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ) không đi sâu nghiên cứu các thành phần của KSNB, vì IIA là một thành viên của COSO nên về nguyên tắc không có sự khác biệt giữa định nghĩa của IIA và COSO Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) đã đƣa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng. Báo cáo này không đƣa ra những lú luận mới mà chỉ vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng. Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ: Năm 2008, COSO cũng đƣa ra Dự thảo Hƣớng dẫn về giám sát hệ thống KSNB (Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992 nhằm nâng cao hiệu quả giám sát đối với KSNB trong đơn vị.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.