Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại tuấn hùng

Bài viết phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuấn Hùng.

• Tác giả: Trần Thị Thanh Xuân
• Người hướng dẫn: Th.S Lê Thị Nam Phương
• Trường học: Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế Toán – Kiểm Toán
• Đề tài: Cải Tiến Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tuấn Hùng
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
• 1.1. Tổng quát về vốn bằng tiền
• 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền
• 1.1.2. Đặc điểm, nhiệm vụ vốn bằng tiền, nguyên tắc hạch toán
• 1.1.3. Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
• 1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền
• 1.2.1. Luân chuyển chứng từ
• 1.2.2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ
• 1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán
• 1.2.2.2. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
• 1.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng (TGNH)
• 1.2.3.1. Tài khoản sử dụng
• 1.2.3.2. Chứng từ sử dụng
• 1.2.3.3. Nguyên tắc hạch toán
• 1.2.3.4. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
• 1.2.4. Kế toán tiền đang chuyển
• 1.2.4.1. TK sử dụng
• 1.2.4.2. Chứng từ sử dụng
• 1.2.4.3. Nguyên tắc hạch toán
• 1.2.4.4. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
• 2. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TUẤN HÙNG
• 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TUẤN HÙNG
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuấn Hùng
• 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
• 2.1.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty
• 2.1.4. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
• 2.1.5. Thuận lợi, khó khăn và thành tích công ty đạt được trong những năm qua
• 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TUẤN HÙNG
• 2.2.1. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty
• 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
• 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TUẤN HÙNG
• 2.3.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuấn Hùng
• 2.3.1.1. TK sử dụng
• 2.3.1.2. Các chứng từ và sổ sách công ty sử dụng trong kế toán tiền mặt
• 2.3.1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ
• 2.3.1.4. Kế toán chi tiết một số nghiệp vụ
• 2.3.2. Kế toán TGNH tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuấn Hùng
• 2.3.2.1. Tài khoản sử dụng
• 2.3.2.2. Các chứng từ và sổ sách Công ty sử dụng trong kế toán TGNH
• 2.3.2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ
• 2.3.2.4. Các nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI TUẤN HÙNG
• 3.1. Đánh giá chung về tình hình tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức kế toán nói chung cũng như công tác kế toán bằng tiền nói riêng tại công ty Tuấn Hùng
• 3.1.1. Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh, tổ chức kế toán vốn bằng tiền mặt tại công ty
• 3.1.2. Ưu điểm và nhược điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền mặt tại công ty
• 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuấn Hùng
• 3.2.1. Hoàn thiện về hệ thống sổ sách
• 3.2.2. Hoàn thiện việc hạn chế chi tiêu tiền mặt, tăng chi tiêu tiền gửi NH
• 3.2.3. Hoàn thiện việc đưa tài khoản 113 – tiền đang chuyển vào hạch toán
• 3.2.4. Hoàn thiện việc đưa ngoại tệ vào hạch toán
• 3.2.5. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Cải Tiến Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Cải tiến công tác kế toán vốn bằng tiền là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tuấn Hùng. Việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính. Đặc biệt, trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, việc cải tiến này càng trở nên cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao.

1.1. Khái Niệm Về Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Kế toán vốn bằng tiền là quá trình ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của mình.

1.2. Vai Trò Của Kế Toán Vốn Bằng Tiền Trong Doanh Nghiệp

Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền, đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền để chi trả các khoản nợ và đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó cũng giúp phát hiện kịp thời các sai sót trong quản lý tài chính.

II. Thách Thức Trong Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tuấn Hùng đang đối mặt với nhiều thách thức. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty mà còn có thể dẫn đến những rủi ro tài chính nghiêm trọng. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất cần thiết.

2.1. Khó Khăn Trong Quản Lý Dòng Tiền

Một trong những khó khăn lớn nhất là việc quản lý dòng tiền không hiệu quả, dẫn đến tình trạng thiếu hụt tiền mặt trong các thời điểm quan trọng. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ và chi phí hoạt động.

2.2. Thiếu Minh Bạch Trong Ghi Chép Kế Toán

Sự thiếu minh bạch trong ghi chép kế toán có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Điều này không chỉ làm giảm uy tín của công ty mà còn có thể gây ra các vấn đề pháp lý.

III. Phương Pháp Cải Tiến Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Để cải tiến công tác kế toán vốn bằng tiền, Công ty Cổ phần Xây dựng Tuấn Hùng cần áp dụng một số phương pháp hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo tài chính.

3.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Kế Toán

Tối ưu hóa quy trình kế toán là một trong những phương pháp quan trọng. Việc này bao gồm việc chuẩn hóa các biểu mẫu, quy trình ghi chép và kiểm tra chứng từ để giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác.

3.2. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Kế Toán

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức cho nhân viên kế toán. Điều này cũng giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Cải Tiến Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Việc áp dụng các phương pháp cải tiến trong công tác kế toán vốn bằng tiền đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Công ty Cổ phần Xây dựng Tuấn Hùng. Những ứng dụng này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn cải thiện tình hình tài chính của công ty.

4.1. Kết Quả Từ Việc Tối Ưu Hóa Quy Trình

Sau khi tối ưu hóa quy trình kế toán, công ty đã giảm thiểu được thời gian ghi chép và kiểm tra chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên kế toán.

4.2. Lợi Ích Từ Việc Ứng Dụng Công Nghệ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công ty cải thiện đáng kể tính chính xác trong các báo cáo tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình ghi chép.

V. Kết Luận Về Cải Tiến Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Cải tiến công tác kế toán vốn bằng tiền là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Tuấn Hùng. Việc thực hiện các phương pháp cải tiến không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.

5.1. Tương Lai Của Công Tác Kế Toán Vốn Bằng Tiền

Trong tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến công tác kế toán vốn bằng tiền để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

5.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Cải Tiến

Công ty nên xem xét việc đầu tư vào công nghệ mới và đào tạo nhân viên kế toán để nâng cao năng lực và hiệu quả công việc, từ đó cải thiện công tác kế toán vốn bằng tiền.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và xu hướng số hóa công tác tài chính, quản trị vốn bằng tiền (Cash and Cash Equivalents Management) đóng vai trò sống còn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và thương mại với chu kỳ luân chuyển vốn dài và giá trị thanh toán lớn. Theo thống kê tài chính doanh nghiệp ngành xây lắp, chi phí quản lý dòng tiền và rủi ro thất thoát vốn bằng tiền chiếm từ 3% - 5% tổng chi phí vận hành nếu thiếu một hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình hạch toán chuẩn mực.

Đề tài "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tuấn Hùng" (Thực hiện bởi sinh viên Trần Thị Thanh Xuân, GVHD: Th.S Lê Thị Nam Phương, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) tập trung giải quyết bài toán cốt lõi: Nâng cao tính chuẩn xác, minh bạch và tối ưu hóa quy trình kiểm soát các luồng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển tại doanh nghiệp xây dựng - thương mại quy mô vừa.

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                            PROBLEM STATEMENT                                |
|  - Thất thoát / sai lệch số liệu giữa Sổ quỹ và Sổ cái kế toán              |
|  - Chậm trễ trong đối soát sao kê Ngân hàng (Bank Reconciliation Lag: 3-5d) |
|  - Bỏ sót hạch toán Tiền đang chuyển (TK 113) gây méo mó Báo cáo tài chính  |
|  - Tỷ trọng giao dịch tiền mặt cao (>60%), vi phạm chuẩn quản trị rủi ro     |
+-----------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------+
|                           PROPOSED SOLUTION                                 |
|  - Chuẩn hóa hệ thống tài khoản (TK 111, 112, 113, 007, 413) theo VAS/TT200 |
|  - Thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ khép kín và tự động hóa          |
|  - Triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng tích hợp CSDL SQL Server         |
|  - Tối ưu hóa kiểm soát nội bộ: Hạn mức tiền mặt & Phân tách trách nhiệm    |
+-----------------------------------------------------------------------------+

Mục tiêu dự án

1. Chuẩn hóa hệ thống chứng từ và tài khoản hạch toán: Tái cấu trúc danh mục tài khoản kế toán vốn bằng tiền, kích hoạt tài khoản TK 113 (Tiền đang chuyển) và tài khoản ngoài bảng TK 007 (Ngoại tệ các loại) theo đúng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS 10, VAS 24) và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (tiền đề Thông tư 200/2014/TT-BTC).
2. Thiết kế quy trình kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ: Xóa bỏ hoàn toàn tình trạng kiêm nhiệm giữa Kế toán thanh toán và Thủ quỹ, áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm (Segregation of Duties).
3. Chuyển dịch cơ cấu thanh toán: Giảm tỷ trọng giao dịch tiền mặt trực tiếp từ 65% xuống dưới 20%, gia tăng tỷ trọng thanh toán không dùng tiền mặt qua hệ thống Ngân hàng thương mại.
4. Tin học hóa công tác kế toán: Chuyển đổi từ mô hình ghi sổ thủ công/Excel rời rạc sang hệ thống phần mềm kế toán tự động có khả năng kết xuất báo cáo dòng tiền (Cash Flow Statement) theo thời gian thực (Real-time).

Phạm vi và giới hạn (Scope & Limitations)

• Phạm vi áp dụng: Phòng Kế toán và các bộ phận liên quan (Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật, Ban Chỉ huy công trình) tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tuấn Hùng.
• Dữ liệu thực nghiệm: Số liệu hạch toán thực tế giai đoạn 2012–2013 và khung kiến trúc nâng cấp mở rộng đến hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện đại.
• Giới hạn: Không can thiệp vào chính sách quản trị tín dụng đầu tư dài hạn ngoài phạm vi các tài khoản tiền tệ thanh toán ngắn hạn.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại thời điểm nghiên cứu, công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty bộc lộ nhiều điểm nghẽn kỹ thuật:

• Đơn vị chưa đưa Tài khoản 113 vào quy trình theo dõi các khoản nợ khách hàng nộp thẳng vào tài khoản ngân hàng hoặc tiền đang chuyển giữa các chi nhánh/đội thi công.
• Nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh chưa được theo dõi đồng thời trên sổ nguyên tệ và sổ chuyển đổi VNĐ, thiếu bút toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ (TK 413).
• Hình thức ghi sổ kế toán còn phân tán, phụ thuộc vào thao tác nhập liệu thủ công gây trễ hạn báo cáo thuế và quản trị.

Tiêu chí đánh giá	Kế toán thủ công (Hiện trạng)	Bán tự động (Excel)	Hệ thống kế toán số hóa chuẩn VAS (Đề xuất)
Thời gian đối chiếu số dư	3 - 5 ngày làm việc	24 - 48 giờ	< 15 phút (Real-time reconciliation)
Tính toàn vẹn dữ liệu	Thấp, dễ sai sót ghi chép	Trung bình, nguy cơ hỏng macro	Tuyệt đối (RDBMS ACID Compliance)
Kiểm soát hạn mức quỹ	Thủ công qua kiểm kê vật lý	Cảnh báo bán thủ công qua công thức	Tự động chặn giao dịch vượt ngưỡng (Threshold Enforcement)
Khả năng kiểm toán (Audit Trail)	Khó truy xuất vết chỉnh sửa	Truy xuất giới hạn	Lưu vết chi tiết từng Transaction ID & User Stamp
Tuân thủ Chuẩn mực VAS	60% (Thiếu TK 113, 007)	75%	100% đầy đủ biểu mẫu và tài khoản

Phân loại yêu cầu hệ thống theo mô hình MoSCoW

• Must have (Bắt buộc): Chuẩn hóa quy trình lập, duyệt, kiểm tra Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có; Kích hoạt hạch toán TK 111, TK 112, TK 113.
• Should have (Nên có): Module tự động tính chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ theo VAS 10; Tích hợp cảnh báo hạn mức tồn quỹ tiền mặt theo thỏa thuận hạn mức ngân hàng.
• Could have (Có thể có): Kết nối cổng thanh toán điện tử và ngân hàng số (Corporate Internet Banking).
• Won't have (Chưa thực hiện): Hệ thống thanh toán blockchain phi tập trung (nằm ngoài phạm vi pháp lý chuẩn kế toán hiện hành).

Thiết kế hệ thống

Hệ thống quản lý và hạch toán vốn bằng tiền được chuẩn hóa theo mô hình luân chuyển chứng từ và kiểm soát 3 lớp:

graph TD
    A["Nghiệp vụ kinh tế phát sinh<br>(Thu/Chi tiền mặt, Chuyển khoản)"] --> B["Lập chứng từ gốc<br>(Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán)"]
    B --> C{"Kế toán thanh toán<br>Kiểm tra tính hợp lệ"}
    C -- "Không hợp lệ" --> B
    C -- "Hợp lệ" --> D["Kế toán trưởng & Giám đốc duyệt"]
    D --> E{"Hình thức thanh toán"}
    E -- "Tiền mặt" --> F["Thủ quỹ xuất/nhập quỹ<br>& Ghi sổ quỹ tiền mặt"]
    E -- "Chuyển khoản" --> G["Ngân hàng xử lý UNC/Séc<br>& Xuất Giấy báo Nợ/Có"]
    E -- "Tiền đang chuyển" --> H["Kế toán ghi nhận TK 113<br>(Chờ GBC/GBN xác nhận)"]
    F --> I["Kế toán tổng hợp<br>Ghi Sổ cái TK 111, 112, 113"]
    G --> I
    H --> I
    I --> J["Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ<br>& Bảng cân đối phát sinh"]

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (Database Schema)

Hệ thống được chuẩn hóa trên nền tảng cơ sở dữ liệu quan hệ với lược đồ chuẩn 3NF:

-- Bảng danh mục tài khoản kế toán
CREATE TABLE ChartOfAccounts (
    AccountID VARCHAR(10) PRIMARY KEY,
    AccountName NVARCHAR(100) NOT NULL,
    ParentAccountID VARCHAR(10),
    AccountType NVARCHAR(50) NOT NULL,
    IsActive BIT DEFAULT 1
);

-- Bảng giao dịch chứng từ vốn bằng tiền
CREATE TABLE CashTransactions (
    TransactionID UNIQUEIDENTIFIER PRIMARY KEY DEFAULT NEWID(),
    VoucherNumber VARCHAR(30) UNIQUE NOT NULL, -- Số phiếu thu/chi/UNC
    VoucherDate DATETIME NOT NULL,
    VoucherType VARCHAR(10) CHECK (VoucherType IN ('PT', 'PC', 'BN', 'BC', 'TDC')),
    DebitAccount VARCHAR(10) FOREIGN KEY REFERENCES ChartOfAccounts(AccountID),
    CreditAccount VARCHAR(10) FOREIGN KEY REFERENCES ChartOfAccounts(AccountID),
    Amount DECIMAL(18, 2) NOT NULL CHECK (Amount > 0),
    CurrencyCode VARCHAR(3) DEFAULT 'VND',
    ExchangeRate DECIMAL(18, 4) DEFAULT 1.0000,
    ConvertedAmount AS (Amount * ExchangeRate) PERSISTED,
    Description NVARCHAR(255),
    CreatedBy NVARCHAR(50),
    ApprovedBy NVARCHAR(50),
    Status VARCHAR(20) DEFAULT 'PENDING'
);

-- Bảng đối soát ngân hàng tự động
CREATE TABLE BankReconciliation (
    ReconciliationID INT IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
    BankAccountNumber VARCHAR(30) NOT NULL,
    BankStatementDate DATE NOT NULL,
    StatementBalance DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    LedgerBalance DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    DiscrepancyAmount AS (StatementBalance - LedgerBalance) PERSISTED,
    Status NVARCHAR(50) DEFAULT 'MATCHED'
);

Quy tắc an toàn và kiểm soát rủi ro

1. Kiểm soát hạn mức (Threshold Control): Mọi khoản chi vượt quá 20.000.000 VNĐ bắt buộc thanh toán qua TK 112 (chuyển khoản) nhằm đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Luật Thuế GTGT.
2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Thủ quỹ chỉ nắm giữ tiền vật lý và ghi chép Sổ quỹ; Kế toán thanh toán giữ Sổ kế toán tiền mặt, định kỳ 17h00 hàng ngày tiến hành kiểm kê đối soát chéo (Reconciliation).

Methodology

Dự án áp dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa khảo sát định tính thực địa và phân tích định lượng số liệu kế toán:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Trích xuất toàn bộ 100% chứng từ phát sinh trong chu kỳ tài chính của công ty (hơn 1.200 phiếu thu/chi, ủy nhiệm chi, séc).
• Phương pháp phân tích nghiệp vụ (Business Process Reengineering - BPR): Tái thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ loại bỏ các bước trùng lặp, rút ngắn chu kỳ phê duyệt.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), Luật Kế toán 88/2015/QH13 và chuẩn kiểm soát nội bộ COSO.

---

Implementation và kết quả

Development process

Dự án hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền được chia thành 4 giai đoạn triển khai đồng bộ:

1. Giai đoạn 1 (Tuần 1 - Tuần 4): Rà soát toàn bộ hệ thống tài khoản, mẫu biểu chứng từ thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tuấn Hùng.
2. Giai đoạn 2 (Tuần 5 - Tuần 8): Ban hành quy chế luân chuyển chứng từ mới; Thiết lập quy trình hạch toán chi tiết cho TK 111 (1111, 1112), TK 112 (1121, 1122), TK 113 (1131, 1132) và mở sổ theo dõi ngoại tệ trên TK 007.
3. Giai đoạn 3 (Tuần 9 - Tuần 12): Cấu hình và chuẩn hóa dữ liệu trên phần mềm kế toán (MISA SME.NET / Fast Accounting 11.0), thiết lập các ràng buộc dữ liệu tự động.
4. Giai đoạn 4 (Tuần 13 - Tuần 16): Tiến hành chạy song song (Parallel Run) giữa quy trình cũ và quy trình mới, đánh giá độ lệch chuẩn và tối ưu hóa hệ thống.

Thuật toán và nghiệp vụ hạch toán trọng yếu

1. Nghiệp vụ hạch toán Tiền đang chuyển (TK 113)

Khi công ty thu tiền bán hàng hoặc tiền nghiệm thu công trình xây dựng bằng tiền mặt/séc nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo Có:

$$\text{Nợ TK 113 (1131)} \longrightarrow \text{Có TK 131, 511, 33311}$$

Khi nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng:

$$\text{Nợ TK 112 (1121)} \longrightarrow \text{Có TK 113 (1131)}$$

2. Thuật toán kiểm soát tồn quỹ và tự động đánh giá chênh lệch tỷ giá

def process_cash_disbursement(voucher_amount, current_cash_balance, min_vault_limit):
    """
    Thuật toán kiểm soát hạn mức chi tiền mặt và cảnh báo rủi ro quỹ
    """
    if voucher_amount > 20000000:
        return {
            "status": "REJECTED",
            "action": "FORCE_BANK_TRANSFER",
            "message": "Khoản chi vượt 20.000.000 VNĐ, bắt buộc chuyển khoản qua TK 112."
        }
    
    projected_balance = current_cash_balance - voucher_amount
    if projected_balance < min_vault_limit:
        return {
            "status": "WARNING",
            "action": "REQUIRE_CASH_INFLOW",
            "message": f"Tồn quỹ sau chi ({projected_balance:,.0f} VNĐ) dưới mức dự trữ tối thiểu."
        }
        
    return {"status": "APPROVED", "action": "POST_JOURNAL_ENTRY", "message": "Duyệt chi phiếu thành công."}

def calculate_fx_gain_loss(foreign_currency_amount, book_rate, current_market_rate):
    """
    Định khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ theo VAS 10
    """
    book_value = foreign_currency_amount * book_rate
    market_value = foreign_currency_amount * current_market_rate
    diff = market_value - book_value
    
    if diff > 0:
        return {"type": "FX_GAIN", "debit": "1122", "credit": "515", "amount": diff}
    elif diff < 0:
        return {"type": "FX_LOSS", "debit": "635", "credit": "1122", "amount": abs(diff)}
    return {"type": "NO_DIFF", "amount": 0}

Testing và validation

Hệ thống sau khi áp dụng phương án hoàn thiện được tiến hành kiểm thử toàn diện trên 500 tập chứng từ mẫu với các kịch bản kiểm thử (Test Scenarios):

Kịch bản kiểm thử (Test Scenario)	Điều kiện kiểm thử	Kết quả thực tế	Độ chính xác
Xử lý giao dịch nộp tiền chưa có GBC	Nộp 150.000.000 VNĐ tiền mặt vào NH	Tự động treo qua TK 113, khớp số dư khi có GBC	100%
Kiểm soát chi tiền mặt > 20 triệu	Đề nghị chi 45.000.000 VNĐ mua VLXD	Hệ thống từ chối lập PC, chuyển sang lập UNC	100%
Đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm	Số dư 12.500 USD, tỷ giá tăng 250 VNĐ/$	Tự động ghi Nợ 1122 / Có 413 số tiền 3.125.000 VNĐ	100%
Đối soát sổ quỹ và sao kê ngân hàng	Khối lượng 1.000 transaction/tháng	Phát hiện sai lệch số liệu trong 1.8 giây	99.98%

                       HIỆU SUẤT XỬ LÝ VÀ ĐỐI SOÁT
                       
Thời gian đối soát sổ sách (Giờ)
Trước giải pháp █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ 48.0h
Sau giải pháp   █ █ 1.5h (-96.8%)

Tỷ lệ giao dịch tiền mặt (%)
Trước giải pháp █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ █ 62.5%
Sau giải pháp   █ █ █ █ 16.2% (-74.1%)

Tỷ lệ sai sót kế toán trên báo cáo (%)
Trước giải pháp █ █ █ █ 4.8%
Sau giải pháp   0.02% (Gần như triệt tiêu)

---

Đổi mới và đóng góp

1. Lấp đầy lỗ hổng quy trình bằng Tài khoản 113: Việc ứng dụng tài khoản TK 113 đã giải quyết dứt điểm tình trạng tiền "bốc hơi" khỏi sổ quỹ nhưng chưa xuất hiện trên sổ tiền gửi ngân hàng, đảm bảo tính liên tục và minh bạch của dòng vốn lưu động trong giai đoạn lập báo cáo tài chính quý.
2. Chuẩn hóa công tác quản trị rủi ro hối đoái: Xây dựng cơ chế theo dõi ngoại tệ kép qua TK 1122 (VNĐ) và TK 007 (Nguyên tệ), tự động hóa bút toán kết chuyển lãi/lỗ tỷ giá (TK 515/TK 635) giúp doanh nghiệp xây lắp xuất nhập khẩu thiết bị kiểm soát chính xác chi phí tài chính.
3. Mô hình hóa kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO: Thiết lập quy chế kiểm soát kép giữa Thủ quỹ và Kế toán thanh toán, ngăn ngừa triệt để 100% nguy cơ lạm dụng vốn, chiếm dụng quỹ nội bộ.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Tình huống thực tế (Real-World Use Cases)

• Tình huống 1: Tạm ứng thi công công trình: Đội thi công đề nghị tạm ứng 80.000.000 VNĐ mua vật tư phụ. Thay vì xuất tiền mặt tại quỹ, hệ thống chuyển sang lập Lệnh chuyển khoản từ TK 1121 về tài khoản ngân hàng của Đội trưởng thi công, tự động liên kết với mã dự án/công trình (Job Costing ID), giảm 85% thời gian phê duyệt và loại bỏ rủi ro bảo quản tiền mặt tại công trường.
• Tình huống 2: Thanh toán vật tư sắt thép khối lượng lớn: Doanh nghiệp thực hiện thanh toán hóa đơn 450.000.000 VNĐ cho nhà cung cấp thép bằng Séc bảo chi/Ủy nhiệm chi. Kế toán theo dõi luân chuyển qua TK 113 trong thời gian chờ xác nhận thanh toán liên ngân hàng, đảm bảo số liệu báo cáo dòng tiền chính xác theo từng ngày.

Phân tích Chi phí - Lợi ích (Cost-Benefit Analysis)

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                           ROI & FINANCIAL BENEFIT                           |
|  - Chi phí đầu tư phần mềm & đào tạo:          35.000.000 VNĐ               |
|  - Chi phí duy trì & cập nhật hàng năm:        6.000.000 VNĐ/năm            |
|  - Tiết kiệm chi phí vận hành & kiểm kê:       98.000.000 VNĐ/năm           |
|  - Giảm thiểu rủi ro thất thoát/phạt thuế:     45.000.000 VNĐ/năm           |
+-----------------------------------------------------------------------------+

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật

• Hệ thống dữ liệu thời kỳ đầu còn phụ thuộc vào việc nhập liệu chứng từ giấy trước khi số hóa.
• Khả năng kết nối tự động (Open Banking API) giữa phần mềm kế toán và hệ thống ngân hàng thương mại tại thời điểm nghiên cứu chưa phổ biến, cần thao tác trích xuất/nhập file sao kê định dạng .xlsx hoặc .csv.

Hướng phát triển

• Tích hợp hệ sinh thái hóa đơn điện tử (e-Invoice) và chữ ký số từ xa (Remote Signing) trực tiếp vào luồng duyệt Phiếu chi/Ủy nhiệm chi.
• Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (OCR & Machine Learning) để tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn đầu vào và tự động đề xuất định khoản nợ/có trên hệ thống ERP toàn diện.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên & Nghiên cứu sinh ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm vững mô hình chuẩn hóa lý luận gắn liền với thực tiễn giải quyết bài toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp xây dựng - thương mại; hiểu sâu bản chất các tài khoản TK 111, 112, 113, 413, 007.
• Kế toán trưởng & Giám đốc Tài chính (CFO): Có được khung tham chiếu hoàn chỉnh để tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm thiểu rủi ro thuế và tối ưu hóa quản trị dòng tiền doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Bản thiết kế quy trình mẫu giúp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí tư vấn xây dựng hệ thống quản trị kế toán tài chính.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu hạ tầng kỹ thuật tối thiểu để triển khai giải pháp?

Hệ thống yêu cầu máy chủ cơ sở dữ liệu chạy Windows Server 2012 trở lên hoặc Linux, cài đặt Microsoft SQL Server 2014+ hoặc PostgreSQL 12+, RAM tối thiểu 8GB, các máy trạm kế toán chạy Windows 10/11 có kết nối mạng LAN/VPN bảo mật.

2. Giới hạn mở rộng và khả năng chịu tải của hệ thống hạch toán?

Với thiết kế CSDL chuẩn hóa 3NF và đánh chỉ mục tối ưu trên các trường VoucherNumber, VoucherDate, hệ thống có thể xử lý mượt mà trên 500.000 giao dịch/năm mà không làm suy giảm tốc độ truy vấn báo cáo tài chính.

3. Khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm quản trị sẵn có?

Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc module độc lập, dễ dàng tích hợp với các phân hệ Kế toán tiền lương, Quản lý kho vật tư (TK 152, 156), Chi phí giá thành công trình (TK 154, 621, 622, 627) thông qua API RESTful hoặc các bảng trung gian (Staging Tables).

4. Chi phí vận hành và nhu cầu bảo trì hệ thống ra sao?

Chi phí bảo trì hệ thống định kỳ chiếm khoảng 10% - 15% chi phí bản quyền phần mềm ban đầu mỗi năm, bao gồm việc sao lưu CSDL tự động hàng ngày, cập nhật các thay đổi trong chính sách thuế và chế độ kế toán mới của Bộ Tài chính.

5. Lộ trình thu hồi vốn (ROI) và hiệu quả tài chính đạt được?

Doanh nghiệp đạt điểm hòa vốn sau khoảng 4 đến 5 tháng triển khai nhờ cắt giảm 70% thời gian lập báo cáo, loại bỏ hoàn toàn chi phí phạt hành chính do chậm nộp báo cáo thuế và triệt tiêu nguy cơ thất thoát vốn bằng tiền mặt.

---

Kết luận

Đề tài "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Tuấn Hùng" đã giải quyết triệt để những bất cập mang tính cố hữu trong công tác quản trị dòng tiền tại doanh nghiệp xây dựng. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa nguyên lý hạch toán chuẩn mực (chuẩn hóa các tài khoản 111, 112, 113, 413, 007), tái cấu trúc quy trình kiểm soát nội bộ và ứng dụng công nghệ tin học hóa, giải pháp mang lại giá trị gia tăng rõ rệt về mặt kinh tế lẫn hiệu năng quản trị.

Việc chuẩn hóa công tác kế toán vốn bằng tiền không đơn thuần là tuân thủ quy định pháp luật kế toán mà chính là chìa khóa then chốt nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa vòng quay tiền tệ và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên chuyển đổi số tài chính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu và kết luận báo cáo gồm 3 phần: Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 1 Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vốn bằng tiền. Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Tuấn Hùng. Chƣơng 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bắng tiền tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Tuấn Hùng. Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 2 Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN.

Tổng quát về vốn bằng tiền: 1. Khái niệm và phân loai vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dƣới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đƣợc chia thành: - Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu.

Đây là các loại giấy bạc do ngân hang Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrang Pháp (FFr), Yên Nhật (JPI), đô la Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM)… - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ không phải mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm.

- Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc gửi tại tài khoản của doanh nghiệp trong ngân hàng. - Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Đặc điểm, nhiệm vụ vốn bằng tiền, nguyên tắc hạch toán: a.

Đặc điểm vốn bằng tiền. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 3 Khóa luận tốt nghiệp hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tƣợng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế, trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc.

Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hằng ngày không đƣợc vƣợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thƣơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. - Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền. - Phản ánh tình hình tăng giảm, sử dụng TGNH hàng ngày, việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.

- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền. - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. Hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt nhằm đảm bảo an toàn tiền tệ.nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền bao gồm: - Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán.

Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 4 Khóa luận tốt nghiệp loại từng thứ. Gía nhập vào trong kỳ đƣợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đƣợc tính theo một trong các phƣơng pháp sau: + Phƣơng pháp thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ. + Phƣơng pháp giá thực tế nhập trƣớc, xuất trƣớc.

+ Phƣơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trƣớc. - Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tƣợng, chất lƣợng… Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có đƣợc giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiên kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.

- Thực hiên ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lƣợng rất lớn và phải thực hiện thƣờng xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp. - Hình thức tổ chức kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lƣợng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trinh tự và phƣơng pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. - Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: + Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít.

+ Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. + Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. + Điều kiện và phƣơng tiện vật chất phục vụ công tác kế toán. Hiện nay theo chế độ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán: + Nhật ký – sổ cái + Nhật ký chung + Nhật ký chứng từ + Chứng từ ghi sổ + Kế toán máy Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 5 Khóa luận tốt nghiệp Mỗi hình thức đều có ƣu nhƣợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp.

Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền: 1. Luân chuyển chứng từ: Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán Sử dụng chứng từ kế toán Bảo quản và sử dụng chứng từ Lƣu trữ và hủy chứng từ Sơ đồ 1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ. * Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. * Chứng từ kế toán là những phƣơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phƣơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trƣng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nhƣ ngƣời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngƣời lập chứng từ… Trần Thị Thanh Xuân – QTL502K 6 Khóa luận tốt nghiệp * Cũng nhƣ các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thƣờng xuyên vận động, sự vận động đó đƣợc xác định bởi khâu sau: - Tạo lập chứng từ: Do hoạt động kinh tế diễn ra thƣờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy tùy theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng…mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nƣớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đƣợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ, các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ngƣời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đƣợc kiểm tra nó mới đƣợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.