CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Vai trò của kế toán Kế toán được coi là ngôn ngữ trong kinh doanh, là một trong những phương tiện trao đổi thông tin của một doanh nghiệp. Kế toán đóng vai trò kết nối nguồn thông tin, từ người chuyển giao sang một loạt người nhận thông tin – những người sử dụng bên ngoài lẫn bên trong của doanh nghiệp. Các thông tin này đồng thời là cầu nối liên kết các nhà quản lý với các hoạt động của đơn vị cũng như liên kết đơn vị với môi trường kinh doanh. Có rất nhiều đối tượng sử dụng thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.
Mỗi đối tượng sử dụng thông tin khác nhau lại có các nhu cầu thông tin cần cung cấp khác nhau. - Với các nhà quản trị doanh nghiệp Vai trò của kế toán trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị là nhằm liên kết các quá trình quản lý với nhau và liên kết doanh nghiệp với môi trường bên ngoài. - Với chủ sở hữu Thông qua việc xem xét thông tin trên báo cáo kế toán họ có thể đánh giá năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp là tốt hay xấu. - Với các nhà cho vay và cung cấp hàng hóa dịch vụ Các ngân hàng, các tổ chức tài chính cũng như các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, trước khi cho vay hoặc cung cấp đều có nhu cầu thông tin về khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào.
Nghĩa là, doanh nghiệp đã có đủ khả năng chi trả hay không? Để có được thông tin này họ phải sử dụng thông tin của kế toán 3 nợ nần dây dưa kéo dài và tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế tóan - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh tế và chỉ đạo sản xuất kinh doanh - Trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán. - Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và tiết kiệm sao cho phù hợp với chế độ, qui định hiện hành của nhà nước, thích hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị với chi phí thấp nhất nhưng đồng thời thể hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ kế toán với chất lượng cao. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo kết hợp tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.2 Nội dung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm công tác kế toán trong đơn vị cùng những trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị.
Các công ty phải bố trí người làm kế toán, người làm kế toán Trưởng theo đúng tiêu chuẩn. Có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán: - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các cơ sở, văn phòng, chi nhánh khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu 4 quản lý sản xuất kinh doanh của từng cơ sở đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung thích hợp cho các đơn vị ít cơ sở phụ thuộc, địa bàn cơ sở không quá xa trụ sở chính và có hoạt động nghiệp vụ không phức tạp, ít chứng từ.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán Trưởng. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thích hợp cho các doanh nghiệp có qui mô lớn, nhiều đơn vị phụ thuộc, địa bàn hoạt động rộng.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán nửa phân tán, nửa tập trung: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp 5 các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó. Tóm lại, việc lựa chọn hình thức nào cũng phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho công tác quản lý 1.2 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ phận kế toán 1.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán. Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, toàn diện phục vụ cho yêu cầu chỉ đạo sản xuất kinh doanh và yêu cầu kiểm tra thanh tra khi cần thiết, tổ chức hệ thống chứng từ phải tuân thủ các qui định sau: - Đối với các loại chứng từ bắt buộc, kế toán doanh nghiệp phải tuân thủ về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. - Đối với các loại chứng từ hướng dẫn, kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
- Kế toán Trưởng doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng trình tự xử lý chứng từ kế toán. 6 - Cần lập đầy đủ, chính xác kịp thời các chứng từ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế toán, đầy đủ chữ ký theo qui định. - Chứng từ sau khi được ghi chép chính xác, đầy đủ theo qui định cần được tổ chức luân chuyển chứng từ theo từng loại cho các bộ phận để theo dõi ghi sổ, lưu trữ chứng từ 1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tài khoản căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, được Bộ Tài chính ban hành và được qui định chung cho các doanh nghiệp. Theo qui định hiện hành, hệ thống TK kế toán doanh nghiệp 2 loại TK: tài khoản nội bảng và TK ngoài bảng.
Trong quá trình sử dụng tài khoản, các đơn vị phải gọi đúng tên tài khoản và sử dụng đúng các ký hiệu tài khoản. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán cũng phải tuân thủ theo đúng phương pháp hạch toán và các nội dung qui định cho từng tài khoản Doanh nghiệp sử dụng danh mục các tài khoản cấp 1, 2, 3 theo đúng luật định và tự xây dựng cách thức ghi chép các TK cấp chi tiết … phục vụ cho yêu cầu quản lý của DN. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú ý việc xây dựng hệ thống TK kế toán phù hợp, đáp ứng yêu cầu của vận dụng, xử lý thông tin kế toán bằng máy tính và đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.3 Tổ chức hệ thống sổ Hiện nay, có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán được áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam: - Hình thức sổ Nhật ký chung - Hình thức sổ Nhật ký sổ cái - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chứng từ 7 - Hình thức tổ chức kế toán bằng máy tính: Mặc dù, được xếp thành 1 loại hình thực kế toán riêng, nhưng hình thức kế toán trên máy không có một mẫu biểu chính thức và qui chuẩn nào mà được xây dựng dựa trên ứng dụng của phần mềm tin học. Có thể nói, hình thức kế toán trên máy là sự kết hợp đa dạng của 4 hình thức kế toán phổ biến, và sự pha trộn giữa các hình thức này sẽ tùy thuộc vào thiết kế của phần mềm kế toán đang sử dụng.
Mỗi hình thức kế toán đều có quy định các loại sổ kế toán sử dụng, có ưu - nhược điểm riêng.