CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CỦA DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm cơ bản 1. Khái niệm quản trị Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường ( Lý thuyết quản trị kinh doanh, PGS.TS Mai Văn Bưu và PGS.TS Phan Kim Chiến, trường ĐHKTQD- NXB Thống kê 1994) Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích ( đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực của người khác ( Quản trị doanh nghiệp thương mại, GS.TS Phạm Vũ Luận- NXB Thống Kê 2004). Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản, Jame H.Gibson – NXB Thống kê 2001).
Tóm lại, có thể hiểu khái niệm về quản trị như sau: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả băng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”. (Management Angolo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006). Quá trình quản trị là quá trình thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết với nhau, 4 chức năng đó là: Chức năng hoạch định: là quá trình xác định các mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu.
Chức năng tổ chức: là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó. Chức năng lãnh đạo: là hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc để đạt được mục tiêu của tổ chức. Chức năng kiểm soát: là quá trình lường trước kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lêch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh. Trong bài khóa luận này em tiếp cận khái niệm quản trị: Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích ( đảm bảo hoàn thành công việc) 14 thông qua sự nỗ lực của người khác (Quản trị doanh nghiệp thương mại, GS.TS Phạm Vũ Luận- NXB Thống Kê 2004) xuyên suốt quá trình nghiên cứu.
Khái niệm hoạch định Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định trước xem phải làm gì và làm như thế nào, khi nào làm, ai làm cái đó để đạt được mục tiêu ( theo Harold Koontz. Cyril Odonnel và Heina Weihrich – 1968). Hoạch định là đối phó sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đặt ra (theo R. Boston Houghton mitthin 1998 page 60).
Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể. Hoạch định là quá trình nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu.TS Nguyễn Thị Bích Loan và PGS.TS Phạm Công Đoàn, Giáo trình Quản trị học Trường đại học Thương Mại, NXB Hà Nội – 2019). Cách hiểu trên về hoạch định cho thấy: Hoạch định là công việc (quyết định) của nhà quản trị trong tổ chức. Hoạch định là một tiến trình bao gồm xác định mục tiêu, xây dựng các kế hoạch để phối hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu.
Kế hoạch hành động phải chỉ rõ để đạt mục tiêu cần phải làm gì? Ai làm? Làm như thế nào? Khi nào làm? Những nguồn lực nào cần huy động và phân bổ, sử dụng chúng như thế nào? Sản phẩm của hoạch định (mục tiêu và kế hoạch hành động) vừa chứa đựng yếu tố chủ quản (ý chí, khả năng dự báo, tiên liệu.) vừa chứa đựng yếu tố khách quan (các yếu tố môi trường bất định) nên có thể không phù hợp với thực tế, do đó, hoạch định không chỉ làm một lần, mà có thể và cần phải điều chỉnh để đảm bảo phù hợp với thực tiễn. Kế hoạch hành động gồm các kế hoạch dài hạn, có tính chiến lược và các kế hoạch ngắn hạn có tính chiến thuật, tác nghiệp, để thực hiện chiến lược, các kế hoạch này đều hướng thực hiện mục tiêu của tổ chức. Cụ thể hơn quá trình hoạch định bao gồm: (i) xác định sứ mệnh, mục tiêu cả trong dài và ngắn hạn của tổ chức, (ii) xác định mục tiêu của các bộ phận, (iii) lựa chọn chiến lược để thực hiện mục tiêu, (iv) xây dựng các kế hoạch hành động để thực hiện chiến 15 lược, (v) phân bố các nguồn lực hiệu quả thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã vạch ra nhằm đạt được mục tiêu. Trong bài khóa luận này tác giả tiếp cận khái niệm hoạch định: Hoạch định là quá trình nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu.TS Nguyễn Thị Bích Loan và PGS.TS Phạm Công Đoàn, Giáo trình Quản trị học Trường đại học Thương Mại, NXB Hà Nội – 2019) xuyên suốt quá trình nghiên cứu.
Các nội dung lý thuyết cơ bản về công tác hoạch định của doanh nghiệp 1. Vai trò của hoạch định Hoạch định là chức năng chính yếu của hoạt động quản trị. Nó có vai trò quan trọng, bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những chiến lược, kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn lực hạn chế và đối phó với điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động. Những vai trò của hoạch định: - Thứ nhất, hoạch định cho phép hình dung về quá trình phát triển của doanh nghiệp, từ đó có thể phát hiện được những nguy cơ và rủi ro mà doanh nghiệp có khả năng gặp phải hay những cơ hội có thể xuất hiện để doanh nghiệp có thể ứng phó và nắm bắt kịp thời.
- Thứ hai, hoạch định tạo ra hướng chung cho suy nghĩ và hành động, là kim chỉ nam dẫn dắt cho mọi hành động đi đến mục tiêu đã vạch ra. Khi toàn bộ nguồn lực tập trung về một hướng sẽ tạo ra sự cộng hưởng sức mạnh, cho phép nhà quản trị phối hợp các nguồn lực với chi phí thấp nhất, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất, tạo lợi nhuận cho việc thực thi các quyết định. - Thứ ba, hoạch định giúp cho các nhà quản trị tư duy một cách có hệ thống các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể nhận thức, đi sâu vào bản chất phát hiện ra những quy luật, những hiện tượng mới từ đó giúp doanh nghiệp đối phó được những tình huống tốt hơn.
- Thứ tư, hoạch định hiệu quả sẽ làm tiền đề cho các chức năng khác. + Đối với chức năng tổ chức, hoạch định hữu hiệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định chức năng, nhiệm vụ và phân chia hợp lý các bộ phận, các khâu, các cấp. + Với chức năng lãnh đạo, hoạch định là cơ sở để hướng dẫn, đôn đốc, động viên, khuyến khích các bộ phận, các cá nhân hoàn thiện nhiệm vụ của mình. 16 + Chức năng kiểm soát gắn với hoạch định.
Kiểm tra, kiểm soát lấy hoạch định làm “chuẩn” để so sánh, đối chiếu. Bên cạnh những tác động tích cực, hoạch định cũng có những mặt hạn chế như: kết quả chuẩn đoán có thể sai, làm cho công tác hoạch định mất đi nhiều ý nghĩa; chi phí cho cả quá trình hoạch định là không nhỏ, kết quả hoạch định thấp sẽ gây lãng phí lớn; hoạch định dễ tạo ra những đường mòn trong tư duy và hành động, giảm khả năng tư duy, sáng tạo của nhà quản trị cũng như của nhân viên. Phân loại hoạch định Hoạch định được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Mỗi cách phân loại đề có ưu điểm nhược điểm riêng, tuỳ thuộc vào đặc trưng riêng của từng công việc và cách nhìn nhận của mỗi người.
- Theo thời gian: hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dài hạn - Theo cấp độ: hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô - Theo mức độ: hoạch định từng phần, hoạch định toàn diện - Theo lĩnh vực kinh doanh: hoạch định dịch vụ, hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự… - Theo mức độ hoạt động, hoạch định được chia ra: Hoạch định chiến lược: Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của ban lanh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Cụ thể hơn là việc hoạch định ra được định hướng và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp trong dài hạn, tìm và tạo ra được sự khác biệt trong cạnh tranh của doanh nghiệp. Bản chất cốt lõi vẫn là xác định được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp là gì, tìm và tạo ra sự khác biệt trong cạnh tranh. Hoạch định chiến lược thường vạch ra cho doanh nghiệp những mục tiêu có thời hạn từ 5 năm, 10 năm trở lên.
Hoạch định chiến lược là việc làm của những nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp. Được hoạch định và giao cho các nhà quản trị cấp trung gian và cấp thấp cụ thể hoá bằng các chương trình, kế hoạch, dự án có thời hạn ngắn hạn hơn, mục tiêu cụa thể hơn nhưng vẫn phải đảm bảo phục vụ cho mục tiêu của chiến lược. Hoạch định chiến thuật: Hoạch định chiến thuật là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1 -2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược, do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện nhằm 17 xác định rõ sự đóng góp của bộ phận do họ phụ trách và tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực được phân bổ. Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà quản trị cấp cơ sở, giám đốc bộ phận chức năng… cụ thể hoá thành kế hoạch tác nghiệp.
Hoạch định tác nghiệp: Là xác định các kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch chiến thuật với thời gian ngắn hơn và phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến thuật, định rõ các nhiệm vụ chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực tương ứng: thời gian, nhân lực và ngân sách cụ thể… Hoạch đinh tác nghiệp do các nhà quản trị cấp cơ sở, xây dựng và triển khai thực hiện, là cấp độ hoạch định cụ thể, chi tiết nhất trong hệ thống quản trị. Hiện nay, có rất nhiều quan điểm và ý kiến cho rằng, hoạch định tác nghiệp không còn chỉ là hoạt động của các nhà quản trị.