CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU Ở chương này chúng tôi sẽ trình bày một số khái niệm có liên quan đến công tác bổ sung nguồn tài nguyên thông tin. Các khái niệm được trình bày trong phần này gồm: tài liệu, vốn tài liệu thư viện và nguồn tài nguyên thông tin. Ngoài ra, các khái niệm liên quan đến các hình thức tài liệu của nguồn tài nguyên thông tin cũng sẽ được trình bày. Tuy nhiên, do nguồn tài nguyên thông tin của thư viện trường THPT chủ yếu là sách và ấn phẩm định kỳ nên chúng tôi chỉ tập trung trình bày về các hình thức này.
Một số khái niệm liên quan đến công tác bổ sung vốn tài liệu 1. Tài liệu Tài liệu trong thư viện và các trung tâm thông tin là cơ sở vật chất, là yếu tố quan trọng và thiết yếu nhất. Tài liệu là đối tượng cho tất cả các khâu trong dây chuyền thông tin tư liệu như: công tác bổ sung, tổ chức kho, xử lý kỹ thuật, tuyên truyền, giới thiệu, khai thác và phục vụ bạn đọc. Chúng ta đã biết rằng, không có một thư viện hay trung tâm thông tin nào tồn tại, phát triển tốt mà bản thân nó không chứa một vốn tài liệu giàu có về số lượng lẫn chất lượng.
Cùng với quá trình hình thành và phát triển của tài liệu, những khái niệm, định nghĩa về tài liệu cũng có nhiều cách trình bày khác nhau. Theo tiến sĩ Lê Văn viết trong cuốn “Cẩm nang nghề thư viện” thì “Tài liệu là vật thể mang tin trên đó ghi những thông tin dưới dạng chính văn, âm thanh hoặc hình ảnh, dung để truyền đạt trong thời gian, không gian nhằm mục đích bảo quản và sử dụng” [5, 118]. Theo TCVN 5453-1991 thì Tài liệu là vật mang tin trên đó ghi cố định thông tin và được xem là đối tượng xử lý trong qua trình xử lý thông tin và tư liệu. Tại Điều 2- Pháp lệnh thư viện cũng quy định rõ “Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản và sử dụng” [8, 21].
9 Khi xã hội ngày càng phát triển, thì tài liệu cũng phát triển theo về số lượng, chất lượng và hình thức để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng ngày càng cao. Có thể, về nội dung đa dạng và hình thức phong phú, nhưng tài liệu nhìn chung vẫn mang hai đặc trưng cơ bản của nó: chứa thông tin dưới những dạng thức khác nhau và lưu trữ thông tin dưới một dạng vật chất nào đó, thuận lợi cho việc phổ biến thông tin đến người sử dụng một cách dễ dàng và thuận lợi nhất. Vốn tài liệu thư viện Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện. Vốn tài liệu của thư viện được xem là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và cũng chính là niềm tự hào của bản thân thư viện đó.
Nó là vật trung gian kết nối bạn đọc, cán bộ thư viện và cơ sở vật chất của thư viện thành một hệ thống hoàn chỉnh nhất. Tại Điều 2 – Pháp lệnh thư viện thì “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” [8, 21]. Theo tiến sĩ Lê Văn Viết trong “Cẩm nang nghề thư viện” “Vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ phục cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm” [5, 120]. Như vậy, vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập các loại tài liệu thuộc các dạng thức khác nhau được lưu trữ và phục vụ cho bạn đọc của chính thư viện hoặc của các thư viện khác.
Nguồn tài nguyên thông tin Khi nói đến nguồn tài nguyên thông tin của thư viện chúng ta đều biết đó là một tổ hợp tập hợp các dạng tài liệu chứa các thông tin trong quá trình phát triển khoa học, được lưu giữ ở các thư viện, cơ quan thông tin khoa học bao gồm cả bộ máy tra cứu và cơ sở dữ liệu. Vì thế mà nguồn lực thông tin có thể được hiểu là những sưu tập có hệ thống các nguồn lực thông tin và các bộ sưu tập tài liệu khác 10 nhau mà phải phù hớp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từmg cơ quan nhằm phục vụ cho bạn đọc và người dùng tin của cơ quan tổ chức đó hay của các cơ quan khác, được phản ánh toàn diện, đầy đủ trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người được quan tâm. Sách Sách là vật thể chứa đựng tri thức của nhân loại và được lưu truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Sách tích lũy kiến thức cho con người và giúp cho con người nảy ra những tri thức, sáng tạo mới, những ý tưởng độc đáo trong các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội.
Sách chứa thông tin đầy đủ và toàn diện về một vấn đề nào đó, tổng hợp các kết quả nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ, sản xuất thực tiễn, một tác phẩm văn học nghệ thuật trọn vẹn. Theo tác giả Hoàng Sơn Cường thì Sách là tri thức có nội dung nhất quán, liên tục, được ghi chép lại chủ yếu bằng chữ viết và hình vẽ trên trên một loại vật liệu (cơ bản là giấy) có số lượng trang theo quy định” [8, 20]. Căn cứ vào nội dung, hình thức mà ta có thể chia sách thành những loại sau: Sách chuyên khảo thường phản ánh mọi khía cạnh của một bộ môn khoa học, công nghệ hoặc một hiện tượng, một nhân vật hay nhân vật nào đó và thường đề cập đến những vấn đề phương pháp luận góp phần hình thành những quy luật, lý thuyết hay giả thuyết có căn cứ khoa học trọn vẹn. Sách tham khảo, sách tra cứu, sách giáo khoa, giáo trình, sách hướng dẫn thực hành thường cung cấp những thông tin và dữ kiện mang tính chất tổng hợp.
Kiến thức trong các loại sách trên được trình bày một cách có hệ thống nên đây là loại hình tài liệu thích hợp cho việc giảng dạy, học tập, tra cứu và tham khảo. Nhìn chung sách là loại tài liệu quan trọng và chính một khối lượng rất lớn trong các thư viện thuộc bất kỳ loại hình, chức năng, nhiệm vụ gì. Ấn phẩm định kỳ Tính chất đặc trưng của các ấn phẩm xếp vào nhóm này là chúng được xuất bản thành số liên tục, dưới cùng một tên và theo các khoảng cách đều đặn, mỗi số phát hành đều có ghi ngày tháng (thậm chí với một chỉ định đơn giản về một thời kỳ 11 trong năm, mùa xuân 1996 chẳng hạn) và thông thường đánh số thứ tự. Nhóm này bao gồm các phạm trù xuất bản phẩm sau : Báo: là ấn phẩm được phát hành định kỳ, thông báo những tin thời sự nhanh nhất có tính chất cổ vũ giáo dục đông đảo quần chúng tham gia xây dựng xã hội.
Có thể phân loại báo theo các dấu hiệu sau: Phân chia theo định kỳ xuất bản: báo tuần, báo ngày Phân chia theo nội dung, các chủ đề khác nhau: văn học, điện ảnh, thể thao, nghệ thuật, chính trị, văn hóa… Phân theo đơn vị hành chính quản lý: báo trung ương, địa phương, báo của các ngành, tổ chức. Tạp chí: có chu kỳ xuất bản dài hơn báo, cung cấp những thông tin về nghiên cứu phát triển, thời sự hay một vài chuyên ngành. Thời gian xuất bản của tạp chí có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý được xuất bản dưới cùng một dạng như báo hoặc được đóng ghim. Nội dung trong các tạp chí bao gồm các thông tin dưới dạng các bài viết ngắn, tin ngắn, tranh ảnh, pháp lý, tài chính, thương mại, y tế, thời trang, thể thao… Có các loại tạp chí như: Tạp chí khoa học: xuất bản định kỳ về các vấn đề đang được quan tâm chú ý, thường được sử dụng như những xuất bản phẩm chính thức/bán chính thức của một ngành nào đó, có thể nghiên cứu sâu về một lĩnh vực nào đó, gồm cả các bài phê bình, điểm sách báo… Tạp chí học thuật: các bài viết được đăng trên tạp chí thường trình bày kết quả các công trình nghiên cứu và thường được phản biện trước khi công bố.
Tạp chí chuyên ngành: các bài viết được đăng trên tạp chí và không nhất thiết được phản biện. Tạp chí phổ thông: là xuất bản phẩm có nội dung pha tạp gồm các bài báo, truyện, thơ, hình ảnh để đáp ứng thi hiếu của bạn đọc. Bổ sung và quá trình hình thành phát triển vốn tài liệu Quá trình hình thành và phát triển vốn tài liệu là công việc quan trọng của mỗi thư viện. Nếu làm tốt công việc này, thư viện sẽ có vốn tài liệu ban đầu và tiếp tục phát triển dựa vào nhu cầu của người sử dụng và chức năng nhiệm vụ của thư viện, tạo cơ sở để làm tốt công tác bổ sung.
Quá trình này được tiến hành theo các bước cụ thể sau: Phân tích và xác định nhu cầu bạn đọc, lập chính sách xây dựng nguồn tài nguyên thông tin, tiến hành lựa chọn và bổ sung tài liệu phù hợp và cần thiết. Ngoài ra quá trình phát triển vốn tài liệu còn bao gồm việc đánh giá và thanh lọc nguồn tài liệu. Vốn tài liệu của mỗi thư viện được tạo ra là để phục vụ người sử dụng. Chính vì thực hiện chức năng cơ bản này mà công tác bổ sung tài liệu phải dựa trên nhu cầu của người sử dụng.
Đây được xem là cơ sở vô cùng quan trọng để cán bộ thư viện bổ sung vốn tài liệu phù hợp và có chất lượng. Mỗi nhóm người dùng tin có những nhu cầu thông tin khác nhau. Các đặc điểm khác nhau như trình độ văn hóa, tuổi, tôn giáo, giới tính, sở thích…Vì vậy mỗi nhóm người dùng tin sẽ có những nhu cầu thông tin khác nhau. Việc đánh giá các nhu cầu của người sử dụng phải được tiến hành theo các phương pháp nghiên cứu của khoa học xã hội như điều tra, phỏng vấn, hộp thư, đề nghị, thống kê.
Thông qua các cuộc phân tích và đánh giá nhu cầu, cần xác định nhu cầu của mỗi nhóm người sử dụng, mức độ ưu tiên của từng nhu cầu.