CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán 1. Các khái niệm có liên quan đến hệ thống thông tin 1. Hệ thống (System): Hệ thống là một tập hợp gồm từ 2 bộ phận có thể tương tác nhau để hoàn thành một mục tiêu.
Mỗi bộ phận trong hệ thống đảm nhận một chức năng được giao và được hỗ trợ bởi các thành phần cấu tạo nên bộ phận con đó. Một hệ thống bao gồm 3 thành phần cơ bản: Các yếu tố đầu vào (Inputs), Xử lý, chế biến (Processing) và Các yếu tố đầu ra (Outputs). Một hệ thống thông tin bao gồm các hệ thống con. Hệ thống con: Là 1 hệ thống, giữ vai trò là một thành phần của hệ thống khác.
Một hệ thống con thuộc một hệ thống lớn hơn nào đó, đồng thời cũng chứa đựng các hệ thống con khác thực hiện các công việc khác nhau của hệ thống. Dưới đây là mô tả 1 hệ thống: Hàng tồn kho Đầu vào Đầu ra Marketing Sản xuất Tài Bán chính hàng Lãnh đạo Kế Nguồn toán nhân lực Sơ đồ 1. Sơ đồ hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân) 4 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng 1. Hệ thống thông tin “Hệ thống thông tin là một tập hợp các chu trình chuẩn mà qua đó dữ liệu được thu thập, xử lý và cung cấp cho người dùng.
Một hệ thống thông tin quản lý được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin.” Sơ đồ các thành phần của hệ thống thông tin: Dữ liệu Xử lý Thông tin Lưu trữ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các thành phần hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân) Các thành phần của hệ thống thông tin: Dữ liệu (Data): Là những yếu tố được thu thập, ghi nhận và xử lý bởi hệ thống thông tin. Dữ liệu thường là các quan sát hoặc đo lường về hoạt động của doanh nghiệp cần thiết cho người sử dụng thông tin. Trong các doanh nghiệp, nhiều loại dữ liệu cần phải thu thập bao gồm, các sự kiện liên quan đến các nghiệp vụ/hoạt động đã phát sinh; Các nguồn lực bị tác động bởi các nghiệp vụ/ hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động nghiệp vụ. Thông tin: Là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý để có ý nghĩa cho người sử dụng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh.
Người dùng có thể đưa ra quyết định tốt hơn khi số lượng và chất lượng thông tin được nâng lên. Tuy nhiên thông tin quá nhiều có thể gây nhiễu. Thông tin về doanh nghiệp có thể được cung cấp cho nội bộ và ngoài doanh nghiệp. Thông tin với người này có thể là dữ liệu với người khác.
Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, tạo thành hệ thống các thông tin, trong đó, thông tin từ nguồn hệ thống thông tin kế toán giữ vai trò quan trọng đặc biệt. 5 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng 1. Phân loại hệ thống thông tin Có thể phân loại hệ thống thông tin theo nhiều cách thức, hai trong các cách phân loại phổ biến là phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà hệ thống thông tin quản lý phục vụ. a) Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin được chia thành: + Hệ thống xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin quản lý + Hệ thống trợ giúp ra quyết định + Hệ thống chuyên gia + Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh b) Theo nghiệp vụ mà hệ thống thông tin quản lý phục vụ, hệ thống thông tin được chia thành: + Tài chính + Nhân lực + Marketing + Sản xuất kinh doanh + Văn phòng,… 1.
Các đặc tính của thông tin Thông tin mang các đặc tính: - Độ tin cậy: thông tin phải đáng tin, phản ánh trung thực các sự kiện kinh tế. Một thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây nên hậu quả rất xấu cho doanh nghiệp. - Tính đầy đủ: Thể hiện ở sự bao quát các vấn đề đáp ứng ứng yêu cầu của ban giám đốc. Nếu thông tin bị thiếu sẽ dẫn đến việc ban giám đốc nhận định và ra quyết định sai.
- Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đến với người nhận tin cần phù hợp với khả năng tiếp thu và dễ hiểu với họ. 6 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Tính an toàn: Chỉ những đối tượng được phép mới có thể tiếp cận thông tin. - Tính kịp thời: Thông tin truyền đạt đến người nhận đúng lúc, kịp thời. Các dạng thông tin trong doanh nghiệp Thông tin trong doanh nghiệp có các dạng như sau: + Thông tin chiến lược: Thông tin có liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp.
+ Thông tin chiến thuật: Thông tin được sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn và thường là mối quan tâm của các phòng ban. + Thông tin điều hành: Thông tin sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp Thông tin của doanh nghiệp có thể xuất phát từ cả bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp. + Nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp: là các thông tin đến từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ cạnh tranh, nhà cung cấp, các tổ chức chính phủ.
+ Nguồn thông tin trong doanh nghiệp là thông tin có từ hệ thống sổ sách, các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. Mục đích sử dụng thông tin sẽ quyết định việc thông tin đến từ nguồn nào là có giá trị hơn. Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên quan 1. Thông tin kế toán Thông tin kế toán là những thông tin động tuần hoàn của những tài sản, nó phản ánh các chu trình nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm chu trình cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình tiêu thụ và chu trình tài chính.
Thông tin kế toán là những thông tin hai mặt của hiện tượng, quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả,… Đặc trưng cơ bản của thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán là các nhà quản lý, nhà đầu tư, nhà nước và cơ quan cấp trên. 7 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư quyết định đầu tư hay dừng đầu tư vào doanh nghiệp; là cơ sở cho nhà nước và cơ quan cấp trên hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ phù hợp như chính sách về thuế, đầu tư,… 1. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán: là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dưới điều khiển của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ, truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh hay hành chính sự nghiệp. Phần Phần Dữ liệu kế toán cứng mềm Thông tin kế toán Con Các Báo người cáo Chứng từ kế toán Bút toán cuối kỳ Cơ sở Các thủ dữ liệu tục Sơ đồ 1.3: Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân) Hệ thống thông tin kế toán cũng giữ vai trò quan trọng trong quá trình KSNB của doanh nghiệp. Người dùng Ra quyết Dữ liệu AIS Thông tin thông tin định Sơ đồ 1.4: Hệ thống thông tin kế toán và quá trình ra quyết định 8 Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng (Nguồn: Giáo trình kế toán máy- NXB đại học kinh tế quốc dân) Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán với mục đích cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng có nhu cầu theo phương pháp xử lý thông tin là thủ công hoặc tự động với sự tham gia hỗ trợ của máy tính, phương pháp kế toán chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối. Yêu cầu đối với kế toán Để có được những thông tin hữu ích và phù hợp, kế toán của doanh nghiệp cần: + Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
+ Phản ánh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán. + Phán ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán. + Phản ánh trung thực thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Thông tin, số liệu phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế- tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
+ Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được. Mô hình REA REA là khung cơ sở kế toán được sử dụng để mô hình hóa các nội dung của một tổ chức, các nguồn lực kinh tế , các sự kiện kinh tế và các đại diện kinh tế và mối quan hệ giữa chúng. Một khi đã được xác định, các dữ liệu kế toán và phi kế toán có thể được nhận diện, thu thập và lưu trữ trong mối quan hệ với cơ sở dữ liệu. Từ kho dữ liệu này, các quan điểm của người sử dụng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của tất cả người dùng trong tổ chức.
Tính khả dụng của nhiều chế độ xem cho phép sử dụng linh hoạt dữ liệu giao dịch và cho phép phát triển thông tin kế toán. Mô hình REA bao gồm: nguồn lực, sự kiện và đối tượng liên quan. Trong đó: Nguồn lực: bao gồm các tài sản của doanh nghiệp. Chúng được xác định là các đối tượng khan hiếm và chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp.