CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Một số vấn đề lí luận về tổ chức sự kiện 1. Khái niệm sự kiện Sự kiện là các hoạt động xã hội tron g lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… 1. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sai cho sự kiện diễn ra đúng mực đích của nhà tổ chức.
(trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiệ của Bộ Văn hóa-Thể thao- Du lịch) Theo quan niệm khác, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong môt thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu. Mục đích của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Bên cạnh nhiên vụ quảng quá, “đánh bóng” thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt các công cụ đang phổ biến trong hoạt động tiếp thị với mục đích gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ, tạo nên sức hút, từ đó khơi gợi sự quan tâm của khác hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời, sự kiện doanh nghiệp còn tạo sơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ SV: Nguyễn Thu Hiền 4 quan truyền thông, cơ quan chính quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Thông điệp của sự kiện có thể để ở dưới dạng: Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên, … Lời: Chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm, … Hoạt động tổ chức sự kiện thường găn kết doanh nghiệp với một hoặc một số nhóm cụ thể. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi. - Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông; - Crisic Management: quản lý khủng hoảng; - Government Management: quan hệ với chính phủ; - Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty; - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư; - Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Phân loại của tổ chức sự kiện Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: - Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công; - Giới thiệu sẩn phẩm mới, hội nghị khách hàng; - Hội chợ; - Hội nghị, hội thảo, họp báo; Khóa luận này sẽ đi sâu nghiên cứu về chương trình hội thảo + Khái niệm: Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra.
SV: Nguyễn Thu Hiền 5 + Mục đích: Mục đích chính của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. + Quy trình tổ chức hội thảo: Cũng giống tổ cức sự kiện, tất cả các hội thảo, dù lớn hay nhỏ đều có một quy trình thực hiện gần giống nhau và bắt buộc các bước ấy phải thực hiện theo tuần tự. Sau đây là các bước cơ bản để tổ chức hội thảo: Bước 1: Lên chủ đề cho chương trình tổ chức hội thảo Bước 2: Thiết kế hội thảo Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp Bước 4: Chuẩn bị những trang vật dụng cần thiết Bước 5. Tiến hành truyền thông cho sự kiện hội thảo và xác nhận đăng kí tham dự Bước 6: Tiến hành sự kiện Bước 7: Kết túc và đánh giá Dưới góc nhìn của doanh nghiệp, hội thảo không chỉ là hoạt động truyền đạt những kiến thức mà còn là một kênh giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu với công chúng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Diễn trình, phát biểu của ban lãnh đạo công ty với công chúng; - Biểu điễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; - Các kỳ nghỉ, các ngày lễ; - Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; - Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (liên quan đến thể thao, trí tuệ) Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: SV: Nguyễn Thu Hiền 6 - Theo địa điểm làm event + Trong phòng họp: Hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm, … + Ngoài trời: Ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao ngoài trời, … - Theo mục đích của sự kiện: + Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ, … Các chương trình này là những chương trình lớm, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, … + Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu hoặc có thể là các chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phấm. Chương trình hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức của doanh nghiệp cho khách hàng + Chương trình nhân dịp đặc biệt Vào các ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu. + Chương trình cảm ơn khách hàng Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình mang tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ những khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này thường kết hợp cùng với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới.
+ Chương trình kỷ niệm công ty Thông thường, tổ chức sự kiện theo loại này sẽ bao gồm ba mục đích chính: Cảm ơn khách hàng, lãnh đạo Quảng bá thương hiệu SV: Nguyễn Thu Hiền 7 Marketing nội bộ công ty + Chương trình quảng cáo đơn thuần Các công ty tổ chức sự kiện nhằm thông báo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng, khách hàng mục tiêu. Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận.
- Event do nội bộ công ty tự tổ chức. Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan. ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event.
Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa.
Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện. Quy trình tổ chức sự kiện Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Một sự kiện thông thường có bảy bước cơ bản như sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 8 Hình thành Thiết kế sự Lập kế concept kiện hoạch Tiến hành Triển khai Kết thúc tổ chức và giám sát Đánh giá Biểu đồ 1: Quy trình tổ chức sự kiện Bước 1: Hình thành concept: ở bước này, nhà tổ chức sự kiện cần lên một số nội dung cơ bản, tổng thể cho sự kiện của mình.
Bước 2: Thiết kế sự kiện: chi tiết hóa các nội dung của sự kiện. Bước 3: Lập kế hoạch: lên kế hoạch thực hiện các nội dung đã thiết kế ở bước 2. Bước 4: Triển khai công tác và giám sát: thực thi các nhiệm vụ đặt ra và theo dõi, bổ sung những nội dung, hoạt động cần thiết. Bước 5: Tiến hành tổ chức: tiến hành diễn ra sự kiện theo kế hoạch đề ra.
Bước 6: Kết thúc: hoàn thành các công việc sau sự kiện Bước 7: Đánh giá: nên nhận xét và đánh giá về sự kiện, từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Nội dung công tác tổ chức sự kiện 1. Hình thành cncept Trong bước này, người tổ chức sự kiện cần xác định được một số điều sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 9 - Mục đích của sự kiện: xác định loại sự kiện để tổ chức cho phù hợp; - Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event; - Đối tượng chính của event; - Địa điểm tổ chức; - Thời gian diễn ra sự kiện - Ngân sách - Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút công chúng. Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như luật pháp, văn hóa của công ty, nguồn lực, … SV: Nguyễn Thu Hiền 10 1.
Thiết kế sự kiện Trong một khoảng thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo. Trong bước này, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của công chúng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.
