Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại tổ chức giáo dục IEG

Tổ chức sự kiện tại IEG đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và quảng bá thương hiệu. 77 trang · Đại học Huế · 2019.

• Tác giả: Nguyễn Thu Hiền
• Người hướng dẫn: TS. Hồ Thị Hương Lan
• Trường học: Đại học Huế
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Cải Thiện Tổ Chức Sự Kiện Tại IEG: Giải Pháp Và Chiến Lược
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• BẢNG VIỆT HÓA
• PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• 1. Lý do chọn đề tài
• 2. Mục tiêu nghiên cứu
• 2.1. Mục đích chung
• 2.2. Mục tiêu cụ thể
• 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 3.1. Đối tượng nghiên cứu
• 3.2. Phạm vi nghiên cứu
• 4. Phương pháp nghiên cứu
• 4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 4.1.1. Dữ liệu thứ cấp
• 4.1.2. Dữ liệu sơ cấp
• 5. Cấu trúc khóa luận
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Về Marketing giáo dục
• 1.2. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện
• 1.2.1. Mục đích của tổ chức sự kiện
• 1.2.2. Phân loại của tổ chức sự kiện
• 1.2.3. Quy trình tổ chức sự kiện
• 1.2.3.1. Hình thành concept
• 1.2.3.2. Thiết kế sự kiện
• 1.2.3.3. Lập kế hoạch
• 1.2.3.4. Triển khai công tác thực hiện và giám sát
• 1.2.3.5. Tiến hành tổ chức
• 1.2.4. Tiêu chí đánh giá một sự kiện thành công
• 1.2.4.1. Phản hồi của khách tham dự
• 1.2.4.2. Mức độ hài lòng của nhà tài trợ
• 1.2.4.3. Khả năng giải quyết rủi ro của người tổ chức
• 1.2.4.4. Ngân sách thu chi cho sự kiện
• 1.2.4.5. Mức độ hài lòng của cấp trên
• 1.3. Một số khái niệm về hội thảo
• 1.3.1. Mục đích của hội thảo
• 1.3.2. Quy trình tổ chức hội thảo
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CÁC CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI IEG
• 2.1. Tổng quan về công ty IEG
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
• 2.1.2. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và nguyên tắc ứng xử
• 2.1.3. Một số hoạt động của Tổ chức giáo dục IEG
• 2.1.3.1. Tổ chức dạy học
• 2.1.3.2. Tổ chức các kỳ thi Quốc tế tại Việt Nam
• 2.2. Khảo sát công tác tổ chức sự kiện hội thảo tại IEG
• 2.2.1. Hội thảo IEG Talk 8: Standford Talkshow
• 2.2.2. Quy trình tổ chức
• 2.2.2.1. Bước 1: Hình thành concept
• 2.3. Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện của IEG
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT GIÚP HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TỔ CHỨC GIÁO DỤC IEG
• 3.1. Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty
• 3.2. Giải pháp cho hoạt động Marketing
• 3.3. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện
• 3.3.1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
• 3.3.2. Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên tổ chức hội thảo
• 3.3.3. Tăng cường mối quan hệ với báo chí, truyền thông
• 3.3.4. Tăng cường chất lượng sự kiện
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về cải thiện tổ chức sự kiện tại IEG

Tổ chức sự kiện tại IEG đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và quảng bá thương hiệu. Việc cải thiện quy trình tổ chức sự kiện không chỉ giúp nâng cao chất lượng mà còn tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người tham gia. Để đạt được điều này, cần có những giải pháp và chiến lược cụ thể nhằm tối ưu hóa công tác tổ chức sự kiện.

1.1. Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện trong giáo dục

Tổ chức sự kiện không chỉ là hoạt động quảng bá mà còn là cầu nối giữa IEG và cộng đồng. Các sự kiện giúp nâng cao nhận thức về giáo dục và tạo cơ hội cho phụ huynh và học sinh tiếp cận thông tin.

1.2. Các loại sự kiện phổ biến tại IEG

IEG thường tổ chức các sự kiện như hội thảo, tọa đàm và các cuộc thi quốc tế. Mỗi loại sự kiện đều có mục đích và cách thức tổ chức riêng, cần được tối ưu hóa để đạt hiệu quả cao nhất.

II. Những thách thức trong tổ chức sự kiện tại IEG

Mặc dù IEG đã có nhiều nỗ lực trong việc tổ chức sự kiện, nhưng vẫn tồn tại một số thách thức cần khắc phục. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của sự kiện, từ đó làm giảm sự hài lòng của người tham gia.

2.1. Thiếu nguồn lực và ngân sách cho sự kiện

Một trong những thách thức lớn nhất là ngân sách hạn chế cho các sự kiện. Điều này có thể dẫn đến việc không đủ nguồn lực để tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.

2.2. Khó khăn trong việc thu hút người tham gia

Việc thu hút người tham gia cho các sự kiện là một thách thức lớn. Cần có các chiến lược marketing hiệu quả để tăng cường sự quan tâm và tham gia của cộng đồng.

III. Giải pháp cải thiện tổ chức sự kiện tại IEG

Để cải thiện công tác tổ chức sự kiện, IEG cần áp dụng một số giải pháp cụ thể. Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao chất lượng sự kiện mà còn tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người tham gia.

3.1. Tăng cường đào tạo nhân viên tổ chức sự kiện

Đào tạo chuyên môn cho nhân viên là rất cần thiết. Nhân viên có kiến thức và kỹ năng tốt sẽ giúp tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp hơn.

3.2. Ứng dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện

Sử dụng công nghệ hiện đại trong tổ chức sự kiện sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm cho người tham gia. Các công cụ trực tuyến có thể hỗ trợ trong việc quản lý và quảng bá sự kiện.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại IEG

Việc áp dụng các giải pháp cải thiện tổ chức sự kiện đã mang lại những kết quả tích cực cho IEG. Các sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp hơn, thu hút được nhiều người tham gia và tạo ra giá trị cho cộng đồng.

4.1. Đánh giá sự hài lòng của người tham gia

Khảo sát sự hài lòng của người tham gia là một cách hiệu quả để đánh giá chất lượng sự kiện. Những phản hồi từ người tham gia sẽ giúp IEG cải thiện hơn nữa trong tương lai.

4.2. Tăng cường mối quan hệ với các đối tác

Việc tổ chức sự kiện thành công sẽ giúp IEG xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đối tác, từ đó mở rộng cơ hội hợp tác trong tương lai.

V. Kết luận và hướng đi tương lai cho tổ chức sự kiện tại IEG

Cải thiện tổ chức sự kiện tại IEG là một quá trình liên tục. Cần có những chiến lược dài hạn để đảm bảo sự phát triển bền vững và nâng cao chất lượng sự kiện trong tương lai.

5.1. Định hướng phát triển tổ chức sự kiện

IEG cần xác định rõ định hướng phát triển cho các sự kiện trong tương lai, từ đó xây dựng kế hoạch cụ thể để thực hiện.

5.2. Khuyến khích sự tham gia của cộng đồng

Tăng cường sự tham gia của cộng đồng vào các sự kiện sẽ giúp IEG tạo ra giá trị lớn hơn và nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động giáo dục tại Việt Nam ngày càng nhận được sự quan tâm sâu sắc từ cộng đồng và các bậc phụ huynh, đặc biệt trong xu hướng giáo dục hiện đại hướng đến việc phát triển toàn diện cho trẻ em về tư duy, nhận thức, kỹ năng, cảm xúc và ngoại ngữ. Tuy nhiên, thực tế vẫn tồn tại tình trạng nhiều phụ huynh và giáo viên áp dụng những phương pháp nuôi dạy, định hướng học tập thiếu cơ sở khoa học, gây ra những hệ lụy đối với sự phát triển của học sinh.

Trong bối cảnh đó, Tổ chức Giáo dục IEG (Innovative Education Group) được thành lập vào tháng 09/2014 nhằm cung cấp các chương trình đào tạo tiếng Anh, Toán và Khoa học theo chuẩn quốc tế, kết hợp tổ chức các kỳ thi học thuật và chương trình ngoại khóa. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, tổ chức sự kiện không chỉ là công cụ truyền thông quảng bá thương hiệu, mà còn đóng vai trò là cầu nối trực tiếp để tiếp cận phụ huynh, giới thiệu chương trình giảng dạy và tìm kiếm học viên tiềm năng. Do tổ chức sự kiện là một chuỗi quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, tác giả Nguyễn Thu Hiền đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Trên cơ sở đánh giá thực trạng công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global, nghiên cứu hướng đến đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác tổ chức sự kiện và tổ chức hội thảo trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức sự kiện của Tổ chức Giáo dục IEG Global trong giai đoạn 2017 - 2019.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị nghiên cứu trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức sự kiện hội thảo của Tổ chức Giáo dục IEG Global.
• Phạm vi không gian: Khảo sát và nghiên cứu tại Tổ chức Giáo dục IEG chi nhánh Hà Nội.
• Phạm vi nội dung: Đánh giá các khâu trong quy trình tổ chức sự kiện hội thảo tại đơn vị, nhận diện các điểm phù hợp và bất cập so với lý thuyết, từ đó xây dựng giải pháp hoàn thiện.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp được thu thập trong giai đoạn 2016 - 2018; dữ liệu sơ cấp được tiến hành khảo sát và thu thập từ tháng 01/2019 đến tháng 03/2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý thuyết về marketing dịch vụ giáo dục, truyền thông sự kiện và quản trị quy trình tổ chức sự kiện:

• Khái niệm và bản chất: Khóa luận viện dẫn định nghĩa về tổ chức sự kiện từ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và các tài liệu chuyên ngành; phân loại sự kiện theo địa điểm (trong phòng họp, ngoài trời), theo mục đích (chương trình giải trí, hội thảo khoa học, kỷ niệm, tri ân khách hàng, quảng cáo) và theo chủ thể tổ chức (tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức có lợi nhuận; tự tổ chức hoặc thuê công ty chuyên nghiệp).
• Lý thuyết về hội thảo: Khóa luận tập trung nghiên cứu loại hình hội thảo khoa học và chuyên môn, xác định bản chất hội thảo là cuộc thảo luận về các vấn đề lý luận và thực tiễn nhằm làm sáng tỏ bản chất sự việc, đề xuất giải pháp, đồng thời là kênh truyền thông tiếp thị giá trị tri thức của doanh nghiệp tới khách hàng.
• Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn: Hệ thống hóa mô hình 7 bước tuần tự gồm: (1) Hình thành concept; (2) Thiết kế sự kiện; (3) Lập kế hoạch; (4) Triển khai công tác thực hiện và giám sát; (5) Tiến hành tổ chức; (6) Kết thúc; (7) Đánh giá.
• Cơ cấu tổ chức nhân sự sự kiện: Phân tích mô hình phân cấp nhân sự tổ chức sự kiện gồm Quản lý (Event Manager/Planner), Giám sát (Event Leader/Supervisor), Nhân viên (Event Executive), Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer); các bộ phận chức năng gồm Sáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Quản lý khách hàng (Account), Kỹ thuật - Sản xuất (Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design).
• Tiêu chí đánh giá sự kiện: Dựa trên 5 tiêu chí định lượng và định tính: Phản hồi của khách tham dự, Mức độ hài lòng của nhà tài trợ, Khả năng giải quyết rủi ro, Quản lý ngân sách thu chi, và Mức độ hài lòng của ban lãnh đạo.
• Tham khảo mô hình thực tiễn: Khóa luận phân tích bài học kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IVYPREP Education về phương thức truyền thông đa kênh và khai thác báo chí.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai thông qua hai nguồn dữ liệu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các báo cáo hoạt động, tài liệu kế hoạch, hồ sơ chương trình từ phòng Marketing, phòng Event và các phòng ban liên quan của IEG trong giai đoạn 2016 - 2018; kế thừa tài liệu học thuật, giáo trình marketing sự kiện, thông tin từ sách báo và internet.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Tiến hành tiếp xúc, phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ phụ trách bộ phận Marketing và Event tại IEG trong khoảng thời gian từ tháng 01/2019 đến tháng 03/2019 nhằm thu thập dữ liệu thực tế về quy trình tác nghiệp, phân bổ nhân sự, lập dự toán ngân sách và xử lý rủi ro hiện trường.
• Phương pháp phân tích - so sánh: Sử dụng phương pháp đối chiếu giữa khung lý thuyết chuẩn với quy trình vận hành thực tế tại doanh nghiệp nhằm phát hiện các khoảng lệch và hạn chế trong tổ chức thực hiện.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: Một số vấn đề lí luận và thực tiễn về công tác tổ chức sự kiện

Chương 1 tập trung xây dựng cơ sở lý luận về marketing giáo dục và công tác tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp. Tác giả phân tích mục đích của tổ chức sự kiện trong tổng thể chiến lược marketing: quảng bá thương hiệu, truyền tải thông điệp bằng hình ảnh (thiệp mời, sân khấu, băng rôn, quà tặng, đồng phục) hoặc ngôn ngữ (chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, ấn phẩm), gắn kết doanh nghiệp với các đối tượng mục tiêu thông qua các nghiệp vụ chuyên biệt như quan hệ báo chí (Media Kit), quản lý khủng hoảng (Crisis Management), quan hệ chính phủ (Government Management), quản trị danh tiếng (Reputation Management), quan hệ nhà đầu tư (Investor Relations) và trách nhiệm xã hội (Social Responsibility).

Chương này trình bày chi tiết nội dung từng bước trong quy trình 7 bước tổ chức sự kiện chuẩn:

1. Hình thành concept: Xác định mục đích, mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thời gian, địa điểm, ngân sách và đặc tính sản phẩm/dịch vụ.
2. Thiết kế sự kiện: Chi tiết hóa ý tưởng dưới dạng văn bản hoặc slide trình chiếu, xây dựng nội dung, hình ảnh minh họa, lịch trình sơ bộ và bảng dự trù kinh phí.
3. Lập kế hoạch: Lên danh sách các đầu việc theo phương pháp quy ngược thời gian từ ngày diễn ra sự kiện ($X, X-1, X-2...$), phân bổ nhân sự phụ trách, xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông và kế hoạch hậu cần.
4. Triển khai thực hiện và giám sát: Điều phối các bộ phận, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, duy trì các cuộc họp định kỳ để kiểm soát tiến độ.
5. Tiến hành tổ chức: Tổ chức chạy thử (rehearsal) trước ngày sự kiện, bố trí nhân sự vận hành hiện trường, giải quyết các sự cố phát sinh.
6. Kết thúc: Dọn dẹp địa điểm, hoàn trả trang thiết bị, thanh quyết toán chi phí với các bên cung cấp.
7. Đánh giá: Tổng kết sau sự kiện, đo lường theo 5 tiêu chí cốt lõi (phản hồi khách mời, sự hài lòng của nhà tài trợ, xử lý rủi ro, cân đối ngân sách, sự hài lòng của cấp trên).

Cuối chương, tác giả khái quát kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại IVYPREP Education, nêu bật các thế mạnh về tốc độ truyền thông và độ bao phủ của các bài báo mạng, đồng thời chỉ ra điểm hạn chế về sự đa dạng trong chủ đề tổ chức.

CHƯƠNG 2: Đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG

Chương 2 phân tích bối cảnh tổ chức, nguồn lực và thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Tổ chức Giáo dục IEG (chi nhánh Hà Nội).

1. Khái quát về Tổ chức Giáo dục IEG:

• Quá trình phát triển: Thành lập tháng 09/2014; tháng 01/2015 đào tạo khóa đầu tiên; tháng 09/2015 tư vấn thiết kế chương trình cho các trường phổ thông; tháng 02/2017 áp dụng giáo trình tích hợp mới; tháng 10/2017 mở cơ sở 2 tại Hà Nội; tháng 04/2018 mở cơ sở đầu tiên tại TP. Hồ Chí Minh.
• Triết lý hoạt động: Sứ mệnh đào tạo thế hệ trẻ về tư duy phản biện, tri thức và nhân cách; tầm nhìn trở thành tổ chức tiên phong về dịch vụ giáo dục gắn với sứ mệnh xã hội; giá trị cốt lõi TIES (Trust - Tin tưởng, Innovation - Đột phá, Excellence - Hoàn thiện, Sharing - Sẻ chia) cùng 9 nguyên tắc ứng xử nội bộ.
• Cơ cấu bộ máy: Gồm Hội đồng quản trị (BOD), Giám đốc điều hành (CEO), Giám đốc tài chính (CFO), Giám đốc chiến lược (CSO). Bộ phận Marketing chịu sự quản lý trực tiếp từ bộ phận Corporate thuộc khối CSO.
• Thực trạng nguồn nhân lực (2016 - 2018):

Chỉ tiêu phân loại	Năm 2016 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2017 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2018 (Người)	Tỷ lệ (%)	So sánh 2017/2016 (%)	So sánh 2018/2017 (%)
Tổng số lao động	115	100,00	112	100,00	120	100,00	97,39	107,14
Theo giới tính:
- Nam	45	39,13	49	43,75	50	41,66	108,88	102,04
- Nữ	70	60,87	63	56,25	70	58,34	90,00	111,11
Theo trình độ:
- Trên đại học	7	6,10	9	8,04	11	9,17	128,57	122,22
- Đại học	73	63,47	73	65,17	83	69,16	100,00	113,70
- Trình độ khác	35	30,43	30	26,79	26	21,67	85,71	86,66

• Các mảng hoạt động chính: Giảng dạy 3 chương trình (Interactive Science chuẩn Hoa Kỳ gồm 4 cấp độ cho trẻ 6 - 12 tuổi; Tiếng Anh từ mầm non đến THPT; Toán tư duy); Tổ chức kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo (IKMC) tại Việt Nam (tháng 03/2016 thu hút hơn 6.000 thí sinh tại 17 tỉnh thành, đến năm 2019 mở rộng tới hơn 24.000 học sinh từ 870 trường thuộc 41 tỉnh thành tại 8 địa phương); Tổ chức kỳ thi Đánh giá năng lực tư duy Toán học quốc tế (IMAS); Hoạt động tư vấn trường học; Xuất bản giáo dục (10.000 trang sách giáo khoa, 7 cuốn sách xuất bản, thư viện sở hữu 500 đầu sách).

2. Đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại IEG: Tác giả khảo sát chuỗi 11 chương trình hội thảo IEG Talk tại Hà Nội và TP.HCM, tập trung vào sự kiện điển hình "IEG Talk 8: Stanford Talkshow - Chúng tôi đã học như thế nào":

• Hồ sơ sự kiện IEG Talk 8: Mục tiêu tăng nhận diện thương hiệu và tiếp cận nhóm phụ huynh mới; số lượng khán giả mục tiêu 500 người; ngân sách phân bổ 20 triệu đồng. Khách mời diễn giả gồm: TS. Vũ Duy Thức (Stanford PhD chuyên ngành trí tuệ nhân tạo), Phạm Kim Hùng (Cựu sinh viên Stanford, CEO startup công nghệ định giá 1,8 triệu USD), Võ Tường An (sinh viên nhận học bổng Stanford, Yale, Harvard năm 2016), TS. Nguyễn Chí Hiếu (Stanford MA, Oxford MBA, CEO IEG). Kế hoạch truyền thông gồm 14 bài đăng trên Fanpage IEG Global và tin bài trên các kênh báo chí (VTV4, Dân trí, Xu hướng Việt).
• Bảng kế hoạch tổng thể (Master Plan) sự kiện IEG Talk 8:

Hạng mục công việc (Checklist)	Thời hạn hoàn thành (Deadline)	Kênh / Nội dung triển khai chi tiết
POSM và Thiết kế	01/03	Thiết kế các ấn phẩm phục vụ sự kiện
Xác nhận khách mời	29/03	Chốt danh sách và lịch trình diễn giả
Teaser truyền thông	24/02	Đăng ảnh bìa (Cover teaser) chương trình
Truyền thông chính thức	08/04	Cập nhật Cover talkshow; bài giới thiệu từng diễn giả; mở form đăng ký
IEG Moment	14/04	Đăng tải mục đích chương trình; biểu đồ thống kê các trăn trở của phụ huynh
Tư vấn phụ huynh	21/04	Đăng clip và hình ảnh giải đáp thắc mắc của phụ huynh
Lịch trình và nhắc hẹn	28/04	Công bố lịch trình chi tiết; gửi Email và SMS xác nhận tới phụ huynh
Cập nhật trong sự kiện	07/04	Đưa hình ảnh hoạt động trực tiếp tại hội thảo
Truyền thông sau sự kiện	08/05 - 12/05	Cập nhật hình ảnh sự kiện; trích dẫn thông điệp nổi bật của diễn giả
Video tổng kết	13/05	Đăng tải clip tổng hợp sự kiện

• Phân tích sự sai lệch giữa thực tế tại IEG và lý thuyết:
  • Hình thành concept: Chủ đề bám sát chiến lược chung nhưng việc phê duyệt ngân sách mang tính áp đặt từ ban lãnh đạo xuống bộ phận Marketing trước khi có dự toán chi tiết, dẫn đến chênh lệch chi phí ở các sự kiện mới.
  • Thiết kế sự kiện: Gặp ách tắc khi sự kiện liên kết với các đối tác ngoài (như Bộ Giáo dục và Đào tạo), việc chờ đối tác phê duyệt gây chậm tiến độ.
  • Lập kế hoạch và nhân sự: Nhân sự mỏng khiến nhân viên marketing phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc; việc thuê cộng tác viên thời vụ số lượng lớn làm tăng chi phí và phát sinh rủi ro do cộng tác viên thiếu kỹ năng tổ chức sự kiện.
  • Triển khai và chạy thử: Do các khâu chuẩn bị kéo dài nên thời gian triển khai bị dồn ép; IEG thường bỏ qua khâu chạy thử (rehearsal) trước sự kiện, làm gia tăng khả năng phát sinh sự cố hiện trường.
  • Kết thúc và Đánh giá: Truyền thông sau sự kiện tại một số chương trình diễn ra chậm; khâu tổng kết, rút kinh nghiệm chủ yếu được trao đổi bằng miệng giữa các bộ phận, hoàn toàn thiếu hệ thống văn bản hóa và lưu trữ báo cáo đánh giá chính thức.

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp đề xuất giúp hoàn thiện quá trình tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục IEG

Trên cơ sở các tồn tại đã chỉ ra, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

• Giải pháp chiến lược và marketing tổng thể: Định hướng hoạt động tổ chức sự kiện đồng bộ với chiến lược mở rộng thị trường giáo dục của IEG, gia tăng ngân sách tiếp thị số.
• Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức sự kiện:
  1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường: Thu thập nhu cầu, nguyện vọng thực tế của phụ huynh học sinh định kỳ để đổi mới chủ đề hội thảo, tránh sự trùng lặp nội dung giữa các kỳ IEG Talk.
  2. Nâng cao chuyên môn cho nhân sự: Đào tạo nghiệp vụ quản lý dự án sự kiện cho đội ngũ Marketing/Event; biên soạn tài liệu hướng dẫn và tổ chức tập huấn kỹ năng điều phối hiện trường cho lực lượng cộng tác viên thời vụ.
  3. Tăng cường quan hệ báo chí - truyền thông: Xây dựng mạng lưới liên kết chủ động với các cơ quan báo chí, truyền hình nhằm mở rộng độ phủ thông tin; thiết lập quy trình phát hành thông cáo báo chí và tư liệu hình ảnh ngay sau khi sự kiện kết thúc.
  4. Tăng cường chất lượng và quy chuẩn hóa sự kiện: Thiết lập cơ chế lập dự toán ngân sách từ dưới lên dựa trên bảng logistics chi tiết; đưa khâu tổng duyệt/chạy thử (rehearsal) thành quy định bắt buộc trước giờ G; chuẩn hóa công tác đánh giá sau sự kiện bằng văn bản báo cáo nghiệm thu và phiếu khảo sát ý kiến khách tham dự.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận ghi nhận các kết quả thực tế dựa trên nguồn dữ liệu trích xuất từ văn bản:

• Dữ liệu nhân sự và quy mô tổ chức: Cung cấp bức tranh thực trạng về lực lượng lao động của IEG giai đoạn 2016 - 2018 (tổng nhân sự năm 2018 là 120 người, lao động nữ chiếm 58,34%, nhân sự có trình độ đại học trở lên chiếm 78,33%).
• Thực trạng các chương trình học thuật và sự kiện: Khái quát kết quả phát triển của kỳ thi IKMC từ 6.000 thí sinh tại 17 tỉnh thành (năm 2016) lên hơn 24.000 học sinh từ 870 trường tại 41 tỉnh thành (năm 2019); hệ thống hóa chuỗi 11 kỳ IEG Talk với dữ liệu thực tế về kinh phí (20 triệu đồng), số lượng khách mời (500 người) và lịch trình master plan của IEG Talk 8.
• Giá trị đóng góp của nghiên cứu: Nghiên cứu đã làm rõ các điểm nghẽn trong vận hành sự kiện tại một tổ chức giáo dục tư nhân quy mô vừa và nhỏ: cơ chế cấp ngân sách ngược chiều, tình trạng kiêm nhiệm nhân sự, sự phụ thuộc vào cộng tác viên thời vụ, việc cắt bỏ khâu chạy thử và sự thiếu vắng của tài liệu hóa đánh giá hậu kỳ. Hệ thống giải pháp đề xuất gắn liền với đặc thù vận hành của IEG, có tính khả thi trong việc tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro sự kiện.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

• Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung thu thập dữ liệu và đánh giá tại chi nhánh Hà Nội của IEG, chưa khảo sát cơ sở TP. Hồ Chí Minh; dữ liệu sơ cấp chỉ được thu thập trong thời gian ngắn (từ tháng 01/2019 đến tháng 03/2019); đối tượng nghiên cứu tập trung sâu vào loại hình hội thảo (chuỗi IEG Talk), chưa đi sâu phân tích quy trình tổ chức các kỳ thi quốc tế quy mô lớn (như IKMC, IMAS) dù đây là các sự kiện có độ phủ lớn của đơn vị.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát công tác tổ chức sự kiện tại các cơ sở phía Nam; bổ sung các phương pháp nghiên cứu định lượng quy mô lớn thông qua bảng hỏi đo lường mức độ hài lòng của phụ huynh; xây dựng khung quy trình quản trị rủi ro chuyên biệt cho các kỳ thi học thuật cấp quốc gia do tổ chức giáo dục chủ trì.

Giá trị tham khảo

Báo cáo nghiên cứu cung cấp tài liệu tham khảo cho:

• Sinh viên ngành Marketing, Quản trị kinh doanh và Quản trị sự kiện: Nghiên cứu cung cấp tài liệu thực tiễn về việc ứng dụng lý thuyết tổ chức sự kiện 7 bước vào môi trường doanh nghiệp thực tế, minh họa rõ nét cách lập bảng Master Plan, dự toán Logistics và phân công công việc.
• Cán bộ quản lý và chuyên viên tiếp thị giáo dục: Tài liệu cung cấp góc nhìn tham khảo về việc nhận diện rủi ro vận hành (thiếu nhân sự, chậm trễ phê duyệt, thiếu sót trong đánh giá sau sự kiện) và các biện pháp phối hợp giữa tiếp thị nội dung học thuật với tổ chức sự kiện tư vấn khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận tập trung nghiên cứu đối tượng và loại hình sự kiện nào tại IEG?
Khóa luận tập trung vào công tác tổ chức sự kiện hội thảo của Tổ chức Giáo dục IEG Global, trong đó nghiên cứu điển hình là chuỗi hội thảo chuyên đề IEG Talk (trọng tâm là chương trình IEG Talk 8: Stanford Talkshow) được tổ chức tại chi nhánh Hà Nội.

2. Tình hình nhân sự tại Tổ chức Giáo dục IEG giai đoạn 2016 - 2018 có đặc điểm gì?
Theo số liệu thống kê trong khóa luận, tổng số lao động của IEG biến động từ 115 người (2016), giảm xuống 112 người (2017) và tăng lên 120 người (2018). Tỷ lệ lao động nữ chiếm tỷ trọng cao (năm 2018 là 58,34%), và phần lớn nhân sự có trình độ học vấn từ đại học trở lên (năm 2018 trình độ đại học chiếm 69,16%, trên đại học chiếm 9,17%).

3. Sự kiện IEG Talk 8 được thiết kế với quy mô, ngân sách và diễn giả như thế nào?
Sự kiện IEG Talk 8 có chủ đề "Stanford Talkshow: Chúng tôi đã học như thế nào", đặt mục tiêu tiếp cận 500 khách tham dự với ngân sách dự toán 20 triệu đồng. Sự kiện có sự tham gia của 4 diễn giả: TS. Vũ Duy Thức, Phạm Kim Hùng, Võ Tường An và TS. Nguyễn Chí Hiếu.

4. Khâu tổ chức sự kiện thực tế tại IEG có điểm khác biệt gì so với lý thuyết quản trị sự kiện?
Quy trình thực tế tại IEG có các điểm sai lệch so với lý thuyết: ngân sách bị ấn định từ cấp trên trước khi lập bảng dự trù kinh phí chi tiết; tiến độ thiết kế bị phụ thuộc vào sự phê duyệt từ đối tác liên kết ngoài; bỏ qua khâu chạy thử (rehearsal) trước ngày diễn ra sự kiện; khâu tổng kết sau sự kiện chỉ trao đổi miệng mà không lập báo cáo văn bản chính thức.

5. Kỳ thi Toán Quốc tế Kangaroo (IKMC) do IEG phối hợp tổ chức đạt quy mô ra sao tính đến năm 2019?
Từ quy mô ban đầu năm 2016 với hơn 6.000 thí sinh thuộc 327 trường tại 17 tỉnh thành, đến năm 2019 kỳ thi IKMC đã mở rộng quy mô lên hơn 24.000 học sinh đến từ hơn 870 trường Tiểu học và THCS thuộc 41 tỉnh thành, tổ chức tại 8 tỉnh, thành phố trên cả nước.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thu Hiền đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình tổ chức sự kiện và phân tích chi tiết thực trạng triển khai hoạt động này tại Tổ chức Giáo dục IEG chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2017 - 2019. Bằng việc đối chiếu mô hình lý thuyết với thực tế vận hành chuỗi hội thảo IEG Talk, nghiên cứu đã chỉ rõ các điểm mạnh về nội dung, thiết kế cũng như các hạn chế về áp đặt ngân sách, thiếu hụt nhân sự chuyên trách và bỏ qua khâu chạy thử. Các nhóm giải pháp được đề xuất cung cấp cơ sở thực tiễn giúp IEG chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng công tác tổ chức sự kiện trong chiến lược tiếp thị giáo dục.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Một số vấn đề lí luận về tổ chức sự kiện 1. Khái niệm sự kiện Sự kiện là các hoạt động xã hội tron g lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… 1. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sai cho sự kiện diễn ra đúng mực đích của nhà tổ chức.

(trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiệ của Bộ Văn hóa-Thể thao- Du lịch) Theo quan niệm khác, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong môt thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp theo yêu cầu. Mục đích của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược Marketing của doanh nghiệp. Bên cạnh nhiên vụ quảng quá, “đánh bóng” thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt các công cụ đang phổ biến trong hoạt động tiếp thị với mục đích gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ, tạo nên sức hút, từ đó khơi gợi sự quan tâm của khác hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời, sự kiện doanh nghiệp còn tạo sơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, cơ SV: Nguyễn Thu Hiền 4 quan truyền thông, cơ quan chính quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.

Thông điệp của sự kiện có thể để ở dưới dạng: Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên, … Lời: Chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm, … Hoạt động tổ chức sự kiện thường găn kết doanh nghiệp với một hoặc một số nhóm cụ thể. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi. - Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông; - Crisic Management: quản lý khủng hoảng; - Government Management: quan hệ với chính phủ; - Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty; - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư; - Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Phân loại của tổ chức sự kiện Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: - Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công; - Giới thiệu sẩn phẩm mới, hội nghị khách hàng; - Hội chợ; - Hội nghị, hội thảo, họp báo; Khóa luận này sẽ đi sâu nghiên cứu về chương trình hội thảo + Khái niệm: Hội thảo là cuộc thảo luận về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra.

SV: Nguyễn Thu Hiền 5 + Mục đích: Mục đích chính của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề một cách có cơ sở khoa học. + Quy trình tổ chức hội thảo: Cũng giống tổ cức sự kiện, tất cả các hội thảo, dù lớn hay nhỏ đều có một quy trình thực hiện gần giống nhau và bắt buộc các bước ấy phải thực hiện theo tuần tự. Sau đây là các bước cơ bản để tổ chức hội thảo: Bước 1: Lên chủ đề cho chương trình tổ chức hội thảo Bước 2: Thiết kế hội thảo Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp Bước 4: Chuẩn bị những trang vật dụng cần thiết Bước 5. Tiến hành truyền thông cho sự kiện hội thảo và xác nhận đăng kí tham dự Bước 6: Tiến hành sự kiện Bước 7: Kết túc và đánh giá Dưới góc nhìn của doanh nghiệp, hội thảo không chỉ là hoạt động truyền đạt những kiến thức mà còn là một kênh giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu với công chúng cũng như tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

- Diễn trình, phát biểu của ban lãnh đạo công ty với công chúng; - Biểu điễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; - Các kỳ nghỉ, các ngày lễ; - Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; - Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (liên quan đến thể thao, trí tuệ) Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau: SV: Nguyễn Thu Hiền 6 - Theo địa điểm làm event + Trong phòng họp: Hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm, … + Ngoài trời: Ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao ngoài trời, … - Theo mục đích của sự kiện: + Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ, … Các chương trình này là những chương trình lớm, có thể là ca nhạc ngoài trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, … + Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu hoặc có thể là các chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phấm. Chương trình hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức của doanh nghiệp cho khách hàng + Chương trình nhân dịp đặc biệt Vào các ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu. + Chương trình cảm ơn khách hàng Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình mang tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ những khách hàng thân thiết hoặc những khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này thường kết hợp cùng với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới.

+ Chương trình kỷ niệm công ty Thông thường, tổ chức sự kiện theo loại này sẽ bao gồm ba mục đích chính: Cảm ơn khách hàng, lãnh đạo Quảng bá thương hiệu SV: Nguyễn Thu Hiền 7 Marketing nội bộ công ty + Chương trình quảng cáo đơn thuần Các công ty tổ chức sự kiện nhằm thông báo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty tới công chúng, khách hàng mục tiêu. Theo chủ thể làm event: a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận.

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức. Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan. ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty. Thường có một nhóm người phụ trách event.

Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR. - Event do các công ty chuyên event tổ chức. Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa.

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện. Quy trình tổ chức sự kiện Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Một sự kiện thông thường có bảy bước cơ bản như sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 8 Hình thành Thiết kế sự Lập kế concept kiện hoạch Tiến hành Triển khai Kết thúc tổ chức và giám sát Đánh giá Biểu đồ 1: Quy trình tổ chức sự kiện Bước 1: Hình thành concept: ở bước này, nhà tổ chức sự kiện cần lên một số nội dung cơ bản, tổng thể cho sự kiện của mình.

Bước 2: Thiết kế sự kiện: chi tiết hóa các nội dung của sự kiện. Bước 3: Lập kế hoạch: lên kế hoạch thực hiện các nội dung đã thiết kế ở bước 2. Bước 4: Triển khai công tác và giám sát: thực thi các nhiệm vụ đặt ra và theo dõi, bổ sung những nội dung, hoạt động cần thiết. Bước 5: Tiến hành tổ chức: tiến hành diễn ra sự kiện theo kế hoạch đề ra.

Bước 6: Kết thúc: hoàn thành các công việc sau sự kiện Bước 7: Đánh giá: nên nhận xét và đánh giá về sự kiện, từ đó đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Nội dung công tác tổ chức sự kiện 1. Hình thành cncept Trong bước này, người tổ chức sự kiện cần xác định được một số điều sau: SV: Nguyễn Thu Hiền 9 - Mục đích của sự kiện: xác định loại sự kiện để tổ chức cho phù hợp; - Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event; - Đối tượng chính của event; - Địa điểm tổ chức; - Thời gian diễn ra sự kiện - Ngân sách - Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút công chúng. Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như luật pháp, văn hóa của công ty, nguồn lực, … SV: Nguyễn Thu Hiền 10 1.

Thiết kế sự kiện Trong một khoảng thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hoàn hảo. Trong bước này, không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của công chúng. - Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.