CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ ÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1.Khái niệm Khái niệm về dự án thì có nhiều quan điểm tiếp cận khác nhau nhưng theo hướng tiếp cận của tác giả Bùi Minh Lý và của tác giả Vũ Thùy Dương được trích ra từ “giáo trình quản trị dự án” tại nhà xuất bản Thống Kê năm 2015thì có một số khái niệm như sau: Về hình thức: Dự án là một tập hồ sơ gồm tài liệu, trong đó trình bày một cách chi tiết về hệ thống các hoạt động với các nguồn lực và chi phí theo một kế hoạch nhằm mục định trong một thời hạn ấn định. Về nội dung: Theo nghĩa “tĩnh” dự án được hiểu là một hình tượng về một tình huống mà ta muốn đạt tới trong tương lai. Theo nghĩa “động” dự án là một hoạt động đặc thù được thực hiện có mục đích, có phương pháp và định tiến đến các phương tiện và nguồn lực đã cho nhằm tạo nên một thực tế mới.
Ngoài ra khái niệm dự án còn được tiếp cận theo một số hướng khác nhau như sau: Dự án là một chuỗi các sự việc tiếp nối được thực hiện trong khoảng thời gian và ngân sách được xác định nhằm mục tiêu là đạt được một kết quả duy nhất, nhưng được xác định rõ ràng. Dự án là một tổng thể các chính sách, các hoạt động và các chi phí liên quan với nhau được hoach định với nhau được hoach định nhằm đạt mục tiêu nhất định trong một thời hạn nhất định. Ngoài cách tiếp cận khái niệm dự án theo quan điểm của tác giả Bùi Minh Lý và của tác giả Vũ Thùy Dương thì còn có cách tiếp cận theo tác giả Từ Quang Phương được trích dẫn từ giáo trình phân tích dự án đầu tư được nhà xuất bản thống kê năm 2012. Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.
5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Sau khi nghiên cứu một số khái niệm dự án từ nhiều hướng tiếp cận khác nhau thì theo quan điểm của tác giả thì “Dự án là một tổng thể các chính sách, các hoạt động và các chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong một thời hạn ấn định” b.Đặc điểm của dự án Dự án có mục tiêu xác định Dự án luôn luôn nhằm đạt tới mục tiêu và kết quả cụ thể, được dự tính trước. Đó có thể là mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trước mắt và mục tiêu dài hạn, một mục tiêu cụ thể xác định hay một tập hợp mục tiêu .Chúng được xác định thông qua một hệ thống các chỉ tiêu kinh tế xã hội, biểu thị năng lực sản xuất, quy mô kinh doanh hay hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và dự án. Dự án sử dụng các nguồn lực có giới hạn nguồn tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn nhân lực và công nghệ cần thiết cho dự án. Dự án có thời gian xác định Vòng đời dự án tính từ khi hình thành, triển khai cho đến khi kết thúc là có giới hạn về thời gian và đòi hỏi phải được tuân thủ nghiêm ngặt.
Bất kỳ dự án nào cũng có điểm xuất phát và điểm kết thúc cụ thể. Dự án thường có sự tham gia của nhiều cá nhân và tổ chức, hoạt động của dự án liên quan dến nhiều ngành, đòi hỏi chuyên môn khác nhau, tồn tại các quan điểm cũng không giống nhau. Bởi vậy nhà quản trị dự án cần phải dung hòa và liên kết được các thành viên tao nên một nhóm làm việc thuận lợi và có hiệu quả. Thực tế đã xảy ra không ít các dự án bị trễ hạn và gây hậu quả không tốt cho các bộ phận có liên quan và ảnh hưởng đến chất lượng của dự án khi đưa vào sử dụng trong thực tế sau này.
Dự án có tính bất định và độ rủi ro cao. Dự án liên quan đến nhiều bộ phận khách nhau của tổ chức. Đây cũng là một hoạt động đòi hỏi phải thực hiện đến nơi đến chốn tất cả các hành động, quyết định và công việc. Một số dự án bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều lĩnh vực, có khi con số đầu công việc lên đến hàng trăm, hàng nghìn….
Mà tất cả đều phải kết thúc bằng một kết quả cụ thể như giao nộp một sản phẩm, một kế hoạch hành động với các điều kiện thực hiện hiệu quả nhất. Do vậy nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hòa các yêu cầu các chi phí và chấp nhận rủi ro. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Khái niệm quản trị dự án Khái niệm quản trị dự án được tiếp cận theo quan điểm của tác giả Bùi Minh Lý và của tác giả Vũ Thùy Dương được trích ra từ “ giáo trình quản trị dự án “ tại nhà xuất bản Thống Kê năm 2015 thì có trích dẫn một số khái niệm quản trị dự án như sau: Quản trị dự án là ứng dụng những kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và các kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án Quản trị dự án là tiến trình phối hợp mọi thứ cần thực hiện để thúc đẩy hoạt động của dự án tiến triển xuyên suốt chu kỳ hoạt động của nó để nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định hướng những nỗ lực và nguồn lực( thời gian, ngân sách, nhân lực, điều kiện vật chất) để hoàn thành một dự án đặc biệt theo trình tự có hiệu quả đáp ứng những mục tiêu của dự án và sự thỏa mãn của những người có liên quan đến dự án.
Có thể thấy, dù quản trị dự án được khái niệm thế nào chăng nữa thì cũng bao gồm các khía cạnh cơ bản sau như: xác định mục tiêu của dự án, xác định các nguồn lực, đánh giá các rủi ro, theo dõi, động viên, phối hợp, kết thúc, bàn giao. Vì thế có thể tổng hợp lại: “Quản trị dự án là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc xác định dự án, phân tích và lập dự án, triển khai dự án, nghiệm thu và tổng kết dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp”. Như vậy quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Quản trị dự án phải thể hiện được các hoạt động đặc trưng cơ bản sau: Một là, hoạch định dự án.
Hoạt động này bao gồm các nội dung: Thu thập và xử lý thông tin, các tư liệu có liên quan đến dự án. Xác định các mục tiêu của dự án về thời gian về kinh phí, độ hoàn thiện hay chất lượng và hiệu quả của dự án. Xác định các phương tiện hay nguồn lực cần phải huy động và phân bổ cho các giai đoạn của dự án( như kỹ thuật, tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất khác) tức là những gì được tính vào kinh phí của dự án. Hai là, tổ chức điều phối các hoạt động của dự án.
Hoạt động này hàm chứa các nội dung công việc sau: 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Lựa chọn mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định, nguyên tắc. Bố trí sắp xếp và phối hợp nhân sự cũng như các bộ phận của cấu trúc tổ chức dự án. Khuyến khích động viên và duy trì kỷ luật. Các công cụ điều phối dự án.
Kiểm tra theo dõi thực hiện dự án. Ba là, kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án. Hoạt động này hàm chứa các công việc sau: Đánh giá sự tiến triển của dự án trên các phương tiện chủ yếu so với mục tiêu ban đầu đề ra và kết quả cuối cùng đạt được. Phân tích, kiểm soát rủi ro, đánh giá các rủi ro, đề xuất các biện pháp quản trị.
Điều chỉnh dự án. Quản trị dự án bao quát toàn bộ những hoạt động đã nêu, song cần nhận rõ một số nét đặc thù như: chủ thể của dự án là thực thể kinh doanh( doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá thể) mục tiêu chủ yếu và bao trùm của dự án là tìm hiểu tìm kiếm lợi nhuận, các nguồn lực của dự án cần được huy động bằng các quan hệ tài chính trên thị trường là chủ yếu, rủi ro trong dự án là đối tượng quản trị mọi doanh nghiệp. Quản trị dự án ngày càng trở thành vấn đề cần thiết, nhất là đối với nước ta khi tham gia vào tiến trình tự do hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh thị trường ngày càng mạnh mẽ, khoảng cách thời gian mỗi sản phẩm trụ lại trên thị trường ngày càng ngắn đi. Mỗi doanh nghiệp thường phải tiến hàng cùng một lúc nhiều dự án liên quan và phụ thuộc lẫn nhau.3 Khái niệm quản trị thời gian và tiến độ của dự án Khái niệm quản trị thời gian và tiến độ của dự án được trích theo quan điểm của tác giả Bùi Minh Lý và của tác giả Vũ Thùy Dương được trích ra từ “giáo trình quản trị dự án “ tại nhà xuất bản Thống Kê năm 2015 Quản trị thời gian và tiến độ dự án là quá trình xác định các công việc, ước lượng thời gian và sắp xếp trình tự công việc, thiết lập mạng công việc và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.
8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.4 Quản trị rủi ro trong dự án Khái niệm quản trị rủi ro trong dự án được trích theo quan điểm của tác giả Bùi Minh Lý và của tác giả Vũ Thùy Dương được trích ra từ “giáo trình quản trị dự án” tại nhà xuất bản Thống Kê năm 2015. Quản trị rủi ro là dự án là một quá trình liên tục, bao gồm 5 công đoạn chính: nhận dạng rủi ro, phân tích các rủi ro đã nhận dạng và đánh giá khả năng thiệt hại, xử lý hành chính các rủi ro, kiểm tra giám sát công tác phòng ngừa rủi ro, xây dựng và thực hiện kế hoạch phục hồi.