CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1.1 Tổng quan về dự án và quản lý dự án ñầu tư xây dựng công trình 1.1 Khái niệm dự án Thuật ngữ dự án ñược ñịnh nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo mục ñích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào ñó. - Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu ''tĩnh'' và cách hiểu ''ñộng''. Theo cách hiểu thứ nhất ''tĩnh'' thì dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn ñạt tới.
Theo cách hiểu thứ hai ''ñộng'' có thể ñịnh nghĩa Dự án là một lĩnh vực hoạt ñộng ñặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải ñược thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến ñộ nhằm tạo ra một thực thể mới. Như vậy, theo ñịnh nghĩa này thì: (1) Dự án không chỉ là một ý ñịnh phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác ñịnh; (2) Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực thể mới. - Trên phương diện quản lý, có thể ñịnh nghĩa Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Định nghĩa này nhấn mạnh hai ñặc tính : (1) Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn).
Nghĩa là, mọi dự án ñầu tư ñều có ñiểm bắt ñầu và kết thúc xác ñịnh. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án ñã ñạt ñược hoặc khi xác ñịnh rõ ràng mục tiêu không thể ñạt ñược và dự án bị loại bỏ; (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự ñã có hoặc dự án khác. Dự án ñầu tư xây dựng công trình theo ñịnh nghĩa của luật Xây dựng: là tập hợp các ñề xuất có liên quan ñến việc bỏ vốn ñể xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục ñích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất ñịnh.2 Khái niệm quản lý dự án 7 Quản lý nói chung là sự tác ñộng có mục ñích của chủ thể quản lý vào các ñối tượng quản lý ñể ñiều khiển ñối tượng nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñề ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, ñiều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm ñảm bảo cho dự án hoàn thành ñúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách ñược duyệt và ñạt ñược các yêu cầu ñã ñịnh về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và ñiều kiện tốt nhất cho phép. Để dự án thành công, nhà quản lý dự án phải xác ñịnh rõ các bên hữu quan của dự án và ñáp ứng nhu cầu, kỳ vọng, mong ñợi của họ, từ ñó xác ñịnh phạm vi công việc và mục tiêu của dự án.3 Tiến trình quản lý dự án Hình 1.1 Tiến trình quản lý dự án TIẾN TRÌNH QUẢN UẢN LÝ DỰ ÁN Chọn Lập kế Giám sát và Kết lựa hoạch triển ñánh giá dự thúc dự án khai thực án dự án hiện dự án Quản lý rủi ro Quản lý chất lượng Phản hồi, thay ñổi và hành ñộng sửa sai 1.4 Tiến trình quản lý dự án ñầu tư xây dựng công trình Lập, thẩm ñịnh, phê duyệt dự án ñầu tư xây dựng công trình - Lập Báo cáo ñầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi) và xin phép ñầu tư. - Lập Dự án ñầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu khả thi). - Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.
8 Thực hiện dự án ñầu tư xây dựng công trình - Lập kế hoạch triển khai dự án. - Tổ chức thực hiện kế hoạch dự án. - Giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch dự án. Bàn giao công trình ñưa vào sử dụng 1.2 Nội dung của công tác quản lý tiến ñộ các dự án ñầu tư xây dựng công trình Sau khi kế hoạch tổng hợp ñã ñược xây dựng và ñược cấp có thẩm quyền phê duyệt, dự án ñược phép triển khai sang giai ñoạn thực hiện, ñây cũng là giai ñoạn phải hiện thực hoá các mục tiêu ñã ñề ra.
Giai ñoạn triển khai thực hiện dự án là giai ñoạn cần phải triển khai các công tác giám sát, kiểm soát và các hành ñộng ñiều chỉnh nếu cần thiết. Quản lý tiến ñộ thực hiện dự án là một trong những nội dung then chốt trong quá trình triển khai thực hiện dự án, vì vậy các bước thực hiện cũng tuân thủ vào một vòng lặp liên tục: lập kế hoạch - giám sát - kiểm soát 1.1 Lập kế hoạch quản lý tiến ñộ 1.1 Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến ñộ trong thực hiện dự án ñầu tư xây dựng công trình Kế hoạch tiến ñộ thực hiện dự án là bản kế hoạch xác ñịnh trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ thời gian thực hiện dự án. Kế hoạch tiến ñộ có vai trò hết sức quan trọng ñối với việc xây dựng các nội dung kế hoạch khác và ñến việc triển khai dự án: Trước hết kế hoạch tiến ñộ giúp người quản lý có ñược một sự hình dung tổng quát về toàn bộ công việc cần thực hiện và tiến trình thực hiện các công việc ñó ñể hoàn thành mục tiêu dự án, làm cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch cung ứng và ñiều phối tài nguyên thực hiện dự án; làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch ñấu thầu triển khai, kế hoạch với các nhà thầu khác. Trong hệ thống kế hoạch dự án, kế hoạch tiến ñộ ñược xem là kế hoạch nền tảng và phải xác lập trước các nội dung kế hoạch khác.2 Các công cụ xây dựng kế hoạch tiến ñộ 9 a.
Biểu ñồ Gantt Biểu ñồ Gantt của dự án ñược ñánh dấu ñể biểu diễn rõ tiến triển thực tế tại thời ñiểm báo cáo. Biểu ñồ Gantt là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục ñích của Gantt là xác ñịnh một tiến ñộ hợp lý nhất ñể thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến ñộ này tuỳ thuộc vào ñộ dài công việc, những ñiều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu ñồ. - Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng ñể thực hiện từng công việc. Được trình bày trên trục hoành. - Mỗi ñoạn thẳng biểu hiện một công việc.
Độ dài ñoạn thẳng là ñộ dài công việc. Vị trí của ñoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.2 Biểu ñồ Gantt cho chương trình bình thường của dự án M ID Tas Dur Prede 1 September Octorber November December January 8/22 9/5 9/19 10/3 10/17 10/31 11/14 11/28 12/12 12/26 1/9 1/23 1 a 5w 2 b 7w 3 c 6w 4 d 5w 1 5 e 4w 2 6 f 3w 2 7 g 6w 3 8 h 8w 4,5 9 i 5w 4,5 10 k 7w 6,7,8 11 m 3w 9,10 12 Ví dụ biểu ñồ Gantt cho chương trình bình thường của dự án M thể hiện trong hình 1.2 (Hình này ñược vẽ bằng phần mền WinProject 5.0) Biểu ñồ Gantt có một số tác dụng sau : - Phương pháp biểu ñồ Gantt dễ ñọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án. 1 - Dễ xây dựng, do ñó, nó ñược sử dụng khá phổ biến. - Thông qua biểu ñồ có thể thấy ñược tình hình nhanh chậm của các công việc, và tính liên tục của chúng.
Trên cơ sở ñó có biện pháp ñẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp công việc ñể ñảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm ñảm bảo tính hợp lý. - Biểu ñồ thường có một số ký hiệu riêng ñể nhấn mạnh những vấn ñề liên quan ñặc biệt ñến công việc. - Đôi khi người ta xây dựng hai sơ ñồ Gantt: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ ñồ Gantt triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ ñồ Gantt triển khai sớm.
Các công việc có thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt ñầu và kết thúc dự án không ñược thay ñổi. Hạn chế của Gantt: Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu ñồ Gantt không thể chỉ ra ñủ sự tương tác và mối tương quan giữa các loại công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải ñiều chỉnh lại biểu ñồ thì thực hiện rất khó khăn phức tạp. Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu ñồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.
Kỹ thuật tổng quan và ñánh giá dự án PERT (Program Evaluation and Review Technique) và Phương pháp ñường găng CPM (Critical Path Method). Kỹ thuật PERT và CPM là những kỹ thuật ñược sử dụng ñể xây dựng mạng nối kết công việc. Kỹ thuật PERT lần ñầu tiên ñược áp dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 khi họ sản xuất tên lửa xuyên lục ñịa. Tham gia chương trình có 200 nhà cung ứng, 9.000 nhà thầu, dự kiến chương trình thực hiện trong 7 năm.
Nhờ áp dụng kỹ thuật quản lý dự án này nên thời gian hoàn thành dự án giảm xuống chỉ còn 7 năm. CPM ñược phát triển bởi công ty Dupond trong cùng thời kỳ. Hai phương pháp này tuy có những nét khác nhau nhưng chúng có nhiều ñiểm giống nhau: cả hai kỹ thuật ñều dẫn ñến việc tính toán ñường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. - Các bước tiến hành : gồm 3 bước cơ bản sau : + Bước 1: lập kế hoạch dự án : Liệt kê tất cả các công việc phải thực hiện của dự án ; biểu diễn trình tự theo kế hoạch các công việc trên mạng theo thứ tư 1 công việc nào cần làm trước, công việc nào làm sau, những công việc nào cùng làm song hành.
+ Bước 2: Lập tiến ñộ dự án : Dự ñoán thời gian hoàn thành của mỗi công việc; tính toàn ñường găng. Sử dụng thông tin có ñược ñể phát triển kế hoạch tiến ñộ hiệu quả và tiết kiệm hơn. + Bước 3: Giám sát dự án, sử dụng kế hoạch tiến ñộ ñể kiểm soát và giám sát dự án trong quá trình thực hiện. Điều chỉnh và bổ sung và giải quyết kịp thời những bất lợi xảy ra trong quá trình thực thi.