CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1. Tổng quan về quản lý dự án 1. Khái niệm quản lý dự án “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu.
Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Cụ thể quy trình quản lý một dự án đầu tư được thể hiện trong Hình 1.1 Quy trình quản lý dự án (Nguồn: Giáo trình Quản lý dự án, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018) 1. Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công viêc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau: 4 C = f(P,T,S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án Phương trình cho thấy chi phí là một hàm các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án.
Nói chung, chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài hơn và phạm vi dự án được mở rộng. Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinh tăng chi phí một số khoản mục nguyên vật liệu. Thời gian thực hiện kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí gián tiếp tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng. Ba yếu tố: thời gian, chi phí, mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Nhưng cùng với sự phát triển của thời gian và yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt ộng quản lý dự án, mục tiêu của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất. Từ ba mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu) với sự tham gia của các chủ thể gồm chủ đầu tư, nhà thầu và nhà tư vấn đã được phát triển thành tứ giác, ngũ giác mục tiêu với sự tham gia quản lý của Nhà nước. Quá trình phát triển các mục tiêu quản lý dự án (Nguồn: Quản lý dự án, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018) 5 1. Vai trò của quản lý dự án Công tác quản lý dự án là một công việc vô cùng quan trọng trong quá trình đầu tư của một dự án và rất được chú tâm bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chất lượng chung của cả dự án.
Công tác này được coi trọng đến vậy là do quản lý dự án có những vai trò có thể kể đến như sau: - Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án; - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án; - Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án; - Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; - Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Đặc điểm của quản lý dự án Quản lý dự án có một số đặc điểm chủ yếu sau: Thứ nhất, tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn.
Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị. Thứ hai, mối quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức. Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.
Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu dự án. Tuy nhiên, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật. Thứ ba, quản lý dự án gồm 3 giai đoạn chủ yếu: (I) Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng muc tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu 6 diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo phương pháp lập kế hoạch truyền thống; (II) Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp; (III) Giám sát: Đây là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. Các mô hình quản lý dự án 1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý dự án lý mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền. Mô hình này được mô tả trong hình dưới đây Hình 1.3 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án (Nguồn: Giáo trình Quản lý dự án, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018) 7 Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để quản lý dự án Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án có những ưu nhược điểm như sau: - Ưu điểm: Tận dụng nhân sự sẵn có của chủ đầu tư, giúp chủ đầu tư có thể theo dõi dự án một cách trực tiếp, từ đó gia tăng hiệu quả của công tác quản lý dự án, tiết kiệm chi phí cho chủ đầu tư.
- Nhược điểm: Khó áp dụng với các dự án lớn, có hàm lượng khoa học kĩ thuật cao do vượt quá kiến thức của các cán bộ quản lý dự án của chủ đầu tư 1. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức quản lý trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Mô hình tổ chức quản lý này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp.
Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án có dạng như hình dưới đây Hình 1.4 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 8 (Nguồn: Giáo trình Quản lý dự án, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2018) Mô hình tổ chức chủ nhiệm điều hành dự án có những ưu nhược điểm như: - Ưu điểm: Có thể đồng thời quản lý nhiều dự án, tối ưu hóa nguồn nhân lực Ban quản lý dự án và cho chủ đầu tư, từ đó giảm thiểu chi phí quản lý dự án. - Nhược điểm: + Đòi hỏi công tác lựa chọn nhà thầu tư vấn, xây dựng cần được tiến hành một cách cẩn thận, chính xác để hạn chế tình trạng gian lận trong công tác đấu thầu. + Đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có kiến thức chuyên môn về quản lý dự án và cả kiến thức chuyên ngành đặc thù của từng dự án. Mô hình chìa khóa trao tay Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức trong đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án.
Hình thức tổ chức quản lý dự án dạng chìa khóa tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ dự án. Ngoài ra, là tổng thầu, ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê nhà thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúng thầu. Trong trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp. Mô hình chìa khóa trao tay được trình bày trong Hình 1.