Chương 1: Tổng quan Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương 3: Giới thiệu về công ty Chương 4: Áp dụng 5S – Kaizen cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao năng suất. Chương 5: Đánh giá và kết luận 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Phương pháp quản lý trực quan: 2. Khái niệm: Quản lý trực quan là một công cụ cải tiến bằng cách sử dụng hình ảnh, thông báo, kí hiệu,… nhằm kiểm soát những vấn đề có thể xảy ra tại nơi làm việc chỉ bằng quan sát qua đó một phần cải tiến hiệu suất làm việc, nâng cao ý thức của người lao động và đồng thời nâng cao năng suất.
Quản lý trực quan đưa ra các chỉ dẫn đơn giản, rõ ràng và dễ nhìn thấy và có thể ngay lập tức chỉ ra tình trạng của quá trình, nguồn lực hay toàn bộ khu vực làm việc có liên quan tới một kế hoạch hay mục tiêu rõ ràng bằng “Một bức tranh có thể thay cả nghìn từ”. Lợi ích: Làm nổi bật thông tin quan trọng cần truyền tải; phổ biến những phương pháp, hướng dẫn công việc được tiêu chuẩn hóa theo một cách đơn giản, dễ hiểu; giảm thời gian cần thiết để hiểu thông tin và giúp nhân viên nhìn thấy ngay kết quả của họ; cảnh báo những hình ảnh bất thường, những lưu ý an toàn trong sản xuất, loại bỏ những trở ngại và các điều kiện không an toàn tại nơi làm việc; đồng thời nâng cao chất lượng (giảm thiểu khuyết tật, sai sót) do nhầm lẫn; giảm thời gian tìm kiếm vật tư, công cụ, thiết bị, con người hoặc các thông tin; cải thiện giao tiếp giữa tất cả mọi người bằng cách chuẩn hóa một số loại cơ chế truyền thông (check- list, bảng thông tin, dấu hiệu và nhãn dán) bằng cách tạo ra một sự hiểu biết chung về các hoạt động cần thực hiện. Các hình thức quản lý trực quan: − Hình thức hiển thị trực quan: Nhằm tránh sai sót và tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ cho người lao động bằng cách tạo ra các dấu hiệu nhận biết, tác động trực tiếp đến tầm quan sát của người lao động giúp họ dễ dàng nhìn thấy, biết được để có thể thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả. − Nguyên tắc: 1) Các vật dụng khác nhau nên để ở những nơi khác nhau.
2) Tạo ra các nhãn dán để phân biệt loại và vị trí của các đồ vật. 3) Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để tại nơi dễ thấy, dễ lấy nhằm giảm thời gian tìm kiếm và vận chuyển. 4) Các vật dụng, tài liệu, công cụ không còn sử dụng nên được loại bỏ. 5) Phân loại, bố trí và sắp xếp lại các vận dụng cần thiết 3 6) Đảm bảo không có vật thể cản trở lối đi, phân làn rõ ràng thuận tiện cho việc vệ sinh.
− Hình thức cảnh báo trực quan: Thể hiện bằng màu sắc, hình ảnh thể hiện hành động, tác phong, cách thức làm việc chuẩn nên thực hiện hay không nên thực hiện và nên tránh trong quá trình làm việc. Khi các cảnh báo được thể hiện bằng màu sắc sẽ tác động trực tiếp đến thị giác của người lao động giúp dễ dàng nhìn nhận vấn đề xảy ra. − Hình thức chỉ dẫn trực quan: Bằng việc sử dụng các ô, mũi tên, đường kẻ được vẽ trên sàn nhà xưởng để phân chia khu vực, vị trí (để vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, dụng cụ cần thiết trong quá trình làm việc…) và chỉ dẫn luồng di chuyển dành cho người lao động, xe nâng, máy móc… Việc xác định tên hàng hóa, bao gồm: Kích thước (tên, chiều dài, chiều rộng, độ dày…) của vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, phế phẩm, dụng cụ và hồ sơ - tài liệu là điều rất cần thiết, điều này sẽ giúp tránh sử dụng nhầm lẫn các loại sản phẩm này để đưa vào sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó, giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết, từ đó sử dụng đúng ngay từ đầu cũng như giảm được thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất lao động.
− Nguyên tắc: 1) Mỗi đối tượng khác nhau được để ở những nơi khác nhau. 2) Ghi nhãn dán cho các đối tượng và vị trí của chúng. 3) Đặt các đối tượng dễ tìm, dễ thấy, dễ trả lại. Nên đặt tên và tạo địa chỉ cho các đối tượng là một trong những nguyên tắc quan trọng và cần thiết của chỉ dẫn trực quan.
Khi thực hiện điều này giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm các vật dụng; giảm chi phí, giảm được lãng phí di chuyển cho người lao động góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và những thao tác an toàn do giảm đáng kể các vấn đề về sai sót trong quá trình sản xuất và vận chuyển vật tư. Việc sử dụng các thiết bị đúng quy trình và vệ sinh sạch sẽ sau khi sử dụng xong là điều kiện rất cần thiết để đảm bảo cho thiết bị hạn chế được sự hư hỏng và chi phí cho việc bảo trì. Bên cạnh đó, việc áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO) trong hình thức chỉ dẫn trực quan bằng cách sắp xếp các đồ vật, bán thành phẩm và thành phẩm nhằm mục tiêu hạn chế tìm kiếm, tránh nhầm lẫn và làm cho việc lấy ra cũng được dễ dàng. Khi đó, việc kiểm soát các đối tượng cũng dễ thực hiện, có thể nắm bắt được các thông tin về số lượng, ngày tháng thành phẩm nhập vào hay xuất ra.
Quá trình triển khai áp dụng: Quản lý trực quan được triển khai áp dụng thông qua 3 giai đoạn: 4 − Giai đoạn 1: Chuẩn bị Tiến hành khảo sát thực tế việc áp dụng quản lý trực quan tại nhà máy. Tiến hành đào tạo chuyên môn về nhận thức chung và đào tạo lý thuyết cho cán bộ và công nhân công ty. Thực hiện kế hoạch phát triển chung cho toàn dự án. Lập nhóm thực hiện dự án.
− Giai đoạn 2: Triển khai áp dụng Bước 1: Chuẩn bị không gian cho ứng dụng trực quan. Cần phải sàng lọc và sắp xếp lại các mặt hàng trong kho sao cho “dễ nhìn, dễ lấy,dễ làm, dễ kiểm tra, dễ trả lại”. Bước 2: Bố trí mặt bằng nhờ vào phương pháp Quản lý trực quan Ưu tiên cho sản phẩm từ lúc xác định bước đầu tiên đến bước cuối cùng trong thời gian ngắn nhất có thể, bỏ qua các bước chờ đợi, xếp hàng giữa các bước của quy trình Bước 3: Áp dụng Hình thức Quản lý Trực quan Phải áp dụng các nguyên tắc sau: 1) Nguyên tắc First in-first-out (FIFO) 2) Nguyên tắc ghi nhãn hợp lý − Giai đoạn 3: Đánh giá kết quả áp dụng, duy trì và cải tiến Cần đào tạo cho các đánh giá viên những kỹ năng tiến hành đánh giá cần thiết. Xây dựng tiêu chuẩn và xác định phạm vi để áp dụng cho việc đánh giá.Thực hiện đánh giá.
7 loại lãng phí: 2. Giới thiệu: Lãng phí có tên gọi gốc tiếng Nhật là Muda. Muda là một định nghĩa cơ bản trong Hệ thống sản xuất Toyota – Toyota Production System (TPS). Muda định nghĩa 7 loại lãng phí bao gồm: - Transportation (Vận chuyển) - Inventory (Tồn kho) - Motion (Thao tác) - Waiting (Chờ đợi) - Over Processing (Xử lý thừa) - Over Production (Sản xuất thừa) 5 - Defect (Khuyết tật) 2.
Lợi ích: - Giảm thiểu lãng phí là cách hiệu quả để tăng lợi nhuận, nâng cao thỏa mãn của khách hàng. - Phát hiện và loại bỏ lãng phí bằng cách trao quyền cho người lao động tiến hành hoạt động cải tiến, sau đó theo dõi tiến hành thực hiện tiêu chuẩn hóa và chia sẻ với nhau giúp tăng cường gắn kết giữa mọi thành viên cũng như xây dựng văn hóa chất lượng của tổ chức. Áp dụng: Các bước loại bỏ lãng phí hiệu quả: ❖ Nhận diện lãng phí: - Vận chuyển (Transportation): mỗi khi một sản phẩm được vận chuyển, ví dụ vận chuyển nguyên liệu từ kho tới phân xưởng sản xuất hay giữa các công đoạn với nhau, đều có nguy cơ xảy ra như hỏng hóc, thất thoát, bị chậm trễ. Hơn nữa, khách hàng không trả tiền cho việc này.
- Tồn kho (Inventory): Các dạng tồn kho có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm (WIP) hoặc là các sản phẩm hoàn thiện. Điều này phản ánh nguồn vốn bỏ ra nhưng chưa tạo ra doanh thu, vì vậy, tồn kho quá mức cần thiết sẽ gây ra lãng phí cho cả nhà sản xuất và khách hàng. - Thao tác (Motion): tương phản với Vận chuyển, lãng phí do thao tác diễn ra tại nơi sản xuất. Đó là các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của công nhân không gắn liền với hoạt động sản xuất.
Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ hay là các thao tác thực hiện thừa (do thiết kế thao tác kém, do thiết bị bất tiện - cao quá, thấp quá.) điều đó làm chậm tốc độ tại nơi làm việc. - Chờ đợi (Waiting): Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong phân xưởng thiếu hiệu quả. Trong lúc đó chi phí cho nhân công và khấu hao thiết bị vẫn phải có, dẫn đến làm tăng chi phí trên từng đơn vị sản phẩm. - Gia công thừa (Over Processing): gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng, bao gồm việc sử dụng các thành phần phức tạp hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết.
- Sản xuất thừa (Over Production): là sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn yêu cầu của khách hàng. Điều này dẫn đến tăng chi phí khác như lưu kho, bảo quản, chi phí nhân công. - Khuyết tật (Detect): Khi khuyết tật xảy ra nó kéo theo một loạt các chi phí khác, chẳng hạn như chi phí sửa chữa, thay đổi lịch sản xuất. và hệ quả là tăng chi phí nhân công, thời gian bán thành phẩm bị kéo dài.
Khuyết tật có thể khiến một sản phẩm có giá gấp đôi so với ban đầu. Bên cạnh các khuyết tật trực tiếp về mặt vật lý, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót 6 về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, sai quy cách. ❖ Thống nhất về các loại lãng phí. ❖ Phân định trách nhiệm đối với các loại lãng phí.
❖ Tính toán các lãng phí. ❖ Loại trừ hoặc giảm thiểu lãng phí. Biểu đồ nhân quả: 2.