Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp, vốn bằng tiền là tiền đề vật chất đầu tiên, giữ vai trò quyết định trong việc duy trì năng lực thanh toán, bảo đảm quá trình luân chuyển vật tư hàng hóa và thực hiện các nghĩa vụ tài chính. Do có tính thanh khoản tuyệt đối và tính luân chuyển liên tục, vốn bằng tiền là đối tượng rất nhạy cảm, tiềm ẩn rủi ro thất thoát, lạm dụng và gian lận nếu không được giám sát chặt chẽ. Công tác kế toán vốn bằng tiền không chỉ cung cấp thông tin chính xác về số hiện có và tình hình biến động của dòng tiền mà còn là công cụ kiểm soát việc chấp hành kỷ luật tài chính tại đơn vị.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt, tác giả Bùi Thị Ngọc (Lớp QTL602K) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần thương mại và vận tải Hoàng Tiến Đạt" dưới sự hướng dẫn của ThS. Lê Thị Nam Phương.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về vốn bằng tiền và tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền gửi ngân hàng.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán - Tài chính tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt (Địa chỉ: Số 34, Lô 1, ngõ 166 Chùa Hàng, phường Hồ Nam, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ hạch toán thực tế phát sinh trong niên độ kế toán, trọng tâm là số liệu tháng 05 năm 2012 và dữ liệu quá trình hình thành công ty từ năm 2008.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên khung lý thuyết kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước:

  • Văn bản quy định: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Khái niệm và nguyên tắc: Vốn bằng tiền được xác định là một bộ phận thuộc tài sản lưu động, bao gồm tiền mặt tại quỹ (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) và tiền đang chuyển (TK 113). Kế toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VND); trường hợp có ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh, đồng thời theo dõi nguyên tệ trên TK 007; xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 413, TK 515 hoặc TK 635.
  • Hệ thống sổ kế toán: Khung lý thuyết về hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" (sử dụng Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Sổ quỹ, Sổ tiền gửi và các Sổ kế toán chi tiết liên quan).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập chứng từ và dữ liệu kế toán: Thu thập các hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi phát sinh trực tiếp tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích và so sánh: Đối chiếu giữa lý luận kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC với thực tế ghi chép sổ sách, luân chuyển chứng từ tại công ty.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý (Giấy phép ĐKKD số 0203004396 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp), hệ thống báo cáo tài chính, chứng từ gốc và các sổ kế toán tháng 05/2012 do phòng Kế toán - Tài chính công ty cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận chung về vốn bằng tiền và công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp

Chương 1 tập trung làm rõ bản chất kinh tế, đặc điểm luân chuyển, yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, là thước đo khả năng thanh toán tức thời nên đòi hỏi việc bảo quản, chi tiêu phải tuân thủ nghiêm ngặt định mức tồn quỹ và quy định thanh toán không dùng tiền mặt.

Nội dung hạch toán chi tiết được trình bày theo từng phần hành:

  1. Kế toán tiền mặt (TK 111): Sử dụng các tài khoản cấp hai gồm TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Quy định trình tự luân chuyển chứng từ như Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT), Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT). Phiếu thu/chi lập từ 2 đến 3 liên, có đủ chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng, người giao/nhận tiền và thủ quỹ trước khi xuất nhập quỹ.
  2. Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112): Sử dụng các tài khoản cấp hai gồm TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Căn cứ hạch toán là Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bản sao kê của ngân hàng kèm theo Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu hoặc Séc chuyển khoản. Xử lý các trường hợp chênh lệch số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp thông qua TK 1388 hoặc TK 3388 để theo dõi điều chỉnh.

Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần thương mại và vận tải Hoàng Tiến Đạt

Chương 2 mô tả tổng quan về công ty và phân tích chi tiết quy trình hạch toán thực tế. Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt được thành lập ngày 04/06/2008 với ngành nghề kinh doanh chính là vận tải hành khách đường bộ, vận tải hàng hóa bằng ô tô, bán phụ tùng và dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Cơ cấu bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp), Kế toán thuế, Kế toán tiền lương và các khoản vay, cùng Thủ quỹ.

Công ty áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ là VND, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá bình quân gia quyền và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ.

Chỉ tiêu nghiệp vụ Hạch toán Tiền mặt (TK 111) Hạch toán Tiền gửi Ngân hàng (TK 112)
Tài khoản sử dụng thực tế Chỉ dùng TK 1111 (Tiền Việt Nam); không dùng TK 1112, TK 1113. Chỉ dùng TK 1121 (Tiền Việt Nam); không dùng TK 1122, TK 1123.
Chứng từ kế toán chủ yếu Hóa đơn GTGT, Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (01-TT/03-TT). Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi (UNC 11216), Hóa đơn GTGT.
Sổ sách kế toán áp dụng Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu 38b-DNN), Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DNN), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu S02b-DNN), Sổ Cái TK 111 (Mẫu S02c1-DN). Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ tiền gửi, Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DNN), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK 112.

Quy trình luân chuyển chứng từ và số liệu thực tế được minh họa qua các nghiệp vụ cụ thể trong tháng 05/2012:

  • Nghiệp vụ thu tiền mặt: Ngày 05/05/2012, thu tiền cước vận chuyển của Công ty TNHH TM và VT Thanh Trung theo Hóa đơn GTGT số 0084640 và Phiếu thu PT 01: Tiền cước chưa thuế 193.540.000 đồng, thuế GTGT 10% là 19.554.000 đồng, tổng số tiền thanh toán 213.094.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 111 / Có TK 511: 193.540.000 đồng, Có TK 3331: 19.554.000 đồng.
  • Nghiệp vụ chi tiền mặt: Ngày 23/05/2012, tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm cho nhân viên Trần Phương Lan theo Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi PC 16 với số tiền 400.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 141 / Có TK 111: 400.000 đồng. Sổ quỹ tiền mặt và Sổ Cái TK 111 còn ghi nhận chi trả tiền mua nhiên liệu ngày 25/05/2012 (PC 17: 75.600.000 đồng) và thanh toán lương CBCNV ngày 31/05/2012 (PC 21: 58.020.000 đồng).
  • Nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng: Ngày 06/05/2012, nhận Giấy báo Có từ Ngân hàng Techcombank Hải Phòng về khoản lãi tiền gửi tài khoản thanh toán số tiền 41.298 đồng. Định khoản trên Chứng từ ghi sổ số 03/05: Nợ TK 112 / Có TK 515: 41.298 đồng.
  • Nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng:
    • Ngày 19/05/2012, nhận Giấy báo Nợ của Ngân hàng Công thương Ngô Quyền thanh toán tiền cước bốc xếp với số tiền 103.000.000 đồng (Nợ TK 331 / Có TK 112).
    • Ngày 24/05/2012, thanh toán tiền mua xăng dầu theo Hóa đơn GTGT số 0068019 cho Công ty CP Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ: Tiền hàng 70.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 7.000.000 đồng, tổng thanh toán 77.000.000 đồng qua Ủy nhiệm chi số 11216 chuyển từ Ngân hàng MSB sang Vietcombank. Định khoản: Nợ TK 155 (hoặc TK chi phí/hàng hóa) / Có TK 112.
  • Quy trình tổng hợp cuối tháng: Các chứng từ gốc được tập hợp để lập Chứng từ ghi sổ số 01/05, 02/05 (cho tiền mặt) và 03/05, 04/05 (cho tiền gửi ngân hàng), sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112, làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần thương mại và vận tải Hoàng Tiến Đạt

Chương 3 theo cấu trúc đề cương khóa luận dành để phân tích các mặt ưu điểm đã đạt được (như việc tuân thủ mẫu biểu chứng từ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, bộ máy kế toán tinh gọn phù hợp quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa) và các hạn chế tồn tại trong công tác luân chuyển chứng từ, quản lý quỹ, đối chiếu ngân hàng; từ đó đưa ra các kiến nghị và giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh đầy đủ các kết quả nghiên cứu thực tế tại đơn vị:

  1. Minh chứng dữ liệu hạch toán thực tế: Khóa luận trích xuất và hệ thống hóa chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 05/2012 kèm theo mẫu biểu thực tế của doanh nghiệp, từ chứng từ ban đầu (Hóa đơn GTGT 0084640, Hóa đơn 0068019, Phiếu thu 01, Phiếu chi 16, UNC 11216, GBC Techcombank, GBN Vietinbank) đến các sổ kế toán tổng hợp (Chứng từ ghi sổ 01/05, 02/05, 03/05, 04/05, Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112).
  2. Làm rõ việc vận dụng chế độ kế toán: Phản ánh chân thực việc doanh nghiệp vận tải quy mô nhỏ áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC chỉ phát sinh các giao dịch bằng đồng Việt Nam (sử dụng TK 1111, 1121), không sử dụng các tài khoản ngoại tệ (TK 1112, 1122) hay vàng bạc đá quý (TK 1113, 1123).
  3. Đóng góp của khóa luận: Đề tài đã liên kết chặt chẽ giữa lý luận hạch toán vốn bằng tiền với quy trình xử lý kế toán thực tế theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại một doanh nghiệp vận tải đường bộ; cung cấp nguồn tư liệu thực tế có kiểm chứng về cách tổ chức bộ máy kế toán tập trung và phương pháp lập sổ sách kế toán thủ công kết hợp mẫu biểu chuẩn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát phạm vi hạch toán phần hành vốn bằng tiền tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty CP TM và VT Hoàng Tiến Đạt), số liệu minh họa thực tế giới hạn trong phạm vi giao dịch tháng 05/2012 và chủ yếu bằng đồng Việt Nam, chưa có điều kiện khảo sát sâu các nghiệp vụ thanh toán phức tạp như ngoại tệ, các công cụ tài chính phái sinh hoặc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng tự động.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát sang các phần hành kế toán liên quan mật thiết như kế toán thanh toán công nợ khách hàng (TK 131), người bán (TK 331), kế toán chi phí kinh doanh vận tải (TK 154) và đánh giá hiệu quả chuyển đổi từ hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ sang phần mềm kế toán máy.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt phương pháp trình bày một khóa luận kế toán phần hành chuyên sâu; hiểu rõ quy trình luân chuyển chứng từ và kỹ thuật ghi chép hệ thống sổ sách theo hình thức "Chứng từ ghi sổ" theo quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tham khảo các mẫu chứng từ thu - chi, giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi và phương pháp theo dõi đối chiếu sổ quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng với chứng từ gốc.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính và sử dụng hình thức sổ kế toán là "Chứng từ ghi sổ".

2. Doanh nghiệp có sử dụng các tài khoản ngoại tệ và vàng bạc đá quý không?
Theo thực tế khảo sát tại công ty, doanh nghiệp chỉ sử dụng tài khoản cấp hai phản ánh tiền Việt Nam gồm TK 1111 (Tiền mặt Việt Nam) và TK 1121 (Tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam); không sử dụng các tài khoản ngoại tệ (TK 1112, 1122) và tài khoản vàng bạc, kim khí quý, đá quý (TK 1113, 1123).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán - Tài chính, gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp), Kế toán thuế, Kế toán tiền lương và các khoản vay, cùng Thủ quỹ.

4. Nghiệp vụ thanh toán tiền mua nhiên liệu qua ngân hàng ngày 24/05/2012 được thực hiện bằng chứng từ gì và số tiền bao nhiêu?
Nghiệp vụ mua nhiên liệu ngày 24/05/2012 được thực hiện theo Hóa đơn GTGT số 0068019 của Công ty CP Cảng Dịch vụ Dầu khí Đình Vũ và Ủy nhiệm chi số 11216 chuyển khoản qua Ngân hàng MSB Hải Phòng với tổng số tiền thanh toán là 77.000.000 đồng (tiền hàng: 70.000.000 đồng, thuế GTGT 10%: 7.000.000 đồng).

5. Quy trình ghi sổ kế toán từ chứng từ gốc đến Báo cáo tài chính tại công ty diễn ra như thế nào?
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán lập Chứng từ ghi sổ; căn cứ Chứng từ ghi sổ để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi ghi vào Sổ Cái (TK 111, TK 112); đồng thời chứng từ gốc được dùng để ghi vào Sổ quỹ, Sổ tiền gửi và Sổ chi tiết liên quan. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu Sổ Cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với Bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Ngọc đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Hoàng Tiến Đạt theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Thông qua hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ và số liệu sổ sách thực tế tháng 05/2012, tác giả đã làm rõ phương pháp hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Đề tài là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho sinh viên kế toán và các cán bộ phụ trách công tác tài chính doanh nghiệp.