CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là bộ phận tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, vốn bằng tiền bao gồm : tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển.Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Vốn bằng tiền là toàn bộ cá hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giấ trị và thực hiện các chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tái sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Đặc điểm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp được hình thành trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Bởi vậy, quy mô vốn bằng tiền của doanh nghiệp đòi hỏi phải được doanh nghiệp quản lý hết sức chặt chẽ để tránh việc gian lận và sai sót.
Vốn bằng tiền là một loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Trong điều kiện hiện nay doanh nghiệp càng SV: Tô Đức Anh - QT2002K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng phải có kế hoạch hóa cao việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng, không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn lưu động. Phân loại vốn bằng tiền Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành : - Tiền Việt Nam: đây là loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, sử dụng làm phương tiện chính thức cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. - Ngoại tệ: là loại giấy bạc không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành mà là tiền tệ của các quốc gia khác nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam.
- Vàng tiền tệ: không có khả năng thanh khoản cao, vàng tiền tệ thường được sử dụng cho mục đích cất trữ. - Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các loại tiền đang chuyển. Vai trò của vốn bằng tiền - Vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao vì vậy vốn bằng tiền được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh , quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. - Việc quản lý, sử dụng vốn bằng tiền là một phần quan trọng nhất trong doanh nghiệp mà kế toán là công cụ hiệu quả nhất.
Vì vậy, kế toán cần thu thập các thông tin một cách thường xuyên, liên tục xử lý kiểm tra, phân tích, cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp để chủ doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra các quyết định đúng đắn nhất. SV: Tô Đức Anh - QT2002K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1. Yêu cầu quản lý kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một loại tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung, vậy nên trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô, lãng phí. Để quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Tiền cần phải được bảo quản trong két an toàn để chống việc trộm cắp, chống cháy.
- Mọi biến động của vốn bằng tiền cần phải có đầy đủ thủ tục và có chứng từ gốc hợp lệ. - Việc sử dụng, chi tiêu vốn bằng tiền cần phải đúng mục đích, đúng chế độ. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo theo dõi chặt chẽ vốn bằng tiền. - Phản ánh sự tăng giảm và số dư của tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát, đốc thúc hàng ngày hạn chế tối đa dùng tiền mặt để thanh toán, ưu tiên tối ưu việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
- Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp xử lý thích hợp. - Tổ chức thực hiện đúng cách quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền. Thông qua việc ghi chép kế toán vốn bằng tiền, kế toán đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, không hợp lý, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch vốn bằng tiền. SV: Tô Đức Anh - QT2002K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1.
Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đồng Việt Nam (VNĐ), có thể dùng ngoại tệ để ghi sổ nhưng phải được quy đổi ra đồng Việt Nam (VNĐ). - Những doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ra Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch để vào sổ kế toán. Nếu mua ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, gửi ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng Việt Nam đồng thì được quy đổi theo giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. - Kế toán ghi nhận tỷ giá quy đổi ngoại tệ theo nguyên tắc: + Bên nợ các tài khoản tiền là tỷ giá giao dịch thực tế.
+ Bên có các tài khoản tiền là tỷ giá quy đổi theo giá mua hoặc giá thanh toán theo một trong các phương pháp : bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau- xuất trước, thực tế đích danh. - Nếu trong quá trình quy đỏi ngoại tệ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì tùy theo trường hợp cụ thể xheenh lệch tỷ giá sẽ được xử lý như sau: + Đối với chênh lệch phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì lãi do tỷ giá được phản ánh vào TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính, nếu lỗ do tỷ giá thì sẽ được phản ánh vào TK 635 - Chi phí tài chính. + Phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản dở dang thì số chênh lệch được phản ánh vào TK 413 - chênh lệch tỷ giá hối đoái. + Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
- Các loại vàng, bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh gái bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế ( nhập, xuất), ngoài ra phải theo dõi số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của mỗi loại. SV: Tô Đức Anh - QT2002K 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng vào mọi thời điểm để có thể dễ dàng thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Các khoản tiền khác được cá nhân hoặc tổ chức khác ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp đều quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. - Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chứng từ kế toán đó để đảm bảo tính minh bạch.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN QUỸ TIỀN MẶT 1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kím khí, đá quý,. * Nguyên tắc quản lý: - Tiền mặt của doanh nghiệp phải được bảo quản trong két sắt đủ an toàn để tránh mất cắp, mất trộm, chống cháy. - Mọi khoản thu, chi, bảo quản tiền mặt do thủ quỹ quản lý.
Thủ quỹ không được kiêm nhiệm công tác kế toán, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, chi được thu, chi tiền mặt khi có các hóa đơn chứng từ hợp lệ và phải có chữ ký của giám đốc hoặc kế toán trưởng. * Nguyên tắc kế toán tiền mặt tại quỹ: - Chỉ phản ánh vào TK 111 '' Tiền mặt'', số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. - Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác hoặc cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán nhờ các tài sản bằng tiền của đơn vị. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt thì phải có đầy đủ phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Một số trường hợp phải có lệnh nhập, xuất quỹ đi kèm. SV: Tô Đức Anh - QT2002K 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. - Thủ quy có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng này, thủ quỹ phải kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt thực tế đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch phải lập tức rà soát kiểm tra và kiến nghị giải pháp để xử lý chênh lệch.