Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh, chi phí nhân công luôn chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương không chỉ là thước đo biểu hiện giá trị sức lao động nhằm bù đắp hao phí và tái sản xuất sức lao động cho công nhân viên, mà còn là công cụ kinh tế gắn kết lợi ích giữa người lao động và doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn) đóng vai trò quyết định đến việc kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động theo quy định pháp luật.

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Lihit Lab Việt Nam" do sinh viên Phạm Thị Thúy Vân thực hiện tại Trường Đại học Dân lập Hải Phòng (chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, năm 2017) tập trung giải quyết 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán tiền lương tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội.

Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam (Doanh nghiệp 100% vốn đầu tư Nhật Bản, hoạt động tại Khu công nghiệp Nomura, huyện An Dương, thành phố Hải Phòng).
  • Thời gian và dữ liệu: Sử dụng số liệu kế toán và cơ cấu lao động năm 2016, đồng thời cập nhật các chính sách pháp luật về tiền lương tối thiểu vùng, tỷ lệ trích nộp bảo hiểm theo quy định năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý kế toán và lao động: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính; Bộ luật Lao động; Nghị định số 05/2015/NĐ-CP; Luật Công đoàn năm 2012; Luật Việc làm năm 2013; Quyết định số 959/QĐ-BHXH và Quyết định số 595/QĐ-BHXH (có hiệu lực từ ngày 01/05/2017) của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Nghị định số 44/2017/NĐ-CP; Nghị định số 153/2016/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng.
  • Khung lý thuyết về tiền lương: Phân tích bản chất kinh tế, vai trò, chức năng (kích thích lao động, thước đo giá trị, tái sản xuất sức lao động, điều hòa, giám sát) và các nguyên tắc trả lương (theo số lượng/chất lượng lao động, tốc độ tăng năng suất lao động vượt tốc độ tăng tiền lương bình quân, trả lương theo thị trường và khả năng tài chính).
  • Các hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương khoán. Khái niệm và công thức tính trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất để điều hòa chi phí giá thành.
  • Hệ thống tài khoản sử dụng: Tài khoản 334 (Phải trả người lao động - chi tiết TK 3341, TK 3348), Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác - chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3386), Tài khoản 335 (Chi phí phải trả), cùng các tài khoản tập hợp chi phí: TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 6271 (Chi phí nhân viên phân xưởng), TK 6411 (Chi phí nhân viên bán hàng), TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp).
Khoản trích nộp Tỷ lệ doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí) Tỷ lệ người lao động chịu (trừ vào lương) Tổng tỷ lệ trích nộp
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% (hoặc 17% từ 01/06/2017) 8,0% 25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Tổng các khoản bảo hiểm 21,5% 10,5% 32,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0% 2,0%
Tổng cộng toàn bộ 23,5% 10,5% 34,0%

Phương pháp nghiên cứu thực tế: Nghiên cứu mô tả thực tiễn kết hợp phân tích - tổng hợp; khảo sát trực tiếp chứng từ ban đầu, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam; đối chiếu giữa quy định lý luận, chính sách Nhà nước với thực tế thực hiện tại doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

Chương 1 khái quát toàn bộ cơ sở lý luận về quản lý và hạch toán lao động tiền lương:

  • Trình bày khái niệm quỹ tiền lương, các khoản phụ cấp lương (phụ cấp khu vực, trách nhiệm, lưu động, độc hại, làm đêm...), chế độ tiền thưởng và quỹ phúc lợi.
  • Làm rõ bản chất và căn cứ trích nộp 4 quỹ: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo các văn bản pháp luật hiện hành. Nêu rõ quy định trích trước tiền lương nghỉ phép kế hoạch của công nhân sản xuất:

$$\text{Mức trích trước tiền lương nghỉ phép} = \text{Tiền lương thực tế phải trả CNTTSX} \times \text{Tỷ lệ trích trước}$$

  • Quy định về hệ thống chứng từ kế toán: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm/công việc hoàn thành, Bảng thanh toán làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
  • Trình tự hạch toán tổng hợp và chi tiết trên sơ đồ tài khoản TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 335 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Giới thiệu đặc điểm ghi chép của 5 hình thức sổ kế toán: Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ, Nhật ký chung và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Lihit Lab Việt Nam

Chương 2 trình bày chi tiết về mô hình tổ chức, quy chế phân phối thu nhập và quy trình kế toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam được thành lập theo Giấy phép số 45/GP-KCN-HP ngày 18/02/2004 tại KCN Nomura, Hải Phòng; vốn điều lệ 5.000.000 USD từ Tập đoàn Lihit Lab (Nhật Bản). Doanh nghiệp chuyên sản xuất và xuất khẩu trực tiếp văn phòng phẩm (hơn 300 mã hàng gồm cặp tài liệu, file tài liệu, sổ ghi chép, bìa nhựa, túi nhựa).
  • Cơ cấu tổ chức và kế toán: Bộ máy quản lý 3 cấp (Tổng Giám đốc $\rightarrow$ Giám đốc sản xuất / Các phòng ban $\rightarrow$ Các chuyền sản xuất: Dgata, Elgrand, Bag, Vở, Cleard, Kado). Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng kiêm tổng hợp, Kế toán kho, Kế toán thuế và Kế toán ngân hàng (đảm nhận tính và thanh toán lương). Đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên phần mềm bảng tính Excel; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; sử dụng đơn vị tiền tệ USD và VNĐ; được miễn thuế GTGT do là doanh nghiệp chế xuất.
  • Tình hình lao động (giai đoạn 2014-2016):
Chỉ tiêu lao động Năm 2014 Tỷ lệ (%) Năm 2015 Tỷ lệ (%) Năm 2016 Tỷ lệ (%)
Tổng số lao động 172 100,00 202 100,00 301 100,00
- Lao động trực tiếp 116 67,44 154 76,23 240 79,73
- Lao động gián tiếp 35 20,34 28 13,86 40 13,29
- Nhân viên quản lý 21 12,22 20 9,91 21 6,98
Cơ cấu giới tính (2016) Nữ: 229 người (76,08%) Nam: 72 người (23,92%)
Độ tuổi bình quân (2016) 24,6 tuổi (Nhóm 21-25 tuổi chiếm 197 người - 65,45%)
  • Quy chế tiền lương, phụ cấp và trợ cấp:
    • Mức lương khởi điểm: Cận nhân viên (Sub staff) là 7.000.000 VNĐ/tháng; Nhân viên (Staff) là 9.000.000 VNĐ/tháng.
    • Hệ thống phụ cấp đa dạng: Phụ cấp chức vụ (Tổ trưởng: 900.000 VNĐ, Tổ phó: 700.000 VNĐ); Phụ cấp đi lại (450.000 VNĐ); Phụ cấp QC (Loại A: 550.000 VNĐ, Loại B: 250.000 VNĐ); Phụ cấp công nhân kỹ thuật (Tổ trưởng: 1.000.000 VNĐ, Loại A: 900.000 VNĐ, Loại B: 700.000 VNĐ, Loại C: 400.000 VNĐ); Phụ cấp ngoại ngữ tiếng Nhật (N2: 3.000.000 VNĐ, N3: 1.000.000 VNĐ, N4: 700.000 VNĐ); Tiếng Trung (350.000 VNĐ); Phụ cấp nuôi con nhỏ (dưới 5 tuổi: 250.000 VNĐ/cháu, từ 6-15 tuổi: 150.000 VNĐ/cháu, sinh con thứ 3 gấp đôi); Phụ cấp chuyên cần (200.000 VNĐ); Phụ cấp ý thức (150.000 VNĐ); Phụ cấp công việc (200.000 VNĐ); Phụ cấp làm ca 3 (30% lương cơ bản); Phụ cấp làm 3 ca liên tục (10% lương cơ bản); Phụ cấp môi trường bộ phận chế bản (300.000 - 600.000 VNĐ/tháng tùy mùa), bộ phận Thomson (Nam: 150.000 VNĐ, Nữ: 100.000 VNĐ).
    • Chế độ phúc lợi và công tác phí: Kết hôn (lần 1: 1.000.000 VNĐ, lần 2: 500.000 VNĐ); Sinh con (500.000 VNĐ/con, sinh đôi hỗ trợ sữa 400.000 VNĐ/con/tháng đến 8 tháng); Trợ cấp tang lễ (Bản thân NLĐ: 5.000.000 VNĐ, tứ thân phụ mẫu/vợ chồng/con: 1.000.000 VNĐ); Hỗ trợ học tiếng Nhật 50% - 2/3 học phí; Công tác phí trong nước (200.000 - 500.000 VNĐ/ngày), nước ngoài (300.000 - 1.200.000 VNĐ/ngày).
    • Hình thức trả lương: Công ty áp dụng trả lương theo thời gian cho cả lao động gián tiếp và công nhân trực tiếp sản xuất, căn cứ vào Biểu theo dõi chấm công (ngày công tiêu chuẩn: 24 ngày/tháng, tương đương 198 giờ làm việc).
    • Quy trình ghi sổ: Kế toán ngân hàng tổng hợp bảng lương, lập phiếu chi/ủy nhiệm chi, kế toán tổng hợp ghi vào Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 642.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam

Chương 3 đưa ra các đánh giá thực chứng và đề xuất giải pháp:

  • Ưu điểm: Cơ cấu trả lương và phụ cấp rất chi tiết, khuyến khích tinh thần học tập ngoại ngữ và gắn bó của công nhân viên; bảo đảm đầy đủ các chính sách bảo hiểm và phúc lợi người lao động; quy trình kiểm tra duyệt bảng lương qua Trưởng phòng và Giám đốc chặt chẽ.
  • Hạn chế:
    • Áp dụng hình thức trả lương theo thời gian thuần túy đối với công nhân trực tiếp sản xuất chưa gắn chặt thu nhập với năng suất và chất lượng từng mã hàng, chưa triệt để kích thích tăng năng suất lao động.
    • Công ty chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất (TK 335), khiến chi phí nhân công biến động cục bộ vào các tháng nghỉ lễ, tết, hè, gây ảnh hưởng đến tính ổn định của giá thành sản phẩm.
    • Việc xử lý kế toán tiền lương vẫn dựa trên phần mềm Excel thủ công, tiềm ẩn nguy cơ sai sót khi quy mô nhân sự tăng nhanh (đạt 301 người năm 2016).
  • Các giải pháp kiến nghị:
    1. Nghiên cứu áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp định mức kỹ thuật cho công nhân các chuyền sản xuất trực tiếp.
    2. Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất theo kế hoạch vào chi phí sản xuất (ghi Nợ TK 622 / Có TK 335).
    3. Đầu tư trang bị phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa liên kết từ khâu chấm công, tính lương đến hạch toán sổ sách tổng hợp.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực chứng: Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa toàn bộ bức tranh nhân sự và cơ chế phân phối thu nhập tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam giai đoạn 2014-2016, với quy mô 301 lao động (lao động trực tiếp chiếm 79,73%, nữ giới chiếm 76,08%, độ tuổi trẻ bình quân 24,6 tuổi).
  • Hệ thống hóa quy chế đãi ngộ: Khóa luận trích xuất và tổng hợp được hệ thống gồm 16 loại phụ cấp, 12 danh mục phúc lợi và chế độ công tác phí chi tiết của một doanh nghiệp chế xuất 100% vốn Nhật Bản.
  • Đóng góp về giải pháp: Đề xuất được mô hình điều hòa chi phí giá thành thông qua trích trước lương phép (TK 335) và định hướng chuyển đổi phương thức trả lương từ thời gian sang sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất, bám sát các quy định kế toán tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế dừng lại ở năm tài chính 2016 và quý 1 năm 2017; các đề xuất về bảng đơn giá tiền lương sản phẩm mới dừng lại ở mức độ định hướng giải pháp lý thuyết, chưa được tính toán thử nghiệm trên hệ thống mã hàng thực tế của doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu xây dựng hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật chi tiết cho từng công đoạn sản xuất bìa/file tài liệu để áp dụng phương pháp trả lương theo sản phẩm tập thể hoặc cá nhân tại các phân xưởng sản xuất.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Quản trị nhân lực; cán bộ kế toán tiền lương và quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đặc biệt là các doanh nghiệp chế xuất trong khu công nghiệp.
  • Nội dung tham khảo nổi bật: Hệ thống bảng biểu thực tế về chế độ phụ cấp, trợ cấp, công tác phí, bảng chấm công 24 ngày công/tháng và quy trình hạch toán các khoản trích theo lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại một doanh nghiệp Nhật Bản điển hình.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam năm 2016 có đặc điểm gì? Năm 2016, công ty có 301 cán bộ công nhân viên; trong đó lao động trực tiếp sản xuất chiếm 79,73% (240 người), lao động nữ chiếm ưu thế tuyệt đối với 76,08% (229 người) do đặc thù ngành sản xuất văn phòng phẩm cần sự khéo léo, tỉ mỉ; độ tuổi lao động trẻ với tuổi đời bình quân 24,6 tuổi (nhóm 21-25 tuổi chiếm 65,45%).

2. Công ty Lihit Lab áp dụng hình thức trả lương nào cho công nhân sản xuất? Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho toàn bộ người lao động (cả trực tiếp và gián tiếp), căn cứ vào cấp bậc, chức vụ và số ngày công làm việc thực tế ghi nhận trên Biểu theo dõi chấm công (ngày công tiêu chuẩn là 24 ngày/tháng, tương đương 198 giờ làm việc).

3. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn năm 2017 được phản ánh trong khóa luận là bao nhiêu? Tổng tỷ lệ trích nộp là 34% tính trên quỹ lương; trong đó doanh nghiệp đóng 23,5% (BHXH: 17,5%, BHYT: 3%, BHTN: 1%, KPCĐ: 2%) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; người lao động đóng 10,5% (BHXH: 8%, BHYT: 1,5%, BHTN: 1%) trừ trực tiếp vào thu nhập.

4. Mức phụ cấp ngoại ngữ tiếng Nhật tại công ty được chi trả như thế nào? Doanh nghiệp áp dụng 3 mức phụ cấp tiếng Nhật hàng tháng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên đạt chứng chỉ: Trình độ N2 nhận 3.000.000 VNĐ/tháng, trình độ N3 nhận 1.000.000 VNĐ/tháng và trình độ N4 nhận 700.000 VNĐ/tháng.

5. Hạn chế lớn nhất trong công tác tính lương và hạch toán tại Lihit Lab được chỉ ra là gì? Hạn chế lớn nhất là việc áp dụng hình thức lương thời gian thuần túy cho công nhân sản xuất trực tiếp (chưa kích thích tăng năng suất theo sản phẩm), chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép (TK 335) làm biến động giá thành sản phẩm giữa các tháng, và việc hạch toán còn phụ thuộc vào bảng tính Excel thủ công.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thúy Vân đã phản ánh toàn diện bức tranh lý luận và thực tiễn công tác kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lihit Lab Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp hệ thống số liệu thực chứng chi tiết về cơ cấu nhân sự, thang bảng lương, hệ thống 16 loại phụ cấp và quy trình luân chuyển chứng từ tại một doanh nghiệp FDI chế xuất. Các kiến nghị về việc áp dụng lương sản phẩm, trích trước lương nghỉ phép và tin học hóa kế toán mang tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và hoàn thiện công tác quản lý tài chính.