CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LÊ QUỐC THẮNG 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY 1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Lê Quốc Thắng Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LÊ QUỐC THẮNG. Tên công ty viết bằng tiếng Anh: Le Quoc Thang services trading company limited. Mã số thuế: 03100117897 Địa chỉ kinh doanh, hoạt động Trụ sở chính: 100/7/12 Lê Quang Định, Phường 14,Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Địa điểm kinh doanh: 770E Quốc lộ 1A, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh STT Tên ngành Mã ngành 1 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 4652 2 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659 3 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông 4653 nghiệp Loại hình doanh nghiệp Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Vốn điều lệ: 1.000 đồng ( bằng chữ: một tỷ đồng) Ngày cấp: 29/06/2010. Đại diện pháp luật: Hồ Xuân Ninh 1.2 Quá trình hình thành và phát triển Khởi đầu là một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, Giám đốc Hồ Xuân Ninh đã quyết định chuyển đổi sang ngành kinh doanh máy móc, thiết bị cơ khí, kỹ 4 do an thuật đã qua sử dụng được nhập khẩu từ nhật Bản. Bằng nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, sự uy tín, kỹ lưỡng trong kinh doanh cùng nhiều mối quan hệ bạn hàng tiềm năng tích góp được cả trong và ngoài nước, đã thúc đẩy ông lên kế hoạch cho bản thân và ra quyết định thành lập công ty Lê Quốc Thắng tại thời điểm ngày 29 tháng 06 năm 2010.
Qua 6 năm hoạt động, tới nay công ty tuy có quy mô không lớn, hoạt động chỉ với 3 nhân viên văn phòng và đội ngũ nhân viên trực thuộc kho, nhưng tiếng tăm trong ngành cũng ít nhiều đã gây được tiếng vang đối với không chỉ những khách hàng nhỏ lẻ, mà còn gây chú ý tới những nhà cung cấp cùng ngành ở trong và ngoài khu vực quận Bình Tân. Chất lượng nguồn hàng và sự uy tín trong cách bán hàng đã giúp công ty trong việc xây dựng hình ảnh công ty trong mắt đối tác, và với cách quản lý công ty hiện tại chắc chắn sẽ còn tạo thêm được nhiều hình ảnh tốt đẹp cũng như mở rộng hơn nữa hoặt động kinh doanh của công ty trong tương lai gần.2 ĐẶC ĐIỂM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 1.1 Chức năng Buôn bán các loại máy móc, thiết bị, phụ tùng máy được sản xuất theo công nghệ nước ngoài (chủ yếu là từ Nhật Bản). Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu được tiếp xúc với công nghệ máy móc của nước ngoài. Công ty cần làm ăn lành mạnh và không ngừng tiến lên để góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế nước nhà.2 Nhiệm vụ Thực hiện đúng nhiệm vụ bán những mặt hàng đã đăng ký kinh doanh Tuân thủ theo các quy định của pháp luật về nhân sự, chất lượng hàng hóa, quy mô kinh doanh,… Đóng thuế theo quy định của Nhà nước Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc và làm đúng theo hợp đồng lao động 1.3 Đặc điểm của công ty Hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là mác móc, thiết bị cơ khí đã qua sử dụng, được nhập khẩu từ Nhật Bản – một đất nước có trình độ kỹ thuật trong top 5 do an đầu của thế giới.Đặc biệt, doanh nghiệp chủ yếu đánh vào hàng đã qua sử dụng nhưng mới 80% để phù hợp với khả năng của đại đa số khả năng khách hàng muốn sử dụng công nghệ Nhật Bản.
Một số hình ảnh về hàng hóa tại công ty: Hình 1.1:Một số mẫu hàng hóa tại công ty Nguồn: Tại kho bãi của công ty 1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG KHO KINH DOANH KẾ TOÁN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BÁN HÀNG KỸ THUẬT Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Nguồn: Phòng kế toán 1.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty Giám đốc: 6 do an Là người sáng lập, điều hành và chịu trách nhiệm cho việc kinh doanh của công ty. Giám đốc cũng là người đề ra những chiến lược kinh doanh mới, những hướng đi mới, đưa ra quyết định hợp tác với những công ty khác vì sự phát triển của công ty mình. Giám đốc có các nghĩa vụ sau: Chịu trách nhiệm điều hành trong mọi hoạt động của công ty. Quyết định về phương thức kinh doanh công tác đối ngoại, tổ chức phương thức quản lý và sử dụng các nguồn vốn.
Quyết định về mô hình tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất, quy hoạch đào tạo sử dụng công nhân và phương thức sử dụng phúc lợi. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hóa công ty kinh doanh, nhiệm vụ của phòng kinh doanh: Nhận các đơn đặt hàng của khách hàng và thông báo tới cho phòng kế toán. Tư vấn trực tiếp cho khách hàng. Bán hàng và thông báo lại tiến độ tiêu thụ hàng cho phòng kế toán.
Phòng kế toán: Giám sát hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động thu và chi. Tổ chức việc hạch toán kế toán theo chế độ hiện hành, phân tích và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tính toán các khoản phải trả cho khách hàng, lương cho nhân viên trong công ty. Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp.
Thực hiện quyết toán hàng quý, năm và báo cáo cho giám đốc và các cơ quan chức năng. Kho: Phụ trách việc kiểm kê hàng hóa hàng ngày: Kiểm tra số lượng máy tồn, kiểm tra số lượng máy mới mua, kiểm tra số lượng máy bán trong ngày. Thông báo cho phòng kế toán biết thông tin về các loại máy bán được để lập hóa đơn bán hàng. 7 do an Chuyển giao biên bản kiểm kê hàng hóa cho phòng kế toán vào đầu ngày.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ QUỸ BÁN HÀNG KHO Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn: Phòng kế toán. Hiện tại, bộ phận kế toán có 3 nhân viên chính thức trong đó: 1 kế toán trưởng đảm nhận vai trò của kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương. 1 kế toán viên: đảm nhận vai trò kế toán bán hàng và kế toán kho. 1 nhân viên thủ quỹ.
Mọi hoạt động hàng ngày đều được giám sát chặt chẽ bởi Giám đốc công ty, nhằm đảm bảo công tác kế toán được thực hiện liên tục và minh bạch một cách tương đối.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán Kế toán trưởng Kế toán trưởng tại công ty TNHH thương mại dịch vụ LÊ QUỐC THẮNG ngoài thực hiện nhiệm vụ của một kế toán trưởng còn kiêm nhiệm các nhiệm vụ của kế toán tổng hợp, kế toán tiền lương. Trách nhiệm: Tổ chức thực hiện, thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán chung toàn công ty, tổ chức điều hành bộ máy kế toán công ty. Lập báo cáo tài chính, phân tích thông tin, số liệu kế toán. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán. 8 do an Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo quy định của cơ quan nhà nước. Chi trả lương cho nhân viên, phổ biến cách tính lương cũng như các quy định thưởng phạt cho nhân viên trước khi học nghiệp vụ. Tổng hợp báo cáo tăng giảm lao động cho cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội và cơ quan lao động Quận.
Làm hồ sơ thanh, quyết toán về thai sản, ốm đau bảo hiểm xã hội. Quyền hạn: Điều hành toàn diện công tác chuyên môn đối với nhân viên phòng kế toán công ty và sắp xếp nhân viên phù hợp theo yêu cầu công tác, bảo đảm gọn, năng suất và hiệu quả cao. Kế toán kho Trách nhiệm: Liên hệ với bên cung cấp hoặc khách hàng để giao, nhận hang. Theo dõi, ghi chép lại quá trình giao nhận hàng, kiểm tra định kỳ hàng hóa trong kho và phân loại theo tiêu chuẩn để tiện kiểm soát.
Hạch toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ liên quan tới mua và bán hàng. Quyền hạn: Sắp xếp hàng hóa trong kho theo ý kiến cá nhân. Đưa ra những nhận xét, đề xuất về chất lượng sản phẩm của các nhà cung cấp tới Giám đốc để có những hàng hóa tốt nhất cho công ty. Kế toán bán hàng Trách nhiệm: Lập hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, căn cứ theo hợp đồng kinh tế khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT cảu hàng hóa được bán ra.
Quản lý thông tin khách hàng, sổ sách liên quan đến khách hàng. Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ Tổng hợp số liệu bán hàng mỗi cuối tuần báo cáo cho kế toán trưởng Quyền hạn: Đề xuất biện pháp thu hồi nợ hữu hiệuvà chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ. 9 do an Thủ quỹ Trách nhiệm: Thực hiện việc thu chi ký quỹ hàng ngày, không làm thiếu hụt tiền của công ty. Trực tiếp thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, chi đã phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc.
Nhận tiền mặt từ các ngân hàng hoặc các đơn vị khác về nhập quỹ theo phiếu đã phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc. Báo cáo thu chi, quỹ tiền mặt hàng ngày, tháng theo quy định của kế toán trưởng và ban Giám đốc. Quyền hạn: Ký phiếu thu, chi sau khi trả hoặc nhận tiền. Liên hệ với khách hàng liên quan đến công việc của mình.5 CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 1.1 Chính sách bán hàng Hàng hóa của công ty được trưng bày ở kho hàng tại địa chỉ: 770E Quốc lộ 1A, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Hình thức bán hàng tại công ty như sau: Khách hàng liên hệ với nhân viên bán hàng (đối với khách hàng nhỏ lẻ) hoặc Giám đốc (đối với khách hàng lớn) để đặt hàng. Giá cả của mặt hàng tùy theo từng loại sản phẩm và giá trị khi nhập về, khách hàng có thể thương lượng với công ty để được giá tốt hơn.