CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TRẢ CÔNG LAO ĐỘNG 1. Lý thuyết về phân tích công việc 1. Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
[4,68] Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc,. Lợi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực được trình bày theo sơ đồ sau: Phân tích công việc Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc Tuyển dụng, Đào tạo, huấn Đánh giá Xác định giá Trả công, chọn lựa luyện nhân viên trị công việc khen thưởng Sơ đồ 1.1: Lợi ích của phân tích công việc “Nguồn: Trần Kim Dung (2006), Quản trị nguồn nhân lực, nhà xuất bản thống kê“[4,70] LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc • Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương, bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc,.
• Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc, như: các phương pháp làm việc, các mới quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp với các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật. • Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có, như: trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệp, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc,. • Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc. • Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việc gồm sáu bước sau: • Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. • Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 • Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau. • Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.
Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi, quan sát. • Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy tủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có tránh nhiệm giám sát thực hiện công việc đó. • Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 1.1 Phỏng vấn Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra.2 Bản câu hỏi Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời.
Tổng kết các câu hỏi của LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp.3 Quan sát tại nơi làm việc Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Nội dung chính của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 1.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau: • Nhận diện công việc gồm có: tên công việc; mã số của công việc; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc; người thực hiện công việc và người phê duyệt bản mô tả công việc. • Tóm tắt công việc: Mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì. • Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
• Chức năng, trách nhiệm trong công việc: Nên liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó. • Quyền hành của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ ràng quyền hạn hay quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự. • Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: Nên chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm,. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 • Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc, .2 Bản tiêu chuẩn công việc Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc.
Những yếu tố chính thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là: • Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốc ký, đánh máy,. • Kinh nghiệm công tác. • Hoàn cảnh gia đình. • Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc, như: tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân,.
Lý thuyết về đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên 1. Mục đích • Cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác. • Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc. • Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức,v.
Nội dung, trình tự thực hiện 1.1 Xác định các yêu cầu cơ bản cần đánh giá Bước đầu tiên trong quá trình, đánh giá, các nhà lãnh đạo cách xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, và những yếu tố này liên hệ với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào. Thông thường, những yêu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 cầu này có thể suy ra từ bản mô tả công việc và bao gồm cả hai phần: tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc.2 Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp Trong thực tế có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả mọi tổ chức. Ngay trong nội bộ một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các đối tượng nhân viên khác nhau bộ phận nhân viên bán hàng, sản xuất, tiếp thị và bộ phận hành chính.3 Huấn luyện các nhà lãnh đạo và những người làm công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Sử dụng phương pháp không thích hợp hoặc xác định các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và điểm đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, lãng phí hoặc làm cho các quyết định trả lương, khen thưởng không chính xác.