CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP DỰ TOÁN HOẠT ðỘNG TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN 1. Khái niệm về lập dự toán Trong các chức năng của kế toán quản trị, dự toán là chức năng quan trọng không thể thiếu ñối với mọi doanh nghiệp. Dự toán là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện ñể ñạt ñược mục tiêu ñã ñặt ra Theo PGS.TS Trương Bá Thanh (2008), dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ ñể ñạt ñược một mục tiêu nhất ñịnh.
Theo nghĩa rộng dự toán ñược hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết ñể thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang [5,tr.163], dự toán là những dự kiến, những phối hợp chi tiết chỉ rõ cách huy ñộng và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và ñược biểu hiện bằng một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị 1. Ý nghĩa của công tác lập dự toán Dự toán là chức năng không thể thiếu ñược ñối với các nhà quản lý hoạt ñộng trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Các doanh nghiệp dù hoạt ñộng vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì việc lập dự toán vẫn là công việc quan trọng hàng ñầu. Dự toán thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung của toàn doanh nghiệp ñồng thời dự toán cũng là cơ sở kiểm tra, kiểm soát cũng như ra quyết ñịnh trong doanh nghiệp.
Do ñó, dự toán có ý nghĩa quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, ñược thể hiện qua những ñiểm sau [4, tr.164]: 10 - Xác ñịnh mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, làm căn cứ ñánh giá việc thực hiện kế hoạch sau này. Bản dự toán ñã cụ thể hóa kế hoạch hoạt ñộng của doanh nghiệp thành các con số cụ thể. Việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch ñã ñề ra, nhà quản trị dễ dàng thấy ñược bộ phận nào trong doanh nghiệp không hoàn thành chỉ tiêu ñề ra, từ ñó tìm hiểu nguyên nhân vì sao hoạt ñộng của bộ phận không hiệu quả và có biện pháp hữu hiệu ñể khắc phục - Kết hợp hoạt ñộng của toàn doanh nghiệp bằng các kế hoạch hoạt ñộng của các bộ phận phối hợp nhịp nhàng ñạt mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp thường có những quyền hạn, năng lực riêng khác nhau.
Quá trình lập dự toán ñã tăng cường sự hợp tác, tham gia, trao ñổi công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nhờ ñó dự toán ñảm bảo hoạt ñộng của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp - Dự toán giúp nhà quản trị phát hiện những ñiểm mạnh, ñiểm yếu, từ ñó sẽ có những cơ sở phân tích, lường trước ñược những khó khăn trước khi chúng xảy ra ñể có những biện pháp ñúng ñắn khắc phục kịp thời - Dự toán là cơ sở xây dựng và ñánh giá trách nhiệm quản lý của các cấp quản trị doanh nghiệp. Qua kết quả thực hiện so với dự toán sẽ ñánh giá hiệu quả hoạt ñộng của các bộ phận cũng như nhà quản lý bộ phận. Từ ñó sẽ có mức thưởng, phạt quy ñịnh dựa trên kết quả thực hiện dự toán của các bộ phận.
Dự toán là bức tranh tổng thể về hoạt ñộng kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, thông qua dự toán các nhà quản trị sẽ có trách nhiệm hơn trong công tác quản lý của mình. Phân loại dự toán Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích, tuy nhiên ñể phát huy tính hữu ích của công cụ quản lý này ñòi hỏi nhà quản trị phải có sự am hiểu các 11 loại dự toán ñể có thể ứng dụng một cách thích hợp nhất vào việc quản lý của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Tùy theo nhu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý cũng như mục ñích phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, khi xây dựng dự toán các nhà quản trị có thể lựa chọn các loại dự toán khác nhau. Căn cứ vào từng tiêu thức phân loại, dự toán ñược phân loại cụ thể như sau: a.
Phân loại theo thời gian Bao gồm dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn [4, tr.165] + Dự toán ngắn hạn: Là dự toán chủ ñạo ñược lập cho kỳ kế hoạch (một năm tài chính) và ñược chia thành từng quý, tháng, tuần…Dự toán ngắn hạn là dự toán nguồn tài chính hoạt ñộng hàng năm liên quan ñến hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như dự toán tiêu thụ, sản xuất, mua hàng, thu, chi…Dự toán ngắn hạn là cơ sở ñưa ra các quyết ñịnh tác nghiệp + Dự toán dài hạn: Là những dự toán liên quan ñến nguồn tài chính cho việc mua sắm tài sản cố ñịnh, ñất ñai, nhà xưởng, tài sản dài hạn gắn liền với hoạt ñộng của doanh nghiệp trong nhiều năm. Dự toán dài hạn ñảm bảo khi thời hạn dự toán kết thúc doanh nghiệp sẽ có ñủ nguồn vốn sẵn sàng ñáp ứng nhu cầu mua sắm tài sản cố ñịnh mới. Dự toán dài hạn chính là những kế hoạch dài hạn thể hiện các mục tiêu chiến lược, phát triển của doanh nghiệp b. Phân loại theo nội dung kinh tế Theo cách phân loại này dự toán ñược chia thành: + Dự toán hoạt ñộng: Là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí ñòi hỏi ñể ñạt mục tiêu lợi nhuận, bao gồm: Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí nhân công trưc tiếp 12 Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí và doanh thu hoạt ñộng tài chính + Dự toán tài chính: Là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt ñộng ñã lập dự toán, bao gồm: Dự toán vốn (dự toán ñầu tư) Dự toán vốn bằng tiền Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh Dự toán bảng cân ñối kế toán Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ c.
Phân loại theo mối quan hệ với mức ñộ hoạt ñộng Theo cách phân loại này, ta có dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt [4, tr.165] + Dự toán tĩnh là dự toán ñược lập theo một mức ñộ hoạt ñộng nhất ñịnh. Theo ñịnh nghĩa, dự toán tĩnh sẽ không bị ñiều chỉnh hay thay ñổi kể từ khi ñược lập ra; bất kể có sự thay ñổi về doanh thu tiêu thụ, các ñiều kiện kinh doanh xảy ra trong kỳ dự toán. Nhưng trong thực tế sự biến ñộng của các yếu tố chủ quan và khách quan thường xuyên như: sự lên xuống của giá cả thị trường, sản lượng tiêu thụ biến ñộng, thay ñổi các chính sách kinh tế… Do ñó, dự toán tĩnh thường phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo ñơn ñặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh ổn ñịnh. + Dự toán linh hoạt là dự toán ñược lập với nhiều mức ñộ hoạt ñộng khác nhau trong cùng một phạm vi hoạt ñộng.
Dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị thấy ñược sự biến ñộng chi phí khi mức ñộ hoạt ñộng thay ñổi. Dự toán linh hoạt có ý nghĩa trong việc ñánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí thực 13 tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu thị trường. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp rất phong phú và ña dạng. Do ñó, tùy thuộc vào nhu cầu và mục ñích cung cấp thông tin mà nhà quản trị có thể vận dụng cho phù hợp 1.
Cơ sở khoa học xây dựng dự toán Dự toán giúp các nhà quản trị thấy trước ñược sự biến ñộng tài chính của doanh nghiệp, từ ñó ñưa ra các biện pháp khắc phục những tồn ñọng hoặc tận dụng, khai thác những mặt mạnh của doanh nghiệp. Do ñó, dự toán có vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. ðể ñảm bảo dự toán có tính khả thi cao khi xây dựng dự toán cần dựa vào những cơ sở khoa học sau [4, tr.166]: - Dựa vào kết quả hoạt ñộng của kỳ trước. ðây là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị thấy ñược giới hạn hiện nay của doanh nghiệp - Dựa trên những ñiều kiện thực tế của doanh nghiệp như: quy mô hoạt ñộng, nguồn lực lao ñộng, chất lượng lao ñộng - Các ñiều kiện dự kiến trong tương lai như: Xu hướng biến ñộng giá cả trên thị trường, các chính sách kinh tế sắp ban hành, kế hoạch phát triển kinh tế vùng và ñịa phương, kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp - Căn cứ vào hệ thống ñịnh mức chi phí tiêu chuẩn.
ðây là cơ sở quan trọng nhất khi xây dựng dự toán. ðịnh mức chi phí phải ñược xây dựng một cách khoa học, phù hợp với thực tế. Khi xây dựng ñịnh mức chi phí phải tính ñến những biến ñộng của thị trường như: giá cả, lạm phát, tình hình lao ñộng của doanh nghiệp, máy móc thiết bị. - Căn cứ vào trình ñộ chuyên môn của các chuyên gia xây dựng dự toán.
Các ngành nghề khác nhau ñòi hỏi các chuyên gia xây dựng dự toán phải có trình ñộ am hiểu về kinh tế, kỹ thuật, những nhân tố tác ñộng riêng. QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP DỰ TOÁN 1. Quy trình lập dự toán Dự toán có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy ñể có một dự toán tổng thể tối ưu là ñiều hết sức cần thiết, mà ñòi hỏi bộ phận dự toán cần phải hoạch ñịnh cho mình một quy trình lập dự toán phù hợp nhất.
Do mỗi doanh nghiệp có một ñặc ñiểm cũng như phong cách quản lý riêng nên quy trình lập dự toán tổng thể cũng sẽ khác nhau. Quy trình lập dự toán gồm ba bước: chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi. Dưới ñây là quy trình quản lý dự toán tiêu biểu của tác giả Stephen Brookson [6, tr 6]: + Giai ñoạn chuẩn bị: Là bước ñầu cũng là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình dự toán. Trong giai ñoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần ñạt ñược của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán ñều ñược xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi xác ñịnh rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.