CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm có liên quan 1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng của quản trị Quản trị là một thuật ngữ rất thông dụng được sử dụng thường xuyên trong các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiểu rõ ràng, đầy đủ và đúng bản chất của nó không hẳn đã là một vấn đề đơn giản. Có khá nhiều các quan điểm, cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “quản trị”. - Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quan trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý Thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994) hay chính là việc tiến hành hoạt động với con người và thông qua con người nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức tròn một môi trường luôn luôn thay đổi mà trong đó trọng tâm của quá trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn lực có hạn.
- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM, GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004). - Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản, James H.Gibson – NXB Thống kê 2001), trong đó trọng tâm của khái niệm này đề cập đến việc cá nhân làm việc theo nhóm nhờ đó có thể phát huy hiệu quả cao nhất để nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra. Đối với bài luận văn lần này, em xin dựa theo khái niệm về quản trị học sau để làm cơ sở cho các phân tích của mình: “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức ”.
(Management Angolo Kinicki, Williams.Mc Graw Hill Irwin – New York 2006). Có thể hiểu quản trị ở đây là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu, sự phối hợp giữa các hoạt động này được thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức và để thực hiện suôn sẻ quá trình này đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất Luan van 7 Các chức năng của quản trị: Hoạch định: là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó; Là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để thực hiện mục tiêu. Hoạch định là một quá trình, một trọng tâm, một hành động về tương lai. Tổ chức: là việc xác lập mô hình, phân công, giao nhiệm vụ cho mỗi cấp và mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.
Tổ chức còn bao gồm việc ủy nhiệm cho các cấp quản trị và cho các nhân viên điều hành để họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả. Đó là việc xác lập có khuôn mẫu và mối quan hệ tương lai giữa các phần việc và mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đảm nhận. Lãnh đạo: là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và tạo lập sinh khí cho tổ chức qua việc tối đa hóa hiệu suất của công việc. Lãnh đạo bao gồm việc ra chỉ thị huấn luyện và duy trì kỷ luật trong từng bộ máy, gây ảnh hưởng và tạo hứng thú ở các nhân viên cấp dưới, khuyến khích động viên để tạo ra một bầu không khí làm việc tập thể lành mạnh, thu nhận, xử lý và truyền đạt thông tin.
Kiểm soát: bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn và lượng hóa các kết quả đạt được, tiến hành các hoạt động nếu kết quả không đúng với mục tiêu ấn định. Việc lượng hóa các thành quả đạt được bao gồm cả việc đánh giá công tác quản trị, kiểm điểm chính sách và giao tiếp nhân sự, xét duyệt các báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, doanh thu … 1.2 Khái niệm kiểm soát Khái niệm về kiểm soát đã phát triển theo thời gian cùng với sự chuyển đổi của môi trường và điều kiện hoạt động của tổ chức. Trong các nhu cầu sớm nhất về kiểm soát, kiểm soát được xem như giúp kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán. Sau đó, khi xuất hiện khoa học quản trị kinh doanh thì kiểm soát được coi như biện pháp chủ yếu trong hệ thống quản trị kinh doanh và lúc này đã xuất hiện nhiều nghiên cứu tập trung những khía cạnh nào sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát của tổ chức.
Kết quả là, hiện nay hoạt động kiểm soát trong tổ chức không còn được quan niệm như một hệ thống hoạt động khép kín mà là một hệ thống mở, chịu tác động bởi các thành viên trong tổ chức và môi trường tổ chức. Luan van 8 Kiểm soát là một trong các chức năng quan trọng của quản trị kinh doanh hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm soát. Tùy theo góc độ cũng như từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh cụ thể mà hoạt động kiểm soát có nội dung cũng như đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp, công cụ thích hợp. Không có định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ khác nhau, có định nghĩa khác nhau.
Aplin (1988) kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc so với tiêu chuẩn. Theo Jones và Geofge (2003) kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều kết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.Fayol trong kinh doanh kiểm soát được cho là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nhiệp và mọi bộ phận của doanh nhiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành. Trong báo cáo của Hiệp hội các tổ chức tài trợ (COSO) có tựa đề “Kiểm soát – Khuôn khổ hợp nhất” được công bố vào lần đầu tiên năm 1992 đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát như sau: Kiểm soát là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo thích hợp nhằm thực thiện ba mục tiêu: Độ tin cậy của báo cáo; Tuân thủ các luật lệ và quy định; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế so sánh nó với những tiêu chuẩn được xây dựng trên cơ sở đó phát hiện ra các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch đó; đồng thời đề ra các biện pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nhiệp đạt được mục tiêu đã định.
- Trong quá tình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây: + Kiểm soát cái gì? + Kiểm soát khi nào? + Kiểm soát ở đâu? + Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát? Luan van 9 1.2 Các nội dung lý thuyết cơ bản về công tác kiểm soát 1.2 Các nguyên tắc kiểm soát - Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả: Cơ sở để tiến hành kiểm soát là dựa vào chiến lược, kế hoạch các loại đã được xây dựng, do đó các hoạt động kiểm soát phải được thiết kế theo chiến lược, kế hoạch hoạt động của tổ chức. Đặc biệt hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần chú ý nhiều hơn đến tính chiến lược, phục vụ và hướng đến việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kiểm soát là tất yếu và được hiểu khá đơn giá trên lí thuyết nhưng lại thường khó thực hành.
Thực tế cho thấy các nhà quản trị dành khá nhiều thời gian và công sức cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu được do việc kiểm soát lại không tương xứng. - Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng: Khi đã xác định được rõ mục đích của sự kiểm soát, cần xác định khi nào cần kiểm soát, nên kiểm soát ở đâu, phạm vi thế nào cho phù hợp. Nếu không xác định chính xác thời gian và khu vực trọng điểm, như kiểm soát trên một phạm vi quá rộng hoặc không đúng thời điểm sẽ gây lãng phí về thời gian và công sức của tổ chức. - Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan: Nếu thực hiện kiểm soát không khách quan, với những định kiến có sẵn sẽ không cho các nhà quản trị có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về các đối tượng kiểm soát, kết quả kiểm soát sẽ sai lệch và sẽ đưa đến cho tổ chức những tổn thất, đôi khi rất lớn và nghiêm trọng.
Kết quả kiểm soát trong nhiều trường hợp cần được công khai cho các đối tượng có liên quan được biết. - Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý: Quá trình kiểm soát có thể phải được điều chỉnh linh hoạt cho hợp lý về cả thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát và hoạt động điều chỉnh; Chỉ có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả và phát huy tác dụng của nó trong hoạt động quản trị.3 Các loại kiểm soát 1.1 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm soát: - Kiểm soát trước (tiền kiểm): Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công viêc. Loại kiểm soát này tập trung vào việc phòng ngừa có những sai lệch về chất lượng và số lượng của các nguồn lực được sử dụng trong tổ chức. Với kiểu kiểm soát này, người Luan van 10 ta luôn cố gắng dự báo tiến trình kết quả để có thể hoàn chỉnh các nhân tố tác động đến kết quả trước khi quá muộn.