CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và vai trò của kế toán quản trị chi phí 1. Khái niệm kế toán quản trị chi phí Sự phát triển của nền kinh tế xã hội và đặc biệt sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có sức mạnh cạnh tranh cao và có khả năng tự điều chỉnh kịp thời với những biến động của môi trường kinh doanh. Vì vậy, thông tin kế toán cung cấp đòi hỏi ngày càng phong phú, đa dạng hơn nhằm phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp một cách kịp thời, có hiệu quả.
Thông tin kế toán cung cấp không chỉ phản ánh những gì đã xảy ra mà cần cung cấp thông tin về kế hoạch, định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Tức cần có thông tin của kế toán quản trị. Theo Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 tại Khoản 10, Điều 3 “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế toán quản trị được Hiệp hội kế toán Mỹ định nghĩa: “là quá trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài chính và phi tài chính cho ban quản trị để lập kế hoạch, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ một doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản này”.
Kế toán quản trị theo từ điển thuật ngữ kế toán Mỹ là: “một lĩnh vực của kế toán liên quan đến việc định lượng các thông tin kinh tế và hỗ trợ nhà quản trị trongviệc đưa ra các quyết định tài chính, đặc biệt trong việc hoạch định kế hoạch vàquản lý giá thành”. Theo tác giả cuốn “Advancend mangagement accounting”, ông Robert S.Kaplan và Anthony A.Atkinson, kế toán quản trị được định nghĩa: “hệ thống 8 kế toán cung cấp thông tin cho những người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạchđịnh và kiểm soát hoạt động của họ”. Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp chính là quá trình tập hợp, tính toán, phân tích và kiểm tra các chi phí sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ nhu cầu về thông tin chi phí cần thiết cho nhà quản trị. Đây là sự kết hợp các kĩ thuật tập hợp, tính toán, phân tích và kiểm soát.
Đối tượng của quản trị chi phí là các thông tin về chi phí. Chỉ cần một thay đổi của chi phí sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, để hoạt động của quản trị chi phí đạt hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải sử dụng công cụ hỗ trợ trong công tác quản trị chi phí, trong đó có kế toán quản trị chi phí. Theo Ngô Thị Ngọc Điệp và Đặng Thị Liên (2013): “Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của cấu thành của kế toán quản trị, được phát triển gắn với nhu cầu thông tin của những nhà quản trị trong doanh nghiệp sản xuất.
Kế toán QTCP trong doanh nghiệp sản xuất có vai trò thu thập, xử lý số liệu trong quá khứ và dự đoán xu hướng trong tương lai dưới dạng thông tin phi tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường”[3, tr. Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng của quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, vấn đề được đặt ra là làm sao có thể kiểm soát được tất cả các khoản chi phí.
KTQT chi phí là công cụ hữu hiệu đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí cho các nhà quản trị để đưa ra các quyết định kinh doanh, cơ sở cho việc kiểm soát, sử dụng chi phí của đơn vị một cách hiệu quả. Tóm lại, tùy thuộc vào các quan điểm khác nhau, có thể có những định nghĩa khác nhau về kế toán quản trị. Tuy nhiên sự khác nhau là không nhiều. Các định nghĩa trên đều nhìn nhận kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán, có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị, kế toán quản trị có quan hệ chặt chẽ với kế toán tài chính 9 trong việc sử dụng số liệu kế toán chi tiết của kế toán tài chính, song kế toán quản trị không phải là kế toán chi tiết.
Có thể nói, nhìn từ góc độ phục vụ cho việc quản lý và ra quyết định thì kế toán quản trị là công việc ghi chép, thu thập, đo lường, phân tích và xử lý các thông tin kinh tế tài chính nhằm phục vụ cho các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh. Từ đó có thể đưa ra khái niệm chung về kế toán quản trị như sau: Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị. Vai trò của kế toán quản trị chi phí Theo Janet A. Hume-Schwarz (2007) thì vai trò của kế toán quản trị chi phí thể hiện trong chức năng quản lý, cụ thể là khả năng lập kế hoạch, kiểm soát quá trình kinh doanh, đánh giá các hoạt động, đưa ra các quyết định quản lý từ đó dự báo xu hướng biến động của thị trường có ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp [16, tr.
Chức năng của kế toán quản trị chi phí được thể hiện như sau: - Chức năng lập kế hoạch: Để trợ giúp cho nhà quản trị thực hiện lập kế hoạch, kế toán quản trị chi phí sẽ thực hiện lập dự toán chi phí. Kế toán quản trị chi phí đã cụ thể hóa các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp thành các hoạt động thành các dự toán sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin về chi phí ước tính cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc đối tượng khác theo yêu cầu của quản lý nhằm giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh phù hợp. - Chức năng tổ chức thực hiện: Tổ chức thực hiện là sự phối hợp các hoạt động và nguồn nhân lực để thực hiện các kế hoạch đặt ra một cách thông 10 suốt. Khi tổ chức thực hiện kế hoạch, nhà quản trị sẽ cần đến thông tin chi phí về các hoạt động thường xuyên để có thể điều phối nguồn lực.
Thông tin chi phí về hoạt động do kế toán quản trị chi phí cung cấp luôn là thông tin quan trọng giúp nhà quản trị xác định được hoạt động tạo ra và không tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp để từ đó nhà quản trị có thể điều chỉnh kịp thời các hoạt động và phân phối lại nguồn lực nhằm đạt hiệu quả cao nhất. - Chức năng kiểm tra, đánh giá hoạt động: Với nhiệm vụ cung cấp thông tin phản ánh thực trạng kinh doanh cho nhà quản trị, kế toán quản trị chi phí cũng cung cấp thông tin để nhà quản lý kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc cung cấp thông tin chi phí và phản hồi thông tin về các hoạt động là cốt lõi của quá trình kiểm soát. Dựa trên những so sánh số liệu cung cấp và số liệu dự toán của kế toán quản trị chi phí sẽ phản hồi thông tin cho nhà quản lý trong việc kiểm soát và hoàn thiện quá trình sản xuất.
- Chức năng đánh giá thực hiện kế hoạch: Những thông tin mà kế toán quản trị chi phí cung cấp sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện, những vấn đề còn tồn tại đồng thời khắc phục cho việc lập kế hoạch, dự toán kỳ tiếp theo. - Chức năng ra quyết định: Sau khi nhà quản trị thực hiện lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá hoạt động, đánh giá thực hiện kế hoạch sẽ đưa ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất cho hướng phát triển của doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin, phân tích số liệu, lập báo cáo phân tích, đề cập đến thông tin thích hợp để đưa ra cho nhà quản trị tham khảo quyết định tốt nhất. Như vậy, kế toán quản trị chi phí có vai trò như sau: - Kế toán quản trị chi phí có vai trò hỗ trợ quản lý điều điều hành doanh nghiệp: Để điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch và lập dự toán chi phí trên cơ sở đã đặt ra mục tiêu, tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm tra đánh giá việc thực hiện 11 kế hoạch.
Trong đó kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp đóng vai trò là công cụ giúp cho các nhà quản trị trong việc thực hiện cụ thể hóa các thông tin chỉ đạo điều hành của nhà quản trị. Thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp đã chính thức hóa các mục tiêu thành các chỉ tiêu kinh tế, lập dự toán chung và các dự toán chi tiết, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các kết quả thực hiện kế hoạch, cung cấp các báo cáo thực hiện kế hoạch và phân tích nguyên nhân chênh lệch, phát hiện kịp thời các hoạt động không hiệu quả để tổ chức lại quá trình sản xuất cho phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị. - Kế toán quản trị chi phí góp phần quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực: Những phân tích của kế toán quản trị chi phí giúp định hướng cho các nhà quản trị có thể tính toán, lựa chọn để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho việc phân bổ các nguồn lực có sẵn một cách hiệu quả hơn. Thông tin kế toán quản trị chi phí cung cấp về tình hình chi phí, thu nhập và kết quả lợi nhuận thu được của từng mảng hoạt động, từng dự án, đồng thời cho phép nhận diện rủi ro, hạn chế của doanh nghiệp trong từng dự án như: rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản… từ đó đưa ra các thông tin đánh giá kết quả tài chính, phân tích nguyên nhân của từng dự án.
Nội dung kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp 1. Phân loại chi phí 1.