CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1 Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng hóa hóa chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động. Giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp cho thấy tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp có bị ứ đọng vốn hay không? Trong quá trình kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp thương mại đòi hỏi nhất thiết phải kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau.
Mỗi mặt hàng có đặc điểm và khả năng lưu chuyển khác nhau vì thế người quản lý phải thường xuyên nắm bắt được tình hình lưu chuyển của từng loại hàng hóa. Do vậy hàng hóa cũng như mọi tài sản khác của doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Có thể khẳng định rằng hàng hóa có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Do đó, việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ tất cả các khâu, từ thu mua, dự trữ, đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả… là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận… cho doanh nghiệp.
Vì vậy , kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt của hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh. Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.1 Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thương mại theo luật thương mại Việt Nam là hành vi mua bán hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường.
Nói cách khác, hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là những hàng hóa, vật tư,… mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền Nhung - Lớp QT2101K 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng và tiêu dùng của xã hội. Trị giá hàng hóa mua vào bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi giá trị hàng hóa mua vào. Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật.
Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất.
- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. - Trong doanh nghiệp thương mại, kinh doanh hàng hóa gắn liền với các khâu: + Mua hàng: Là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. + Bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. + Bảo quản và dự trữ hàng hoá: Là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.
Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp thương mại phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý, giúp cho quá trình kinh doanh hàng hóa Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền Nhung - Lớp QT2101K 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng được diễn ra liên tục. Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong nền kinh tế thị trường thì tổ chức tốt công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại có vai trò đặc biệt quan trọng: Từng bước giúp doanh nghiệp có lượng vật tư hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Chính vì vậy kế toán hàng hóa cần phải nắm được chính xác số liệu cũng như chi tiết từng loại hàng hóa để cung cấp cho ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp nắm bắt, đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Để phát huy tốt vai trò và thực sự là công cụ quản lý đắc lực kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại cần thực hiện tốt một số nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.
Tính giá thành thực tế của hàng hóa đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hóa (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ. thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo.
Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hóa để từ đó xây dựng kế hoạch dự trữ phù hợp trong từng thời kỳ. Phân loại và đánh giá giá trị của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có giá cả khác nhau. Hàng hoá của doanh nghiệp thương mại có thể phân loại theo các tiêu thức sau: Phân loại hàng hóa theo nguồn gốc sản xuất thì hàng hóa được chia thành: Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền Nhung - Lớp QT2101K 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Phân loại hàng hóa theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn - Hàng hoá ở khâu bán lẻ Phân loại hàng hóa theo vật tư, thiết bị, công nghệ phẩm tiêu dùng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hoá chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh - Hàng mây, tre đan - Hàng rượu bia, thuốc lá - Hàng dệt may, bông vải sợi - Hàng da cao su Phân loại hàng hóa theo phương thức vận động của hàng hoá: - Hàng hoá chuyển qua kho - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng Việc phân loại ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng hoá của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng tới tính chính xác của chỉ tiêu hàng hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tình hình tài chính và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh.
Vì vây, việc phân loại hàng hóa là cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Đánh giá giá trị của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên tắc đánh giá: - Trị giá của hàng hóa trong doanh nghiệp phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá gốc”. Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng hóa ở từng thời điểm khác nhau.
Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Kế toán hàng hóa phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại. theo từng địa điểm quản lý sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền Nhung - Lớp QT2101K 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Doanh nghiệp nói chung cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng có thể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau: + Phương pháp thẻ song song + Phương pháp sổ số dư.