Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA THỰC HIỆN CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm, đặc điểm, nội dung thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại tại Ủy ban nhân dân phường 1. Khái niệm cải cách thủ tục hành chính, thực hiện cải cách thủ tục hành chính 1. Khái niệm cải cách thủ tục hành chính Theo “Từ điển Luật học”(2014)1, thủ tục hành chính không được các cơ quan quản lý nhà nước tự quyết định được mà cần phải được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
Các thủ tục được xác định theo trình tự, thẩm quyền và cấp bậc rõ ràng. Mục đich chính của thủ tục hành chính là giúp cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý. Đồng thời qua đó quyền và nghĩa vụ của nhân dân, phát triển xã hội theo hướng toàn diện đảm bảo trong khuôn khổ quy định của pháp luật. Từ phân tích trên ta có: “Thủ tục hành chính là cách thức và trình tự thực hiện thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước của các chủ thể quản lý hành chính nhà nước và cách thức tham gia vào các công việc quản lý hành chính nhà nước của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật”.
Trong đó: - Trình tự ta có thể hiểu là các bước cần phải tiến hành tuần tự do cơ quan thực hiện thủ tục hành chính quy định mục đích giúp giải quyết công việc một cách cụ thể cho các nhân hoặc tổ chức. - Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ được yêu cầu nộp hoặc xuất trình bởi đối tượng thực hiện. Những giấy tờ này phải được cung cấp cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền trước khi việc giải quyết thủ tục hành chính cho các nhân, tổ chức thực hiện. - Yêu cầu và điều kiện là các quy định mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính bắt buộc phải đáp ứng hoặc thực hiện khi tiến hành một thủ tục hành chính cụ thể nào đó.
Khái niệm cải cách thủ tục hành chính được làm rõ qua các công trình nghiên cứu về cải cách hành chính như sau: 1 Bộ Tư Pháp (2014), Từ điển Luật học, Viện Khoa học Pháp lý 8 Theo Đào Thị Thanh Thuỷ (2020), cải cách hành chính được định nghĩa là một quá trình thay đổi cơ bản, liên tục và lâu dài, tập trung vào cơ cấu quyền lực hành pháp và các hoạt động có ý thức của bộ máy nhà nước. Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận, cá nhân và tối ưu hoá nguồn lục để đạt hiệu lực, hiệu quả trong quản lý, đồng thời cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ phục vụ nhân dân thông qua các phương thức tổ chức và thực thi quyền lực. Theo cách tiếp cận này, cải cách hành chính được thiết kế có chủ đích nhằm cải tiến toàn diện các khâu trong hoạt động quản lý nhà nước như: lập kế hoạch, xây dựng thể chế, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, quản lý tài chính, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và đánh giá thông tin. Đỗ Văn Tuấn (2021) cho rằng, cải cách hành chính có thể được hiểu là một quá trình đổi mới nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý hành chính.
Quá trình này bao gồm việc cải tiến các tổ chức, chế độ và phương pháp hành chính cũ, đồng thời xây dựng các chế độ và phương thức hành chính mới trong lĩnh vực quản lý của bộ máy hành chính nhà nước. Từ các quan điểm trên, cải cách thủ tục hành chính có thể được khái quát là việc điều chỉnh các quy định pháp luật về trình tự, thủ tục thực hiện thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước và các cá nhân có thẩm quyền; cải cách các quy định liên quan đến thủ tục hành chính; đồng thời đổi mới cách thức thực hiện các thủ tục hành chính nhằm đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả và phục vụ tốt hơn cho nhân dân. Khái niệm thực hiện cải cách thủ tục hành chính Theo từ điển tiếng Việt từ “thực hiện” là động từ trong tiếng Việt có nghĩa là triển khai, tiến hành, thực thi hoặc thực hành một hành động, kế hoạch, nhiệm vụ hoặc ý tưởng nào đó hoặc có thể nói từ “thực hiện” được dùng để chỉ việc biến các ý tưởng hay kế hoạch thành hiện thực thông qua các hành động cụ thể. Từ các khái niệm đã phân tích trên ta có thể hiểu thực hiện cải cách thủ tục hành chính là việc dùng những hành động cụ thể, tiến hành, thực thi hành động cụ thể nhằm điều chỉnh các quy định pháp luật về trình tự, thủ tục thực hiện thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước và các cá nhân có thẩm quyền; cải cách các quy định liên quan đến thủ tục hành chính; đồng thời đổi mới cách thức thực hiện các thủ tục hành chính nhằm đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả và phục vụ tốt hơn cho nhân dân.
Đặc điểm thủ tục hành chính 9 Mặc dù có sự đa dạng trong các loại thủ tục hành chính, nhưng do tính thống nhất của quản lý hành chính nhà nước, các thủ tục hành chính được nhận diện qua một số đặc điểm chung như sau: Thứ nhất, các thủ tục hành chính được xác định là thủ tục thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước và được tiến hành bởi các chủ thể thuộc hệ thống quản lý hành chính nhà nước. Mọi hoạt động quản lý diễn ra trong từng lĩnh vực cụ thể đều được thực hiện theo quy định pháp luật áp dụng cho lĩnh vực đó. Đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực hành pháp, các thủ tục hành chính sẽ được thực hiện theo đúng trình tự và cách thức đã được quy định. Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và cá nhân được trao quyền bởi nhà nước sẽ đảm nhiệm việc thực hiện các thủ tục này.
Trong đó, vai trò trọng tâm thuộc về các cơ quan hành chính cùng đội ngũ cán bộ, công chức trong hệ thống này. Do chức năng chính của cơ quan hành chính là quản lý hành chính nhà nước, phần lớn các thủ tục hành chính được triển khai bởi các chủ thể trong hệ thống này, bao gồm cả các thủ tục liên quan đến những hoạt động quản lý hành chính quan trọng nhất. Ngoài ra, các cơ quan nhà nước khác cũng thực hiện thủ tục hành chính trong quá trình triển khai nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước, chẳng hạn như xây dựng và củng cố chế độ công tác nội bộ. Bên cạnh đó, các tổ chức và cá nhân được trao quyền bởi nhà nước cũng tham gia thực hiện các thủ tục hành chính trong những trường hợp cụ thể được pháp luật quy định.
Tất cả các chủ thể này, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn của mình, đều chịu trách nhiệm tuân thủ đúng quy trình thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. Thứ hai, việc thực hiện thủ tục hành chính chỉ được phép tiến hành bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và phải nằm trong phạm vi thẩm quyền mà pháp luật quy định. Dưới góc độ quyền lực, thủ tục hành chính được xem là hoạt động sử dụng quyền lực nhà nước, và quyền lực này chỉ được pháp luật trao cho những chủ thể cụ thể thuộc cơ cấu quyền lực nhà nước. Việc sử dụng quyền lực luôn bị giới hạn trong khuôn khổ pháp luật, và các chủ thể có thẩm quyền được cung cấp các phương tiện, điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện chức năng của mình, như cơ sở vật chất, nhân sự, và bộ máy hỗ trợ.
Nếu thủ tục hành chính bị thực hiện sai thẩm quyền, không chỉ tính hợp pháp của thủ tục đó bị ảnh hưởng mà hiệu quả quản lý nhà nước cũng sẽ bị suy giảm. Thủ tục hành chính đóng vai trò như một hình thức quản lý và 10 phục vụ công quyền, được tổ chức theo một trật tự công vụ nhằm đảm bảo các hoạt động công vụ diễn ra trong khuôn khổ pháp luật, với sự giám sát của cả pháp luật và xã hội. Tương tự như các quy trình hay quy định trong đời sống, thủ tục hành chính đòi hỏi phải tuân theo những bước, giấy tờ và khung thời gian nhất định để đảm bảo tính hệ thống và hiệu quả. Do được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính mang bản chất là các quy phạm có tính bắt buộc, thể hiện vai trò và nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc quản lý và phục vụ xã hội.
Các thủ tục này không chỉ giúp bộ máy hành chính thực hiện pháp luật mà còn đáp ứng nhu cầu của người dân, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ hành chính công. Qua đó, nhà nước trực tiếp thực hiện chức năng quản lý đối với các lĩnh vực cụ thể, đồng thời cung cấp các dịch vụ cần thiết cho người dân. Ví dụ, để quản lý dân cư, nhà nước phải yêu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký hộ tịch, hộ khẩu, hoặc thông tin về ngành nghề. Trong phát triển kinh tế, nhà nước cũng thiết lập thủ tục cấp phép để khuyến khích thành lập doanh nghiệp trong các lĩnh vực ưu tiên.
Quy định về thủ tục hành chính có tính chất hình thức, tương tự như các quy định về thủ tục tố tụng dân sự hay thủ tục khiếu nại hành chính, trong khi nội dung của thủ tục phản ánh nhiệm vụ cụ thể mà nó cần giải quyết. Tuy nhiên, thủ tục hành chính khác biệt với thủ tục lập pháp và thủ tục tố tụng tư pháp. Thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực hành pháp, tập trung vào việc thi hành và áp dụng pháp luật bởi các cơ quan hành chính nhà nước. Trong khi đó, thủ tục lập pháp liên quan đến quy trình xây dựng và ban hành luật pháp bởi cơ quan lập pháp, còn thủ tục tố tụng tư pháp được thực hiện bởi các cơ quan tư pháp, liên quan đến điều tra, truy tố và xét xử các vụ việc pháp lý.
Thứ ba, tính vận dụng linh hoạt và phù hợp với từng tình huống cụ thể là đặc điểm quan trọng của thủ tục hành chính. Các hoạt động quản lý hành chính nhà nước vốn mang tính phong phú và đa dạng, được ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như thẩm quyền, năng lực của chủ thể quản lý, đặc điểm của đối tượng quản lý và điều kiện thực tiễn.