Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long nói chung và tỉnh An Giang nói riêng phát triển mạnh mẽ, nhu cầu lưu thông, phân phối các mặt hàng tiêu dùng và nhu yếu phẩm ngày càng gia tăng. An Giang giữ vị trí đầu mối giao thương quan trọng kết nối các tỉnh trong vùng và các quốc gia láng giềng trong khối ASEAN như Campuchia, Lào. Hoạt động thương mại phân phối đòi hỏi các doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ phải tổ chức công tác quản lý tài chính - kế toán một cách khoa học, chặt chẽ, đặc biệt là khâu kế toán mua hàng và quản lý công nợ người bán nhằm đảm bảo nguồn hàng ổn định, tối ưu hóa chi phí và duy trì dòng tiền lành mạnh.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Phú Minh Chánh (ngành Kế toán, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học An Giang) được thực hiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Thương mại Dịch vụ Hiệp Hưng (Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng). Nghiên cứu tập trung giải quyết các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể sau:

  1. Tìm hiểu tổng quan về lịch sử hình thành, chức năng hoạt động, cơ cấu tổ chức quản trị và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng.
  2. Khảo sát thực trạng công tác kế toán mua hàng tại đơn vị, bao gồm hình thức mua hàng, phương thức thanh toán, hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng - trả tiền.
  3. Đánh giá môi trường làm việc, cơ sở vật chất, ưu điểm và hạn chế trong tổ chức không gian làm việc và công tác kế toán tại doanh nghiệp, từ đó đưa ra một số kiến nghị khắc phục.
  4. Trình bày chi tiết các công việc thực tế được phân công và chủ động thực hiện tại bộ phận kế toán trong suốt thời gian thực tập 2 tháng (từ ngày 22/02/2021 đến ngày 18/04/2021).
  5. Tổng kết các bài học kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và kỹ năng thực hành nghề nghiệp tích lũy được qua đợt thực tập tốt nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán mua hàng, quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng - thanh toán nợ người bán và môi trường làm việc thực tế.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng (Địa chỉ: Tổ 10A Điện Biên Phủ, Khóm 4, Phường Mỹ Long, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang).
  • Thời gian nghiên cứu: Thời gian thực tập trực tiếp từ ngày 22/02/2021 đến ngày 18/04/2021; số liệu kế toán minh họa được trích xuất từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2020 và các hồ sơ chứng từ lưu trữ các năm 2019, 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng

Báo cáo dựa trên hệ thống các quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các thông tư hướng dẫn thi hành chuẩn mực kế toán liên quan đến hàng tồn kho, công nợ phải trả, doanh thu và chi phí.
  • Quy định về hóa đơn, chứng từ: Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ và Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Tài liệu tham khảo chuyên ngành: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán tập 2 (2015) dùng làm cơ sở phương pháp luận để thiết lập và vẽ lưu đồ luân chuyển chứng từ.

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Tác giả đã kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong quá trình công tác tại đơn vị:

  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát quy trình vận hành hàng ngày của phòng kế toán, kho hàng, bộ phận bán hàng và giao hàng; ghi nhận cách thức giao tiếp, xử lý công việc và tác phong công sở.
  • Phương pháp phỏng vấn, trao đổi chuyên môn: Trực tiếp trao đổi, đặt câu hỏi với Giảng viên hướng dẫn (ThS. Nguyễn Ngọc Thúy Sơn), Kế toán trưởng và các kế toán viên phụ trách phần hành để nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn, nhập liệu và kiểm soát công nợ.
  • Phương pháp thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán: Tiếp cận, thu thập và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ của ngân hàng).
  • Phương pháp mô hình hóa quy trình (Lưu đồ chứng từ): Sử dụng các ký hiệu quy chuẩn của hệ thống thông tin kế toán (xử lý thủ công, xử lý máy tính, lưu trữ chứng từ N, điểm nối, cơ sở dữ liệu) để xây dựng lưu đồ dòng luân chuyển chứng từ mua hàng chưa thanh toán và quy trình thanh toán qua ngân hàng.
  • Phương pháp kế toán máy: Khai thác, quan sát và thực hành nhập liệu, trích xuất dữ liệu trên phần mềm kế toán VietSun và bảng tính Microsoft Excel.

Nội dung chính theo từng phần của báo cáo

Phần 1: Lịch làm việc và kế hoạch thực tập tốt nghiệp

Tác giả xây dựng kế hoạch và ghi nhận tiến độ thực tế qua 8 tuần thực tập (từ ngày 22/02/2021 đến ngày 18/04/2021) với sự nhận xét, phê duyệt định kỳ của giảng viên hướng dẫn:

Tuần thực tập Thời gian thực hiện Kế hoạch và thực tế triển khai công việc
Tuần 1 22/02/2021 – 28/02/2021 Nộp giấy giới thiệu, hoàn tất đơn tiếp nhận; làm quen môi trường; hỗ trợ in phiếu giao nhận hàng và bảng theo dõi lệnh giao hàng.
Tuần 2 01/03/2021 – 07/03/2021 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán công ty; hỗ trợ đóng dấu, phân loại và sắp xếp phiếu chi theo từng tháng; viết bản thảo lần 1.
Tuần 3 08/03/2021 – 14/03/2021 Tìm hiểu nghiệp vụ mua hàng và phương thức thanh toán; tiếp tục sắp xếp chứng từ chi; ghi nhận thắc mắc phát sinh.
Tuần 4 15/03/2021 – 21/03/2021 Khảo sát quy trình mua hàng; thu thập hóa đơn GTGT mua hàng, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi từ cán bộ hướng dẫn; hỗ trợ in và đóng cuốn hóa đơn.
Tuần 5 22/03/2021 – 28/03/2021 Thu thập bổ sung sổ sách kế toán liên quan; in và đóng cuốn hóa đơn GTGT; nộp bản nháp báo cáo lần 1 cho GVHD (25/03/2021).
Tuần 6 29/03/2021 – 04/04/2021 Nghiên cứu sâu nghiệp vụ thanh toán tiền hàng; tiếp tục in, đóng cuốn hóa đơn GTGT; thu thập các sổ cái và sổ tổng hợp còn thiếu.
Tuần 7 05/04/2021 – 11/04/2021 Tiếp thu ý kiến nhận xét của GVHD; chỉnh sửa, bổ sung nội dung báo cáo; hoàn thiện các chứng từ phụ lục; nộp bản nháp lần 2.
Tuần 8 12/04/2021 – 18/04/2021 Tổng hợp đóng góp công việc cho đơn vị; rà soát sai sót; xin nhận xét, đánh giá và chữ ký xác nhận của cán bộ hướng dẫn tại công ty.

Phần 2: Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ Hiệp Hưng

  • Thông tin pháp lý: Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng thành lập và hoạt động từ ngày 13/12/2010 theo Giấy phép kinh doanh số 1601431274; Giám đốc đại diện pháp luật là ông Quách Bảo Tồn.

  • Ngành nghề kinh doanh: Chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu gồm: ngành hàng Johnson (phấn thơm, nước hoa, Johnson Baby), Bánh Kinh Đô, Bánh quy Danisa, Mì ăn liền, Sản phẩm dầu ăn và gia vị của Wilmar CLV, Sản phẩm tẩy rửa của Unilever, Trà bí đao/Trà xanh WDF.

  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Công ty có tổng cộng 55 nhân sự, trong đó có 38 nam và 17 nữ, chia thành các bộ phận: Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc), Bộ phận Kế toán (8 nhân sự), Bộ phận Kho (7 nhân sự), Bộ phận Bán hàng (20 nhân sự), Bộ phận Giao hàng (18 nhân sự).

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán gồm 8 người (toàn bộ là nữ): 1 Kế toán trưởng phụ trách chung và lập báo cáo tài chính; 6 Kế toán viên theo dõi công nợ, chi phí, doanh thu, phân loại theo dõi từng nhóm hàng hóa; 1 Thủ quỹ phụ trách thu chi tiền mặt và giao dịch ngân hàng.

  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VNĐ; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.

  • Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo mẫu Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán VietSun. Hàng ngày kế toán nhập chứng từ vào phần mềm; phần mềm tự động kết xuất Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết và Báo cáo tài chính.

Phần 3: Kết quả tìm hiểu về kế toán mua hàng và môi trường làm việc

  • Hình thức mua hàng và nhà cung cấp: Mua hàng số lượng lớn theo giá sỉ thông qua đặt hàng điện thoại và gửi đơn đặt hàng trực tiếp. Các nhà cung cấp tiêu biểu gồm: Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV, Công ty CP Mondelez Kinh Đô Việt Nam, Công ty CP Thực phẩm Á Châu, Công ty TNHH Thực phẩm Sun Resources, Công ty TNHH TM DV Vân Hậu, Công ty TNHH MTV TM DV XNK Việt Thái Phát.
  • Phương thức thanh toán: Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng bằng Ủy nhiệm chi (chủ yếu qua Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam - Techcombank và Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank Chi nhánh An Giang).
  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT mua hàng, Phiếu nhập kho, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi, Giấy/Phiếu báo nợ của ngân hàng.
  • Hệ thống tài khoản chủ yếu: TK 1561 (Hàng hóa), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 1121 (Tiền gửi ngân hàng), TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng và thanh toán:
    • Quy trình mua hàng chưa thanh toán: Kho lập Đơn đặt hàng (2 liên) -> Nhà cung cấp giao hàng kèm Hóa đơn GTGT -> Kho đối chiếu, kiểm nhận hàng, lập Phiếu nhập kho (2 liên: liên 1 lưu tại kho cùng liên 2 đơn đặt hàng; liên 2 chuyển sang kế toán cùng Hóa đơn GTGT) -> Kế toán nhập liệu vào VietSun, ghi nhận nợ TK 331 và lưu trữ chứng từ theo thứ tự.
    • Quy trình thanh toán qua ngân hàng: Kế toán đối chiếu Hóa đơn, Phiếu nhập kho và số dư nợ trên phần mềm -> Lập Ủy nhiệm chi trình Giám đốc phê duyệt -> Chuyển Thủ quỹ mang đến ngân hàng xử lý -> Ngân hàng gửi Phiếu báo nợ -> Kế toán ghi sổ giảm nợ TK 331 và lưu trữ hồ sơ.
  • Các nghiệp vụ mua hàng và trả tiền minh họa (tháng 12/2020):
    • Mua hàng: Mua Bánh Kinh Đô (26.119 đồng, thuế GTGT 2.812 đồng, tổng 29.931 đồng); Mua Dầu ăn Wilmar CLV (298.600 đồng, thuế GTGT 29.160 đồng, tổng 328.760 đồng); Mua Mì/Cháo Gấu Đỏ (69.252 đồng, thuế GTGT 6.225 đồng, tổng 76.477 đồng); Mua Bánh Danisa/Coffeejoy (179.616 đồng, thuế GTGT 17.162 đồng, tổng 197.778 đồng, kèm khuyến mãi 2 thùng bánh Coffeejoy không thu tiền); Mua Thuốc lá Vân Hậu (1.274 đồng, thuế GTGT 124.727 đồng, tổng 1.001 đồng); Mua Nước giặt/Bột giặt Pao Việt Thái Phát (45.364 đồng, thuế GTGT 4.636 đồng, tổng 50.000 đồng).
    • Trả tiền nhà cung cấp: Chuyển khoản thanh toán cho Wilmar CLV 451.000 đồng; thanh toán cho Thực phẩm Á Châu 235.000 đồng; thanh toán cho Sun Resources 232.206 đồng; thanh toán cho Việt Thái Phát 50.000 đồng.
  • Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ cái các TK 156, TK 331, TK 112, TK 133 và các Sổ tổng hợp chi tiết công nợ/hàng hóa tháng 12/2020.
  • Đánh giá môi trường làm việc:
    • Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc 8 giờ/ngày (7h30 - 11h30 và 13h30 - 17h30) từ thứ 2 đến thứ 7; chế độ phúc lợi đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, khám sức khỏe định kỳ hàng năm, họp nội bộ định kỳ vào thứ 2 tuần 1 và tuần 3 hàng tháng; trang thiết bị đầy đủ (máy tính, máy in, máy photocopy, scan, internet, tủ tài liệu có khóa).
    • Ưu điểm: Văn phòng thiết kế theo không gian "mở" giúp tiết kiệm diện tích, dễ trao đổi; quy trình kế toán chặt chẽ, nhập liệu kịp thời trên phần mềm VietSun; chứng từ được phân loại, lưu trữ ngăn nắp theo quy định.
    • Nhược điểm: Thiết kế văn phòng mở gây tiếng ồn, giảm sự tập trung riêng tư và tiềm ẩn nguy cơ lây lan bệnh truyền nhiễm (cảm cúm).
    • Kiến nghị: Tăng cường quản lý tiếng ồn khi trao đổi nhóm; lắp đặt trần cách âm; bổ sung mảng xanh (cây xanh) trong văn phòng làm việc.

Phần 4 & 5: Nội dung và phương pháp thực hiện công việc tại doanh nghiệp

Tác giả đã trực tiếp đảm nhiệm các công việc chuyên môn và hành chính kế toán:

  • Đóng dấu chứng từ thu chi: Sử dụng con dấu doanh nghiệp, dấu họ tên và dấu chữ ký của Giám đốc để đóng dấu xác nhận trên các phiếu thu, phiếu chi năm 2019 và 2020 đúng vị trí, rõ nét.
  • Sắp xếp, lưu trữ chứng từ: Phân loại Ủy nhiệm chi, Giấy báo có, Hóa đơn theo trật tự thời gian; bấm ghim chứng từ gốc kèm phiếu thu/phiếu chi tương ứng; đóng thành tập hồ sơ theo tháng và lưu vào tủ hồ sơ.
  • Kỹ thuật in ấn và photocopy: Sử dụng máy in laser, máy photocopy để sao lưu phiếu giao nhận, đơn tổng, bảng ghi nhận doanh thu; vận dụng kỹ thuật in đảo chiều đối với các chứng từ nửa trang A4 (phiếu thu, phiếu chi) nhằm tiết kiệm giấy in.
  • Xử lý số liệu giao hàng trên Excel: Khai thác file "Bảng theo dõi lệnh giao hàng", đối chiếu tuyến bán hàng với danh sách đơn đã giao, cập nhật trạng thái "Đã nhận" và ghi nhận ngày tháng giao hàng.
  • In hóa đơn GTGT bán hàng năm 2019 - 2020 bằng máy in kim Epson LQ310: Đặt phôi hóa đơn 2 liên vào khay nạp giấy máy in kim, truy cập phần mềm VietSun (menu Sổ kế toán -> Báo cáo thuế GTGT), tìm kiếm số hiệu hóa đơn theo tháng/năm, thực hiện lệnh in và đóng tập hoàn chỉnh 50 số/quyển (tổng cộng hoàn thành từ quyển số 001 đến quyển số 200).
  • Tìm hiểu nghiệp vụ nâng cao: Nghiên cứu quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nhận diện lợi ích giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và hạn chế thất lạc chứng từ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chuyên môn và kỹ năng đạt được

  • Về mặt kiến thức: Củng cố toàn diện nguyên lý hạch toán kế toán, chuẩn mực ghi nhận hàng mua vào, xử lý các trường hợp chiết khấu thanh toán, hàng khuyến mãi không thu tiền, theo dõi công nợ người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; nâng cao hiểu biết về cấu trúc hệ thống thông tin kế toán và quản trị văn phòng.
  • Về mặt kỹ năng nghề nghiệp: Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán VietSun để tra cứu, xuất dữ liệu sổ sách; làm chủ kỹ thuật vận hành máy in kim chuyên dụng Epson LQ310, máy in laser và máy photocopy; hoàn thiện kỹ năng xử lý dữ liệu bảng tính Excel.
  • Về kỹ năng mềm: Rèn luyện tính cẩn trọng, kỷ luật giờ giấc, kỹ năng quản lý thời gian trong 2 tháng thực tập, kỹ năng giao tiếp công sở hòa nhã và khả năng phối hợp làm việc nhóm hiệu quả khi xử lý khối lượng lớn tài liệu.

Đóng góp cụ thể cho đơn vị thực tập

Báo cáo liệt kê chi tiết các kết quả công việc thực tế mà tác giả đã đóng góp cho bộ phận kế toán của Công ty Hiệp Hưng:

  • Đóng dấu hoàn chỉnh toàn bộ hệ thống phiếu thu, phiếu chi của 2 năm tài chính 2019 và 2020 (kèm minh chứng Phụ lục 25).
  • Phân loại, sắp xếp và lưu trữ khoa học hệ thống chứng từ thu chi theo trình tự ngày tháng của các năm 2019, 2020 (Phụ lục 26).
  • In ấn, sao chụp đầy đủ các chứng từ phục vụ bán hàng và quản lý: phiếu giao nhận, thanh toán, đơn tổng, bảng ghi nhận doanh thu (Phụ lục 27).
  • Nhập liệu và đối soát chính xác dữ liệu bảng theo dõi lệnh giao hàng trên phần mềm Excel (Phụ lục 28).
  • Hoàn thành in và đóng thành phẩm 200 quyển hóa đơn GTGT bán hàng năm 2019 và 2020 (từ quyển 001 đến 200) bằng máy in kim (Phụ lục 29), giúp bộ phận kế toán giải quyết khối lượng lớn công việc tồn đọng và chuẩn hóa hồ sơ lưu trữ theo luật định.

Hạn chế và hướng phát triển

  • Hạn chế về phạm vi và thời gian: Thời gian thực tập kéo dài 2 tháng nên tác giả chỉ tập trung nghiên cứu sâu phần hành kế toán mua hàng và một số nghiệp vụ thanh toán chọn lọc trong tháng 12/2020; chưa bao quát toàn bộ các chu trình kế toán khác như kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định hay tổng hợp lập báo cáo tài chính năm.
  • Hạn chế về môi trường vật chất tại đơn vị: Mô hình văn phòng mở tại công ty tuy thuận tiện cho giao tiếp nội bộ nhưng bộc lộ nhược điểm về tiếng ồn và khả năng tập trung xử lý số liệu kế toán chi tiết.
  • Hướng hoàn thiện tại doanh nghiệp: Tiếp tục hoàn thiện việc chuyển đổi số từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Bộ Tài chính nhằm giảm chi phí in ấn và hạn chế rủi ro lưu trữ; cải tạo môi trường âm học bằng trần cách âm và bố trí thêm cây xanh tạo không gian làm việc tối ưu cho nhân viên.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này có giá trị thực tiễn và học thuật cụ thể:

  • Đối với sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp tài liệu mẫu chi tiết về cấu trúc một bài báo cáo thực tập tốt nghiệp theo định hướng ứng dụng; minh họa cách thức kết hợp giữa lý thuyết kế toán tài chính với quy trình luân chuyển chứng từ thực tế tại doanh nghiệp phân phối thương mại.
  • Đối với người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa: Là tài liệu tham khảo trực quan về việc tổ chức hạch toán mua hàng, quy trình luân chuyển chứng từ qua ngân hàng (Ủy nhiệm chi), và kinh nghiệm vận hành phần mềm kế toán (VietSun) kết hợp các thiết bị in ấn chứng từ đặc thù (máy in kim hóa đơn).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng áp dụng chế độ kế toán và phương pháp kế toán hàng tồn kho nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá trị xuất kho áp dụng là phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ; phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.

2. Bộ máy kế toán của Công ty Hiệp Hưng có cơ cấu nhân sự như thế nào?

Bộ máy kế toán của công ty gồm 8 nhân sự (toàn bộ là nữ), gồm có:

  • 1 Kế toán trưởng phụ trách điều hành chung, tham mưu tài chính cho Giám đốc và lập Báo cáo tài chính.
  • 6 Kế toán viên phụ trách ghi chép chứng từ, theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí và tiến độ mua/bán từng nhóm hàng hóa.
  • 1 Thủ quỹ phụ trách thu chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng và theo dõi kỷ luật thanh toán.

3. Trình tự luân chuyển chứng từ trong quy trình mua hàng chưa thanh toán tại công ty diễn ra như thế nào?

Quy trình gồm các bước: Bộ phận kho lập Đơn đặt hàng (2 liên: liên 1 gửi nhà cung cấp, liên 2 lưu tạm) -> Nhà cung cấp giao hàng kèm Hóa đơn GTGT -> Kho kiểm tra, đối chiếu và lập Phiếu nhập kho (2 liên: liên 1 lưu tại kho kèm liên 2 đơn đặt hàng; liên 2 chuyển sang bộ phận kế toán kèm Hóa đơn GTGT) -> Kế toán nhập liệu, hạch toán vào phần mềm VietSun để ghi nhận nợ TK 331 và lưu trữ chứng từ theo số thứ tự.

4. Quy trình thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản (Ủy nhiệm chi) được thực hiện ra sao?

Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho (liên 2), Hóa đơn GTGT và số dư nợ trên phần mềm VietSun để lập Ủy nhiệm chi -> Giám đốc xét duyệt -> Thủ quỹ mang Ủy nhiệm chi đã duyệt đến ngân hàng thực hiện lệnh chuyển khoản -> Ngân hàng gửi lại Phiếu báo nợ -> Thủ quỹ chuyển Phiếu báo nợ và Ủy nhiệm chi cho kế toán để ghi sổ giảm công nợ và lưu trữ hồ sơ.

5. Sinh viên thực tập đã đóng góp những kết quả công việc cụ thể nào cho phòng kế toán của công ty?

Sinh viên đã hoàn thành: đóng dấu toàn bộ phiếu thu, phiếu chi năm 2019-2020; phân loại và sắp xếp chứng từ thu chi theo ngày tháng đóng thành tập lưu trữ; nhập liệu và ký nhận bảng theo dõi lệnh giao hàng trên Excel; in ấn các biểu mẫu nội bộ; và đặc biệt là trực tiếp in, đóng quyển hoàn chỉnh 200 quyển hóa đơn GTGT bán hàng các năm 2019, 2020 bằng máy in kim Epson LQ310.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Phú Minh Chánh đã phản ánh toàn diện và chi tiết bức tranh thực tế về công tác kế toán mua hàng và quản lý luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH MTV TM-DV Hiệp Hưng. Thông qua việc đối chiếu giữa lý thuyết chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với số liệu thực tế trên phần mềm VietSun, báo cáo đã làm rõ quy trình kiểm soát mua hàng, thanh toán qua ngân hàng và cách thức tổ chức bộ máy kế toán tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ. Những công việc thực tế được ghi nhận cùng hệ thống phụ lục chứng từ phong phú khẳng định kết quả rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp nghiêm túc của sinh viên trong suốt 8 tuần thực tập tại cơ sở.