Chương 1: Giới thiệu đề tài Chương này giới thiệu khái quát về đề tài, nêu lý do hình thành đề tài, các mục tiêu được thiết lập, phạm vi thực hiện, quy trình thực hiện, phương pháp lấy thông tin và ý nghĩa của đề tài Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, lý thuyết về công tác phân tích công việc, quy trình phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc. Chương này cũng bao gồm các khái niệm, ý nghĩa của KRA và KPI Chương 3: Phân tích vấn đề Chương này giới thiệu sơ lược về công ty ASWIG Solutions Việt Nam, quy mô, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức. Với việc mô tả thực trạng nguồn nhân lực cũng như công tác đánh giá thành tích và tình hình biến động nhân sự trong những năm gần đây sẽ giúp hình thành nên bức tranh tổng quát về công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự Chương 4: Đề xuất Trong chương này, tác giả tiến hành phân tích công việc thông qua quá trình phỏng vấn bằng bảng câu hỏi được soạn trước, tổng hợp kết quả phỏng vấn và đề xuất bộ chỉ số KPI cho từng vị trí. Tiếp theo đó, tác giả đề xuất các bảng mô tả công việc cho từng chức danh theo bộ chỉ số KPI được đề nghị.
Chương 5: Kết luận Chương này tổng kết những kết quả đạt được của đề tài, những mặt còn hạn chế, đồng thời đề xuất những hướng phát triển tiếp theo. Bùi Tuấn Anh - 12170846 Trang 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực 2.1 Quản trị nguồn nhân lực Quản trị nhân sự là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào, đây là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực Có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm chức năng chủ yếu sau3: a) Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực. nhóm chức năng chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù. b) Nhóm chức năng đào tạo, phát triển.
Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng trình độ cần thiết hoàn thành tốt công việc được giao và phát triển cá nhân. c) Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực, nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong nghiệp. Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng nhỏ là kích thích động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.2 Phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc 2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc Phân tích công việc (Job Analysis) là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có. Trần Kim Dung.
Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 8 có sửa chữa và bổ sung). NXB Tổng hợp Tp. HCM Bùi Tuấn Anh - 12170846 Trang 9 Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng khi tiến hành thực hiện công việc như: yêu cầu, đặc điểm công việc, các hành dộng nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào, các công cụ thiết bị nào cần thiết để thực hiện; các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.2 Kết quả của phân tích công việc Hai tài liệu cơ bản cần được hình thành sau khi phân tích công việc là: Bản mô tả công việc (Job Description): là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification): là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.3 Trình tự phân tích công việc Nội dung và trình tự thực hiện phân tích công việc theo Dessler 4 gồm 6 bước: Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông số cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ của các tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các diểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu và mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ 4 G.
84 Human Resource Management, Seven edition. Prentice Hall International. Bùi Tuấn Anh - 12170846 Trang 10 theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát… Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.4 Nội dung bảng mô tả công việc Các bản mô tả công việc thường có các nội dung sau đây: Nhận diện công việc gồm có: tên công việc; mã số công việc; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình công việc; người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc. Tóm tắt công việc: mô tả vì sao cần có chức danh công việc đó trong công ty. Người thực hiện công việc cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài doanh nghiệp.
Lưu ý sản phẩm kết quả cầm đạt được trong các mối quan hệ này là gì. Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong các chức năng đó. Thẩm quyền của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thông tin để người thực hiện công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày\ Bùi Tuấn Anh - 12170846 Trang 11 Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,.3 Vùng kết quả then chốt (KRA) 2.1 Giới thiệu chung KRA (Key Results Area hay Key Responsibility Areas) là các vùng trách nhiệm chính trong hoạt động của tổ chức, phòng ban hay cá nhân mà kết quả của nó có ảnh hưởng lớn (critical impact) đến mục tiêu chung của tổ chức.
Nếu hiệu quả trong KRA không tốt, điều đó sẽ cản trở sự thành công của tổ chức5. KRAs là các mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có khung thời gian thực hiện cụ thể (SMART Goals). Thông thường, một danh mục KRA thường bao gồm từ 3 đến 5 trách nhiệm chính từ bảng mô tả công việc trong phạm vi, lĩnh vực mà nhân viên được trông đợi sẽ thực hiện công việc của họ để đóng góp vào giá trị thành công của công ty.2 Vai trò của KRA trong hệ thống đánh giá hiệu quả công việc KRA chính là cầu nối trong việc xây dựng KPI và các chỉ số đánh giá khác. KRA xuất phát từ mục tiêu chung của tổ chức, phòng ban, cá nhân, vì vậy KRA tập trung vào kết quả hơn là các hoạt động.
Bằng việc đánh giá kết quả KRA và KPI sẽ giúp xác định hiệu quả của từng nhân viên. KRAs cho từng vị trí được xây dựng từ bảng mô tả công việc. Từ bảng mô tả công việc rút trích ra danh sách những chức năng và trách niệm then chốt cho công việc này. Danh sách này được chia làm 2 phần: Phần đo được bằng các con số, tỷ lệ phần trăm, hoàn thành hay không hoàn thành.
Đây là nền tảng cơ sở để xây dựng bổ chỉ số KPI cho mỗi vị trí. Phần không đo được hoặc không tính toán được. Ví dụ: giá trị thương hiệu, sự hài lòng của khách hàng, cam kết của nhân viên. Effective Management Control, Theory and Practice.
Kluwer Academic Publishers. Bùi Tuấn Anh - 12170846 Trang 12 2.4 Chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI) 2.1 Giới thiệu chung KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn bằng các giá trị đo lường được. Có 3 loại hệ thống KPI: KPI tập trung vào đầu ra – output: đây là hệ thống áp dụng vào hiệu quả sản phẩm đầu ra của nhân viên.
KPI tập trung vào hành vi – behavior: đây là hệ thống áp dụng vào thái độ, cách xử lý công việc, tình huống của nhân viên.