CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển Quản trị tinh gọn Quá trình hình thành và phát triển của Quản trị tinh gọn có thể chia thành 4 giai đoạn. Khởi đầu từ hệ thống sản xuất của Toyota (hệ thống TSP)-Nhật Bản được xây dựng từ đầu những năm 1940.
Giai đoạn thứ hai trong bối cảnh quản trị tác nghiệp với mô hình sản xuất tinh gọn bắt đầu từ năm 1984, ở giai đoạn này sản xuất tinh gọn được phát triển mạnh ở nhiều ngành công nghiệp với vai trò ngày càng to lớn. Giai đoạn tiếp theo bắt đầu từ năm 1992 với thuật ngữ tư duy tinh gọn (Lean thinking), ở giai đoạn này thuật ngữ “lean” đã dần trở nên quen thuộc và gắn với ý nghĩa cải tiến quy trình hay hệ thống tinh gọn từ khi Jane Wornack và Daniel Johns xuất bản cuốn sách “Lean thinking: loại bỏ lãng phí và nâng cao giá trị sản xuất cho tổ chức” rất thành công trên thế giới. Giai đoạn sau cùng là việc vận dụng mô hình quản trị tinh gọn vào dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe trong hoạt động quản trị bệnh viện. Mark Graban trong cuốn sách “Lean hospiatals” đã chỉ ra rằng việc áp dụng tư duy tinh gọn và các công cụ của nó sẽ mang lại thành công và cải thiện hiệu quả hoạt động trong các bệnh viện.1: Quá trình hình thành và phát triển của Lean (Nguồn: Tạp chí Khoa học thương mại, số 80/2015) Phạm Thu Hiền Lớp K15QTDNB 5 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh 1.
Khái niệm Quản trị tinh gọn Quản trị tinh gọn (tiếng Anh gọi là Lean Management)là tư duy và phương thức quản trị tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con người cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Tư duy này có thể được diễn giải thông qua hệ công thức dưới đây: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí Trong đó: Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình (Nguồn:Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp, NXB Đại học KTQD, 2014) Chi phí thực là chi phí cần thiết để duy trì sản xuất, kinh doanh đảm bảo chất lượng và dịch vụ, do đó không thể cắt bỏ, thứ cần thiết cắt bỏ ở đây là chi phí lãng phí. Chi phí lãng phí tồn tại dưới hai hình thức là chi phí lãng phí vô hình và chi phí lãng phí hữu hình. Chi phí lãng phí vô hình gồm chi phí lãng phí trong tư duy và trong phương pháp làm việc, chi phí lãng phí này được cho là nhiều hơn rất nhiều so với các chi phí lãng phí hữu hình mà chúng ta thường đề cập như quên không tắt đèn, tắt van nước, hàng hỏng phế phẩm, máy móc chờ đợi… Quản trị tinh gọn cung cấp các công cụ, phương pháp giúp doanh nghiệp nhận thức được những lãng phí đang tồn tại trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó tiến tới loại bỏ các lãng phí này để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Đây là triết lý quản lý đã được nhiều doanh nghiệp nổi tiếng trên thế giới áp dụng thành công, điển hình là các nhà sản xuất lớn như: Toyota, Honda, Nissan, GM, Ford … Các nhà bán lẻ như Family mart, Seven Eleven. Quản trị tinh gọn sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện và loại trừ hiệu quả các loại lãng phí trong sản xuất và kinh doanh. Đặt con người làm trung tâm của sự sáng tạo cải tiến, tạo ra môi trường lao động với tâm thế tốt, hiệu quả làm việc cao, hệ thống quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tối ưu các nguồn lực bao Phạm Thu Hiền Lớp K15QTDNB 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh gồm cả con người, nguyên vật liệu, thời gian và vốn, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp phát triển bền vững. Mục tiêu của Quản trị tinh gọn Qua nghiên cứu thực tế của các doanh nghiệp trên thế giới, người ta nhận thấy có những loại lãng phí chủ yếu sau: Sản xuất dư thừa: sản xuất nhiều hơn hoặc sớm hơn cả khi khách hàng yêu cầu.
Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm. Sự chờ đợi: đó là thời gian chờ đến công đoạn tiếp theo, thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn, trục trặc. Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên. Sự di chuyển: là bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất.
Tồn kho: là những nguyên liệu thô không cần thiết, các loại hàng tồn, hàng đang sản xuất dở dang được cất trong kho mà không tạo ra được giá trị gia tăng. Thao tác thừa: là các thao tác của máy móc hoặc con người mà không tạo ra giá trị cho quá trình sản xuất. Chẳng hạn việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc. Gia công thừa: là việc tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu.
Ví dụ như đánh bóng hay làm láng thật kỹ những điểm trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu và không quan tâm. Khuyết tật: bao gồm sản phẩm lỗi, khuyết tật, hàng bị trả lại. Sự sửa sai: sửa sai hay gia công lại, khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên. Quá trình này không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến Phạm Thu Hiền Lớp K15QTDNB 7 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung. Kiến thức rời rạc: đây là trường hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi sản xuất hay vào lúc được cần đến. Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấn đề, v. Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất.
Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử, sai tốn rất nhiều thời gian. Quản trị tinh gọn là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, quản lý; tăng hiệu quả hoạt động. Cụ thể hơn, các mục tiêu bao gồm: Giảm phế phẩm và sự lãng phí không cần thiết: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu.
Rút ngắn chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm. Giảm thiểu tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất, nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn. Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn. Nâng cao năng suất lao động: Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc (không thực hiện những công việc hay thao tác không cần thiết).
Phạm Thu Hiền Lớp K15QTDNB 8 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy. Tăng cường sự linh hoạt: Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất. Nâng cao năng suất chung: Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có. Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất, ví dụ như: việc sử dụng thiết bị và mặt bằng hiệu quả hơn dẫn đến chi phí khấu hao trên đơn vị sản phẩm sẽ thấp hơn, sử dụng lao động hiệu quả hơn sẽ dẫn đến chi phí nhân công cho mỗi đơn vị sản phẩm thấp hơn, mức phế phẩm thấp hơn sẽ làm giảm giá vốn hàng bán.
CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP TRONG QUẢN TRỊ TINH GỌN 1. Chuẩn hóa quy trình Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Việc chuẩn hoá quy trình trong quản trị tinh gọn bao gồm một số thành phần chính: Trình tự công việc chuẩn: Đây là trình tự một người công nhân phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc.
Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân.