CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Khái niệm nguyên vật liệu NVL là đối tượng lao động được con người tác động vào để tạo thành sản phẩm, dịch vụ. NVL là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất: sức lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đặc điểm nguyên vật liệu NVL chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó NVL sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào một quá trình sản xuất thì giá trị của NVL được chuyển toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ. Về mặt tài chính,vốn bỏ ra mua NVL thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động (khoảng 40% đến 60% trong tổng số vốn lưu động). Về mặt kinh doanh, trong cơ cấu giá thành yếu tố NVL cũng chiếm một tỷ trọng cao (thường từ 60% đến 80%). Do đó việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả NVL trong kinh doanh là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sảnphẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu Phân loại NVL là việc sắp xếp các loại NVL thành từng loại, từng thứ NVL, theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý. Mỗi loại hình doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh khác nhau nên sử dụng các loại NVL cũng khác nhau cả về số lượng lẫn tỷ trọng. Căn cứ vào yêu cầu quản lý NVL NVL bao gồm: Khóa luận tốt nghiệp 4 Học viện ngân hàng - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị NVL được chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Vật liệu phụ: Là loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất.
Các loại NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu; ở thể rắn như than, củi; ở thể khí như gas. - Phụ tùng thay thế: Là những loại NVL dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ… - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những NVL được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại NVL được thải ra từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phế liệu có thể sử dụng vào những công việc khác hay bán ra ngoài. Căn cứ vào mục đích và công dụng của NVL NNL chia làm: - NVL dùng cho sản xuất sản phẩm. - NVL dùng cho phục vụ quản lý sản xuất. - NVL dùng cho bộ phận bán hàng.
Khóa luận tốt nghiệp 5 Học viện ngân hàng - NVL dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn gốc, xuất xứ NVL NVL được chia thành 2 loại: - NVL, vật liệu mua ngoài. - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công. Ngoài ra còn nhiều cách phân loại NVL khác tùy theo tiêu thức mà doanh nghiệp lựa chọn dựa trên đặc điểm của các loại NVL trong doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của công tác quản trị cung ứng NVL Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào rất quan trọng cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. NVL thường có nhiều chủng loại, số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng khác nhau. Vì vậy việc đảm bảo cung ứng NVL phù hợp về quy cách, chủng loại, số lượng, chất lượng, cũng như đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề để quá trình SXKD diễn ra hiệu quả, nhịp nhàng. Mỗi sai sót trong quá trình cung ứng NVL cũng có thể dẫn đến sự ngừng trệ, gián đoạn trong sản xuất, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp với khách hàng.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, cung ứng hàng hóa đầu vào là điều kiện để tiêu thụ chúng nên phải đảm bảo mua sắm, dự trữ phù hợp, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa khó tiêu thụ hoặc thiếu hụt so với nhu cầu thị trường. Trong nhiều doanh nghiệp, giá trị NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành. Thực hiện tốt công tác quản trị cung ứng NVL tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng, nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phẩn, tăng lợi nhuận, uy tín, nâng cao đời sống cho người lao động. Khóa luận tốt nghiệp 6 Học viện ngân hàng Trong bối cảnh hội nhập với thế giới như hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững và vươn ra thị trường thế giới càng cần thiết phải chú trọng đến công tác quản trị cung ứng NVL.
Quy mô của doanh nghiệp càng lớn càng đòi hỏi có một lượng lớn yếu tố đầu vào, cần được tính toán, hoạch định tối ưu. Hoạt động cung ứng NVL được phát triển thành hậu cần kinh doanh. Hậu cần kinh doanh là công tác đảm bảo các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình SXKD kịp thời và hiệu quả. Đây là một trong những chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, kết hợp và hỗ trợ với các chức năng khác như tiêu thụ, sản xuất, tài chính, kế toán, quản trị doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động tốt.
Nội dung công tác quản trị cung ứng NVL Quản trị cung ứng NVL được hiểu là tổng hợp các hoạt động từ khâu xác định nhu cầu NVL và định mức tiêu dùng NVL cho đến khâu mua sắm, cấp phát, vận chuyển và dự trữ NVL. Công tác quản trị cung ứng NVL phải đảm bảo được các NVL cung ứng theo đúng tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, kịp thời gian với chi phí kinh doanh tối thiểu. Công tác xây dựng và hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL Định mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kĩ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Xây dựng định mức tiêu dùng NVL là cơ sở để xây dựng kế hoạch cung ứng NVL và sử dụng NVL tiết kiệm, hiệu quả; cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các đơn vị sản xuất; là thước đo đánh giá trình độ công nghệ của doanh nghiệp.
Vì vậy công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL có vai trò rất quan trọng đối với công tác quản trị cung ứng NVL nói riêng và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nói chung. Khóa luận tốt nghiệp 7 Học viện ngân hàng Có nhiều phương pháp xác định định mức tiêu dùng NVL tuy nhiên các phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Một doanh nghiệp không thể áp dụng tất cả các phương pháp mà phải lựa chọn tùy theo điều kiện sản xuất, quy mô, ngân sách, trình độ lao động, cơ sở vật chất của doanh nghiệp mình. Có ba phương pháp thường được áp dụng để xây dựng định mức tiêu dùng NVL như sau: - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức dựa trên hai căn cứ: Các số liệu thống kê về mức tiêu dùng NVL của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của công nhân tiên tiến, trên cơ sở đó dùng phương pháp binh quân gia quyền để xác định định mức.
Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ vận dụng, tiến hành nhanh chóng nên trong thực tế nó được áp dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiêp, đặc biệt là các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất không ổn định. Bên cạnh đó nhược điểm của phương pháp này là thiếu chính xác và kém khoa học. - Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp dựa vào kết quả của các thí nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường kết hợp với nhưng điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra, sửa đổi các kết quả tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian nhằm xác định mức tiêu dùng NVL cho kỳ kế hoạch. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm, dệt.
So với phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp này có ưu điểm chính xác và mang tính khoa học hơn. Tuy nhiên nó tồn tại nhược điểm: chưa tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến định mức; bị phụ thuộc vào điều kiện thí nghiệm chưa phản ánh đúng điều kiện sản xuất thực tế; tốn kém về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Khóa luận tốt nghiệp 8 Học viện ngân hàng - Phương pháp phân tích: Là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ khoa học kỹ thuật. Đây được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng NVL.
Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao NVL đó trong quá trình sản xuất ra sản phẩm để xác định mức tiêu dùng NVL cho kỳ kế hoạch. Khi cần thiết có thể thao diễn kỹ thuật hoặc làm thí điểm để xác định lại. Phương pháp này tiến hành qua ba bước. Bước một là thu thập, nghiên cứu các tài liệu có liên quan, đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ, đặc tính kinh tế, kỹ thuật cuả NVL, chất lượng sản phẩm và máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và số liệu về tình hình thực hiện định mức của kỳ báo cáo.
Bước hai là phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục khuyết tật về công nghệ, cải tiến sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng NVL. Bước cuối cùng là tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm định mức trong kỳ kế hoạch. Phương pháp phân tích có cơ sở khoa học chắc chắn nên có tính chính xác cao hơn hai phương pháp trên.