CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ 1.1 Khái niệm vật tư và phân loại vật tư 1.1 Khái niệm vật tư Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích cho xã hội.2 Phân loại vật tư Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta phân loại vật tư ra thành 3 loại: - Nguyên vật liệu - Công cụ, dụng cụ - Hàng hoá * Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sản phẩm. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. + Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầu mỡ bôi trơn máy móc, giẻ lau… + Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
9 Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh Trường Đại học Bách khoa Hà Nội + Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp. + Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định. + Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm ngoài các loại kể trên. * Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động.
Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành: + Công cụ, dụng cụ + Bao bì vận chuyển + Công cụ, dụng cụ cho thuê Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên xếp vào tài sản lưu động của doanh nghiệp. * Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm nhiều loại và được phân theo: + Giá trị của hàng hoá + Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêu chí khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không. Để phân chúng thành các nhóm loại khác nhau.2 Khái niệm về quản lý vật tư và nội dung của quản lý vật tư 1.
Khái niệm quản lý vật tư Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Quản lý vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý vật tư bao gồm các công tác như: Lập kế hoạch, mua sắm, bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư. Nhiệm vụ 10 Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh Trường Đại học Bách khoa Hà Nội chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư, triệt để thực hành tiết kiệm vật tư.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây: - Trước hết phải phục vụ đắc lực cho sản xuất. Việc tổ chức cung ứng vật tư kỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanh nghiệp. - Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụng vật tư thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu. - Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế.
Nội dung của quản lý vật tư 1. Phân loại vật tư theo nguyên tắc ABC Sử dụng các hệ thống tồn kho trong Công ty phụ thuộc vào đặc tính của từng loại tồn kho. Do đó, trong Công ty có thể có cùng lúc nhiều hệ thống tồn kho, ứng với các mặt hàng khác nhau. Sự lựa chọn hệ thống tồn kho có thể xem xét trên các nhân tố sau: - Sự biến đổi của nhu cầu - Chi phí điều hành hệ thống tồn kho - Chi phí của mặt hàng Nếu Công ty có nhiều chủng loại mặt hàng sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá mỗi loại và chọn hệ thống tồn kho thích ứng.
Phương pháp phân loại ABC dựa vào giá trị của các tồn kho trong năm của mỗi mặt hàng để xác định tầm quan trọng của nó. Các mặt hàng sử dụng nhiều, giá trị cao, và sử dụng liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng. Thủ tục phân loại ABC có thể gồm các bước sau: 1. Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị: MSDi = Pi x Di i = 1,n MSDi: Mức sử dụng của mặt hàng i bằng giá trị Pi: Giá đơn vị của mặt hàng i 11 Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh Trường Đại học Bách khoa Hà Nội Di: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i n: Số mặt hàng tồn kho 2.
Lập danh sách theo thứ tự giảm dần mức sử dụng (MSDi), để nhận ra đặc tính của nó. Đánh số thứ tự (STTi) từ trên xuống theo danh sách: xác định tỷ lệ phần trăm tích lũy mặt hàng (%MH). Bắt đầu từ trên xuống, tính tổng mức sử dụng tích lũy (MSD ∑ i ) đến từng mặt hàng. Xác định tỷ lệ phần trăm mức sử dụng (%MSDi) cho từng mặt hàng.
MSD i ∑ × 100% %MSDi = n ∑ MSD k =1 k Kết quả sẽ có chừng 10% đến 20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ 60% đến 80% mức sử dụng bằng giá trị, tỷ lệ này tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, các mặt hàng đầu tiên này xếp loại A. Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng kể. Loại này thường được quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian định trước. Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường được biểu hiện mức tăng % mặt hàng tương ứng mức tăng % mức sử dụng.
Được quản lý bằng hệ thống tồn kho thời gian định trước hoặc hệ thống Min – Max. Các mặt hàng loại C là những mặt hàng còn lại với khoảng trên 50% hàng có tỷ lệ mức sử dụng không quá ¼ mức sử dụng cả năm. Các mặt hàng loại C có thể là các mặt hàng rẻ tiền, mức sử dụng thấp không thường xuyên. Có thể sử dụng hệ thống tồn kho Min – Max hay hệ thống phân bổ ngân sách.
Tuy vậy, trong các mặt hàng loại C có thể cũng có mặt hàng mặc dù chi phí nhỏ song rất quan trọng cần phải tìm ra và đưa lên loại cao hơn. 12 Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh Trường Đại học Bách khoa Hà Nội 1. Lập kế hoạch mua sắm Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoạch sản xuất và tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả.
Bản thân chất lượng của kế hoạch và sự phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng phụ thuộc vào một phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch là do phòng kế hoạch thực hiện. Đặc điểm của công việc lập kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này đòi hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kỹ thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chính cần được xác định để làm căn cứ lập kế hoạch như sau: - Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để thâm nhập thị trường, xác định thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chất lượng và giá cả.
- Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch và khả năng tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo. - Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch. - Xác định thống kê bảng vật tư sử dụng trong năm kế hoạch. Xây dựng và điều chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư: định mức tiêu hao vật tư, định mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư.
- Xác định nhu cầu vật tư cho toàn doanh nghiệp, tính toán về nguồn vật tư lên bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũng như trong công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp.
