CHƯƠNG 1: HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI VÀ VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN TRONG XỬ LÍ THÔNG TIN 1.1 Các vấn đề chung về chuẩn trong xử lí thông tin 1.1 Các khái niệm cơ bản Thế giới đang vận động trong xu hướng hội nhập hợp tác mạnh mẽ, theo đó vấn đề chuẩn hoá ở tất cả các lĩnh vực được các quốc gia hết sức coi trọng. Trong lĩnh vực thông tin thư viện, chuẩn hoá hoạt động trở thành điều kiện tiên quyết trong việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin cũng như đảm bảo hội nhập hợp tác. Có thể thấy, hệ thống thư viện thế giới phát triển nhanh chóng là do bên cạnh tác động của công nghệ còn có sự chuẩn hoá cao độ. Trong những năm gần đây, hệ thống thư viện Việt Nam cũng đã bắt đầu tiếp cận với chuẩn hoá.
Vậy quan niệm về chuẩn hoá được hiểu như thế nào? Quá trình thiết kế và thực thi các chuẩn được gọi là chuẩn hoá. Quá trình này mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện nhằm được chấp nhận rộng rãi. Do đó chuẩn hoá được định nghĩa như là một bước quá độ từ ý tưởng cá nhân đến ý tưởng chung, từ sự lộn xộn đến một trật tự và từ không kiểm soát đến kiểm soát, từ không có quy luật đến quy luật [2, tr. Theo đó có thể hiểu chuẩn là những qui định được đưa ra như một qui tắc thiết lập nên được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhằm đảm bảo tính khoa học, hiện đại và thống nhất trong hoạt động.
Chuẩn được xây dựng với mục đích tăng hiệu quả hoạt động của một hoặc một nhóm tổ chức. Chuẩn được gọi là tiêu chuẩn khi nó được thiết lập nên và có tính thẩm quyền như một qui tắc để đo lường số lượng, trọng lượng, độ dài hay đánh giá giá trị và chất lượng. 13 Ngày nay, quan niệm chuẩn hoá dần được thay đổi sao cho ngày càng có nhiều thư viện cùng theo chuẩn chung. Quá trình thay đổi này được tiến hoá theo tiến trình phát triển của ngành thông tin thư viện trên thế giới: đi từ quản lí tài liệu, quản lí thông tin và nay đang quá độ sang quản lí tri thức.
Quan niệm chuẩn hoá đang có khuynh hướng trên phạm vi toàn cầu vì có sự bùng nổ thông tin và vì nhu cầu và lợi ích của việc chia sẻ tài nguyên thông tin, đặc biệt là thông tin điện tử. Việc ứng dụng triệt để thành quả của CNTT và viễn thông đã khiến cho ngành thông tin thư viện phát triển nhanh chóng, đồng thời quan niệm chuẩn hoá cũng nhanh chóng đồng nhất dần dần từ phạm vi quốc gia, khu vực và tiến đến phạm vi toàn cầu. Một trong những hoạt động yêu cầu phải chuẩn hoá trong công tác thư viện là hoạt động xử lí thông tin. Đó là quá trình thiết lập và thực thi các chuẩn trong xử lí thông tin.
Trong thực tế công tác thông tin thư viện, vấn đề quản lí và kiểm soát nguồn thông tin luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Do đó các cơ quan thông tin thư viện cần tiến hành hoạt động xử lí thông tin nhằm trợ giúp và quản trị các nguồn tin, biến thông tin thành dạng thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao, trợ giúp sử dụng thông tin và ra quyết định bằng cách biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị của thông tin. Xử lí thông tin là quá trình biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin [17, Tr.2] Xử lí thông tin được tiến hành nhằm đáp ứng nhiệm vụ lưu trữ và tìm kiếm thông tin qua thời gian, truyền đi và thu thập trong không gian. 14 Các phương thức của xử lí thông tin bao gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, tổng quan, tư vấn.
Do đó, chuẩn hoá hoạt động xử lí thông tin thực chất là việc thiết lập và thực thi các chuẩn trong các phương thức xử lí thông tin. Tuy nhiên trong khuôn khổ của luận văn, tác giả chỉ nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong một số các phương thức chính của xử lí thông tin bao gồm: chuẩn trong mô tả tài liệu, chuẩn trong phân loại tài liệu, chuẩn trong định từ khoá/định chủ đề tài liệu và chuẩn khổ mẫu. Trong đó: Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dấu hiệu đặc trưng về hình thức của một tài liệu, trình bày chúng theo những qui tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó. Mô tả tài liệu bao gồm: + Xác định những yếu tố về lý lịch của một tài liệu như nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, mô tả vật chất.
+ Quyết định những yếu tố nào trong thành phần mô tả có thể là căn bản cho những điểm truy cập, đồng thời quyết định những yếu tố nào là dẫn mục chính và dẫn mục phụ. Chuẩn trong mô tả tài liệu chính là các qui tắc mô tả qui định việc trình bày các yếu tố thư mục của một tài liệu. Căn cứ vào các qui định đó, cán bộ xử lí thông tin có thể dễ dàng thiết lập các công cụ tra cứu và người dùng tin cũng dễ dàng nhận diện và tìm kiếm tài liệu thông qua các công cụ thư mục đó. Mặt khác, những qui định trong các qui tắc mô tả giúp giảm bớt rất nhiều công sức và thời gian của cán bộ trong xử lí thông tin và người dùng tin trong tìm kiếm thông tin về tài liêu.
15 Phân loại tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu, dùng các ký hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại. Có nhiều định nghĩa về phân loại tài liệu nhưng xét về bản chất có thể định nghĩa: phân loại tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các ký hiệu phân loại. Các ký hiệu phân loại được sử dụng từ một bảng phân loại nhất định [9, Tr. Trong đó các bảng phân loại được xây dựng như một chuẩn sử dụng trong phân loại tài liệu.
Bảng phân loại là một hệ thống phân loại được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối quan hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm môn ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại tài liệu. Trong bảng phân loại, tri thức được chia thành các đề mục, trong từng đề mục các khái niệm được sắp xếp theo trật tự từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, từ lý thuyết đến thực tiễn. Bảng phân loại đóng vai trò quyết định trong quá trình xác lập và định ký hiệu phân loại cho tài liệu cũng như trong quá trình xây dựng các mục lục phân loại – công cụ kiểm soát thư mục. Ký hiệu phân loại của các đề mục được qui định sẵn trong bảng phân loại giúp cán bộ xử lí thông tin dễ dàng định chỉ số phân loại cho tài liệu.
Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản về cấu tạo của bảng phân loại, cán bộ xử lí thông tin cũng dễ dàng định chỉ số phân loại phù hợp cho tài liệu khi xuất hiện khái niệm mới. Mặt khác, bảng phân loại còn có hệ thống các chỉ dẫn, chỉ chỗ đến những chỉ số phù hợp nhất với tài liệu đảm bảo tính thống nhất và chính xác trong quá trình phân loại. Với việc xác lập các chỉ số phân loại, các bảng phân loại đã khắc phục được sự bất đồng về ngôn ngữ - một hạn chế trong việc tìm tin theo chữ cái. Với việc tìm tin theo chỉ số phân loại, người dùng tin có thể tìm được tất cả các tài liệu về mọi ngôn ngữ có trong thư viện về lĩnh vực quan tâm mà không bị ảnh hưởng bởi sự bất đồng về ngôn ngữ.
16 Có thể thấy việc áp dụng các bảng phân loại cho phép các thư viện kiểm soát vốn tài liệu một cách nhất quán, có hệ thống theo từng lĩnh vực tri thức. Định chủ đề tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu mà kết quả thu được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề [10, Tr. Trên thực tế ở Việt Nam, thuật ngữ ĐMCĐ còn được một số nhà thư viện học gọi là tiêu đề đề mục. Tuy nhiên, trong luận văn này, tác giả sử dụng thuật ngữ ĐMCĐ.
Nét đặc thù của ĐMCĐ là sau quá trình xử lý, các thư viện sẽ rút ra được các ĐMCĐ phản ánh vấn đề và góc độ nghiên cứu cảu các vấn đề trong nội dung tài liệu. ĐMCĐ là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nội dung của chủ đề cũng như hình thức của tài liệu đó. Đó là những dấu hiệu tạo điểm truy cập cho người dùng tin. Khác với phân loại tài liệu, ĐMCĐ được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt từ vựng.
Xét về cấu trúc có 2 loại: ĐMCĐ đơn và phức. Để chuẩn hoá công tác định chủ đề tài liệu, người ta thiết lập các bảng ĐMCĐ là danh mục các ĐMCĐ được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái, đảm bảo sao cho các khái niệm được thể hiện rõ ràng, không trùng lặp. Theo đó, cán bộ xử lí thông tin có thể lựa chọn thuật ngữ phù hợp phản ánh chính xác chủ đề của tài liệu đề cập nhằm xây dựng các mục lục chủ đề truyền thống và hiện đại, tạo điểm truy cập tới tài liệu một cách dễ dàng theo chủ đề tài liệu. Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nôi dung chính của tài liệu bằng một tập hợp từ khoá nhằm phục vụ lưu trữ và tìm tài liệu trong CSDL [10, Tr.
Nói cách khác, định từ khoá là thiết lập một tập hợp từ khoá làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu. Cũng như ĐMCĐ, từ khoá là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả nội dung tài liệu. Từ khoá được định nghĩa là “các từ hoặc cụm từ đủ nghĩa và ổn định, biểu 17 hiện những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu và có thể sử dụng để tìm tài liệu trong CSDL khi có yêu cầu tin chứa từ hoặc cụm từ đó”[10, Tr. Một tập hợp từ khoá có khả năng cung cấp những thông tin khái quát về chủ đề của tài liệu đó.